Algemene voorwaarden

Versie 1.0, september 2026
Laatst bijgewerkt: 1 september 2026

Deze algemene voorwaarden gelden voor elke overeenkomst met WorkBase B.V. en voor elk gebruik van de programmatuur van WorkBase. De verwerkersovereenkomst maakt er integraal onderdeel van uit; hoe wij met uw eigen gegevens omgaan staat in de privacyverklaring.

Hoofdstuk A — Algemene bepalingen

Artikel 1 — Definities

WorkBase: WorkBase B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, gevestigd aan De Bocht 6, 5281 PE Boxtel, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 69696411.

Klant: de onderneming die op grond van een met WorkBase gesloten Overeenkomst gerechtigd is de Programmatuur te gebruiken.

Programmatuur: de door Klant onder de Overeenkomst afgenomen standaard softwarecomponenten van WorkBase — het programma WorkBase, de bijbehorende mobiele apps, de portalen en de REST API — met inbegrip van alle Releases en de bijbehorende Documentatie.

Administratie: de gegevens die Klant met behulp van de Programmatuur vastlegt en bewaart: relaties, offertes, orders, facturen, verhuringen, serviceorders, keuringen, cursussen, planningen, uren en wat Klant daar verder in opneemt.

Documentatie: de gebruikersinstructies, de online handleiding en aanverwante materialen die informatie bevatten over de werking en het gebruik van de Programmatuur.

Gebruiksrecht: het door WorkBase aan Klant verleende recht om de Programmatuur te gebruiken, onder de voorwaarden van hoofdstuk B.

Release: een uitgave van de Programmatuur die algemeen beschikbaar is gesteld.

Ondersteuning & Onderhoud: het geheel van activiteiten van WorkBase gericht op het ondersteunen van Klant bij het gebruik van de Programmatuur en op het onderhoud daarvan, zoals beschreven in hoofdstuk C.

Overeenkomst: de overeenkomst tussen WorkBase en Klant op grond waarvan WorkBase de Programmatuur levert tegen betaling van de Vergoeding, en waarop deze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn.

Vergoeding: de door Klant onder de Overeenkomst verschuldigde periodieke vergoeding voor de Programmatuur en de daarbij afgenomen modules.

Verwerkersovereenkomst: de verwerkersovereenkomst van WorkBase, die onderdeel uitmaakt van deze Algemene Voorwaarden.

Artikel 2 — Toepasselijkheid en wijziging

2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elke Overeenkomst en op elk gebruik van de Programmatuur.

2.2 Algemene inkoop- of andere voorwaarden van Klant zijn niet van toepassing.

2.3 Wijkt de Overeenkomst op een onderdeel af van deze Algemene Voorwaarden, dan gaat de Overeenkomst voor op dat onderdeel. Voor onderwerpen die de verwerking van persoonsgegevens betreffen gaat de Verwerkersovereenkomst voor.

2.4 WorkBase mag deze Algemene Voorwaarden wijzigen. WorkBase stelt Klant ten minste dertig dagen voor de ingangsdatum op de hoogte van de wijziging en van de datum waarop zij ingaat.

2.5 De gewijzigde voorwaarden gelden vanaf de ingangsdatum, tenzij Klant binnen dertig dagen na de aankondiging schriftelijk laat weten de wijziging niet te aanvaarden. In dat geval mag Klant de Overeenkomst beëindigen met ingang van de datum waarop de wijziging ingaat.

Artikel 3 — Berichtgeving

3.1 Klant zorgt ervoor dat WorkBase beschikt over juiste contactgegevens.

3.2 Berichten van WorkBase aan Klant, verstuurd aan een e-mailadres waarvan WorkBase mag aannemen dat het juist is, gelden als rechtsgeldig gedaan.

3.3 Berichten aan WorkBase kunnen worden gestuurd per e-mail aan info@workbase.nl, of per post aan WorkBase B.V., De Bocht 6, 5281 PE Boxtel.

Artikel 4 — Prijzen en betaling

4.1 Alle bedragen zijn in euro's en exclusief btw en andere van overheidswege opgelegde heffingen, en exclusief reiskosten.

4.2 De Vergoeding bestaat uit een basisbedrag voor de Programmatuur en een bedrag per afgenomen module, zoals opgenomen in de Overeenkomst. De Vergoeding is verschuldigd vanaf de aanvang van de Overeenkomst, ongeacht of Klant de Programmatuur in gebruik heeft genomen.

4.3 De Vergoeding wordt vooraf in rekening gebracht, per maand of per jaar zoals overeengekomen.

4.4 WorkBase mag de prijzen aanpassen. WorkBase kondigt een verhoging ten minste één maand voor de ingangsdatum aan en voert niet meer dan één verhoging per jaar door, tenzij prijsverhogingen van toeleveranciers of gewijzigde wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven. Een verhoging geldt niet voor een reeds vooruitbetaalde periode.

4.5 Is Klant het niet eens met een prijsverhoging, dan mag hij de Overeenkomst schriftelijk opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.

4.6 De betalingstermijn is veertien dagen na factuurdatum.

4.7 Bij overschrijding van de betalingstermijn ontvangt Klant een herinnering met een termijn van veertien dagen. Wordt ook die termijn overschreden, dan is Klant in verzuim zonder dat een nadere ingebrekestelling nodig is. Vanaf dat moment is de wettelijke handelsrente verschuldigd en mag WorkBase het Gebruiksrecht en de dienstverlening geheel of gedeeltelijk opschorten totdat het openstaande bedrag is voldaan.

4.8 Blijft Klant na aanmaning in gebreke, dan mag WorkBase de vordering uit handen geven. Klant is dan naast het openstaande bedrag en de wettelijke handelsrente de redelijke gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.

4.9 Klant mag betalingen niet opschorten en niet verrekenen met bedragen die WorkBase aan Klant verschuldigd zou zijn.

4.10 Vooruitbetaalde bedragen komen bij beëindiging van de Overeenkomst niet voor creditering in aanmerking.

4.11 WorkBase mag bij het aangaan van de Overeenkomst verlangen dat Klant een machtiging tot automatische incasso afgeeft voor de betaling van de Vergoeding.

Artikel 5 — Aansprakelijkheid en vrijwaring

5.1 WorkBase is niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade die ontstaat door of in verband met de totstandkoming of uitvoering van de Overeenkomst of het gebruik van de Programmatuur.

5.2 Onder indirecte schade wordt in elk geval verstaan: gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door aanspraken van afnemers van Klant, en schade door verminking, vernietiging of verlies van gegevens of documenten.

5.3 In het bijzonder is WorkBase niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat gegevens niet, niet tijdig of niet correct worden uitgewisseld tussen de Programmatuur en producten of diensten van derden.

5.4 Bij administraties die op apparatuur van WorkBase draaien, bestaat de verplichting van WorkBase bij verlies of beschadiging van gegevens uit het terugzetten van de meest recente back-up (artikel 13.2). Verdere aansprakelijkheid voor verlies of verminking van gegevens is uitgesloten. Draait de Administratie op apparatuur van Klant, dan draagt Klant zelf zorg voor zijn back-up (artikel 13.4) en is WorkBase niet aansprakelijk voor verlies of verminking van gegevens.

5.5 De uitsluitingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van WorkBase of haar medewerkers, en niet voor zover dwingend recht zich ertegen verzet.

5.6 De uitsluitingen in dit artikel gelden mede ten gunste van de derden die WorkBase bij de uitvoering van de Overeenkomst inschakelt.

5.7 Klant vrijwaart WorkBase voor aanspraken van derden die verband houden met het gebruik van de Programmatuur door Klant. Deze vrijwaring geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van WorkBase, en niet bij een aanspraak over inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van een derde, voor zover Klant de Programmatuur gebruikt binnen de grenzen van deze voorwaarden.

5.8 Dit artikel laat onverlet wat de Algemene Verordening Gegevensbescherming bepaalt over aansprakelijkheid jegens betrokkenen en over bevoegdheden van de Autoriteit Persoonsgegevens. Een beperking tussen WorkBase en Klant doet daar niets aan af.

Artikel 6 — Geheimhouding

6.1 WorkBase houdt vertrouwelijke informatie die Klant verstrekt geheim en gebruikt die niet voor een ander doel dan waarvoor zij is verkregen.

6.2 Klant houdt geheim wat hem bekend wordt over de werkwijze en de inrichting van de Programmatuur.

6.3 Deze verplichting blijft gelden na afloop van de Overeenkomst.

Artikel 7 — Duur en beëindiging

7.1 De Overeenkomst wordt aangegaan voor de overeengekomen periode en wordt daarna telkens stilzwijgend verlengd voor eenzelfde periode.

7.2 Opzeggen kan schriftelijk, met inachtneming van een opzegtermijn van één maand voor het einde van de lopende periode.

7.3 Elk van beide partijen mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk beëindigen, zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn, in geval van:

• een toerekenbare tekortkoming van de andere partij die voortduurt nadat een redelijke termijn voor nakoming is verstreken;
• (voorlopige) surseance van betaling of faillissement van de andere partij;
• liquidatie of beëindiging van het bedrijf van de andere partij, anders dan door reconstructie of fusie;
• overmacht van de andere partij die langer dan drie maanden duurt.

7.4 Wat er bij het einde van de Overeenkomst gebeurt met het Gebruiksrecht en met de gegevens, staat in hoofdstuk D.

Artikel 8 — Overdracht en inschakeling van derden

8.1 Klant mag zijn rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet overdragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van WorkBase.

8.2 WorkBase mag haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst overdragen aan een andere vennootschap binnen dezelfde groep, en mag haar aanspraken op betaling overdragen aan een derde.

8.3 WorkBase mag derden inschakelen bij de uitvoering van de Overeenkomst. WorkBase blijft tegenover Klant verantwoordelijk voor de nakoming door die derden. Welke partijen daarbij persoonsgegevens verwerken, staat in de Verwerkersovereenkomst.

Artikel 9 — Toepasselijk recht en geschillen

9.1 Op deze Algemene Voorwaarden en op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag is uitgesloten.

9.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant.

Hoofdstuk B — Het Gebruiksrecht

Artikel 10 — Verlening en omvang

10.1 WorkBase is en blijft eigenaar van de door haar ontwikkelde Programmatuur. De Programmatuur wordt niet verkocht, maar in gebruik gegeven.

10.2 WorkBase verleent Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet in sublicentie te geven Gebruiksrecht op de Programmatuur, voor de duur van de Overeenkomst en onder de voorwaarde dat Klant de Vergoeding tijdig en volledig betaalt.

10.3 Het Gebruiksrecht omvat alle door de afgenomen modules geboden mogelijkheden, en alle Releases die WorkBase gedurende de looptijd levert.

10.4 Het Gebruiksrecht geldt voor het aantal werkplekken of gebruikers dat in de Overeenkomst is vastgelegd. Bij een netwerkversie mag de Programmatuur op één server worden geïnstalleerd en is het aantal gelijktijdige gebruikers niet hoger dan overeengekomen. Wordt de werkplek benaderd via Remote Desktop, Citrix of een vergelijkbare omgeving, dan blijft die begrenzing gelden.

10.5 Het Gebruiksrecht geldt voor gebruik door Klant, door medewerkers van Klant en door derden die onder verantwoordelijkheid van Klant werkzaamheden verrichten.

10.6 Het Gebruiksrecht geldt voor de administraties van Klant. Gebruik ten behoeve van administraties van afnemers van Klant, of het aanbieden van diensten aan derden met behulp van de Programmatuur, vereist een aparte schriftelijke afspraak.

10.7 Gebruik voor meer vestigingen binnen één onderneming vereist een aparte schriftelijke afspraak.

10.8 WorkBase mag technische maatregelen nemen om de overeengekomen beperkingen te bewaken. Klant mag die maatregelen niet verwijderen of omzeilen.

10.9 Bij het gebruik van de Programmatuur wordt de licentie gecontroleerd bij een server van WorkBase. Wat daarbij wordt vastgelegd en waarom, staat in de privacyverklaring.

Artikel 11 — Beperkingen

11.1 Klant mag één reservekopie van de Programmatuur maken, uitsluitend ter vervanging van onbruikbaar geworden origineel materiaal. Verder is reproductie niet toegestaan.

11.2 Klant mag de Programmatuur niet verhuren, uitlenen, in sublicentie geven, verkopen, verpanden of anderszins aan derden ter beschikking stellen.

11.3 Klant mag de Programmatuur niet wijzigen, vertalen, disassembleren, decompileren of anderszins reconstrueren, behoudens voor zover de wet dat dwingend toestaat.

11.4 Klant mag aanduidingen van intellectuele eigendom niet wijzigen, verwijderen of onherkenbaar maken.

11.5 Klant treft redelijke maatregelen om misbruik, onbevoegd gebruik en diefstal van de Programmatuur te voorkomen, en meldt onmiddellijk aan WorkBase wanneer hij ongeoorloofd gebruik vaststelt.

Artikel 12 — Intellectuele eigendom

12.1 Alle rechten van intellectuele eigendom op de Programmatuur, de Documentatie en het daarbij behorende materiaal berusten uitsluitend bij WorkBase of haar licentiegevers. De Overeenkomst brengt daarin geen overdracht.

12.2 Klant heeft geen recht op de broncode of de ontwerpdocumentatie van de Programmatuur.

12.3 In de Programmatuur zijn componenten van derden opgenomen, waaronder open-source componenten. Gelden daarvoor aanvullende voorwaarden waaraan Klant zich moet houden, dan stelt WorkBase die voorwaarden ter beschikking.

12.4 WorkBase vrijwaart Klant voor aanspraken van derden over inbreuk op hun intellectuele eigendomsrechten door het gebruik van de Programmatuur, mits Klant WorkBase onverwijld informeert, de verdediging aan WorkBase overlaat en zelf geen erkenning doet. De vrijwaring geldt niet als Klant de Programmatuur heeft gewijzigd of gebruikt in strijd met deze voorwaarden.

Artikel 13 — Waar de Administratie draait

13.1 De Administratie van Klant draait op de eigen apparatuur van Klant, óf op apparatuur van WorkBase. Wat er is afgesproken, staat in de Overeenkomst.

13.2 Draait de Administratie op apparatuur van WorkBase, dan zorgt WorkBase voor de beschikbaarheid ervan en maakt WorkBase elke nacht een back-up, zoals beschreven in de Verwerkersovereenkomst. Bij verlies of beschadiging van gegevens bestaat het herstel uit het terugzetten van de meest recente back-up.

13.3 Draait de Administratie op apparatuur van Klant, dan is Klant zelf verantwoordelijk voor de werking, de beveiliging en de beschikbaarheid van die apparatuur en van het netwerk.

13.4 In het geval van artikel 13.3 draagt Klant zelf zorg voor regelmatige back-ups van zijn Administratie, en voor een back-up telkens wanneer de Programmatuur daarom vraagt of wanneer dat redelijkerwijs geboden is.

13.5 Voor het gebruik van de Programmatuur zijn bepaalde voorzieningen nodig, zoals versies van besturingssystemen, browsers, hardware en randapparatuur. Welke dat zijn staat in de Documentatie. Klant zorgt ervoor dat hij daarover beschikt.

13.6 Klant is verantwoordelijk voor de inrichting van de Programmatuur binnen zijn organisatie, voor het beheer van gebruikers en rechten, en voor de instructie van zijn medewerkers, tenzij anders is overeengekomen.

Artikel 14 — Gegevens en persoonsgegevens

14.1 Het gebruik van de Programmatuur leidt tot opslag van gegevens. Die bestaan uit Klantgegevens — de gegevens die WorkBase over Klant zelf vastlegt, zoals contactpersonen, contract-, licentie- en factuurgegevens — en uit Administratiegegevens, de gegevens die door of namens Klant in de Administratie worden opgeslagen.

14.2 Ten aanzien van de persoonsgegevens in de Klantgegevens is WorkBase verwerkingsverantwoordelijke. Daarop is de privacyverklaring van WorkBase van toepassing.

14.3 Ten aanzien van de persoonsgegevens in de Administratiegegevens is Klant verwerkingsverantwoordelijke en WorkBase verwerker. De afspraken daarover staan in de Verwerkersovereenkomst, die integraal onderdeel uitmaakt van deze Algemene Voorwaarden en van de Overeenkomst.

14.4 Klant blijft eigenaar van de Administratiegegevens en is verantwoordelijk voor de inhoud en de juistheid daarvan.

14.5 WorkBase gebruikt de Administratiegegevens niet voor eigen doeleinden. Wat dat inhoudt, staat in de Verwerkersovereenkomst.

Artikel 15 — Koppelingen en diensten van derden

15.1 De Programmatuur kan koppelen met producten en diensten van derden. Op het gebruik en de inhoud daarvan zijn de voorwaarden van die derde van toepassing. WorkBase is geen partij bij die overeenkomst en geeft daarover geen garantie.

15.2 Worden bij een koppeling Administratiegegevens gebruikt, dan gebeurt dat op grond van een machtiging van Klant en onder diens verantwoordelijkheid.

Hoofdstuk C — Ondersteuning & Onderhoud

Artikel 16 — Wat Ondersteuning & Onderhoud omvat

16.1 Gedurende de looptijd van de Overeenkomst verleent WorkBase Ondersteuning & Onderhoud op de Programmatuur. Dat omvat:

• ondersteuning bij vragen over het gebruik en de werking van de Programmatuur;
• het naar beste vermogen herstellen van Fouten;
• de terbeschikkingstelling van nieuwe Releases.

16.2 Onder een Fout wordt verstaan: het substantieel niet voldoen van de Programmatuur aan de door WorkBase schriftelijk kenbaar gemaakte functionele of technische specificaties. Van een Fout is alleen sprake als Klant die kan aantonen en als hij reproduceerbaar is.

16.3 Ondersteuning wordt verleend op werkdagen tijdens de gebruikelijke openingstijden van WorkBase, telefonisch en per e-mail.

16.4 Klant meldt een Fout onverwijld en gedetailleerd, met de omstandigheden waaronder die zich voordoet en, indien beschikbaar, schermafdrukken en logbestanden.

16.5 WorkBase spant zich in een Fout binnen een redelijke termijn te herstellen, en mag daarbij een tijdelijke oplossing of programmaomweg aanbieden. WorkBase garandeert niet dat de Programmatuur zonder onderbreking of fouten werkt, en niet dat elke Fout wordt hersteld.

16.6 Fouten worden hersteld in de meest recente Release. Klant kan daarvoor gehouden zijn eerst naar die Release te upgraden.

Artikel 17 — Wat er niet onder valt

17.1 Ondersteuning & Onderhoud omvat niet:

• de implementatie en de inrichting van de Programmatuur binnen de organisatie van Klant, zoals het inrichten van een administratie, het opmaken van layouts en het opstellen van formules;
• vragen die geen betrekking hebben op de werking van de Programmatuur;
• de inrichting van het systeem van Klant, waaronder de installatie van software van derden, hardware en randapparatuur;
• herstel van fouten die het gevolg zijn van gebruiksfouten, onoordeelkundig gebruik, of fouten in de ingevoerde gegevens;
• herstel van fouten die het gevolg zijn van wijzigingen in de Programmatuur die niet door of namens WorkBase zijn aangebracht;
• het gebruik van een oude Release die niet meer wordt onderhouden;
• herstel van verminkte of verloren gegane gegevens;
• andere niet aan WorkBase toe te rekenen oorzaken.

17.2 Verricht WorkBase op verzoek van Klant toch werkzaamheden die onder artikel 17.1 vallen, dan mag zij die tegen haar gebruikelijke tarieven in rekening brengen.

17.3 Werkzaamheden op locatie worden in rekening gebracht inclusief reiskosten.

Artikel 18 — Meekijken op afstand

18.1 Maakt WorkBase voor ondersteuning gebruik van een meekijkverbinding, dan gebeurt dat alleen met toestemming van Klant.

18.2 Wat er tijdens het meekijken met persoonsgegevens gebeurt, staat in de Verwerkersovereenkomst.

Artikel 19 — Nieuwe Releases

19.1 WorkBase stelt Klant op de hoogte wanneer een nieuwe Release beschikbaar is.

19.2 Eén maand na het beschikbaar stellen van een nieuwe Release is WorkBase niet langer gehouden fouten in de voorgaande Release te herstellen of daarop ondersteuning te verlenen.

19.3 WorkBase mag verlangen dat Klant zijn systeem aanpast wanneer dat nodig is voor het goed functioneren van een nieuwe Release.

19.4 WorkBase staat er niet voor in dat elke nieuwe Release dezelfde functionaliteit bevat als de voorgaande, en is niet gehouden specifiek voor Klant bepaalde functionaliteit te handhaven, tenzij dat schriftelijk is overeengekomen.

19.5 WorkBase kan niet garanderen dat de Programmatuur direct na het verschijnen van een nieuwe versie van het besturingssysteem waarop zij draait probleemloos werkt.

19.6 Wensen en verzoeken voor nieuwe of gewijzigde functionaliteit zijn welkom. WorkBase neemt die welwillend in overweging en mag ze gemotiveerd afwijzen.

Artikel 20 — Garantie

20.1 WorkBase staat er niet voor in dat de Programmatuur geschikt is voor het feitelijke of beoogde gebruik door Klant.

20.2 WorkBase garandeert dat de Programmatuur werkt in overeenstemming met de Documentatie. De enige verplichting die uit deze garantie voortvloeit is het verlenen van Ondersteuning & Onderhoud volgens dit hoofdstuk.

20.3 De garantie geldt niet indien de Programmatuur is gewijzigd door anderen dan WorkBase, of bij onoordeelkundig of onbevoegd gebruik. WorkBase mag in die gevallen de kosten van herstel in rekening brengen.

Hoofdstuk D — Einde van de Overeenkomst

Artikel 21 — Gevolgen voor het Gebruiksrecht

21.1 Het Gebruiksrecht eindigt op het moment dat de Overeenkomst eindigt. Klant staakt vanaf dat moment het gebruik van de Programmatuur.

21.2 Het Gebruiksrecht vervalt eveneens indien surseance van betaling of faillissement van Klant wordt aangevraagd, of indien Klant in strijd handelt met deze voorwaarden en daarin volhardt na een schriftelijke sommatie.

21.3 Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om na afloop door te lopen — waaronder geheimhouding, intellectuele eigendom en de afwikkeling in artikel 22 — blijven van kracht.

Artikel 22 — Gegevens na afloop

22.1 Klant kan tot drie maanden na het einde van de Overeenkomst zijn gegevens opvragen. Draait de Administratie op apparatuur van WorkBase, dan levert WorkBase op verzoek een volledige kopie van de database van Klant.

22.2 Na afloop van die termijn vernietigt WorkBase de persoonsgegevens uit de Administratie overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst, tenzij een wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet.

22.3 Draait de Administratie op apparatuur van Klant, dan beschikt Klant zelf over zijn gegevens en is artikel 22.1 niet van toepassing.

22.4 Voor het omzetten van gegevens naar een ander formaat of voor overdrachtswerkzaamheden mag WorkBase haar gebruikelijke tarieven in rekening brengen. WorkBase staat niet in voor de bruikbaarheid van gegevens buiten de Programmatuur.

Slotbepalingen

Artikel 23

23.1 Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen indien zij schriftelijk zijn overeengekomen.

23.2 Is een bepaling nietig of wordt zij vernietigd, dan blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen treden in dat geval in overleg over een vervangende bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij doel en strekking van de oorspronkelijke.

WorkBase B.V.
De Bocht 6
5281 PE Boxtel
KvK 69696411