WorkBase

Koppelingen

Handleiding · 9 onderwerpen

In dit hoofdstuk
  1. Exact Online
  2. SnelStart
  3. MultiSafepay
  4. WooCommerce en WordPress
  5. Branchekoppeling inkoop en productgegevens
  6. ELS koppeling
  7. Aangepast bevestigingsproces
  8. AI Connector
  9. Instellingen - Mailchimp

Exact Online

Relaties en facturen doorzetten naar uw boekhouding in Exact Online

De koppeling aanzetten

  1. Ga naar Beheer > Instellingen.
  2. Klik links op Database > Koppeling.
  3. Kies rechts bij Databases voor Exact Online.
  4. Klik op Test koppeling om te controleren of het werkt.

Debiteurnummer en relatienummer op elkaar afstemmen

Bij Debiteur nr. en Relatienr. bepaalt u hoe die twee nummers zich tot elkaar verhouden. U heeft drie keuzes: Geen koppeling, Koppeling, of Koppeling, alleen bedrijven.

Bij de laatste twee gebeurt dit:

  • importeert u een relatie uit een andere administratie, dan wordt het relatienummer gelijk aan het debiteurnummer daaruit;
  • maakt u een relatie aan, dan wordt het debiteurnummer gevuld met het relatienummer. Bij alleen bedrijven gebeurt dat pas bij het bewaren.

Zo verwijzen beide administraties naar hetzelfde nummer, en hoeft u bij een factuur niet te zoeken welke klant het is.

Eerst de relaties, dan de facturen

Een factuur kan alleen doorgeboekt worden als de klant al in Exact Online bestaat. Zet dus eerst de relaties door:

  1. Ga naar Beheer > Import/Export.
  2. Klik op Kies Tabel en dan Gewijzigde debiteuren.
  3. Links ziet u de relaties in Exact Online, rechts de nieuwe en gewijzigde relaties in WorkBase.
  4. Klik op Export naar Exact Online.

Daarna de facturen:

  1. Ga naar Logistiek > Factureren > Factuurhistorie.
  2. Zet het filter Doorgeboekt? op Nog NIET doorgeboekt en klik op Vernieuwen.
  3. Selecteer de facturen en klik bovenin op Naar adm.

Als het misgaat

Twee foutmeldingen komen het vaakst voor, en beide zijn eenvoudig op te lossen:

  • Kan debiteur 3 niet vinden in Exact Online - de relatie staat er nog niet in. Zet eerst de relatie door.
  • Artikel 'TEST2' heeft geen artikelgroep - open de artikelkaart en kies een artikelgroep.

Ook bij het doorzetten van relaties kan het misgaan: Exact Online controleert het btw-nummer. Klopt dat niet, dan wordt de relatie daar niet aangemaakt.

Artikelen

U kunt artikelen uit Exact Online importeren en ernaartoe exporteren. Let op: bij het exporteren worden er geen artikelen in Exact aangemaakt.

Elke aanroep naar Exact wordt gelogd, zodat achteraf te zien is wat er is uitgewisseld.

SnelStart

Relaties, crediteuren en facturen uitwisselen met SnelStart

Eerst in SnelStart

De koppeling werkt alleen als de gateway van SnelStart aanstaat.

  1. Klik in SnelStart op Beheer en dan op Licentie.
  2. Controleer dat bij de uitbreidingen Integratie is aangevinkt.

De koppeling instellen in WorkBase

  1. Ga naar Beheer > Instellingen.
  2. Klik links op Database > Koppeling > SnelStart, gevolgd door het versienummer. Dat nummer verandert met de versie van SnelStart, dus schrik niet als het bij u anders is.
  3. Klik bij Online inloggen op Wijzig inloggegevens en vul het e-mailadres en wachtwoord in waarmee u bij SnelStart inlogt. Met Wis inloggegevens haalt u ze weer weg.
  4. Klik op Kies administratie om te testen: verschijnt het administratiekeuze-scherm van SnelStart, dan kloppen de gegevens.

Welke administratie

Bij Database geeft u aan waar de administratie staat.

  • Met keuzescherm - de gebruiker kiest elke keer zelf de administratie.
  • Lokaal - vul de map in (leeg laten mag als de administratie in de standaardmap staat), de databasenaam precies zoals SnelStart hem toont, en de gebruikersnaam. Let op de spaties in die naam.
  • SQL database - voor een netwerkadministratie. Klik op Instellingen om de SQL-koppeling in te richten.

Voor de SQL-variant kijkt u in SnelStart bij Administratie; daar staat de lijst van recent gebruikte administraties. Staat er iets als \\SERVER\SNELSTART\Lange administratienaam met spaties, dan is alles vóór de administratienaam de servernaam - in dit geval SERVER\SNELSTART. Let goed op of er een backslash of een gewone slash staat.

Kies voor geïntegreerde Windows-beveiliging, en tik de servernaam en de administratienaam met de hand in. Gebruik de keuzelijst niet: een gewone gebruiker heeft te weinig rechten om de lijst met administraties te zien, dus die is vaak leeg.

Twee instellingen die u niet moet vergeten

  • Grootboekrekening - de code van het dagboek waar de verkoopfacturen naartoe geboekt worden, bijvoorbeeld 1300.
  • Btwsoort bij 0%-btw - SnelStart werkt niet met percentages maar met btw-types (hoog/laag). Staat er in WorkBase 0%, dan wordt het type gebruikt dat u hier kiest.

De koppeling aanzetten

  1. Ga naar Beheer > Instellingen en klik links op Database > Koppeling.
  2. Kies rechts bij Databases voor SnelStart met het versienummer.
  3. Klik op Test koppeling.

Bij Debiteur nr. en Relatienr. stelt u af hoe die nummers in WorkBase gevuld worden; dat werkt hetzelfde als bij Exact Online.

Crediteuren doorzetten

  1. Ga naar Beheer > Import/Export.
  2. Klik linksboven op Crediteuren, of op Gewijzigde crediteuren als u alleen de wijzigingen wilt.
  3. Links staan de crediteuren in SnelStart, rechts de relaties in WorkBase met een ingevuld crediteurnummer.
  4. Klik op Export naar SnelStart.

Meegestuurd worden naam, adres, postcode, plaats, landcode, telefoon, mobiel en fax.

MultiSafepay

Een betaallink meesturen en zien of de klant betaald heeft

Inleiding

MultiSafepay is een betaalprovider. U stuurt de klant een link mee, hij betaalt online - bijvoorbeeld met iDEAL - en u kunt in WorkBase zien of dat gelukt is.

Een betaallink kunt u meegeven aan een verkoopofferte en aan een verhuurbon.

Eenmalig instellen

  1. Vraag uw API-key op bij MultiSafepay.
  2. Ga naar Beheer > Instellingen en kies links Verkoop > MultiSafepay.
  3. Vink Gebruik MultiSafepay aan en vul bij API-key de key in.

Werkt u met meerdere administraties, vul dan ook de Administratie-code in. MultiSafepay verwacht namelijk dat elke betaallink onder één API-key een uniek nummer heeft, en WorkBase bouwt dat nummer mede uit deze code op. Geef elke administratie een eigen code - wat u kiest maakt niet uit, als het maar verschilt. Heeft u één administratie, dan kunt u het veld leeg laten.

Een betalingsconditie maken

Of er een betaallink ontstaat, hangt af van de betalingsconditie op de bon. Maak er daarvoor een aan:

  1. Ga naar Bestanden > Zoek Tabellen en kies links Betalingsconditie.
  2. Klik op Toevoegen.
  3. Zet Betaallink? op Offerte of op Verhuurbon, al naar gelang waar u hem voor gaat gebruiken.

U heeft dus twee betalingscondities nodig als u het voor allebei wilt gebruiken.

Een bon met betaallink versturen

  1. Kies op de offerte of de verhuurbon de betalingsconditie met de betaallink.
  2. Maak de bon definitief: klik op Afdrukken en kies in het afdrukscherm voor Verwerken.
  3. De betaallink is nu aangemaakt; mail de bon naar de klant.

De link ontstaat dus pas bij het definitief maken - een concept-offerte heeft er nog geen.

Controleren of er betaald is

Open de offerte of de verhuurbon en klik op de knop MultiSafepay. U ziet dan of de klant betaald heeft.

WooCommerce en WordPress

Artikelen naar uw webshop, bestellingen terug in WorkBase

Wat de koppeling doet

De koppeling verbindt WorkBase met een webshop in WordPress met de plugin WooCommerce. Het verkeer gaat twee kanten op:

  • Naar de webshop - uw webartikelen, met hun afbeeldingen, tags en categorieën.
  • Naar WorkBase - een bestelling die in de webshop binnenkomt, komt in WorkBase binnen als webbon, ter controle. Per webshop is ingesteld wat zo'n bestelling in WorkBase wordt, bijvoorbeeld een order, een verhuurbon, een reservering of een offerte.

Daarna houdt de koppeling de status bij: wordt de bon in WorkBase gefactureerd, dan staat de bestelling in de webshop op voltooid; wordt hij geannuleerd of verwijderd, dan op geannuleerd.

Wat er nodig is

  • De module Internetconnector; daarmee voert u de gegevens voor het web in.
  • De WorkBase REST-service op uw server. De poort ervan (standaard 3052) staat open voor inkomend en uitgaand verkeer, en de router stuurt hem door naar die server. Het externe IP-adres of de domeinnaam moet bekend zijn. Zie Apps - algemene inleiding voor het instellen van de REST-server.
  • Aan de kant van de webshop: WordPress met WooCommerce. De koppeling zelf richt WorkBase per webshop voor u in.

Artikelen klaarzetten voor de webshop

  1. Open de artikelkaart en klik links op Web.
  2. Kies bij Actief? voor Wel actief: het artikel is nu een webartikel.
  3. Vul Title, Content en Tags in. De Title ziet de klant op de website; zoekmachines gebruiken alle drie.
  4. Voeg op de tab Web-afbeeldingen de afbeeldingen toe. De eerste afbeelding in WorkBase is ook de eerste afbeelding op de website; met Maak default en de pijltjes bepaalt u de volgorde.
  5. Koppel het artikel aan een of meer webgroepen (tab Web subgroepen). Die groepen worden de categorieën in de webshop.

Bij een webartikel kunt u ook alternatieven (Up sell) en aanvullingen (Cross sell) vastleggen; die gaan mee naar de webshop. Met Genereren vult WorkBase ze zelf, op basis van wat vaak samen op verhuurbonnen staat.

Webgroepen

Webgroepen maakt u aan via Web > Bestanden > Hoofdgroep en Subgroep: Toevoegen, Code en Omschrijving invullen, en bij een subgroep de hoofdgroep waar hij onder valt. Een code moet uniek zijn over alle webgroepen. U kunt ook een groep onder een subgroep hangen, en aan elk niveau artikelen koppelen. Met de knop Volgorde bepaalt u de volgorde van de groepen en verbergt u een groep zonder hem te verwijderen.

Branchekoppeling inkoop en productgegevens

Koppeling met een branchesysteem

Specifieke branche-koppeling

Inleiding

Deze koppeling is bedoeld voor een specifieke branche. WorkBase wisselt gegevens uit met het systeem van die leverancier, voor inkoop en productgegevens.

  • Neem contact op met de WorkBase-helpdesk voor activering en specifieke werkwijze.

ELS koppeling

Examenmomenten doorzetten naar ELS en de uitslagen terughalen

Wat de koppeling doet

ELS is het examensysteem waarin examens worden vastgelegd. Met de koppeling zet u een planning uit WorkBase door naar ELS als examenmoment, met de cursisten en het examen dat zij doen. Na het examen haalt u de uitslag per cursist terug in WorkBase: geslaagd, niet geslaagd of afwezig.

Instellen

  1. Ga naar Beheer > Instellingen > Planning > ELS.
  2. Klik op Wijzig inloggegevens en vul het Client secret in dat u voor ELS heeft gekregen.
  3. Klik op Bewaar inloggegevens en controleer de verbinding met Test koppeling.

Zodra er een client secret is ingevuld, staan op de planning de knoppen ELS en ELS resultaat. ELS en VCA gaan niet samen: met een ELS-koppeling verdwijnen de VCA-knoppen van de planning. Zie voor VCA VCA, AOC en NIBHV.

Een planning doorzetten naar ELS

  1. Open de planning.
  2. Controleer dat er een plandatum en een adres zijn ingevuld; zonder adres kunt u de planning niet doorzetten.
  3. Klik op ELS. U ziet datum, tijd en module van de planning.
  4. Kies de Organisatie, het Examen, het Examenonderdeel en de Taal. U ziet ook het examenpersoneel en de cursisten die meegaan.

Een planning zonder cursisten kunt u ook doorzetten, maar dan kunt u nog geen examen kiezen: in ELS hangt het examen aan de cursist, niet aan het examenmoment. Koppel dus eerst de cursisten als u het examen meteen wilt meegeven.

De uitslag ophalen

Klik na het examen op de planning op ELS resultaat. WorkBase haalt dan per cursist de uitslag op uit ELS en legt die vast: geslaagd, niet geslaagd of afwezig.

Aangepast bevestigingsproces

Bevestigingen aan cursisten: vaste bijlage, eigen onderwerp en de juiste afzender

Inleiding

Bij het bevestigen van cursisten kunt u drie dingen naar uw hand zetten: een document dat standaard als extra bijlage meegaat, het onderwerp van de e-mail, en het adres waarvandaan de e-mail vertrekt.

Een vaste tweede bijlage bij elke bevestiging

  1. Ga naar Relaties > Documenten en klik op Toevoegen.
  2. Selecteer het document dat bij elke bevestiging mee moet.
  3. Dubbelklik op het document in het overzicht.
  4. Klik op Wijzigen achter de tekst Dit document wordt niet meegestuurd met bonnen.
  5. Vink Bevestiging aan.

Twee extra mogelijkheden:

  • Niet samenvoegen - het document wordt niet samengevoegd met de andere pdf-bijlagen van de e-mail. Dit veld ziet u alleen als in de instellingen een programma voor het samenvoegen van pdf's is ingevuld.
  • Alleen bij één activiteit - klik op Wijzigen achter Dit document is niet gekoppeld en kies een activiteit. Het document gaat dan alleen mee met bevestigingen van die activiteit.

Meer over documenten meesturen en pdf's samenvoegen staat bij Documenten beheren.

Het onderwerp van de e-mail aanpassen

  1. Selecteer de cursisten en klik op Bevestigen.
  2. Typ bij Onderwerp het onderwerp van de e-mail.

Bij het openen van dit scherm staat er het onderwerp dat u de vorige keer heeft ingevoerd.

Versturen vanaf het juiste e-mailadres

  1. Ga naar Beheer > Instellingen > Berichten > SMTP.
  2. Vul bij Afzender het adres in waarvandaan u via WorkBase mailt.
  3. Wilt u kunnen kiezen uit meer adressen, klik dan op de toevoegen-knop en zet elk adres op een eigen regel.
  4. Bij Medewerker kiest u of ook het e-mailadres van de medewerker zelf in de afzenderlijst komt.

Verstuurt u daarna uitnodigingen of bevestigingen, dan kiest u uit deze afzenders.

AI Connector

Vragen stellen over uw eigen WorkBase-gegevens, in gewone taal, vanuit uw AI-assistent

Wat de AI Connector doet

Met de AI Connector koppelt u WorkBase aan uw AI-assistent, zoals Claude (van Anthropic) of ChatGPT (van OpenAI). Het werkt met elke assistent die eigen koppelingen volgens de MCP-standaard ondersteunt. Daarna stelt u in die assistent vragen over uw eigen administratie, in gewone taal:

  • "Welke facturen van Bouwbedrijf Jansen staan nog open, en hoe lang al?"
  • "Wat is er het afgelopen jaar aan machine 1234 gedaan?"
  • "Welke contracten lopen de komende drie maanden af?"
  • "Wat staat er volgende week in de planning?"
  • "Welke tien klanten hadden dit jaar de meeste omzet, en hoe was dat vorig jaar?"

De assistent zoekt het antwoord op in uw WorkBase-administratie en legt het uit, zet het in een tabel of vat het samen. U hoeft niet te weten in welk scherm het staat.

Lezen binnen uw eigen rechten, wijzigen alleen na uw akkoord

  • De AI Connector leest. Wijzigen kan op drie manieren, elk pas nadat u in het gesprek bevestigt wat er gebeurt: relaties aanmaken uit een lijst, cursisten aanmaken en losse velden van een relatie wijzigen (zie Wat de AI mag wijzigen hieronder). Verwijderen kan nooit.
  • Alleen wat u in WorkBase mag zien. U logt in met uw eigen WorkBaseClient-inlog, en de assistent ziet alleen wat de medewerker die daaraan gekoppeld is volgens zijn rechten in WorkBase mag zien. Mag een medewerker bijvoorbeeld de planning of de financiële gegevens niet zien, dan kan de assistent die voor hem ook niet opvragen.
  • Wachtwoorden en andere gevoelige velden zijn nooit op te vragen, ook niet voor een beheerder.

Wat u nodig heeft

  1. De module AI Connector op uw WorkBase-licentie. Die zetten wij voor u aan; vraag ernaar via uw vaste contactpersoon of sales@workbase.nl.
  2. Een WorkBaseClient-inlog met e-mailadres, gekoppeld aan een medewerker. De AI Connector werkt alleen met de inlog van het WorkBase-programma: het e-mailadres en wachtwoord waarmee u WorkBaseClient opstart. Logt een medewerker nog niet met een e-mailadres in, vraag dan naar de mogelijkheden.
  3. Een account bij een AI-assistent die eigen koppelingen ondersteunt. Welk abonnement daarvoor nodig is, verschilt per aanbieder:
    • Claude: elk abonnement. Met het gratis abonnement kunt u één eigen koppeling hebben, met Pro, Max, Team en Enterprise meer.
    • ChatGPT: Plus, Pro, Business, Enterprise of Edu, en alleen in de browser (niet in de app op uw telefoon). Met het gratis abonnement kan het niet.

Het adres van de koppeling is voor elke assistent hetzelfde: https://mcp.workbase.nl/mcp

Koppelen in Claude (Pro of Max)

  1. Open Claude in de browser of de app en ga naar Customize > Connectors.
  2. Kies Add custom connector.
  3. Geef de koppeling een naam, bijvoorbeeld WorkBase, en vul bij het adres in: https://mcp.workbase.nl/mcp
  4. Klik op Add en daarna op Connect.
  5. Er opent een inlogpagina van WorkBase. Log in met het e-mailadres en wachtwoord waarmee u WorkBaseClient opstart en klik op Inloggen en toestaan.

U hoeft bij de geavanceerde instellingen niets in te vullen.

Claude Team of Enterprise: de eigenaar van het Claude-account voegt de koppeling één keer toe voor de hele organisatie, via Organization settings > Connectors, met hetzelfde adres. Daarna kiest elke medewerker zelf Connect en logt in met zijn eigen WorkBaseClient-inlog; zo krijgt ieder zijn eigen rechten.

Koppelen in ChatGPT (Plus of Pro)

  1. Open ChatGPT in de browser en zet in de Settings de Developer mode aan. OpenAI noemt dit zo omdat eigen koppelingen daar thuishoren; voor de AI Connector is het veilig: die leest, en wijzigt alleen wat u zelf bevestigt.
  2. Maak bij de apps van ChatGPT met de plusknop een nieuwe app. Geef hem een naam, bijvoorbeeld WorkBase, vul bij het adres https://mcp.workbase.nl/mcp in en kies bij de inlogmethode OAuth.
  3. Er opent een inlogpagina van WorkBase. Log in met het e-mailadres en wachtwoord waarmee u WorkBaseClient opstart en klik op Inloggen en toestaan.

OpenAI past de menunamen geregeld aan. Kunt u een stap niet vinden, zoek dan in de hulppagina's van ChatGPT op developer mode.

ChatGPT Business, Enterprise of Edu: daar maakt een beheerder van het ChatGPT-account de app aan via de werkruimte-instellingen (Workspace settings > Apps) en publiceert hem voor de organisatie. Daarna logt elke medewerker één keer in met zijn eigen WorkBaseClient-inlog.

De koppeling gebruiken

  • Kies de koppeling in het gesprek waarin u hem wilt gebruiken: in Claude via het menu met de koppelingen onder het invoervak, in ChatGPT via het plusmenu. Noemt u WorkBase in uw vraag, dan weet de assistent ook dat hij daar moet kijken.
  • Claude vraagt standaard toestemming voordat hij iets in WorkBase opzoekt. Voor het opzoeken kunt u daar gerust altijd toestaan kiezen; bij een wijziging laat de assistent u altijd eerst zien wat hij gaat doen.
  • Heeft uw licentie meer dan één administratie, dan noemt de assistent ze en vraagt hij zo nodig welke u bedoelt. U kunt het ook zelf in uw vraag zeggen.
  • Uw eigen veldnamen komen mee: heeft u een vrij veld op de relatiekaart hernoemd naar bijvoorbeeld "Demo gegeven op", dan begrijpt de assistent een vraag daarover.

Wat de AI mag wijzigen

Sinds november 2026 kan de assistent drie dingen in WorkBase vastleggen. Alles daarbuiten blijft lezen: bonnen, facturen, planning, artikelen en voorraad kan hij via de koppeling niet aanmaken of veranderen, en verwijderen kan hij nooit.

Voor alle drie geldt hetzelfde:

  • Eerst bevestigen. De assistent laat u eerst zien wat hij gaat versturen: de lijst zoals hij die gelezen heeft, of per veld de huidige en de nieuwe waarde. Pas na uw akkoord legt hij het vast. Daarna meldt hij per regel wat er gebeurd is, ook wat is overgeslagen en waarom.
  • Zichtbaar in WorkBase. Elke aangemaakte of gewijzigde relatie krijgt een notitie met de datum, de vermelding AI Connector, de naam van de medewerker en de bron; bij een wijziging staat per veld de oude en de nieuwe waarde erbij. Daarnaast krijgt u een controletaak in WorkBase met dezelfde regels, zodat u het kunt nakijken.
  • Binnen uw rechten. Aanmaken vraagt het WorkBase-recht Relatie > Nieuw, wijzigen het recht Relatie > Wijzigen. Heeft de medewerker achter de inlog dat recht niet, dan biedt de assistent de mogelijkheid niet aan.
  • Hooguit vijftig per keer. Een langere lijst verwerkt de assistent in delen.

Relaties aanmaken uit een lijst. Geef de assistent een lijst met bedrijven of klanten (een csv-, Excel- of pdf-bestand, een e-mail of getypte regels) en hij maakt ze als relatie aan: naam, adres, postcode, plaats, land, telefoon, e-mail, KvK-nummer en btw-nummer. Een nieuwe relatie is meteen actief. Staat een relatie al in WorkBase, dan wordt die niet overschreven: alleen lege velden worden aangevuld. Een bestaande relatie wordt herkend aan het KvK-nummer, het btw-nummer, het e-mailadres of postcode plus huisnummer, en nooit aan de naam alleen; geef dus waar het kan een adres of nummer mee, anders komt een naamgenoot er twee keer in.

Cursisten aanmaken uit een lijst. Hetzelfde voor deelnemers aan een cursus of opleiding: achternaam, voorletters, tussenvoegsel, geboortedatum, geslacht en contactgegevens, gekoppeld aan de werkgever die de cursus afneemt. Een bestaande cursist wordt herkend aan het e-mailadres, of aan voorletters, tussenvoegsel, achternaam en geboortedatum samen. Bij een nieuwe cursist noemt de assistent mogelijke dubbelen (dezelfde achternaam met dezelfde voorletters of geboortedatum); ontdubbelen doet u zelf in WorkBase. Zegt u dat de geboortedatum nodig is, bijvoorbeeld voor een certificaat, dan slaat hij regels zonder geboortedatum over.

Velden van een relatie wijzigen. Van een bestaande relatie kan de assistent losse velden aanpassen: telefoon, mobiel, fax, website, KvK-nummer, btw-nummer, e-mailadres, het bezoekadres (adres, postcode, plaats, land) en uw eigen vrije velden, onder de naam die u er zelf aan gaf. Alleen de velden die u noemt veranderen. Niet via de koppeling: de naam, bankgegevens, het debiteur- of crediteurnummer en keuzevelden met een opzoeklijst zoals categorie en branche; die wijzigt u in WorkBase zelf. Een veld leegmaken moet u uitdrukkelijk vragen, en een waarde die al zo in WorkBase staat telt niet als wijziging.

Voorbeelden van wat u kunt vragen:

  • "Maak uit de bijgevoegde lijst de relaties aan in WorkBase."
  • "Zet het telefoonnummer van Bouwbedrijf Jansen op 0251-123456."
  • "Vul bij Jansen het veld Demo gegeven op in met vandaag."

Heeft u de koppeling gemaakt voordat deze mogelijkheden er waren, dan ziet uw assistent ze pas nadat u de koppeling loskoppelt en opnieuw koppelt; hoe dat gaat staat onder Meldingen hieronder. Vraagt u de assistent iets te wijzigen en zegt hij dat hij dat niet kan, dan is dat meestal de oorzaak.

Uw gegevens

Uw vraag en het antwoord lopen via de AI-dienst die u zelf kiest. Daarvoor gelden de voorwaarden van die aanbieder (Anthropic bij Claude, OpenAI bij ChatGPT) en de instellingen van uw eigen account daar.

Wij bewaren geen antwoorden. Voor beveiliging en support registreren we wie wanneer welke vraag stelde, bij een eigen vraag ook de databasevraag zelf (daarin kan bijvoorbeeld de naam van een klant staan waar u naar vroeg). Het logboek van de koppeling wordt na 30 dagen automatisch verwijderd.

Meldingen

  • De AI-koppeling staat niet op uw WorkBase-licentie — de module is (nog) niet aangezet. Neem contact met ons op.
  • E-mail of wachtwoord onbekend — gebruik het e-mailadres en wachtwoord waarmee u WorkBaseClient opstart. Na tien mislukte pogingen is het inloggen een kwartier geblokkeerd.
  • Uw WorkBase-licentie is beëindigd — de koppeling werkt alleen bij een lopende licentie.

Voegen wij nieuwe soorten vragen of nieuwe mogelijkheden toe, dan ziet de assistent die pas nadat u de koppeling ververst. In Claude verwijdert u de koppeling bij Connectors, voegt hem weer toe en logt opnieuw in; in ChatGPT kiest u bij de app Refresh.

De koppeling blijft staan zolang u hem gebruikt. Na drie maanden zonder gebruik vraagt de assistent u opnieuw in te loggen. Wilt u de koppeling stoppen, verwijder hem dan in de instellingen van uw assistent.

Instellingen - Mailchimp

WorkBase verbinden met uw Mailchimp-account

Wat de koppeling doet

Met de module Mailchimp wisselt WorkBase gegevens uit met Mailchimp, het programma voor e-mailmarketing. In WorkBase verschijnt een tab Mailchimp. Daar haalt u uw lijsten uit Mailchimp op, met de deelnemers (de e-mailadressen) die erop staan. WorkBase koppelt elke deelnemer aan het e-mailadres in WorkBase; een adres dat WorkBase nog niet kende, wordt toegevoegd.

We gaan ervan uit dat u al een account bij Mailchimp heeft en daar de weg kent.

1. Een API-key aanmaken in Mailchimp

Aan de kant van Mailchimp is maar één ding nodig: een API-key. U kunt er een of meer aanmaken, bekijken en verwijderen.

  1. Log in bij Mailchimp en ga naar Account > Extras > API keys.
  2. Klik op Create key. De nieuwe key verschijnt op het scherm; kopieer hem.

2. De key invullen in WorkBase

  1. Ga naar Beheer > Instellingen > Mailchimp > API-keys. Deze tab is alleen zichtbaar met de module Mailchimp.
  2. Vul bij API de Gebruikersnaam en de API-key in.
  3. Klik op Test koppeling om te controleren of WorkBase Mailchimp bereikt.

3. Lijsten en deelnemers ophalen

  1. Klik in het hoofdscherm op de tab Mailchimp.
  2. Open via Bestanden het overzicht Lijst.
  3. Klik op Sync. WorkBase haalt alle lijsten op en daarna per lijst de deelnemers.

Het resultaat ziet u onder Bestanden > Deelnemer. Wie de tab Mailchimp mag zien, regelt u met het recht Mailchimp tab.