Software voor service en onderhoud

Herkenbaar?

Een servicebedrijf draait op terugkerend werk. Als dat in een agenda, een werkbonapp en een boekhoudpakket los van elkaar staat, glipt er iets tussendoor.

De onderhoudsbeurt die vergeten wordt

Het contract zegt twee keer per jaar, maar de afspraak staat alleen in iemands hoofd. De klant belt zelf, of belt niet meer.

Welk apparaat was het ook alweer?

De monteur staat voor de installatie en weet niet wat er de vorige keer is gedaan, of het apparaat nog onder garantie valt.

Onderdelen uit de bus

Wat de monteur verbruikt, komt later of nooit op de factuur, en de voorraad klopt aan het eind van het jaar niet meer.

Contracten factureren met de hand

Elk kwartaal alle lopende contracten langs voor de factuur, en een klant met tien contracten krijgt tien facturen.

Zo loopt het in WorkBase

Van het contract tot de afgetekende bon en de factuur, zonder iets over te typen.

1

Het contract

U legt vast welke apparaten eronder vallen, hoe vaak er onderhoud is en tegen welke prijs. Aan het contract hangt ook wat er gekeurd moet worden.

2

De planning maakt zichzelf

Voor de vervaldata van de contracten maakt WorkBase de planningen aan. De melding neemt de regels, de apparaten en de inspectielijst van het contract mee.

3

Storingen en meldingen

Een storing legt u vast bij het apparaat, of de klant meldt hem zelf via uw website. U plant hem in bij een technicus en ziet hem terug in Planning.

4

De monteur onderweg

In de app werkt de monteur de bon af: verbruikte artikelen, gewerkte tijd, de inspectielijst. De klant tekent ter plekke en de voorraad is meteen bijgewerkt.

5

Historie per apparaat

Elke melding, keuring en onderhoudsbeurt komt bij het apparaat én bij de relatie. De volgende keer ziet de monteur wat er eerder gebeurd is.

6

Factureren

Vanuit de melding direct factureren, of deels. Contractfacturen maakt WorkBase op het afgesproken moment, verzameld per relatie.

Wat erbij hoort

Wat een service- en onderhoudsbedrijf dagelijks nodig heeft, heeft in WorkBase een plek.

Keuringen en inspecties

Eisen en inspectiesjablonen die u één keer opbouwt en aan contracten hangt. De monteur vult ze ter plekke in, de afgetekende bon staat bij het apparaat.

Apparatuur bij de klant

Merk, model, serienummer en garantiedatum per apparaat. Een verkocht garantieartikel wordt bij het factureren vanzelf een apparaat bij de klant.

Voorraad en onderdelen

Vanuit een melding een bestelling maken, verbruikte artikelen op de bon, en een voorraad die klopt. Extern verstuurde reparaties houdt u ook bij.

Contracten die vanzelf factureren

Facturen op het afgesproken moment, verzameld per relatie, prijzen van lopende contracten in bulk aan te passen, en vooraf te controleren wat er gefactureerd wordt.

Planning per technicus

Meldingen inplannen per technicus, met de servicemeldingen zichtbaar in het planbord naast het overige werk.

Meldingen via uw website

Met de webkoppeling geeft de klant een storing door op uw eigen site. De melding staat meteen in WorkBase, klaar om toe te wijzen.

Offerte vanuit de melding

Is er meer nodig dan een reparatie, dan maakt u vanuit de melding een offerte, en na akkoord de bestelling.

De administratie erbij

Facturen en boekhouding in hetzelfde programma, of een koppeling met Exact Online of SnelStart.

Een reparatiemelding of serviceopdracht. — klik om te vergroten

Meer dan een werkbonapp

Er zijn handige apps voor de digitale werkbon, maar die houden op bij de bon: het contract dat de afspraak en de factuur maakt, de voorraad in de bus en de boekhouding staan dan ergens anders. En er zijn uitgebreide pakketten voor installatiebedrijven met projectcalculatie, met een invoertraject dat daarbij hoort.

WorkBase richt zich op service en onderhoud: contracten, meldingen, apparatuur, voorraad en administratie in één programma met één database, en de app voor de monteur. U begint met de modules die u nodig heeft en breidt uit wanneer het uitkomt.

In de cloud

WorkBase draait bij ons, op servers in Nederland. U heeft geen server op kantoor nodig en werkt ermee vanaf elke plek. Wie het belangrijk vindt de gegevens op een eigen server te hebben, kan dat ook; dat is de uitzondering, niet de regel.

Wat het kost

WorkBase werkt met een licentie: een basistarief plus de modules die u gebruikt, per maand of per jaar. Wat dat voor u betekent, hangt af van de modules en het aantal gebruikers. In een afspraak krijgt u een opgave die klopt.

Korte lijnen

U spreekt de mensen die het programma zelf bouwen. Een klantportaal waar uw klant zijn eigen apparatuur en keuringen ziet, een servicerapport in uw huisstijl of een koppeling die u mist: daar denken we over mee. Zie ook de praktijkvoorbeelden.

Meer over de modules zelf: Reparatie & Service · Contract · Voorraad · App