WorkBase

Projecten

Handleiding · 6 onderwerpen

In dit hoofdstuk
  1. Project aanmaken en beheren
  2. Project blokkeren
  3. Voortgang van een project
  4. Prijsafspraken binnen een project
  5. Invoervelden van een project
  6. Categorie en status aanmaken

Project aanmaken en beheren

Een project opzetten, kopiëren en later weer openen

Inleiding

Een project bundelt alles wat bij één opdracht hoort: taken, verhuurbonnen, uren, facturen en prijsafspraken. Elk project hoort bij één relatie.

Een project aanmaken

  1. Ga naar Project > Projecten.
  2. Selecteer de relatie.
  3. Klik op Toevoegen; de projectkaart wordt geopend.
  4. Vul de velden in - zie Invoervelden van een project.
  5. Klik op Bewaren.

Vanaf de relatiekaart

Het kan ook vanaf de klant zelf, wat handig is als u die toch al open heeft:

  1. Open de relatie.
  2. Kies links het tabblad Projecten.
  3. Klik onderin op Toevoegen en vul de projectkaart in.

Een project kopiëren

Doet u elk jaar hetzelfde evenement of dezelfde klus, maak dan een kopie van het vorige project. De taken en de verhuurbonnen gaan mee.

  1. Ga naar een overzicht van projecten.
  2. Selecteer het project dat als basis dient.
  3. Klik bovenin op Maak kopie.
  4. Kies de begindatum en de einddatum van het nieuwe project. De datums van het oude project staan al ingevuld.
  5. Klik op OK.

De datums van de meegekopieerde taken en verhuurbonnen schuiven mee: ze verspringen met evenveel dagen als het verschil tussen de oude en de nieuwe begindatum. Zet u het project een jaar later, dan staat alles dus weer in dezelfde volgorde op de juiste onderlinge afstand.

Een openstaand project wijzigen

  1. Ga naar Project > Projecten.
  2. Klik op Openstaande.
  3. Selecteer het project en klik op Wijzigen.

Afgeronde projecten staan niet in dat overzicht maar onder Historisch.

Project blokkeren

Een project op slot zetten zodat er geen uren meer bij komen

Waarvoor

Een geblokkeerd project neemt geen uren meer aan. Dat is vooral handig voordat een project echt klaar is: bij een nacalculatie wilt u dat de cijfers stil blijven staan terwijl u ze doorrekent.

Blokkeren en deblokkeren

  1. Ga naar Project > Projecten > Openstaande.
  2. Selecteer één of meer projecten.
  3. Klik op de knop Blokkeren.
  4. Bevestig de vraag.

Dezelfde knop zet de blokkade er ook weer af. Opent u een project, dan ziet u aan de kaart of hij geblokkeerd is.

Wat de gebruiker merkt

Wie uren probeert te boeken op een geblokkeerd project krijgt een foutmelding. Zorg er dus voor dat de uren binnen zijn vóórdat u blokkeert.

Voortgang van een project

% Klaar en Status houden elkaar bij

Twee velden, één waarde

De voortgang van een project legt u vast in % Klaar. Een nieuw project staat op 0%. Zodra u er 100% van maakt, geldt het project als gereed; alles daaronder is een openstaand project.

Daarnaast is er het veld Status. Die twee zijn aan elkaar gekoppeld: elke status heeft zelf een percentage, en WorkBase houdt ze gelijk.

  • Wijzigt u % Klaar, dan springt Status naar de status met datzelfde percentage.
  • Kiest u een andere Status, dan neemt % Klaar het percentage van die status over.

U hoeft dus maar één van beide bij te werken.

Een project gereed melden

  1. Ga naar Project > Projecten en klik op Openstaande.
  2. Selecteer het project en klik op Wijzigen.
  3. Zet % Klaar op 100%.
  4. Klik op Bewaren.

Een gereed project weer openen

  1. Ga naar Project > Projecten en klik op Historisch.
  2. Selecteer het project en klik op Wijzigen.
  3. Zet % Klaar op een waarde onder de 100%.
  4. Klik op Bewaren.

Het project staat daarna weer bij de openstaande.

Prijsafspraken binnen een project

Prijzen die alleen voor dit ene project gelden

Waarvoor

U kunt een prijsafspraak koppelen aan één project. Maakt u daarna een bon voor dat project, dan pakt WorkBase die prijs. Buiten het project verandert er niets.

Een projectprijsafspraak maken

  1. Ga naar Project > Projecten en klik op Openstaande.
  2. Selecteer het project en klik op Wijzigen.
  3. Ga op de projectkaart naar de tab Prijsafspraken.
  4. Klik onderin op Toevoegen.
  5. In het prijsafspraakscherm staat al ingevuld dat de afspraak alleen voor dit project geldt. Vul de rest aan.
  6. Klik op Bewaar.

Verder werkt het scherm hetzelfde als een gewone prijsafspraak.

Invoervelden van een project

Wat er op de projectkaart staat

De velden

Welke velden u ziet, bepaalt u zelf via Tabs en schermen aanpassen. Naast de eigen velden die u daar toevoegt, kent een project deze:

  • ID - het unieke projectnummer. Zie Nummering van bonnen en gegevens als u de nummerreeks wilt bijstellen.
  • Omschrijving - de naam van het project.
  • Relatie - de klant.
  • Contactpersoon en Contactpersoon 2 - contactpersonen ván die relatie; u kunt hier dus niet zomaar iemand anders kiezen.
  • Factuurrelatie - naar wie de factuur gaat. Dat mag een andere partij zijn dan de relatie zelf.
  • Notitie - vrij tekstveld.
  • % Klaar en Status - zie Voortgang van een project.
  • Categorie - zie Categorie en status aanmaken.
  • Begindatum en Einddatum.
  • Gemaakt door en Gemaakt op - vult het programma zelf in; die kunt u niet wijzigen.

Categorie en status aanmaken

De keuzelijsten achter de velden Categorie en Status

Een categorie toevoegen

  1. Ga naar Bestanden > Categorieën.
  2. Klik op Toevoegen.
  3. Geef een omschrijving en kies een kleur - met de knop Willekeurig laat u het programma er een kiezen.
  4. Vink onder Geldig voor de optie Project aan. Doet u dat niet, dan verschijnt de categorie niet in de keuzelijst op de projectkaart.
  5. Klik op OK.

Een status toevoegen

  1. Ga naar Bestanden > Status.
  2. Klik op Toevoegen.
  3. Geef een omschrijving en kies een kleur.
  4. Vul % Gedaan in: de voortgang die bij deze status hoort. Dat percentage loopt gelijk op met het veld % Klaar op het project - zie Voortgang van een project.
  5. Vink onder Geldig voor de optie Project aan.
  6. Klik op OK.

Het vinkje Vervallen doet bij projecten niets.