Apps (mobiel)

Apps - algemene inleiding

Overzicht van alle WorkBase mobile apps

Inleiding

WorkBase heeft een uitgebreide suite mobile apps voor tablets en smartphones. Per bedrijfstak is een app beschikbaar:

Installatie

• Download de app uit de App Store (iOS) of Play Store (Android).
• Log in met uw WorkBase-inlog.
• Koppel aan uw administratie (server-URL).

Vereisten

Voor alle apps: werkende REST-server in WorkBase (module RESTServer & API).

Service-app

Servicemeldingen afhandelen op locatie

Voor monteurs die reparatie en service bij de klant uitvoeren. De app toont de servicemeldingen die voor hem zijn ingepland, per dag of per week. Onderweg en op locatie legt hij met vier knoppen vast waar hij is - Start rijden, Gearriveerd, Begin werken en Klaar met werken - zodat de tijdregistratie meeloopt zonder dat iemand er achteraf naar hoeft te gissen. De bon wordt ter plekke afgesloten met de handtekening van de klant.

Functionaliteit

• Open servicemeldingen van vandaag/morgen/deze week
• Start rijden / Gearriveerd / Begin werken / Klaar met werken (time tracking)
• Artikelen scannen en registreren
• Foto’s toevoegen
• Handtekening klant
• Bon afronden

Werkwijze

• Medewerker opent app en ziet zijn planningen.
• Open een melding, klik op Start rijden.
• Bij klant: Gearriveerd, Begin werken.
• Registreer onderdelen, tijd.
• Afronden, handtekening, klaar.

Verhuur-app

Verhuurbonnen bezorgen en halen met app

Functionaliteit

Verhuringen en reserveringen die je hebt aangemaakt in WorkBase kun je inscannen via de App. Je kunt dan foto’s maken van de apparaten die je verhuurt en je laat de klant een handtekening zetten.

• Lijst van te bezorgen bonnen
• Lijst van te halen bonnen
• Scannen van barcode/QR
• Foto's vooraf/na
• Handtekening klant
• Breuk registreren bij retour

Bezorg- en haalbon-app

Lichte variant van Verhuur-app voor alleen bezorg/haal

Inleiding

Deze app is een ingekorte versie van de Verhuur-app, alleen voor het bezorgen en ophalen van verhuurartikelen. Voor simpele chauffeursrollen.

Functionaliteit

• Openstaande bezorgingen
• Openstaande ophalingen
• Handtekening
• Foto’s

Reparatiemelding-app

Werkplaats-app voor reparaties

De werkplaatsvariant: voor reparaties die niet bij de klant maar in de eigen werkplaats gebeuren. De monteur ziet welke reparaties openstaan, schrijft zijn uren per reparatie en scant de onderdelen die hij gebruikt, waarna die van de voorraad worden afgeboekt. Wat hij aantreft legt hij vast als diagnose, met foto's erbij.

Functionaliteit

• Openstaande reparaties in de werkplaats
• Urenregistratie per reparatie
• Onderdelen scannen en afboeken van voorraad
• Diagnose documenteren
• Foto’s
• Afronden

Magazijn-app

Voor magazijnmedewerkers: scannen, plaatsen, inventarisatie

Voor magazijnmedewerkers. Alles wat het magazijn in- en uitgaat gaat langs de scanner: de ontvangst van een bestelling, de uitgaande levering en het verplaatsen tussen locaties. Ook de voorraadtelling loopt via de app, zodat een inventarisatie niet eerst op papier hoeft en daarna overgetypt.

Functionaliteit

• Inkomende goederen scannen (ontvangst)
• Uitgaande goederen (levering)
• Verplaatsen tussen locaties
• Voorraadtelling (inventarisatie)
• Per artikel barcode scannen

Blus-Controle-app

Inspectie van brandblussers en veiligheidsvoorzieningen

Inleiding

Voor bedrijven die brandblus-controle en keuring uitvoeren bij klanten. De app begeleidt de inspecteur door een checklist per blusser/apparaat.

Functionaliteit

• Lijst van te controleren locaties
• Per locatie: alle blussers/apparaten
• Checklist: drukcontrole, zegel, plombe, etiket
• Foto’s bij afkeur
• Automatisch certificaat en rapport

Brandstof, Retour, Transfer

Brandstof-app, Retour-app, Transfer-app

Drie specifieke chauffeursfuncties

Brandstof-app

Registreer tankbeurten van voertuigen: datum, aantal liter, kilometerstand, kosten.

Retour-app

Specifiek voor retour-registratie: welke verhuurartikelen komen retour, welke zijn beschadigd/kwijt.

Transfer UIT en IN-app

Voor verplaatsing van artikelen tussen magazijnen of voertuigen. Registreert van-naar, aantal, tijdstip.

Klanten-app

App voor eindklanten om facturen en bonnen in te zien

Inleiding

Met de Klanten-app kunnen uw klanten:

• Facturen bekijken en betalen
• Verhuuringen inzien
• Documenten downloaden
• Servicemeldingen aanmaken
• Contactgegevens bijwerken

Activeren per klant

• Open relatiekaart.
• Tab App-toegang.
• Registreer een gebruikersaccount (e-mail).
• Klant krijgt uitnodigingsmail.

Apps instellen en aanpassen

Apps - instellen en aanpassen

Invoervelden aanpassen en app-gedrag configureren

Inleiding

De apps zijn aanpasbaar in WorkBase: welke velden zichtbaar, welke knoppen actief, welke kleuren, enzovoort.

Servicemelding-app aanpassen

• Ga naar Beheer > Instellingen > Web > App, service.
• Configureer knoppen (Start rijden, Begin werken, etc.).
• Kies lay-out voor body en bijlagen.
• Klik Bewaar.

Verhuur-app aanpassen

Zie Instellingen - Apps (4.5 App, verhuur en 4.6 Bezorg-/haalbon).

Blus-Controle-app uitgebreid

Blus-Controle-app - uitgebreide werkwijze

Complete inrichting en gebruik voor brandblus-inspectie

Inleiding

Deze handleiding beschrijft de volledige inrichting en werkwijze van de Blus-Controle-app. De app is bedoeld voor inspecteurs die periodiek brandblussers en andere veiligheidsapparatuur controleren bij klanten.

Instellingen vooraf

• Ga naar Beheer > Instellingen > Contract > Werkwijze.
• Zet Contracttype Service op AAN.
• Klik Bewaar.

Velden activeren

Apparaat

Artikel

• Normtijd: de tijd die nodig is om het artikel te vervangen.

Contract

• Type: stel in op “Service”.
• Servicetijd: verwachte tijd voor uitvoeren van alle controles van het contract.

Apparatuur-categorieën

Koppel apparaten aan een categorie. Per categorie legt u vast:

• Servicetijd bij categorie — extra tijd bij vervangen of controleren
• Artikelen die gefactureerd worden bij keuring/controle

Voorbeeld:

Werkwijze in de app

• Monteur opent de Blus-Controle-app.
• Ziet lijst van te controleren locaties.
• Per locatie: alle gekoppelde apparaten.
• Per apparaat: checklist (drukcontrole, zegel, plombe, etiket, batterij-/elektrodendatum voor AED's).
• Foto's bij afkeur.
• Afronden: automatisch certificaat + rapport.

Facturatie na keuring

• Na de inspectie: keuringen worden in WorkBase vastgelegd.
• Via het contract wordt de keuringsfactuur gegenereerd met de gekoppelde artikelen per categorie.
• Bij afgekeurde apparaten: extra artikelen (vervanging, onderhoud) worden automatisch toegevoegd.

Inspectie-formulieren uitgebreid

Inspectie-formulieren-app uitgebreid

Formulieren samenstellen, vragen, score, koppeling aan bon

Inleiding

Met de Inspectie-formulieren-app documenteren medewerkers mobiel checklists (inspectie, controles, veiligheid). Deze handleiding beschrijft het samenstellen van een formulier, werking op de app, en verwerking in WorkBase.

Formulier samenstellen

• Ga naar Service > Inspecties > Formulieren.
• Klik Nieuw.
• Voer titel en omschrijving in.
• Voeg secties toe (bijv. “Buiten”, “Binnen”, “Technische ruimte”).
• Per sectie: vragen toevoegen.

Vraag-typen

Formulier koppelen aan bon

Een formulier kan gekoppeld worden aan een servicemelding, reparatiemelding of eigen bontype:

• Open de bonkaart.
• Tab Formulieren.
• Klik Toevoegen en kies het formulier.
• Het formulier is nu beschikbaar in de app voor de betreffende bon.

In de app invullen

• Medewerker opent de bon in de app.
• Ziet gekoppelde formulieren.
• Doorloopt alle vragen.
• Maakt foto's.
• Laat klant tekenen.
• Submit.

Resultaten verwerken

In WorkBase zijn de ingevulde formulieren terug te zien op de bon. Rapportgeneratoren gebruiken de antwoorden voor PDF-rapporten.

Bij afgekeurde items: automatisch een vervolg-taak of vervolg-servicemelding aanmaken (via Automation).

Instellingen - Apps

Instellingen — Apps (mobiel)

Instellingen voor de mobiele apps (service, verhuur, bezorg, voorraad, planning)

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor de mobiele apps. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

Zie ook:

• Voor de REST-server (nodig om apps te verbinden): zie Instellingen - REST-server en API in de map 50 - Technisch en API.

4.2 App

Laat zien

Opties

4.3 App, service

Reparatiemeldingen

Laat zien

Opties

Knoppen

Lay-outs

4.4 App, servicemeldinglijst

4.5 App, verhuur

Verhuringen

Knoppen

Verhuur lay-outs

Actiebon lay-outs

4.6 App, Bezorg-, haalbon

Print

4.7 App, voorraad

Leveringen

Lay-outs

4.8 App, planning

Planningen

Knoppen

Lay-outs

4.9 App, serienr.kaart

4.10 Locatie

Instellingen

4.11 Mobile App actief