Ritplanning en Track en Trace

Ritplanning basis

Rit en ritactie: de twee begrippen waar alles op rust

Wat is wat

Een rit is een rondgang langs locaties, gereden door één voertuig met één medewerker. Een ritactie is wat u op één locatie van die rit gaat doen.

Een rit bestaat dus uit ritacties, in de volgorde waarin ze gereden worden.

Waar ritacties vandaan komen

Een ritactie hangt meestal aan een actiebon uit een andere module:

• Bezorgbon en haalbon - het brengen en ophalen van verhuurde artikelen.
• Bezoekbon - een monteur die op een adres langsgaat naar aanleiding van een reparatiemelding.

Van zo'n bon maakt u een ritactie door er een ritactietype in te kiezen. Hangt er maar één ritactietype aan dat soort bon, dan vult WorkBase het zelf in. U kunt ook uw transportartikel aan een ritactietype koppelen: zet u dat artikel op de verhuurbon, dan staat het juiste ritactietype er meteen bij. Zie Ritactietypes.

Daarnaast kunt u een ritactie los aanmaken, zonder bon - zie Een ritactie aanmaken.

Wanneer er vanzelf een rit ontstaat

Vult u een medewerker in op de actiebon, dan maakt WorkBase meteen een rit voor die ritactie. Daarvoor moeten wel twee dingen kloppen:

• de medewerker heeft de rol Chauffeur;
• de medewerker is gekoppeld aan een voertuig.

Komen het adres en de datum van de bon overeen met een route, dan wordt die route aan de nieuwe rit gekoppeld.

Track en Trace

Zien waar uw voertuigen, materieel en monteurs zijn

Een eigen module

Track & Trace is een aparte module, los van Ritplanning. U kunt dus ritten plannen zonder te volgen, en volgen zonder ritten te plannen.

Met de module krijgt u een eigen ingang Track & Trace in het hoofdmenu. Of iemand die ziet, regelt u per medewerker met de rechten.

Twee manieren waarop een positie binnenkomt

• Een tracker - een apparaat met een IMEI-nummer dat u aan iets koppelt. Van elke tracker houdt WorkBase de laatst bekende locatie, het tijdstip, de nauwkeurigheid en de snelheid bij.
• De app - werkt een monteur een actiebon af, dan legt de app daarbij zijn positie vast: tijdstip, coördinaten, nauwkeurigheid, en het adres dat daarbij hoort. U ziet dus niet alleen dát hij er was, maar ook waar en wanneer.

Waaraan u een tracker koppelt

Dat bepaalt hoe u erop zoekt. Een tracker kan hangen aan:

• een serienummer - handig bij verhuurd materieel: u ziet waar dat ene exemplaar staat;
• een medewerker;
• een voertuig;
• een planningeenheid.

Onder de knop Trackers staan die overzichten dan ook naast elkaar - per serienummer, per medewerker, per voertuig, per planningeenheid - plus een Beheer-overzicht met alles bij elkaar.

Wat u met een tracker doet

• Ververs - haalt de laatste standen op.
• Koppelen - verbindt de tracker met bijvoorbeeld een serienummer of een voertuig.
• Ontkoppelen - haalt die verbinding er weer af, bijvoorbeeld als u het apparaat op ander materieel zet.

Bericht bij nadering

Met een koppeling met TomTom Webfleet stuurt WorkBase een sms zodra de chauffeur bijna op de locatie is. Dat bericht gaat naar het nummer dat op de ritactie bij Mobielnr. staat - niet naar het algemene nummer van de relatie. Vul dat veld dus met het nummer van degene die ter plaatse is; zie Een ritactie aanmaken.

Voortgang vanuit de app

De chauffeur meldt met de knoppen in de app waar hij is: onderweg, gearriveerd, begonnen, klaar. Elke druk legt een gebeurtenis vast, dus u kunt de rit volgen zonder te bellen. Welke knoppen hij ziet, stelt u in via Beheer > Instellingen > Web > App, verhuur. Zijn alle ritacties van een rit uitgevoerd, dan meldt WorkBase de rit vanzelf klaar.

Een ritactie aanmaken

Een losse ritactie, zonder bon eronder

Aanmaken

1. Klik in het hoofdscherm op de tab Ritplanning.
2. Klik op Ritactie > Toevoegen.
3. Vul de ritactiekaart in en bewaar.

De velden

De meeste velden vullen zichzelf zodra u een ritactietype en een relatie kiest. Loop ze daarna na - vooral de locatie en de datum, want daarmee bepaalt WorkBase op welke rit de actie terechtkomt.

• Ritactietype - wat u op de locatie gaat doen. Hieruit komen ook de waarden voor Beginroute?, Einderoute? en Servicetijd. Zie Ritactietypes.
• Relatie en Contactpersoon - voor wie u het doet.
• Mobielnr. en Telefoon - waarop u de contactpersoon kunt bereiken. Met een TomTom Webfleet-koppeling gaat er een sms naar het nummer bij Mobielnr. zodra de chauffeur bijna ter plaatse is.
• Locatie - het adres. Met het vergrootglas kiest u een bekende locatie; kiest u een relatie, dan worden de adresvelden gevuld met haar leveradres. Zie Locaties.
• Coördinaten - de geografische coördinaten van dat adres. Met Zoek op kaart prikt u de plek op een kaart aan, of typt u het adres en laat u het opzoeken.
• Datum - de dag van uitvoering. Met de keuzelijst ernaast kiest u een dagperiode in plaats van tijden. Met Tijdinvoer typt u de tijden zelf; met Datuminvoer geeft u een periode over meerdere dagen op.
• Beginroute? / Einderoute? - de actie moet altijd vóóraan of achteraan de rit liggen.
• Servicetijd - hoe lang de actie duurt. Die tijd telt mee in de routeberekening.
• Memoveld - een bericht dat de chauffeur in de app te zien krijgt.

Een rit aanmaken

Voertuig, chauffeur, datum en waar de rit begint en eindigt

Aanmaken

1. Klik in het hoofdscherm op de tab Ritplanning.
2. Klik op Rit > Toevoegen.
3. Vul de ritkaart in.

De velden

• Route - de vaste route die met deze rit gereden wordt. Zie Routes.
• Voertuig - kiest u er een, dan neemt WorkBase meteen de medewerker, de starttijd en de startlocatie van dat voertuig over. Dat scheelt drie velden.
• Medewerker - de chauffeur.
• Datum en Starttijd.
• Startpunt - waar de rit begint. Met de module Verhuur of Voorraad kunt u hier een magazijn invullen.
• Eindpunt - u kunt aangeven dat de rit eindigt waar hij begon, of een andere locatie kiezen.

De routelijst

Klik links op Routelijst voor het overzicht van de ritacties die tijdens deze rit worden uitgevoerd, in volgorde. Daar wijzigt u ze ook - zie Ritacties inplannen op een rit.

Ritacties inplannen op een rit

Automatisch laten inplannen, of zelf de volgorde bepalen

Automatisch inplannen op een voertuig

1. Klik in het hoofdscherm op de tab Ritplanning.
2. Klik op Ritactie > Te plannen.
3. Selecteer één of meer ritacties.
4. Klik op Inplannen.
5. Kies het voertuig en klik op OK.

WorkBase zoekt per ritactie de rit die op de startdatum van die actie met dat voertuig rijdt. Bestaat die rit nog niet, dan maakt hij hem aan.

Hangt de rit aan een route, dan wordt hij meteen geoptimaliseerd - maar alleen als de rit nog geen vijf minuten oud is. Bij een oudere rit gaat de actie er dus achteraan; optimaliseer die dan zelf.

Zelf ritacties toevoegen of weghalen

1. Klik op Rit > Actief.
2. Dubbelklik op de rit.
3. Klik links op de tab Ritten.

Rechts naast het overzicht staan de knoppen:

• Toevoegen - een of meer ritacties aan deze rit hangen.
• Wijzigen - de geselecteerde ritactie openen.
• Verwijderen - de ritactie van de rit halen. Hij verdwijnt niet, maar komt terug in Ritactie > Te plannen.
• Omhoog en Omlaag - de volgorde binnen de rit.

Boven het overzicht staan er nog drie:

• Route - toont de rit op een landkaart.
• Bereken - rekent de kolommen Afstand en Tijd opnieuw uit.
• Optimaliseer - legt de beste volgorde vast.

Een ritactie naar een andere rit verplaatsen

Verplaatsen doet u in twee stappen: eerst weghalen, dan toevoegen.

1. Open de rit waar de actie nu op staat, klik links op Routelijst, selecteer de ritactie en klik rechts op Verwijderen.
2. Open de rit waar hij naartoe moet, klik links op Routelijst en klik op Toevoegen.

Ritten samenvoegen, splitsen en afmelden

Twee ritten tot één maken, een rit opknippen, en afronden

Ritten samenvoegen

1. Klik in het hoofdscherm op de tab Ritplanning.
2. Klik op Rit > Actief.
3. Selecteer de ritten en klik op Samenvoegen.
4. Kies medewerker, voertuig en datum van de nieuwe rit. In de keuzelijsten staan de waarden van de ritten die u samenvoegt; de meest voorkomende staat al voorgeselecteerd. Met Anders vult u iets anders in.
5. Klik op Samenvoegen.

De samengevoegde rit wordt daarna geopend.

Een rit splitsen

1. Klik op Rit > Actief.
2. Selecteer de rit en klik op Splitsen.

Een rit klaar melden

Gebruikt de chauffeur de app, dan meldt WorkBase de rit vanzelf klaar zodra alle ritacties erop zijn uitgevoerd. Anders doet u het zelf:

1. Klik op Rit > Actief.
2. Selecteer één of meer ritten.
3. Klik bovenin op Klaar en bevestig.

De ritten staan daarna onder Rit > Historisch.

Een ritactie annuleren

Een geannuleerde ritactie kunt u niet meer inplannen. Wilt u hem alleen op een ándere rit hebben, annuleer hem dan niet maar verplaats hem - zie Ritacties inplannen op een rit.

1. Klik op Ritactie > Te plannen.
2. Selecteer één of meer ritacties.
3. Klik bovenin op Annuleren en bevestig.

Ze zijn terug te vinden via Ritactie > Historisch.

Ritactietypes

Wat er op een locatie gedaan wordt, en welk artikel daarbij hoort

Waarvoor

Het ritactietype zegt wat u tijdens een actie doet - 'Bezorgen', 'Schoonmaken'. U kunt er ook uw transportartikel aan koppelen: zet u dat artikel op de verhuurbon, dan kiest WorkBase meteen het bijbehorende ritactietype voor de bezorg- of haalbon.

Aanmaken

1. Klik in het hoofdscherm op de tab Ritplanning.
2. Ga naar Bestanden > Ritactietypes.
3. Klik op Toevoegen.

De velden

• Omschrijving.
• Actietype - bij welke soort actiebon u dit type kunt kiezen: Bezoekbon (reparatiemelding), Bezorgbon en Haalbon (verhuurbon), of Overig voor de rest, zoals bonnen uit een herhaalactie.
• Beginroute? / Einderoute? - de actie hoort altijd vóóraan of achteraan de rit.
• Servicetijd - de tijd die zo'n actie normaal kost.
• Artikel - het artikel waarmee u de transportkosten factureert. Let op: een artikel kunt u maar aan één ritactietype koppelen.
• Actief? - uit betekent gearchiveerd.

Beginroute?, Einderoute? en Servicetijd worden bij het maken van een ritactie hiervandaan overgenomen; op de ritactie zelf kunt u ze nog aanpassen.

Voertuigen

Waarmee de rit gereden wordt

Aanmaken

1. Klik in het hoofdscherm op de tab Ritplanning.
2. Ga naar Bestanden > Voertuigen.
3. Klik op Toevoegen.

De velden

• Voertuig - moet uniek zijn; het kenteken is een logische keuze.
• Omschrijving.
• Starttijd - hoe laat dit voertuig normaal vertrekt.
• Medewerker - de vaste bestuurder. U kunt alleen kiezen uit medewerkers met de rol Chauffeur; die rol geeft u op de medewerkerkaart. Zonder die rol staat iemand hier dus niet in de lijst.
• Startpunt - waar het voertuig vertrekt. Met de module Verhuur of Voorraad kunt u een magazijn kiezen.
• Actief? - uit betekent gearchiveerd.

Deze waarden komen terug bij het aanmaken van een rit: kiest u een voertuig, dan vult WorkBase medewerker, starttijd en startpunt zelf in.

Routes

In welk gebied u op welke dag rijdt

Waarvoor

Met een route legt u vast in welk gebied op een bepaalde dag gereden wordt. Het gebied bakent u af met de eerste vier cijfers van de postcodes.

WorkBase gebruikt routes op twee momenten: bij het genereren van een actiebon uit een herhaalactie, en wanneer er een rit ontstaat doordat u een medewerker op een actiebon kiest. De route wordt dan automatisch bij de bon gezocht.

Aanmaken

1. Klik in het hoofdscherm op de tab Ritplanning.
2. Ga naar Bestanden > Route.
3. Klik op Toevoegen.

De velden

• Code - moet uniek zijn.
• Omschrijving.
• Herhaling - op welke dag van de week deze route gereden wordt.
• Memoveld - hierin zet u de viercijferige postcodes van het gebied.
• Actief? - uit betekent gearchiveerd.

Postcodes noteren

• Een aaneengesloten reeks schrijft u als 5000-5005; dat zijn 5000 tot en met 5005.
• Losse codes scheidt u met een komma, een spatie of een nieuwe regel: 5000, 5010, 5012.

De twee vormen mag u door elkaar gebruiken.

Locaties en dagperiodes

Adressen die u vaker gebruikt, en vaste dagdelen

Locaties

Een locatie is een adres of een set coördinaten waar u naartoe rijdt. U hoeft ze niet vooraf aan te leggen: voert u ergens in WorkBase een locatie in die nog niet bestaat, dan voegt het programma hem zelf aan de lijst toe. Daarna kunt u hem met het vergrootglas opzoeken.

Zelf een locatie aanmaken kan via Logistiek > Bestanden > Locaties > Toevoegen.

• Naam, Adres, Adresaanv., Postcode, Plaats, Land.
• Latitude en Longitude - de coördinaten. Ter ijking: Utrecht is latitude 52,083333 en longitude 5,116667.
• Actief? - uit betekent gearchiveerd.

Drie knoppen helpen bij het invullen:

• Bepaal coördinaten - zoekt de coördinaten bij het adres. Deze knop verschijnt alleen met de module Postcode.
• Bepaal adres - andersom: het adres bij de coördinaten.
• Zoek op kaart - prik de plek aan op een kaart, of typ het adres en laat het opzoeken.

Dagperiodes

Een dagperiode is een vast dagdeel, zodat u op een bon geen tijden hoeft te typen. Denk aan 'Ochtend' van 9:00 tot 13:00 en 'Middag' van 13:00 tot 17:00.

1. Ga naar Logistiek > Bestanden > Dagperiode.
2. Klik op Toevoegen.

• Omschrijving - bijvoorbeeld 'Ochtend'.
• Van en tot - de bijbehorende tijden.
• Actietype - of de periode geldt voor het bezorgen of het halen van een verhuring.
• Actief? - of u de periode nog gebruikt.

Instellingen - Ritplanning

Instellingen — Ritplanning

Instellingen voor de module Ritplanning

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor de module Ritplanning. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

12. Ritplanning

12.1 Algemeen

12.2 API-keys

TomTom Webfleet