Cursusplanning

Cursus aanmaken

Een cursus vastleggen als activiteit, met alles wat eraan hangt

Inleiding

Een cursus legt u vast als activiteit. Die activiteit is een sjabloon: hij bepaalt wat voor cursus het is, wat er gefactureerd wordt en wat er ingepland kan worden. De cursus die u daadwerkelijk geeft, is een planning die op dit sjabloon gebaseerd is.

1. Klik in het hoofdscherm op de tab Planning.
2. Ga naar Activiteit > Toevoegen.

Het soort cursus

Zet bij Type de waarde op Cursus, en kies daarna wat voor soort:

• Eenmalige cursus - de cursist volgt hem één keer; er komt geen herhaling achteraan.
• Basiscursus - de eerste cursus, gevolgd door een herhalingscursus. Bij Herhalingsactiviteit geeft u aan welke activiteit die herhaling is.
• Herhalingscursus - de cursus die bijvoorbeeld elk jaar opnieuw gevolgd moet worden. Bij Contractartikel legt u vast welk contractartikel erbij hoort.
• Anders - u geeft zelf de herhalingscursus en het contractartikel op.

Dit is de kern van de module: aan de hand van basis- en herhalingscursus houdt WorkBase bij wanneer een cursist weer aan de beurt is.

De overige velden

• Code - moet uniek zijn - en Omschrijving.
• Categorie en Kleur - wat nieuwe planningen meekrijgen; de kleur bepaalt hoe de planning op het planbord oogt.
• Factureer? - op Ja als u de cursisten factureert. Pas dan verschijnt de tab Prijslijst.
• Max. aantal deelnemers - waarmee u ziet of een cursus vol zit.
• Activiteitgroep - om uw activiteiten te ordenen.
• Kostendrager en Kostenplaats - worden meegegeven aan de factuurregels die deze activiteit oplevert.
• NIBHV-examen en Examentype - voor een door het NIBHV gecertificeerde cursus die daar aangemeld moet worden.

De tabs van een activiteit

• Prijslijst - bepaalt welke orderregels ontstaan bij het factureren. Zie De prijslijst van een cursus.
• Cursusdatums - de dagen waaruit de cursus bestaat. Omdat de activiteit een sjabloon is, ligt de begindatum nog niet vast: u geeft per datum op hoeveel dagen na de start van de planning hij valt, en eventueel een herhaling (bijvoorbeeld elke maandag, tien weken lang).
• Modules - de modules die bij deze cursus horen. Die lijst vult zichzelf met wat u bij Cursusdatums en Prijslijst gebruikt.
• Contractartikel - hiermee wijzigt u snel de gegevens van het contractartikel dat bij een herhalingscursus hoort.
• Planbord koppelen - van welke planborden u eenheden gebruikt. Per planbord bepaalt u met de kolommen P en E of de prijslijst van de activiteit geldt en of de prijslijst van de eenheden meetelt in de order.
• Categorie - welke categorieën u bij een planning mag kiezen, elk met een eigen kleur.
• Notitie - een memoveld dat u op het planningscherm zichtbaar kunt maken, bijvoorbeeld tekst die op de bevestiging naar de cursist wordt afgedrukt.

Cursisten inschrijven

Een cursist vastleggen en op een cursusdatum zetten

Een cursist is een subrelatie

Cursisten staan onder het bedrijf waar ze werken. U legt ze dus niet los aan, maar als subrelatie van de hoofdrelatie.

1. Klik in het hoofdscherm op de tab Relaties en open de hoofdrelatie.
2. Ga naar de tab Subrelaties; daar staan alle cursisten van dat bedrijf.
3. Klik onderin op Toevoegen en vul de gegevens in.
4. Klik linksboven op Bewaar.

Cursisten op een cursus zetten

1. Open de planning waarin u de cursisten wilt inplannen.
2. Ga naar de tab Cursisten.
3. Klik linksonder op Toevoegen.
4. Selecteer de cursisten en klik rechtsonder op Selecteer.

Zet in dat overzicht de kolommen Order gemaakt?, Doorgezet?, Contract en Met contract aan; daarmee ziet u in één oogopslag wat er nog moet gebeuren.

De Relaties-filter

Met de Relaties-filter kiest u wie u te zien krijgt: alle cursisten, of alleen de cursisten met een contract dat u naar de planning heeft doorgezet en dus in het bakje 'te plannen' staat.

Zet die filter op Te plannen als u met herhalingscursussen werkt. Doet u dat niet, dan kunt u iemand inplannen die al een lopend contract heeft en ontstaat er straks een tweede. Werkt u toch zonder die filter, zorg dan dat in de instellingen Controleer op dubbele contracten aanstaat.

Hoe u contracten in dat bakje krijgt, staat in Herhalingscursussen: van contract naar uitnodiging.

De prijslijst van een cursus

Bepalen welke orderregels ontstaan als u een cursus factureert

Inleiding

De tab Prijslijst van een activiteit verschijnt zodra u Factureer? op Ja zet. Wat u daar invult bepaalt wat er gebeurt als u van een planning een order maakt: elke regel van de prijslijst levert één orderregel op.

De velden per regel

• Artikel - wat er op de orderregel komt, met eventueel een eigen Omschrijving.
• Prijs - de prijs op de orderregel.
• Aantal - werkt samen met Factor, zie hieronder.
• Tijd - alleen van belang bij de factor Duur: de tijdseenheid waarvoor de prijs geldt.

Factor: waar het aantal vandaan komt

De factor bepaalt of het orderaantal vast is of meerekent met de planning.

• Vooraf - het eenvoudigst: het orderaantal is precies wat u bij Aantal invult, ongeacht hoe lang de cursus duurt of hoe vaak hij plaatsvindt.
• Duur en Duur (afgerond) - het aantal volgt uit de lengte van de planning, afgezet tegen het veld Tijd. Duurt een planning vier uur en staat er op de prijslijst 10 euro per kwartier, dan wordt het aantal 16 en de prijs 10 euro.
• Herhaling - het aantal volgt uit het aantal planningregels, dus hoe vaak de planning herhaald wordt. Plant u maandag, dinsdag en woensdag met een prijs van 5 euro, dan wordt het aantal 3 en de prijs 5 euro.
• Per cursusdatum - het aantal volgt uit het aantal cursusdatums bij de planning.

Met Factor aantal op Deelnemer wordt het aantal daarna nog vermenigvuldigd met het aantal deelnemers van de planning.

Een regel alleen voor bepaalde modules

Volgt niet elke cursist dezelfde onderdelen, dan laat u een orderregel afhangen van de modules van die cursist. Dat regelt u met Module-groep en Module aantal.

• Met een getal bij Module aantal - de regel ontstaat alleen als de cursist precies dat aantal actieve modules uit die groep heeft.
• Zonder getal - de regel ontstaat alleen als de cursist alle modules heeft die in de groep actief zijn, én géén van de modules die er niet-actief in staan (of daar vrijstelling voor heeft).

Zo factureert u een cursist alleen de onderdelen die hij werkelijk volgt, zonder per cursist een aparte prijslijst bij te houden.

Herhalingscursussen van contract naar uitnodiging

Wie moet er dit jaar op herhaling, en hoe nodigt u ze uit

Het contract houdt de termijn bij

Met een contract legt u vast wanneer een cursist weer op herhalingscursus moet. De vervaldatum van dat contract is de datum waarvóór dat gebeurd moet zijn.

De cyclus loopt in vier stappen: contracten naar het bakje 'te plannen', mogelijke cursusdata eraan koppelen, uitnodigen, en na afloop het contract prolongeren.

1. Contracten naar de planning zetten

1. Klik in het hoofdscherm op Logistiek.
2. Ga naar Contracten > Naar planning.
3. Kies in de filter een vervaldatum - met de keuzelijst eronder pakt u snel een standaardperiode - en eventueel een hoofdrelatie.
4. Klik op Vernieuwen.
5. Selecteer de contracten. Met Ctrl+A pakt u alles, met Ctrl+klik zet u er één aan of uit, met Shift+klik een reeks.
6. Klik bovenin op Naar planning.

De contracten staan nu in het bakje 'te plannen'.

2. Mogelijke cursusdata koppelen

Voordat u iemand uitnodigt, hangt u er data aan waaruit hij kan kiezen.

1. Klik op de tab Planning en ga naar Inschrijvingen > Uitnodigen.
2. Selecteer de cursisten en klik op Datums.
3. Kies hoe u koppelt:
   • Koppel handmatig cursusdatums - klik op Cursus toevoegen en kies zelf de planningen. Dit kan alleen als alle geselecteerde cursisten dezelfde activiteit hebben.
   • Genereer cursusdatums - vul bij Max. aantal in hoeveel data u wilt koppelen en bij Startdatum vanaf wanneer ze mogen liggen. Dit werkt ook bij cursisten met verschillende activiteiten.
4. Klik op OK.

Selecteert u daarna één regel en klikt u weer op Datums, dan ziet u welke data er gekoppeld zijn.

3. Uitnodigen

1. Ga naar Planning > Inschrijvingen > Uitnodigen.
2. Controleer in de kolom Aantal planningen dat er data gekoppeld zijn. Staat daar 0, dan valt er niets te kiezen - doe eerst stap 2.
3. Selecteer de cursisten en klik op Uitnodigen.
4. Geef bovenin aan of de uitnodiging naar de hoofdrelatie, naar de cursist, of naar beiden gaat. Is er een e-mailadres bekend, dan gaat het per mail; zo niet, dan kunt u het afdrukken.
5. Klik op Eerst preview dan mailen.

Kolommen die u aan wilt zetten

Het overzicht Uitnodigen is pas bruikbaar met deze kolommen erbij:

• Aantal keer uitgenodigd, en apart voor de hoofdrelatie en de cursist - zo ziet u wie al twee keer een herinnering heeft gehad.
• Vervaldatum - waarvóór de cursist geweest moet zijn.
• Laatste event - wat u het laatst met deze inschrijving gedaan heeft.
• Aantal planningen - hoeveel data eraan hangen.

Na de cursus contract prolongeren

De cyclus rondmaken, en controleren of dat overal gelukt is

Het contract doorzetten

Is een cursist op cursus geweest, dan moet zijn contract verlengd worden - of aangemaakt, als hij er nog geen had. Daarmee weet u wanneer hij weer aan de beurt is.

1. Open de planning en ga naar de tab Cursisten.
2. Selecteer de cursisten die u wilt doorzetten.
3. Klik op Contract.
4. Lees het bevestigingsscherm en klik op Doorgaan.

Op de tab Kop staat ook een knop Contract. Die doet bij cursussen hetzelfde, maar dan voor alle cursisten tegelijk - u kunt daar geen selectie maken.

WorkBase controleert bij het doorzetten niet of er dubbele contracten ontstaan. Was een cursist ingepland zonder dat zijn bestaande contract eraan hing, dan krijgt hij er nu een tweede bij. Hoe u dat vooraf rechtzet, staat onderaan.

Controle 1: is het contract op tijd ingepland?

1. Klik op Logistiek en ga naar Contracten > Inschrijvingen.
2. Zet de kolommen Vervaldatum en Status aan.

De status is Niet ingepland, Ingepland, niet gefactureerd of Ingepland, gefactureerd. Zo ziet u wie er nog niet op een datum staat terwijl de vervaldatum nadert.

Met Annuleren haalt u geselecteerde contracten weer uit het bakje 'te plannen'.

Controle 2: is het contract aangemaakt of geprolongeerd?

1. Klik op de tab Planning en ga naar Planning > Deelnemers.
2. Zet de kolommen Contract en Met contract aan.

De kolom Contract kan vijf waarden hebben:

• Zonder contract - nieuwe cursist, nog geen contract.
• Nieuw contract gemaakt - nieuwe cursist, contract aangemaakt.
• Met contract - bestaand contract, nog niet geprolongeerd.
• Contract geprolongeerd - klaar.
• Contract beëindigd.

Staat er bij een afgeronde cursus nog Zonder contract of Met contract, dan is het doorzetten daar niet gebeurd. Open die planning en klik op Contract.

Een cursist alsnog aan zijn contract koppelen

Zit een ingeplande cursist los van zijn contract, terwijl hij er wél een heeft, dan levert doorzetten een dubbel contract op. Koppel hem daarom eerst:

1. Open de planning en ga naar de tab Cursisten.
2. Selecteer de cursisten.
3. Klik bovenin op Beheer en daarna op Contract.
4. In het scherm 'Contract koppelen' staat bovenin een samenvatting van uw selectie. Bij Activiteit staat de juiste activiteit meestal al goed; vul bij Contractartikel het artikel in dat het contract moet hebben.
5. Klik op OK.

WorkBase kijkt dan per cursist zonder gekoppeld contract of er een contract met dat artikel bestaat, en hangt dat eraan.

Met de hand een contract maken

1. Open de relatiekaart van de cursist en klik links op de tab Contracten.
2. Klik op Toevoegen.
3. Kies bij Artikel het juiste artikel; daarmee vullen andere velden zich vanzelf.
4. Vul de Vervaldatum in (wanneer hij weer moet komen) en de Ingangsdatum, en zet Type op Cursus.
5. Klik linksboven op Bewaar.

Komt iemand niet meer, zet dan Beëindigd aan. Met een Einddatum stopt het contract vanzelf: ligt de vervaldatum na een prolongatie voorbij die einddatum, dan beëindigt WorkBase het.

Rooster exporteren en importeren

Het cursusrooster van dit jaar hergebruiken voor volgend jaar

Waarvoor

Draait u elk jaar ongeveer hetzelfde rooster, dan hoeft u dat niet opnieuw in te kloppen. U exporteert een periode naar een XML-bestand en zet die planningen daarna op een nieuwe begindatum terug.

Exporteren

1. Klik in het hoofdscherm op de tab Planning.
2. Ga naar Planningen > Exporteren.
3. Geef een datumbereik op; met de keuzelijst onder de datumvelden pakt u snel een aantal weken.
4. Vink aan wat er mee moet:
   • Alleen cursussen - alleen planningen met een activiteit van het type cursus.
   • Relatie-veld, Notitie-veld en Custom-velden - de bijbehorende invoervelden van de planning.
5. Klik op OK en kies waar het XML-bestand komt te staan.

Importeren

1. Ga naar Planning > Planningen > Importeren.
2. Vul bij Startdatum in vanaf wanneer de planningen moeten komen.
3. Kies bij Bestand het eerder geëxporteerde XML-bestand.
4. Klik op OK.

De planningen worden vanaf die startdatum geplaatst. Controleer daarna een paar data in het planbord voordat u cursisten gaat inplannen.

Aanmeldportaal

Online zelfaanmelding voor cursussen

Inleiding

Het Aanmeldportaal is een online portaal waar cursisten (of hun werkgever) zich kunnen inschrijven voor uw cursussen. Het portaal is gekoppeld aan uw WorkBase-administratie.

Portaal inrichten

• Activeer de koppeling (via WorkBase-support).
• Kies welke cursussen zichtbaar moeten zijn (optie op cursuskaart).
• Stel portaal-logo, kleuren, teksten in.
• Deel de portaal-URL met uw klanten.

Aanmelding verwerken

• Klant meldt zich aan via portaal.
• WorkBase ontvangt de aanmelding → automatisch cursist toegevoegd + order aangemaakt.
• E-mailbevestiging naar klant.
• Administratie ziet aanmelding in planning.

E-learning dashboard

Online leermodules beheren en cursistenvoortgang volgen

Inleiding

De e-learning module laat u online leermodules aanbieden aan cursisten. Via het dashboard ziet u wie actief is, wie cursussen heeft afgerond, wie achterloopt.

Dashboard openen

• Ga naar Cursusplanning > E-learning > Dashboard.
• Per cursus: aantal cursisten, % afgerond, gemiddelde score.
• Drill-down naar individuele cursist-voortgang.

Werkinstructie E-learning

De detail-werkinstructie voor cursisten (inloggen, modules doorlopen, toets) vindt u via de ingebouwde helpfunctie van het e-learning portaal.

Groepsprijs en gratis deelname

Speciale tarieven voor groepen of voor specifieke relaties

Inleiding

Bij cursussen kunt u instellen dat een groep van X cursisten van dezelfde relatie een vaste prijs betaalt in plaats van prijs-per-cursist. Ook kunt u gratis deelname instellen voor bepaalde relaties.

Groepsprijs

• Open cursuskaart.
• Tab Prijzen > Groepsprijs.
• Vul in: vanaf aantal, groepsprijs, tot aantal.
• Klik OK.

Gratis deelname

• Open relatiekaart.
• Vink “Gratis deelname” aan (onder opties of custom-veld).
• WorkBase factureert deze cursist op € 0.

Opnieuw order maken voor cursisten

Order opnieuw genereren als deze verwijderd is

Inleiding

Als een order per ongeluk verwijderd is, kunt u hem opnieuw genereren vanuit de cursusplanning.

• Open de cursusplanning.
• Tab Cursisten.
• Rechtermuisknop op cursist > “Opnieuw order maken”.
• Nieuwe order wordt aangemaakt met originele prijs.

VCA, AOC en NIBHV

VCA, AOC en NIBHV-koppeling

Registratie bij externe branche-examens

Inleiding

WorkBase ondersteunt koppelingen met externe certificeringsinstanties:

• VCA: Veiligheid Checklist Aannemers
• AOC: Algemeen Ondernemerscertificaat (transport)
• NIBHV: Nederlands Instituut Bedrijfshulpverlening
• ELS: externe leerlingadministratie

Registratie doorsturen

• Na cursus: examenresultaten invoeren per cursist.
• WorkBase stuurt automatisch naar de betreffende instantie (indien gekoppeld).
• Certificaten worden teruggekoppeld en zichtbaar bij de cursist.

Fiatteren in cursusplanning

Resultaten laten goedkeuren voor certificering

Inleiding

Bij cursussen die certificering opleveren, kan worden ingesteld dat resultaten eerst gefiatteerd moeten worden door een bevoegde medewerker voor ze definitief zijn.

• Activeer fiatteren via instellingen.
• Na cursus voert docent resultaten in.
• Fiatteur bekijkt overzicht → keurt goed of af.
• Bij akkoord: certificaat wordt gegenereerd.

Modules bij cursussen

Cursus opdelen in modules, vrijstellingen en gedifferentieerde facturatie

Inleiding

Met modules kunt u een cursus opdelen in blokken. Per cursist kunt u aangeven welke modules hij volgt en voor welke hij vrijstelling heeft. Dit beïnvloedt:

• Presentielijsten (cursist staat niet op lijsten van dagen waar hij vrijstelling voor heeft)
• Facturatie (automatisch andere bedragen afhankelijk van gevolgde modules)
• Certificaten (alleen gevolgde modules erop vermelden)

Modules bij een contract aanpassen

De modules van een contract van een relatie bepalen welke modules deze relatie volgt als hij ingepland wordt.

• Open de contract-kaart.
• Klik links in de navigator op Modules.
• Er verschijnt een overzicht van modules (initieel bepaald door de activiteit van het contractartikel).
• Klik in de kolom Is actief? om de waarde te wijzigen:
• Ja (groen bolletje) — cursist maakt gebruik van deze module
• Vrijstelling (rood vierkantje) — cursist heeft vrijstelling
• Gebruik Toevoegen / Verwijderen om zelf modules toe te voegen of te verwijderen.
• Klik Bewaar.

Modules bij een ingeplande cursist

Per ingeplande cursist wordt bijgehouden welke modules hij volgt. Deze data wordt gekopieerd van het contract, maar kan daarna aangepast worden.

• Open de planning.
• Klik in de navigator op Cursisten.
• Dubbelklik op een cursist of selecteer en klik Wijzigen.
• Op de deelnemer-kaart: klik in de navigator op Modules.
• Pas modules aan zoals bij het contract.

Activiteit en prijslijst

Een activiteit is een sjabloon waarmee planningen gemaakt worden. Via de tab Prijslijst bepaalt u welke orderregels gegenereerd worden bij het aanmaken van een order van een planning.

Factor uitgelegd

• Vooraf: orderaantal = Aantal op prijslijst. Onafhankelijk van duur of ingeplande eenheden.
• Duur / Duur (afgerond): orderaantal = duur van planning / Tijd. “Duur (afgerond)” rondt af.
• Herhaling: orderaantal = aantal planningregels. Bijv. 3 dagen → aantal = 3.
• Per cursusdatum: orderaantal = aantal cursusdata in de planning.

Veelgestelde vragen

Kunnen modules bij een cursus per cursist verschillen?

Ja. De modules worden eerst vanuit de activiteit/contract gekopieerd, maar kunnen per cursist worden aangepast via de deelnemer-kaart.

Wat als de contractmodules veranderen na inplanning?

Ingeplande cursisten behouden hun eigen module-instellingen. Wijzigingen in het contract gelden alleen voor nieuwe inplanningen.

Kan een cursist voor een vrijstelling toch ingepland worden?

Ja. De cursist blijft ingepland voor de totale cursus, maar verschijnt niet op presentielijsten van vrijstellings-dagen.

Instellingen - Cursusplanning

Instellingen — Cursusplanning

ELS- en NIBHV-koppeling voor cursusplanning

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor cursusplanning en externe koppelingen (ELS, NIBHV). U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

Zie ook:

• Voor algemene planning-instellingen: zie Instellingen - Planning.

8.4 ELS

API

8.5 NIBHV

API