Software voor evenementenverhuur
Van webshopbestelling tot slotfactuur, met het bezorgen, het ophalen en de administratie in hetzelfde programma, in de cloud. Voor verhuurders van tenten, meubilair, horecamateriaal, hekken, verlichting en attracties.
Herkenbaar?
In het seizoen gaat alles tegelijk de deur uit, meestal op vrijdag, en komt het maandag terug. Dan moet elke bestelling kloppen.
Te weinig stoelen op zaterdag
De webshop verhuurt vrolijk door terwijl de laatste statafels al voor een bruiloft zijn gereserveerd. Dat blijkt pas bij het laden.
De bus rijdt drie keer
Bezorgen en ophalen worden per bestelling geregeld in plaats van per rit, en de chauffeur belt vanaf de straat voor het adres.
Wat kwam er terug?
Glazen gebroken, een tentdoek gescheurd, een hekvoet kwijt. Zonder vastlegging per artikel is het lastig om het in rekening te brengen.
Weekend of drie dagen?
Een huurperiode over het weekend of een feestdag, een staffel voor horecamateriaal: elke offerte opnieuw uitrekenen kost tijd.
Zo loopt een verhuring in WorkBase
Eén bon, van de aanvraag tot het moment dat alles weer in het magazijn staat.
Aanvraag of webshop
Een bestelling uit uw WooCommerce-webshop komt binnen als bon in WorkBase, of u maakt zelf een verhuurofferte met één klik om te zetten in een verhuurbon.
Beschikbaarheid
Per artikel en per dag ziet u wat er vrij is. Is het te krap, dan huurt u bij en verhuurt u het ingehuurde materiaal gewoon door.
Prijs die klopt
Dagprijs en staffel, ook de horecastaffel, weekdagen of feestdagen die niet meetellen, en een betaallink voor de aanbetaling bij de offerte.
Bezorgen in ritten
Van de verhuurbon maakt u bezorg- en haalbonnen, gebundeld tot ritten per dagdeel. De chauffeur ziet zijn bonnen in de app en de klant tekent bij aflevering.
Retour en breuk
Bij retour legt u per artikel vast wat heel terugkomt en wat beschadigd of kwijt is. De breukkosten komen vanzelf op de slotfactuur.
Factureren
De slotfactuur rekent de werkelijke periode uit. Lange verhuringen factureert u per termijn, zonder te wachten tot alles terug is.
Wat erbij hoort
Wat een evenementenverhuurder in het seizoen nodig heeft, heeft in WorkBase een plek.
Webshop met huurperiodes
Een koppeling met WooCommerce: artikelen, afbeeldingen en prijzen naar uw website, en bestellingen terug als verhuurbon. De meeste van onze evenementenverhuurders werken zo.
Sets en gekoppelde artikelen
Een partytent met zijwanden, haringen en verzwaring, of een statafel met rok: één keer gekoppeld, daarna gaat het vanzelf mee op de bon.
Horecamateriaal met staffel
Servies, glaswerk en meubilair met een dagprijs en een staffel, zoals in de horecaverhuur gebruikelijk is.
Ritplanning en Track & Trace
Bezorg- en haalbonnen in ritten, de chauffeurs live op de kaart en een bericht aan de klant als de chauffeur onderweg is.
Inhuur bij collega's
Een extra tent of honderd stoelen bij een collega-verhuurder inhuren en doorverhuren, met de inhuurprijs ernaast.
Feestdagen en weekenden
Leg vast welke dagen niet meetellen in de huurperiode, dan rekent het programma een weekendverhuur of een verhuur over een feestdag zelf goed uit.
Keuring van materiaal
Keuringen bij het artikel, zoals voor attracties of tribunes, met een waarschuwing op de verhuurbon als een keuring verlopen is.
De administratie erbij
Facturen en boekhouding in hetzelfde programma, of een koppeling met Exact Online of SnelStart.
Het invoerscherm van een verhuurbon. — klik om te vergroten
Eén programma voor webshop, magazijn en administratie
Er zijn handige tools voor online verhuren, maar die houden op bij de factuur: de inhuur, de ritten en de boekhouding moeten dan ergens anders. En er zijn uitgebreide pakketten met een implementatietraject van maanden.
WorkBase brengt de webshop, de voorraad per artikel, de ritten en de administratie samen in één programma met één database, voor het midden- en kleinbedrijf. U begint met wat u nodig heeft en breidt uit wanneer het uitkomt.
In de cloud
WorkBase draait bij ons, op servers in Nederland. U heeft geen server in het magazijn nodig en werkt ermee vanaf elke plek. Wie het belangrijk vindt de gegevens op een eigen server te hebben, kan dat ook; dat is de uitzondering, niet de regel.
Wat het kost
WorkBase werkt met een licentie: een basistarief plus de modules die u gebruikt, per maand of per jaar. Wat dat voor u betekent, hangt af van de modules en het aantal gebruikers. In een afspraak krijgt u een opgave die klopt.
Korte lijnen
U spreekt de mensen die het programma zelf bouwen. Een koppeling met uw webshop, een verhuurbon in uw huisstijl of een overzicht dat u mist: daar denken we over mee.
Meer over de modules zelf: Verhuur · Ritplanning · App · Financieel