Koppelingen

Exact Online

Relaties en facturen doorzetten naar uw boekhouding in Exact Online

De koppeling aanzetten

1. Ga naar Beheer > Instellingen.
2. Klik links op Database > Koppeling.
3. Kies rechts bij Databases voor Exact Online.
4. Klik op Test koppeling om te controleren of het werkt.

Debiteurnummer en relatienummer op elkaar afstemmen

Bij Debiteur nr. en Relatienr. bepaalt u hoe die twee nummers zich tot elkaar verhouden. U heeft drie keuzes: Geen koppeling, Koppeling, of Koppeling, alleen bedrijven.

Bij de laatste twee gebeurt dit:

• importeert u een relatie uit een andere administratie, dan wordt het relatienummer gelijk aan het debiteurnummer daaruit;
• maakt u een relatie aan, dan wordt het debiteurnummer gevuld met het relatienummer. Bij alleen bedrijven gebeurt dat pas bij het bewaren.

Zo verwijzen beide administraties naar hetzelfde nummer, en hoeft u bij een factuur niet te zoeken welke klant het is.

Eerst de relaties, dan de facturen

Een factuur kan alleen doorgeboekt worden als de klant al in Exact Online bestaat. Zet dus eerst de relaties door:

1. Ga naar Beheer > Import/Export.
2. Klik op Kies Tabel en dan Gewijzigde debiteuren.
3. Links ziet u de relaties in Exact Online, rechts de nieuwe en gewijzigde relaties in WorkBase.
4. Klik op Export naar Exact Online.

Daarna de facturen:

1. Ga naar Logistiek > Factureren > Factuurhistorie.
2. Zet het filter Doorgeboekt? op Nog NIET doorgeboekt en klik op Vernieuwen.
3. Selecteer de facturen en klik bovenin op Naar adm.

Als het misgaat

Twee foutmeldingen komen het vaakst voor, en beide zijn eenvoudig op te lossen:

• Kan debiteur 3 niet vinden in Exact Online - de relatie staat er nog niet in. Zet eerst de relatie door.
• Artikel 'TEST2' heeft geen artikelgroep - open de artikelkaart en kies een artikelgroep.

Ook bij het doorzetten van relaties kan het misgaan: Exact Online controleert het btw-nummer. Klopt dat niet, dan wordt de relatie daar niet aangemaakt.

Artikelen

U kunt artikelen uit Exact Online importeren en ernaartoe exporteren. Let op: bij het exporteren worden er geen artikelen in Exact aangemaakt.

Elke aanroep naar Exact wordt gelogd, zodat achteraf te zien is wat er is uitgewisseld.

SnelStart

Relaties, crediteuren en facturen uitwisselen met SnelStart

Eerst in SnelStart

De koppeling werkt alleen als de gateway van SnelStart aanstaat.

1. Klik in SnelStart op Beheer en dan op Licentie.
2. Controleer dat bij de uitbreidingen Integratie is aangevinkt.

De koppeling instellen in WorkBase

1. Ga naar Beheer > Instellingen.
2. Klik links op Database > Koppeling > SnelStart, gevolgd door het versienummer. Dat nummer verandert met de versie van SnelStart, dus schrik niet als het bij u anders is.
3. Klik bij Online inloggen op Wijzig inloggegevens en vul het e-mailadres en wachtwoord in waarmee u bij SnelStart inlogt. Met Wis inloggegevens haalt u ze weer weg.
4. Klik op Kies administratie om te testen: verschijnt het administratiekeuze-scherm van SnelStart, dan kloppen de gegevens.

Welke administratie

Bij Database geeft u aan waar de administratie staat.

• Met keuzescherm - de gebruiker kiest elke keer zelf de administratie.
• Lokaal - vul de map in (leeg laten mag als de administratie in de standaardmap staat), de databasenaam precies zoals SnelStart hem toont, en de gebruikersnaam. Let op de spaties in die naam.
• SQL database - voor een netwerkadministratie. Klik op Instellingen om de SQL-koppeling in te richten.

Voor de SQL-variant kijkt u in SnelStart bij Administratie; daar staat de lijst van recent gebruikte administraties. Staat er iets als \\SERVER\SNELSTART\Lange administratienaam met spaties, dan is alles vóór de administratienaam de servernaam - in dit geval SERVER\SNELSTART. Let goed op of er een backslash of een gewone slash staat.

Kies voor geïntegreerde Windows-beveiliging, en tik de servernaam en de administratienaam met de hand in. Gebruik de keuzelijst niet: een gewone gebruiker heeft te weinig rechten om de lijst met administraties te zien, dus die is vaak leeg.

Twee instellingen die u niet moet vergeten

• Grootboekrekening - de code van het dagboek waar de verkoopfacturen naartoe geboekt worden, bijvoorbeeld 1300.
• Btwsoort bij 0%-btw - SnelStart werkt niet met percentages maar met btw-types (hoog/laag). Staat er in WorkBase 0%, dan wordt het type gebruikt dat u hier kiest.

De koppeling aanzetten

1. Ga naar Beheer > Instellingen en klik links op Database > Koppeling.
2. Kies rechts bij Databases voor SnelStart met het versienummer.
3. Klik op Test koppeling.

Bij Debiteur nr. en Relatienr. stelt u af hoe die nummers in WorkBase gevuld worden; dat werkt hetzelfde als bij Exact Online.

Crediteuren doorzetten

1. Ga naar Beheer > Import/Export.
2. Klik linksboven op Crediteuren, of op Gewijzigde crediteuren als u alleen de wijzigingen wilt.
3. Links staan de crediteuren in SnelStart, rechts de relaties in WorkBase met een ingevuld crediteurnummer.
4. Klik op Export naar SnelStart.

Meegestuurd worden naam, adres, postcode, plaats, landcode, telefoon, mobiel en fax.

MultiSafepay

Een betaallink meesturen en zien of de klant betaald heeft

Inleiding

MultiSafepay is een betaalprovider. U stuurt de klant een link mee, hij betaalt online - bijvoorbeeld met iDEAL - en u kunt in WorkBase zien of dat gelukt is.

Een betaallink kunt u meegeven aan een verkoopofferte en aan een verhuurbon.

Eenmalig instellen

1. Vraag uw API-key op bij MultiSafepay.
2. Ga naar Beheer > Instellingen en kies links Verkoop > MultiSafepay.
3. Vink Gebruik MultiSafepay aan en vul bij API-key de key in.

Werkt u met meerdere administraties, vul dan ook de Administratie-code in. MultiSafepay verwacht namelijk dat elke betaallink onder één API-key een uniek nummer heeft, en WorkBase bouwt dat nummer mede uit deze code op. Geef elke administratie een eigen code - wat u kiest maakt niet uit, als het maar verschilt. Heeft u één administratie, dan kunt u het veld leeg laten.

Een betalingsconditie maken

Of er een betaallink ontstaat, hangt af van de betalingsconditie op de bon. Maak er daarvoor een aan:

1. Ga naar Bestanden > Zoek Tabellen en kies links Betalingsconditie.
2. Klik op Toevoegen.
3. Zet Betaallink? op Offerte of op Verhuurbon, al naar gelang waar u hem voor gaat gebruiken.

U heeft dus twee betalingscondities nodig als u het voor allebei wilt gebruiken.

Een bon met betaallink versturen

1. Kies op de offerte of de verhuurbon de betalingsconditie met de betaallink.
2. Maak de bon definitief: klik op Afdrukken en kies in het afdrukscherm voor Verwerken.
3. De betaallink is nu aangemaakt; mail de bon naar de klant.

De link ontstaat dus pas bij het definitief maken - een concept-offerte heeft er nog geen.

Controleren of er betaald is

Open de offerte of de verhuurbon en klik op de knop MultiSafepay. U ziet dan of de klant betaald heeft.

WooCommerce en WordPress

Koppeling met WooCommerce / WordPress

Webshop-koppeling

Inleiding

De koppeling WooCommerce/WordPress synchroniseert artikelen en voorraad naar uw webshop. Bestellingen uit de webshop komen automatisch in WorkBase.

Sync artikelen

• Artikelen markeren als “webartikel”
• Prijzen, omschrijvingen, afbeeldingen synchroniseren
• Webgroepen (categorieën) gebruiken

Bestellingen verwerken

• Bestelling vanuit webshop komt in WorkBase als verkooporder.
• Betaling gekoppeld aan webshop-betaalprovider.
• U verwerkt de order normaal (levering, factuur).

Branchekoppeling inkoop en productgegevens

Koppeling met een branchesysteem

Specifieke branche-koppeling

Inleiding

Deze koppeling is bedoeld voor een specifieke branche. WorkBase wisselt gegevens uit met het systeem van die leverancier, voor inkoop en productgegevens.

• Neem contact op met de WorkBase-helpdesk voor activering en specifieke werkwijze.

ELS koppeling

Koppeling ELS (Examenloket)

Cursusresultaten aanleveren bij ELS

Inleiding

ELS (Examenloket) is een externe registratie voor examenresultaten van cursussen. WorkBase stuurt automatisch cursusresultaten naar ELS na afronding van een cursus.

• Activeer via Beheer > Instellingen > Planning > ELS.
• Voer ELS-api-gegevens in.
• Na cursus: resultaten worden automatisch doorgestuurd.

Aangepast bevestigingsproces

Specifieke klant-bevestigingsflow

Inleiding

Een aanpassing op maat: aangepaste bevestigingsmails en een eigen aanmeldprocedure voor cursussen.

• Activering alleen via WorkBase-helpdesk.
• Geef bij de klant aan dat deze flow actief is.

Instellingen - Mailchimp

Instellingen — Mailchimp

Koppeling met Mailchimp voor e-mailmarketing

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor de Mailchimp-koppeling. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

13. Mailchimp

13.1 API-keys

API