Planning
Handleiding · 8 onderwerpen
Planning basis
Planningen aanmaken, toewijzen en verwerken
Inleiding
Met de module Planning plant u werk in voor medewerkers: service, verhuur-bezorg, projecten, cursussen. De planning is het centrale werkrooster van uw organisatie.
Planning aanmaken
- Ga naar Planning > Nieuw.
- Kies type (service, bezoek, cursus, eigen).
- Datum en tijd instellen.
- Medewerker(s) toewijzen.
- Klik OK.
Planbord
Via Planning > Planbord ziet u een visueel overzicht per medewerker/dag.
- Sleep planningen om ze te verplaatsen
- Dubbelklik om te bewerken
- Rechtermuisknop voor snelacties
| OPMERKINGBij een dag van 4 blokken of minder wordt alleen de dag gewijzigd bij verplaatsen, niet de tijd. |
|---|
Planningen genereren
Voor automatisch gegenereerde planningen (bijv. servicecontracten): Planning > Genereren. WorkBase maakt per contract een planning op de juiste datum.
Feestdagen en werktijden
Feestdagen en medewerker-werktijden instellen
Inleiding
Voor correcte planning en uren-berekening moet u feestdagen (Nieuwjaar, Koningsdag, etc.) en medewerker-werktijden (vaste dagen/uren) vastleggen.
Feestdagen invoeren
- Ga naar Bestanden > Feestdagen.
- Klik Toevoegen per feestdag (datum, naam).
- Klik OK.
| TIPWorkBase kent vaste feestdagen. U kunt per jaar de variabele feestdagen toevoegen (Goede Vrijdag, Pasen, Hemelvaart, Pinksteren, Koningsdag, Bevrijdingsdag elke 5 jaar). |
|---|
Medewerker-werktijden
- Open medewerkerkaart.
- Tab Werktijden.
- Voer per dag de start- en eindtijd in.
- Klik OK.
Dubbele controle bij planning
Voorkomen dat een medewerker op twee planningen tegelijk staat
Inleiding
WorkBase controleert of een medewerker niet op twee plekken tegelijk wordt ingepland. Dit voorkomt conflicterende afspraken.
Werking
- Bij het opslaan van een planning: WorkBase checkt alle planningen op de ingestelde tijdsperiode.
- Bij conflict: waarschuwingsscherm met details.
- U kunt doorgaan (bewust) of annuleren om aan te passen.
Instellingen
Zie Instellingen - Planning voor activering.
Herinneringen
Herinneringen (planning en taken)
Automatische herinneringen voor planningen
Inleiding
WorkBase kan medewerkers automatisch herinneren aan aankomende planningen via e-mail of notificatie.
Instellen
- Ga naar Beheer > Instellingen > Planning.
- Vink "Herinneringen versturen" aan.
- Stel in: hoeveel uur/dagen van tevoren.
- Klik Bewaar.
De medewerker krijgt een e-mail (als er een mailadres is ingesteld) of ziet de planning gemarkeerd bij inloggen.
Planningeenheden koppelen
Meerdere planningen aan elkaar koppelen (voorwaardelijk)
Inleiding
Met planningeenheden koppelt u gerelateerde planningen (bijv. monteur + assistent, meerdere planningen op één project). Als één wordt verplaatst, volgen de anderen.
Koppeling maken
- Open een planning.
- Tab Gekoppelde planningen.
- Klik Toevoegen en kies andere planning.
- Klik OK.
Overzicht Bezettingsgraad
Hoeveel uren zijn medewerkers ingepland?
Inleiding
Het bezettingsgraad-overzicht toont per medewerker en per week/maand hoeveel uren gepland zijn versus beschikbaar.
Openen
- Ga naar Planning > Bezettingsgraad.
- Kies periode en medewerkers.
- U ziet percentage bezet, overloop, vrije capaciteit.
| TIPGebruik dit overzicht voor capaciteitsplanning en om te bepalen wanneer u extra medewerkers moet inhuren. |
|---|
Module Feestdagen
Feestdagen vastleggen voor verhuur- en planningberekeningen
Inleiding
De module Feestdagen wordt gebruikt om uitzonderingen te maken in de berekening van verhuringen of om dagen over te slaan in de planning. Werkt in combinatie met modules Planning en Verhuur.
Feestdagen aanmaken
- Ga naar Bestanden > Feestdag. Of via Verhuur > Bestanden > Feestdagen.
- Klik Toevoegen.
- Voer datum, omschrijving en type in (halve dag / hele dag).
- Klik OK.
| [Screenshot: Feestdagen aanmaken] |
|---|
| TIPVoeg per jaar de vaste Nederlandse feestdagen toe (Nieuwjaar, Koningsdag, Bevrijdingsdag elke 5 jaar, Hemelvaart, Pasen, Pinksteren, 1e + 2e Kerstdag). |
|---|
Effect op verhuurbonnen
Bij een verhuurbon kunt u instellen dat feestdagen niet berekend worden:
- Open de verhuurbon.
- Bij Feestdagen kies:
- “Wel berekenen” — feestdagen worden als normale dagen gerekend
- “Niet berekenen” — feestdagen overslaan in berekening
- Klik OK.
Effect op planning
Bij planning-generatie uit contracten kunnen feestdagen automatisch worden overgeslagen:
- Bij Planning > Genereren vink Feestdagen overslaan aan.
- De gegenereerde planningen houden automatisch rekening met de feestdagen.
Veelgestelde vragen
Kunnen regionale feestdagen ook?
Ja — u voegt elke datum handmatig toe. Regionale of bedrijfs-specifieke vrije dagen (bijv. carnaval in het zuiden) kunt u als feestdag invoeren.
Worden Pasen en Pinksteren automatisch doorberekend?
Nee, elke datum voegt u handmatig toe. U kunt de datums op de overheidsite opzoeken.
Instellingen - Planning
Instellingen — Planning
Instellingen voor de module Planning
Inleiding
Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor de module Planning. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.
Zie ook:
- Voor cursusplanning-specifieke instellingen (ELS, NIBHV): zie Instellingen - Cursusplanning.
| OPMERKINGSommige tabs zijn alleen zichtbaar als een bepaalde module actief is. Dit wordt per tab vermeld. |
|---|
8.1 Algemeen
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|---|
| Zichtbaar | Tekstvak: |
| Te plannen | Tekstvak: |
| Hint pauze in sec. | — |
| Planningen zijn | Keuzelijst met opties: 'NIET sleepbaar' en 'WEL sleepbaar'. |
| Beeld | Keuzelijst met opties: 'Horizontaal TIJD Verticaal EENHEDEN' en 'Horizontaal EENHEDEN Verticaal TIJD'. |
| Beeld | Keuzelijst met opties: 'Eenheid - dagen' en 'Dag - Eenheden'. |
| Alle planborden | Selectievakje. |
| Per dag gestapeld | Selectievakje. |
| Factureer aan planningrelatie | Selectievakje. |
| Planningtekst | Keuzelijst met opties: 'Plancode' en 'Postcode'. |
| Vandaag | Keuzelijst met opties: 'Altijd eerste kolom' en 'Bij werkweek/week/maand niet eerste kolom'. |
Actiebonnen
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|---|
| knop 'Planningen updaten' | — |
Planningscherm
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|---|
| Keuzelijst | Keuzelijst met opties: 'NIET automatisch vernieuwen' en 'Vernieuw elke'. Tekstvak: |
Certificaten
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|---|
| Map | — |
| Gebruik klantdocumenten | Selectievakje. |
8.2 Events
Events
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|---|
| Bij afdrukken | — |
| Bij afdrukken hoofdrelatie | — |
| Volgende naar te plannen | — |
Categorie
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|---|
| Afdrukken | — |
8.3 VCA
API
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|---|
| Gebruikersnaam | — |
| Gebruikersnaam | — |
| Wachtwoord | — |
| knop 'Test koppeling' | — |