Cursusplanning

Cursus aanmaken

Nieuwe cursus opzetten met data, locatie, docent

Inleiding

In WorkBase plant u cursussen zoals BHV, AOC, Heftruck en andere. Per cursus legt u de data, locatie, docent en materialen vast. Cursisten schrijven zich in via het Aanmeldportaal of handmatig.

Cursus aanmaken

• Ga naar Cursusplanning > Nieuw.
• Kies cursustype (artikel van type “cursus”).
• Voer data, starttijd, eindtijd in.
• Kies locatie (eigen of externe leslocatie).
• Wijs docent(en) toe.
• Klik OK.

Groepsgrootte en prijs

• Stel min. en max. aantal cursisten in.
• Stel prijs per cursist in (of groepsprijs - zie 05).
• Eventueel: gratis deelname voor bepaalde relaties.

Cursisten inschrijven

Deelnemers handmatig toevoegen, wijzigen, verwijderen

Inleiding

Cursisten kunnen zich zelf aanmelden via het Aanmeldportaal (zie 03) of u voegt ze handmatig toe.

Cursist toevoegen

• Open de cursusplanning.
• Tab Cursisten.
• Klik Toevoegen.
• Zoek bestaande relatie of maak nieuwe aan.
• Controleer contactgegevens.
• Klik OK.

Order per cursist

• Bij toevoegen van een cursist: WorkBase maakt een order aan.
• Order wordt gefactureerd na cursus (of vooraf, afhankelijk van instelling).
• Bij verwijderen cursist voor cursus: order wordt gecancel.

Aanmeldportaal

Online zelfaanmelding voor cursussen

Inleiding

Het Aanmeldportaal is een online portaal waar cursisten (of hun werkgever) zich kunnen inschrijven voor uw cursussen. Het portaal is gekoppeld aan uw WorkBase-administratie.

Portaal inrichten

• Activeer de koppeling (via WorkBase-support).
• Kies welke cursussen zichtbaar moeten zijn (optie op cursuskaart).
• Stel portaal-logo, kleuren, teksten in.
• Deel de portaal-URL met uw klanten.

Aanmelding verwerken

• Klant meldt zich aan via portaal.
• WorkBase ontvangt de aanmelding → automatisch cursist toegevoegd + order aangemaakt.
• E-mailbevestiging naar klant.
• Administratie ziet aanmelding in planning.

E-learning dashboard

Online leermodules beheren en cursistenvoortgang volgen

Inleiding

De e-learning module laat u online leermodules aanbieden aan cursisten. Via het dashboard ziet u wie actief is, wie cursussen heeft afgerond, wie achterloopt.

Dashboard openen

• Ga naar Cursusplanning > E-learning > Dashboard.
• Per cursus: aantal cursisten, % afgerond, gemiddelde score.
• Drill-down naar individuele cursist-voortgang.

Werkinstructie E-learning

De detail-werkinstructie voor cursisten (inloggen, modules doorlopen, toets) vindt u via de ingebouwde helpfunctie van het e-learning portaal.

Groepsprijs en gratis deelname

Speciale tarieven voor groepen of voor specifieke relaties

Inleiding

Bij cursussen kunt u instellen dat een groep van X cursisten van dezelfde relatie een vaste prijs betaalt in plaats van prijs-per-cursist. Ook kunt u gratis deelname instellen voor bepaalde relaties.

Groepsprijs

• Open cursuskaart.
• Tab Prijzen > Groepsprijs.
• Vul in: vanaf aantal, groepsprijs, tot aantal.
• Klik OK.

Gratis deelname

• Open relatiekaart.
• Vink “Gratis deelname” aan (onder opties of custom-veld).
• WorkBase factureert deze cursist op € 0.

Opnieuw order maken voor cursisten

Order opnieuw genereren als deze verwijderd is

Inleiding

Als een order per ongeluk verwijderd is, kunt u hem opnieuw genereren vanuit de cursusplanning.

• Open de cursusplanning.
• Tab Cursisten.
• Rechtermuisknop op cursist > “Opnieuw order maken”.
• Nieuwe order wordt aangemaakt met originele prijs.

VCA, AOC en NIBHV

VCA, AOC en NIBHV-koppeling

Registratie bij externe branche-examens

Inleiding

WorkBase ondersteunt koppelingen met externe certificeringsinstanties:

• VCA: Veiligheid Checklist Aannemers
• AOC: Algemeen Ondernemerscertificaat (transport)
• NIBHV: Nederlands Instituut Bedrijfshulpverlening
• ELS: externe leerlingadministratie

Registratie doorsturen

• Na cursus: examenresultaten invoeren per cursist.
• WorkBase stuurt automatisch naar de betreffende instantie (indien gekoppeld).
• Certificaten worden teruggekoppeld en zichtbaar bij de cursist.

Fiatteren in cursusplanning

Resultaten laten goedkeuren voor certificering

Inleiding

Bij cursussen die certificering opleveren, kan worden ingesteld dat resultaten eerst gefiatteerd moeten worden door een bevoegde medewerker voor ze definitief zijn.

• Activeer fiatteren via instellingen.
• Na cursus voert docent resultaten in.
• Fiatteur bekijkt overzicht → keurt goed of af.
• Bij akkoord: certificaat wordt gegenereerd.

Modules bij cursussen

Cursus opdelen in modules, vrijstellingen en gedifferentieerde facturatie

Inleiding

Met modules kunt u een cursus opdelen in blokken. Per cursist kunt u aangeven welke modules hij volgt en voor welke hij vrijstelling heeft. Dit beïnvloedt:

• Presentielijsten (cursist staat niet op lijsten van dagen waar hij vrijstelling voor heeft)
• Facturatie (automatisch andere bedragen afhankelijk van gevolgde modules)
• Certificaten (alleen gevolgde modules erop vermelden)

Modules bij een contract aanpassen

De modules van een contract van een relatie bepalen welke modules deze relatie volgt als hij ingepland wordt.

• Open de contract-kaart.
• Klik links in de navigator op Modules.
• Er verschijnt een overzicht van modules (initieel bepaald door de activiteit van het contractartikel).
• Klik in de kolom Is actief? om de waarde te wijzigen:
• Ja (groen bolletje) — cursist maakt gebruik van deze module
• Vrijstelling (rood vierkantje) — cursist heeft vrijstelling
• Gebruik Toevoegen / Verwijderen om zelf modules toe te voegen of te verwijderen.
• Klik Bewaar.

Modules bij een ingeplande cursist

Per ingeplande cursist wordt bijgehouden welke modules hij volgt. Deze data wordt gekopieerd van het contract, maar kan daarna aangepast worden.

• Open de planning.
• Klik in de navigator op Cursisten.
• Dubbelklik op een cursist of selecteer en klik Wijzigen.
• Op de deelnemer-kaart: klik in de navigator op Modules.
• Pas modules aan zoals bij het contract.

Activiteit en prijslijst

Een activiteit is een sjabloon waarmee planningen gemaakt worden. Via de tab Prijslijst bepaalt u welke orderregels gegenereerd worden bij het aanmaken van een order van een planning.

Factor uitgelegd

• Vooraf: orderaantal = Aantal op prijslijst. Onafhankelijk van duur of ingeplande eenheden.
• Duur / Duur (afgerond): orderaantal = duur van planning / Tijd. “Duur (afgerond)” rondt af.
• Herhaling: orderaantal = aantal planningregels. Bijv. 3 dagen → aantal = 3.
• Per cursusdatum: orderaantal = aantal cursusdata in de planning.

Veelgestelde vragen

Kunnen modules bij een cursus per cursist verschillen?

Ja. De modules worden eerst vanuit de activiteit/contract gekopieerd, maar kunnen per cursist worden aangepast via de deelnemer-kaart.

Wat als de contractmodules veranderen na inplanning?

Ingeplande cursisten behouden hun eigen module-instellingen. Wijzigingen in het contract gelden alleen voor nieuwe inplanningen.

Kan een cursist voor een vrijstelling toch ingepland worden?

Ja. De cursist blijft ingepland voor de totale cursus, maar verschijnt niet op presentielijsten van vrijstellings-dagen.

Instellingen - Cursusplanning

Instellingen — Cursusplanning

ELS- en NIBHV-koppeling voor cursusplanning

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor cursusplanning en externe koppelingen (ELS, NIBHV). U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

Zie ook:

• Voor algemene planning-instellingen: zie Instellingen - Planning.

8.4 ELS

API

8.5 NIBHV

API