Urenregistratie

Uren registreren

De urenstaat per week invullen, of hem uit de planning laten vullen

Inleiding

De urenregistratie werkt per medewerker en per week. Wie in de planning werkt, hoeft de uren niet over te tikken: WorkBase kan de urenstaat vullen met wat er die week gepland stond. Zie Voorbereiding: activiteit en medewerker voor wat daarvoor eenmalig klaar moet staan.

Een urenstaat invullen

1. Ga naar Relaties > Urenregistratie > Urenstaat.
2. Kies in de filter de Medewerker. In die lijst staat u zelf, plus de medewerkers waarvan u de manager bent.
3. Kies Jaar en Weeknr.
4. Klik op Uit planning om de urenstaat te vullen met de planningen van die week.
5. Klik linksboven op Bewaar.

Voor elke planning in die week komt er een regel bij. Loopt een planning over meerdere dagen, dan krijgt elke dag een eigen regel.

Als er een kolom leeg blijft

Twee lege kolommen wijzen op iets dat nog niet is ingericht:

• Artikel leeg - bij de activiteit of bij de eenheid van die planning is geen prijslijst ingevuld.
• Relatie leeg - de activiteit is niet van het type "1 relatie", of er hangt geen relatie aan de planning.

Zonder artikel valt de regel later niet te factureren, dus vul dat aan bij de activiteit en haal de urenstaat opnieuw op.

Uren verwerken en factureren

Eerst goedkeuren, dan factureren

Goedkeuren

Uren gaan pas naar de factuur nadat ze zijn goedgekeurd. Alleen de manager van een medewerker keurt diens uren goed. Heeft een medewerker geen manager, dan keurt hij ze zelf goed.

1. Ga naar Relaties > Urenregistratie > Goed te keuren.
2. U ziet uw eigen urenstaatregels en die van de medewerkers waarvan u manager bent.
3. Zoek met de filter en klik op Vernieuwen.
4. Selecteer de regels en klik op Goedkeuren.

Met Sommatie ziet u de totalen van wat u geselecteerd heeft - handig om te controleren voordat u akkoord geeft.

Factureren

1. Ga naar Relaties > Urenregistratie > Openstaand. Hier staan alle goedgekeurde regels.
2. Zoek met de filter en klik op Vernieuwen.
3. Selecteer de regels die op de factuur moeten.
4. Klik op Factuur.

Uren die niet gefactureerd worden

Regels die u wel wilt vastleggen maar nooit wilt doorbelasten, zet u met Archiveren weg. Ze verdwijnen uit dit overzicht maar blijven bestaan: u vindt ze terug in het historisch overzicht.

Uren en reiskosten

Uren en kilometers van een reparatiemelding omzetten in artikelregels

Inleiding

Wat de monteur op de tab Uren van een reparatiemelding invult, kunt u met één knop omzetten in artikelregels. Pas dan is het te factureren.

Eenmalig: artikelen aanmaken en koppelen

Maak eerst een artikel voor arbeidsuren en een artikel voor reiskosten aan. Koppel die daarna aan de medewerker:

1. Ga naar Beheer > Medewerkers.
2. Dubbelklik op de medewerker.
3. Ga naar de tab Instellingen.
4. Vul bij Uur-artikel het artikel voor de uren in en bij KM-artikel het artikel voor de reiskosten.

Elke medewerker kan zo zijn eigen artikel - en daarmee zijn eigen tarief - krijgen.

Uren invoeren op de reparatiemelding

1. Open de reparatiemelding en ga naar de tab Uren.
2. Vul in de kolom Technicus de medewerker in; daarmee liggen de te gebruiken artikelen vast.
3. Kies in de kolom Type: Werktijd voor de uren en Reistijd voor de reistijd. Andere types worden overgeslagen en leveren dus geen regel op.
4. Vul de Duur in, en bij reizen ook Aantal km.
5. Klik op Toevoegen aan regels.

Op de tab Regels staan nu de artikelregels. Voor de kilometers wordt de kolom Aantal km gebruikt, voor de uren de kolom Duur.

Afronding op kwartieren

De duur wordt afgerond op kwartieren, naar boven. Een reistijd van 0:35 wordt dus 3 kwartier. Houd daar rekening mee bij korte ritten: 5 minuten wordt een kwartier.

Voorbereiding activiteit en medewerker

Wat eenmalig klaar moet staan voordat u uren uit de planning kunt halen

Inleiding

Wilt u de urenstaat vullen met de knop Uit planning, dan moeten twee dingen kloppen: de activiteit moet een artikel hebben, en de medewerker moet een eenheid op het planbord zijn. Ontbreekt er iets, dan komt de urenstaat er wel maar blijven kolommen leeg.

Een activiteit aanmaken

1. Ga naar Planning > Activiteit > Toevoegen.
2. Vul een Code en een Omschrijving in.
3. Kies bij Type voor 1 relatie. Zonder dat blijft de kolom Relatie op de urenstaat leeg.
4. Klik links op de tab Prijslijst.
5. Klik in de kolom Artikel op het vergrootglas en kies het artikel waarop de uren geschreven worden.
6. Klik linksboven op Bewaar.

Een medewerker aanmaken

1. Ga naar Beheer > Medewerkers en klik op Toevoegen.
2. Geef een naam in en klik op Uitgebreide gegevens.
3. Vul bij Manager eventueel een collega in. Die kan dan de urenstaten van deze medewerker invullen - en is ook degene die ze goedkeurt.
4. Klik links op de tab Inloggen en geef een gebruikersnaam en wachtwoord; klik op Bewaar inloggegevens. Hoeft de medewerker niet in te loggen, kies dan Deze medewerker kan NIET inloggen.
5. Klik linksboven op Bewaar.

De medewerker op het planbord zetten

1. Ga naar Planning en kies bij Planborden het planbord voor de medewerkers.
2. Ga naar Eenheid > Toevoegen.
3. Kies bij Medewerker de zojuist aangemaakte medewerker.
4. Geef een duidelijke code en omschrijving en klik op Bewaar.

Instellingen - Urenregistratie

Instellingen — Urenregistratie

Instellingen voor de module Urenregistratie

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor de module Urenregistratie. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

15. Uren