Apps (mobiel)

Apps - algemene inleiding

Wat er in WorkBase klaar moet staan voordat een app werkt

Inleiding

Er zijn drie apps, elk met een eigen licentie: de WorkBase App voor onderweg, de Klanten app voor uw klanten, en de Magazijn app voor de handterminal. De verschillende onderdelen die u verderop in dit hoofdstuk terugvindt - verhuur, servicemeldingen, bezorgen en halen - zijn geen aparte apps maar overzichten bínnen de WorkBase App; welke een medewerker ziet, bepaalt u met rechten. Zie Apps instellen en aanpassen.

De apps praten met WorkBase via de REST-server. Voor elke app is de inrichting hetzelfde: de server bereikbaar maken, de medewerker een licentiecode geven, en bepalen wat hij in de app mag zien.

1. De REST-server

1. Ga naar Beheer > Instellingen > Web > REST-server.
2. Vul bij Servernaam het externe IP-adres van het netwerk in - niet de naam van de pc waarop de server draait. De router moet dat adres doorsturen (port forwarding) naar de machine waarop de REST-server als dienst draait.
3. Vul bij Poort de poort in waarover de communicatie loopt. Zet die poort in de firewall voor beide richtingen open.
4. Klik op Controleer. Krijgt u het versienummer van de REST-server terug, dan klopt het. Krijgt u Geen antwoord, dan komt de verbinding niet tot stand.

2. De licentiecode van de medewerker

1. Ga naar Beheer > Medewerkers en selecteer de medewerker die de app gaat gebruiken.
2. Ga naar het tabblad App en vul de licentiecode in.
3. Klik op Vernieuw om de registratiegegevens op te halen. Daarvoor is een internetverbinding nodig.

Twee dingen om te weten:

• Aan één licentiecode kunt u twee apparaten koppelen. Heeft iemand een telefoon en een tablet, dan kan dat met dezelfde code.
• De code koppelt de app-gebruiker aan een medewerker. Daardoor legt WorkBase vast wie iets heeft gedaan of gewijzigd.

3. Rechten: wat de medewerker in de app ziet

Het hoofdmenu van de app volgt uit de rechten van de medewerker. Wilt u niet dat iedereen alles kan:

1. Selecteer de medewerker in het overzicht en klik op Rechten.
2. Kies links Web en dan App.
3. Zet rechts in de kolom Rechten elk onderdeel op Ja (zichtbaar in de app) of Nee (niet zichtbaar).

In die lijst staan ook onderdelen die niet in de app zitten die u gebruikt; die kunt u negeren.

Herstart daarna de REST-server, anders verandert er niets: Beheer > Instellingen > REST-server > Herstart. Dat geldt ook na het wijzigen van andere app-instellingen. Start ook de app zelf opnieuw op.

4. De app zelf koppelen

1. Open in de app de instellingen.
2. Vul bij Adres het IP-adres in en bij Poort de poort - dezelfde als in WorkBase.
3. Klik op Test verbinding.
4. Vul bij Licentie de licentiecode van deze medewerker in.

Device en Medewerker vullen zichzelf. Staat daar niets, dan is de code niet herkend.

Service-app

Servicemeldingen afhandelen op locatie

Voor monteurs die reparatie en service bij de klant uitvoeren. De app toont de servicemeldingen die voor hem zijn ingepland, per dag of per week. Onderweg en op locatie legt hij met vier knoppen vast waar hij is - Start rijden, Gearriveerd, Begin werken en Klaar met werken - zodat de tijdregistratie meeloopt zonder dat iemand er achteraf naar hoeft te gissen. De bon wordt ter plekke afgesloten met de handtekening van de klant.

Functionaliteit

• Open servicemeldingen van vandaag/morgen/deze week
• Start rijden / Gearriveerd / Begin werken / Klaar met werken (time tracking)
• Artikelen scannen en registreren
• Foto’s toevoegen
• Handtekening klant
• Bon afronden

Werkwijze

• Medewerker opent app en ziet zijn planningen.
• Open een melding, klik op Start rijden.
• Bij klant: Gearriveerd, Begin werken.
• Registreer onderdelen, tijd.
• Afronden, handtekening, klaar.

Verhuur-app

Reserveringen en verhuringen op de telefoon, tot en met de handtekening

Het beginscherm

De verhuur-app heeft drie ingangen:

• Reserveringen - opzoeken, aanpassen, nieuw maken, en omzetten in een verhuurbon.
• Verhuringen - hetzelfde, plus een bezorgbon maken.
• Verhuringen, bezorgen/halen - bezorg- en haalbonnen uitvoeren.

Een bon opzoeken

In de lijst staat per regel rechtsboven de afhaaldatum, rechtsonder de retourdatum, in het midden het bonnummer, en links de relatie met contactpersoon.

U ziet alleen openstaande bonnen: geannuleerde en volledig geretourneerde bonnen staan er niet bij. Hoeveel en welke bonnen u ziet, hangt af van de instelling Laat zien - zie onderaan.

Met het vergrootglas zoekt u op bonnummer of op klantnaam. Zoeken op een deel van het nummer werkt: met 123 of 90 vindt u ook bon 20190123.

Een bon maken

1. Klik op het plus-icoontje.
2. Klik op Kies relatie. Met het vergrootglas zoekt u op relatienummer, naam, adres, postcode en plaats.
3. Vul de bon verder aan.

Op een geopende bon staan het adres en de telefoonnummers van de relatie. Dubbelklik op het adres om het in uw navigatie te openen, en op een telefoonnummer om te bellen. U kunt ook een e-mailadres invullen waar een bericht naartoe gaat zodra de bon klaar is.

De ingangsdatum, duur en retourdatum wijzigt u door op die regel te klikken.

Artikelen

Klik op Artikelen. Per regel ziet u links de artikelcode en de omschrijving, rechts de totaalprijs van die regel - inclusief btw bovenaan, exclusief eronder - en daarnaast het aantal of het gekozen serienummer.

Met het plus-icoontje voegt u een artikel toe. In dat overzicht is de getoonde prijs:

• bij niet-verhuurartikelen de verkoopprijs;
• bij horeca-artikelen de dagprijs;
• bij andere verhuurartikelen de prijs van de tijdseenheid van de bon.

Klik op een regel om het aantal, het serienummer of de tellerstand in te voeren. Regels verwijderen doet u via de knop Edit onderaan.

Serienummers

Heeft u van een reservering met serieartikelen een verhuurbon gemaakt, dan kiest u per regel een serienummer. Het aantal ligt dan vast op 1.

Klik op Serienr. voor de lijst. De kleur zegt of u hem kunt gebruiken:

• groen - aanwezig en te verhuren;
• rood - geblokkeerd of al verhuurd.

U kunt geen bezorgbon maken zolang niet alle serienummers gekozen zijn. Ontbreekt er een, dan krijgt u een melding als Regel 1 KACHEL: Voer een serienr. in; daar staat precies welke regel het is.

Van reservering naar bezorgbon

• Met de knop Verhuurbon zet u een reservering om in een verhuurbon.
• Met de knop Bezorgbon maakt u daar een bezorgbon bij.
• Met de knop Foto hangt u foto's aan de bon.

Instellingen die bepalen wat de monteur ziet

Via Beheer > Instellingen > Web > App, verhuur:

• Laat zien - hoeveel of welke bonnen zichtbaar zijn. Kiest u Aantal, dan ziet hij dat aantal bonnen met de oudste niet-afgewerkte bovenaan. De andere keuzes gaan op datum: Vandaag, Vandaag en morgen, Deze week, Deze maand, of Komende dagen met een aantal erbij.
• Handtekening - normaal sluit de handtekening de bon af. Met Handtekening kan op elk moment gezet worden kan er eerder getekend worden zonder dat de bon dichtgaat.
• Prijzen - of prijzen en het bontotaal in de app zichtbaar zijn.

Twee dingen die vaak misgaan. De datum is bepalend: is de afhaaldatum op de verhuurbon niet ingevuld, dan verschijnt de bon niet in de app - en het is de datum van de computer waarop de REST-server draait die telt. En zolang er geen technicus en plandatum op de bon staan, ziet de monteur hem niet.

Na het wijzigen van een instelling moet u de REST-server herstarten en de app opnieuw opstarten.

Bezorg- en haalbon-app

Lichte variant van Verhuur-app voor alleen bezorg/haal

Inleiding

Deze app is een ingekorte versie van de Verhuur-app, alleen voor het bezorgen en ophalen van verhuurartikelen. Voor simpele chauffeursrollen.

Functionaliteit

• Openstaande bezorgingen
• Openstaande ophalingen
• Handtekening
• Foto’s

Reparatiemelding-app

Werkplaats-app voor reparaties

De werkplaatsvariant: voor reparaties die niet bij de klant maar in de eigen werkplaats gebeuren. De monteur ziet welke reparaties openstaan, schrijft zijn uren per reparatie en scant de onderdelen die hij gebruikt, waarna die van de voorraad worden afgeboekt. Wat hij aantreft legt hij vast als diagnose, met foto's erbij.

Functionaliteit

• Openstaande reparaties in de werkplaats
• Urenregistratie per reparatie
• Onderdelen scannen en afboeken van voorraad
• Diagnose documenteren
• Foto’s
• Afronden

Levering-app

Leveringsbonnen maken en laten aftekenen op locatie

Het beginscherm

Via Leveringen komt u in de lijst van leveringsbonnen. Daar kunt u een bon opzoeken, aanpassen, een nieuwe maken, en hem laten aftekenen.

Per regel staat rechtsboven de leverdatum, rechts in het midden het bonnummer, en links de relatie met contactpersoon. U ziet alleen openstaande bonnen: geannuleerde en afgedrukte bonnen staan er niet bij. Hoeveel bonnen u ziet, volgt uit de instellingen.

Met het vergrootglas zoekt u op bonnummer of klantnaam; een deel van het nummer is genoeg, dus met 123 of 90 vindt u ook 20190123.

Een bon maken

1. Klik in het overzicht op het toevoegen-icoontje.
2. Klik op Kies relatie. Met het vergrootglas zoekt u op relatienummer, naam, adres, postcode en plaats.

Op een geopende bon staan het adres en de telefoonnummers. Dubbelklik op het adres om het in uw navigatie te openen, en op een telefoonnummer om te bellen. U kunt een factuur-e-mailadres en een lever-e-mailadres invullen; daar gaat een bericht naartoe zodra de bon klaar is.

Artikelen

Klik op Artikelen. Per regel ziet u helemaal links het volgnummer op de bon, dan de artikelcode en omschrijving, en rechts de totaalprijs van die regel - inclusief btw bovenaan, exclusief eronder. Daarnaast staan het aantal en de eenheid.

• Toevoegen - klik op het toevoegen-icoontje en kies een artikel. Met het vergrootglas zoekt u op code of omschrijving.
• Aanpassen - klik op de regel om het aantal of de omschrijving te wijzigen, en bewaar met het diskette-icoontje.
• Verwijderen - klik onderin op Edit, vink de regels aan en klik linksonder op Delete. Met Edit gaat het scherm weer terug.

Onderaan de bon staat het totaalbedrag, exclusief en inclusief btw.

Laten aftekenen

1. Klik op Handtekening en laat de klant tekenen.
2. Met Naam wijzigt u de naam van de ondertekenaar.
3. Met Wis haalt u de handtekening weg om opnieuw te laten tekenen.
4. Klik op Bewaar.

Bewaren is het eindpunt: de bon gaat dicht en is daarna niet meer via de app te wijzigen. Controleer de regels dus voordat u laat tekenen. Het scherm springt terug naar het overzicht.

Magazijn-app

Scannen met een handterminal: order, factuur, ontvangst, levering en telling

Voor magazijnmedewerkers. Alles wat het magazijn in- en uitgaat gaat langs de scanner: de ontvangst van een bestelling, de uitgaande levering en het verplaatsen tussen locaties. Ook de voorraadtelling loopt via de app, zodat een inventarisatie niet eerst op papier hoeft en daarna overgetypt.

Inleiding

De magazijn-app draait op een Datalogic-scanner met Android. Alles is ingericht op snelheid: u kiest een relatie of een bon en begint te scannen. Extra gegevens vult u later in WorkBase aan.

Voor de inrichting van de REST-server, de licentiecode en de rechten, zie Apps - algemene inleiding. Voor de magazijn-app zijn verder geen instellingen nodig.

Wat u kunt scannen

Een barcode is voor de app óf de artikelcode, óf wat er in het veld Barcode van dat artikel staat. Scant u hetzelfde artikel meerdere keren, dan loopt het aantal op. Met het pijltje achter een regel opent u hem om het aantal met de hand aan te passen.

Scant u een serienummer, dan zoekt de app zelf het bijbehorende artikel erbij. In de app komt elk serienummer op een eigen regel; in WorkBase worden die regels weer samengevoegd.

Opslaan doet u met het diskette-icoontje rechtsboven.

Order

Hiermee maakt u een order die nog niet in WorkBase bestaat.

1. Scan het relatienummer, of klik op het pijltje achter Relatie en zoek de klant op met het vergrootglas - een deel van de naam volstaat.
2. Scan de artikelen.
3. Klik op het diskette-icoontje.

De order is daarna in WorkBase terug te vinden bij de leveringen.

Factuur

Gaat net zo, maar levert een factuur op. Let op: de app maakt altijd een nieuwe factuur - hij voegt niets toe aan een bestaande. Dat kan later in WorkBase wel.

Achteraf staat de factuur bij de af te drukken facturen, en de bijbehorende levering bij Leveringen afdrukken.

Ontvangst

1. Kies Ontvangst en klik op het pijltje achter Bestelling; u ziet alle nog niet ontvangen bestellingen.
2. Selecteer de bestelling. U ziet per regel hoeveel er nog moet komen en hoeveel er gescand is.
3. Scan de artikelcode. Is het geen serienummerartikel, dan typt u het aantal in of scant u de artikelcode net zo vaak.
4. Bij serienummerartikelen scant u daarna de serienummers. Dat aantal mag afwijken van wat er besteld was.
5. Klik op het diskette-icoontje om de regel vast te leggen, en nogmaals als u klaar bent.

U kunt niet meer ontvangen dan er besteld is. De ontvangst is meteen verwerkt en staat bij de historische ontvangsten.

Levering

Bestaat de order al in WorkBase (Logistiek > Orders > Toevoegen), dan maakt u er in de app een levering bij.

1. Klik op het pijltje rechts voor de lijst van orders waarvoor geleverd kan worden.
2. Selecteer de order.
3. Scan de artikelen en serienummers. Die serienummers zijn nu al bekend in het programma, dus u kunt ze direct gebruiken.
4. Klik op het diskette-icoontje.

De levering staat daarna bij de leveringen die afgedrukt moeten worden.

Inventarisatie

Hiermee legt u de werkelijke aantallen vast. Is er maar één magazijn en één locatie, dan vult de app die zelf in.

1. Scan het artikel, of bij serieartikelen eerst de artikelcode en daarna de serienummers.
2. Klik op het diskette-icoontje; u kunt door naar het volgende artikel.

De telling is nog niet definitief. Ga in WorkBase naar Voorraad > Overig > Inventarisatie, controleer de regels, selecteer ze en klik op Verwerken. Pas dan verandert de voorraad.

De app bijwerken

De magazijn-app staat niet in de Play Store; u werkt hem zelf bij.

1. Open in de app de instellingen via de hamburger rechtsboven. Daar staat of er een nieuwe versie is.
2. Klik op Download en bevestig met OK.
3. Klik op Open en daarna op Install.
4. Klik op Open om verder te werken.

Blus-Controle-app

Inspectie van brandblussers en veiligheidsvoorzieningen

Inleiding

Voor bedrijven die brandblus-controle en keuring uitvoeren bij klanten. De app begeleidt de inspecteur door een checklist per blusser/apparaat.

Functionaliteit

• Lijst van te controleren locaties
• Per locatie: alle blussers/apparaten
• Checklist: drukcontrole, zegel, plombe, etiket
• Foto’s bij afkeur
• Automatisch certificaat en rapport

Brandstof, Retour, Transfer

Brandstof-app, Retour-app, Transfer-app

Drie specifieke chauffeursfuncties

Brandstof-app

Registreer tankbeurten van voertuigen: datum, aantal liter, kilometerstand, kosten.

Retour-app

Specifiek voor retour-registratie: welke verhuurartikelen komen retour, welke zijn beschadigd/kwijt.

Transfer UIT en IN-app

Voor verplaatsing van artikelen tussen magazijnen of voertuigen. Registreert van-naar, aantal, tijdstip.

Klanten-app

App voor eindklanten om facturen en bonnen in te zien

Inleiding

Met de Klanten-app kunnen uw klanten:

• Facturen bekijken en betalen
• Verhuuringen inzien
• Documenten downloaden
• Servicemeldingen aanmaken
• Contactgegevens bijwerken

Activeren per klant

• Open relatiekaart.
• Tab App-toegang.
• Registreer een gebruikersaccount (e-mail).
• Klant krijgt uitnodigingsmail.

Apps instellen en aanpassen

Welke onderdelen een medewerker in de app ziet

Drie apps, en veel overzichten

WorkBase kent drie apps, elk met een eigen licentie:

• WorkBase App - de gewone app voor onderweg;
• Klanten app - voor uw klanten;
• Magazijn app - voor de handterminal, zie Magazijn-app.

Wat er in de WorkBase App te zien is, hangt niet af van welke app u installeert maar van de rechten van de medewerker. Een monteur die alleen servicemeldingen doet en een chauffeur die brengt en haalt gebruiken dezelfde app; ze zien alleen niet hetzelfde.

Waar u het instelt

1. Ga naar Beheer > Medewerkers, selecteer de medewerker en klik op Rechten.
2. Kies links Web en dan App.
3. Zet rechts elk onderdeel op Ja of Nee.

Herstart daarna de REST-server (Beheer > Instellingen > REST-server > Herstart) en start de app opnieuw op. Zonder die herstart verandert er niets, en dat is de gebruikelijke reden dat een wijziging niet lijkt aan te komen.

Wat u aan of uit kunt zetten

Welke regels u ziet, hangt af van uw modules. Onderdelen van een module die u niet heeft, staan er niet bij.

Altijd

• Overzicht: Agenda, Taken, Artikelen, Relaties, Gesprekken
• Overzicht: Scan factuur
• Losse apparaten aanmaken - apparaten die niet aan een artikel hangen
• Knop: laat apparaten van alle relaties zien

Met de module Verhuur

• Overzicht: Verhuur - brengen/halen, reserveringen, verhuringen
• Overzicht: Verhuur, documentatie (alleen met de module Document)
• Scan: bezorg-/haalbon, verhuurbon picken, factuurstop foto, serienr.
• Scan: verhuur, retour, retour (haalbon), brandstof
• Scan: transfer IN, transfer UIT

Met de module Voorraad

• Overzicht: Voorraad, leveringen
• Scan: ontvangst, levering, levering picken, order, bestelling
• Scan: inventarisatie, overboeken, locatie

Met de overige modules

• Service - Overzicht: Servicemeldingen, en Scan servicelocatie
• Planning - Overzicht: Planningen
• Ritplanning - Overzicht: Route

Waarom dit de hoofdstukindeling verklaart

De onderdelen hierboven komen in dit hoofdstuk terug als losse beschrijvingen - de verhuur-app, de bezorg- en haalbon, de servicemeldingen, brandstof en transfer. Dat zijn geen aparte apps om te installeren, maar overzichten binnen dezelfde WorkBase App. Zoekt u er een en ziet u hem niet: kijk dan eerst bij de rechten.

Blus-Controle-app uitgebreid

Blus-Controle-app - uitgebreide werkwijze

Complete inrichting en gebruik voor brandblus-inspectie

Inleiding

Deze handleiding beschrijft de volledige inrichting en werkwijze van de Blus-Controle-app. De app is bedoeld voor inspecteurs die periodiek brandblussers en andere veiligheidsapparatuur controleren bij klanten.

Instellingen vooraf

• Ga naar Beheer > Instellingen > Contract > Werkwijze.
• Zet Contracttype Service op AAN.
• Klik Bewaar.

Velden activeren

Apparaat

Artikel

• Normtijd: de tijd die nodig is om het artikel te vervangen.

Contract

• Type: stel in op “Service”.
• Servicetijd: verwachte tijd voor uitvoeren van alle controles van het contract.

Apparatuur-categorieën

Koppel apparaten aan een categorie. Per categorie legt u vast:

• Servicetijd bij categorie — extra tijd bij vervangen of controleren
• Artikelen die gefactureerd worden bij keuring/controle

Voorbeeld:

Werkwijze in de app

• Monteur opent de Blus-Controle-app.
• Ziet lijst van te controleren locaties.
• Per locatie: alle gekoppelde apparaten.
• Per apparaat: checklist (drukcontrole, zegel, plombe, etiket, batterij-/elektrodendatum voor AED's).
• Foto's bij afkeur.
• Afronden: automatisch certificaat + rapport.

Facturatie na keuring

• Na de inspectie: keuringen worden in WorkBase vastgelegd.
• Via het contract wordt de keuringsfactuur gegenereerd met de gekoppelde artikelen per categorie.
• Bij afgekeurde apparaten: extra artikelen (vervanging, onderhoud) worden automatisch toegevoegd.

Inspecties uitvoeren in de app

De monteur loopt de keuring af, en u ziet het meteen in het programma

Vooraf

Wat er gekeurd moet worden richt u in bij Service: eisen, sjablonen en het contract. Zie Inspecties en inspectiesjablonen. In de app maakt u geen formulieren; daar wordt afgewerkt wat er klaarstaat.

De monteur ziet alleen de meldingen die aan hem zijn toegewezen. Hoeveel er in de lijst staan, hangt af van de instelling Laat zien - zie Apps - algemene inleiding.

Elke knop is een gebeurtenis

Open de melding en werk de knoppen af: Start rijden, Gearriveerd, Begin met werken, en aan het eind Klaar met werken.

Elke druk op zo'n knop legt een event vast in WorkBase, zichtbaar in het overzichtscherm en onderaan de bon. Daarmee is achteraf precies te volgen hoe de dag gelopen is - u hoeft er niet naar te raden en de monteur hoeft niets bij te houden.

Bij Gearriveerd rekent de app de reistijd in minuten zelf uit. Het aantal kilometers vult de monteur in.

De inspecties aflopen

In de melding staat de regel Inspecties met een > erachter; daarachter zit de lijst. De kleur zegt hoe het ervoor staat:

• Geel - nog te keuren
• Groen - goedgekeurd
• Rood - afgekeurd

Tik een regel aan en vul het antwoord in - bij een ja/nee-regel kiest u Ja of Nee. Daarna springt de app door naar de volgende inspectie, zodat u de lijst achter elkaar kunt aflopen.

Elke wijziging gaat meteen naar WorkBase. Op kantoor ziet u de melding bijwerken terwijl de monteur bezig is; u hoeft niet te wachten tot hij klaar is.

Met Terug gaat u van de lijst naar de bon.

De bon aanvullen

Voordat u afsluit kunt u de melding nog bijwerken:

• E-mailadres - controleren of aanvullen, voor de bon die naar de klant gaat.
• Artikelen - open het artikeloverzicht en tik op de plus. Met het vergrootglas zoekt u in het artikelbestand; tik een regel aan om aantal en omschrijving te wijzigen. Wat u toevoegt komt direct op de bon en gaat dus mee in de facturatie - het totaalbedrag verandert meteen.
• Tellerstand - in te voeren als u die bijhoudt.

Scrol in het scherm naar beneden; niet alles staat meteen in beeld. Klik na een wijziging op Bewaar, dan is het ook in WorkBase bijgewerkt.

Afsluiten

Is alles gekeurd en ingevuld, klik dan op Klaar met werken. De servicemelding krijgt de status Afgewerkt, de klant kan tekenen, en eventueel gaat er meteen een bon naartoe.

Instellingen - Apps

Instellingen — Apps (mobiel)

Instellingen voor de mobiele apps (service, verhuur, bezorg, voorraad, planning)

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor de mobiele apps. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

Zie ook:

• Voor de REST-server (nodig om apps te verbinden): zie Instellingen - REST-server en API in de interne documentatie.

4.2 App

Laat zien

Opties

4.3 App, service

Reparatiemeldingen

Laat zien

Opties

Knoppen

Lay-outs

4.4 App, servicemeldinglijst

4.5 App, verhuur

Verhuringen

Knoppen

Verhuur lay-outs

Actiebon lay-outs

4.6 App, Bezorg-, haalbon

Print

4.7 App, voorraad

Leveringen

Lay-outs

4.8 App, planning

Planningen

Knoppen

Lay-outs

4.9 App, serienr.kaart

4.10 Locatie

Instellingen

4.11 Mobile App actief