Software voor materieelverhuur
Van offerte tot slotfactuur, met de werkplaats en de boekhouding in hetzelfde programma, in de cloud. Voor verhuurders van bouwmachines, hoogwerkers, heftrucks, aggregaten en gereedschap.
Herkenbaar?
Het werk van een verhuurder loopt vaak door drie pakketten, een planbord en een spreadsheet. Dan ontstaan de bekende problemen.
Twee klanten, één machine
Een reservering staat in de agenda maar niet in het systeem, en de hoogwerker blijkt voor dezelfde week twee keer verhuurd.
Waar staat hij?
Niemand weet zeker of het aggregaat bij de klant is, in de werkplaats staat of in de andere vestiging.
Keuring verlopen
Een ladder of steiger gaat de deur uit terwijl de keuring al verlopen is. Dat merkt u pas als het misgaat.
Facturen achteraf bij elkaar zoeken
Lange verhuringen, schade bij retour en extra dagen. Aan het eind van de maand wordt alles met de hand bij elkaar gezocht.
Zo loopt een verhuring in WorkBase
Eén bon, van de eerste aanvraag tot de laatste factuur. Wat u op de ene plek vastlegt, staat meteen overal goed.
Offerte en reservering
U maakt een verhuurofferte met periode en prijs. Gaat de klant akkoord, dan zet u hem met één klik om in een verhuurbon. Een betaallink kan meteen mee.
Beschikbaarheid
Bij het invoeren ziet u meteen hoeveel exemplaren in die periode vrij zijn. Is het te krap, dan huurt u bij en verhuurt u het ingehuurde materieel gewoon door.
Bezorgen en halen
Van de verhuurbon maakt u bezorg- en haalbonnen, die u in ritten plant. De chauffeur ziet ze in de app, en de klant tekent ter plekke.
Termijnfacturen
Voor lopende verhuringen maakt u per maand of kwartaal in één keer de termijnfacturen. U hoeft niet te wachten tot het materieel terug is.
Retour en breuk
Bij retour legt u per artikel vast wat heel terugkomt en wat beschadigd of kwijt is. De kosten van breuk komen vanzelf op de slotfactuur.
Keuring en werkplaats
Keuringen staan bij het artikel, en bij een verlopen keuring waarschuwt de verhuurbon. Onderhoud en reparaties lopen via de werkplaats, met een historie per machine.
Wat erbij hoort
Dit is waar een verhuurder in de praktijk tegenaan loopt. In WorkBase heeft het allemaal een plek.
Prijzen die kloppen
Dag-, week- en maandprijzen, tijdseenheden met minimumduur, weekenden uitsluiten, prijsgroepen per klantsegment en een regressieve staffel voor lange verhuur.
Beschikbaarheid in de tijd
Per artikel en per dag zien hoeveel er vrij is, ook bij veel overlappende verhuringen. Knelpunten ziet u vóórdat ze een probleem worden.
Inhuur
Materieel huren bij een collega-verhuurder als uw eigen voorraad niet genoeg is. De inhuurprijs en de doorverhuur staan bij elkaar.
Meerdere vestigingen
Magazijnen en locaties per vestiging, en materieel overboeken van de ene naar de andere vestiging, met ontvangst aan de andere kant.
Werkplaats en service
Reparatiemeldingen, inspectieformulieren en onderhoud per machine. De monteur werkt de bon af in de app en de facturatie kan direct.
Ritplanning en Track & Trace
Bezorg- en haalbonnen gebundeld tot ritten, de chauffeurs live op de kaart, en een bericht aan de klant als de chauffeur onderweg is.
Webshop
Een koppeling met WooCommerce: uw verhuurartikelen op uw eigen website, en een bestelling komt binnen als bon in WorkBase.
De boekhouding erbij
De financiële administratie zit in hetzelfde programma. Werkt u liever met uw eigen boekhoudpakket, dan koppelt WorkBase met Exact Online en SnelStart.
Het invoerscherm van een verhuurbon. — klik om te vergroten
Eén programma in plaats van drie
Er zijn handige boekingstools voor verhuur, maar die houden op bij de factuur. De werkplaats, de inhuur en de boekhouding moeten dan ergens anders. En er zijn grote verhuurpakketten die dat wel kunnen, met een prijs en een invoertraject die bij een groot verhuurbedrijf passen.
WorkBase zit daartussen: het volledige verhuurproces, de werkplaats en de administratie in één programma met één database, voor het midden- en kleinbedrijf. U begint met de modules die u nodig heeft en neemt er later een bij als dat uitkomt: Inhuur, Ritplanning of de app.
In de cloud
WorkBase draait bij ons, op servers in Nederland. U heeft geen server op kantoor nodig en werkt ermee vanaf elke plek: op de zaak, thuis of op de werf. Wie het belangrijk vindt de gegevens op een eigen server te hebben, kan dat ook; dat is de uitzondering, niet de regel.
Wat het kost
WorkBase werkt met een licentie: een basistarief plus de modules die u gebruikt, per maand of per jaar. Wat dat voor u betekent, hangt af van de modules en het aantal gebruikers. In een afspraak krijgt u een opgave die klopt.
Korte lijnen
U spreekt de mensen die het programma zelf bouwen. Een koppeling met uw website, een eigen bon in uw huisstijl of een overzicht dat u mist: daar denken we over mee, en vaak kan het binnen wat er al is.
Meer over de module zelf: Verhuur · Reparatie & Service · Ritplanning · App