Planning

Planning basis

Planningen aanmaken, toewijzen en verwerken

Inleiding

Met de module Planning plant u werk in voor medewerkers: service, verhuur-bezorg, projecten, cursussen. De planning is het centrale werkrooster van uw organisatie.

Planning aanmaken

• Ga naar Planning > Nieuw.
• Kies type (service, bezoek, cursus, eigen).
• Datum en tijd instellen.
• Medewerker(s) toewijzen.
• Klik OK.

Planbord

Via Planning > Planbord ziet u een visueel overzicht per medewerker/dag.

• Sleep planningen om ze te verplaatsen
• Dubbelklik om te bewerken
• Rechtermuisknop voor snelacties

Planningen genereren

Voor automatisch gegenereerde planningen (bijv. servicecontracten): Planning > Genereren. WorkBase maakt per contract een planning op de juiste datum.

Feestdagen en werktijden

Feestdagen en medewerker-werktijden instellen

Inleiding

Voor correcte planning en uren-berekening moet u feestdagen (Nieuwjaar, Koningsdag, etc.) en medewerker-werktijden (vaste dagen/uren) vastleggen.

Feestdagen invoeren

• Ga naar Bestanden > Feestdagen.
• Klik Toevoegen per feestdag (datum, naam).
• Klik OK.

Medewerker-werktijden

• Open medewerkerkaart.
• Tab Werktijden.
• Voer per dag de start- en eindtijd in.
• Klik OK.

Dubbele controle bij planning

Voorkomen dat een medewerker op twee planningen tegelijk staat

Inleiding

WorkBase controleert of een medewerker niet op twee plekken tegelijk wordt ingepland. Dit voorkomt conflicterende afspraken.

Werking

• Bij het opslaan van een planning: WorkBase checkt alle planningen op de ingestelde tijdsperiode.
• Bij conflict: waarschuwingsscherm met details.
• U kunt doorgaan (bewust) of annuleren om aan te passen.

Instellingen

Zie Instellingen - Planning voor activering.

Herinneringen

Herinneringen (planning en taken)

Automatische herinneringen voor planningen

Inleiding

WorkBase kan medewerkers automatisch herinneren aan aankomende planningen via e-mail of notificatie.

Instellen

• Ga naar Beheer > Instellingen > Planning.
• Vink "Herinneringen versturen" aan.
• Stel in: hoeveel uur/dagen van tevoren.
• Klik Bewaar.

De medewerker krijgt een e-mail (als er een mailadres is ingesteld) of ziet de planning gemarkeerd bij inloggen.

Planningeenheden koppelen

Meerdere planningen aan elkaar koppelen (voorwaardelijk)

Inleiding

Met planningeenheden koppelt u gerelateerde planningen (bijv. monteur + assistent, meerdere planningen op één project). Als één wordt verplaatst, volgen de anderen.

Koppeling maken

• Open een planning.
• Tab Gekoppelde planningen.
• Klik Toevoegen en kies andere planning.
• Klik OK.

Overzicht Bezettingsgraad

Hoeveel uren zijn medewerkers ingepland?

Inleiding

Het bezettingsgraad-overzicht toont per medewerker en per week/maand hoeveel uren gepland zijn versus beschikbaar.

Openen

• Ga naar Planning > Bezettingsgraad.
• Kies periode en medewerkers.
• U ziet percentage bezet, overloop, vrije capaciteit.

Module Feestdagen

Feestdagen vastleggen voor verhuur- en planningberekeningen

Inleiding

De module Feestdagen wordt gebruikt om uitzonderingen te maken in de berekening van verhuringen of om dagen over te slaan in de planning. Werkt in combinatie met modules Planning en Verhuur.

Feestdagen aanmaken

• Ga naar Bestanden > Feestdag. Of via Verhuur > Bestanden > Feestdagen.
• Klik Toevoegen.
• Voer datum, omschrijving en type in (halve dag / hele dag).
• Klik OK.

Effect op verhuurbonnen

Bij een verhuurbon kunt u instellen dat feestdagen niet berekend worden:

• Open de verhuurbon.
• Bij Feestdagen kies:
• “Wel berekenen” — feestdagen worden als normale dagen gerekend
• “Niet berekenen” — feestdagen overslaan in berekening
• Klik OK.

Effect op planning

Bij planning-generatie uit contracten kunnen feestdagen automatisch worden overgeslagen:

• Bij Planning > Genereren vink Feestdagen overslaan aan.
• De gegenereerde planningen houden automatisch rekening met de feestdagen.

Veelgestelde vragen

Kunnen regionale feestdagen ook?

Ja — u voegt elke datum handmatig toe. Regionale of bedrijfs-specifieke vrije dagen (bijv. carnaval in het zuiden) kunt u als feestdag invoeren.

Worden Pasen en Pinksteren automatisch doorberekend?

Nee, elke datum voegt u handmatig toe. U kunt de datums op de overheidsite opzoeken.

Planborden en eenheden

Waarop u plant, en wie of wat u inplant

Wat een planbord is

Een planbord toont verticaal de eenheden die u inplant - monteurs, voertuigen, zalen - en horizontaal de tijd. Elke eenheid hoort bij precies één planbord.

Het planbord bepaalt ook welke gegevens u bij zijn eenheden kwijt kunt. Vinkt u een eigenschap niet aan, dan staat het bijbehorende veld niet op de eenheidkaart.

Een planbord aanmaken

1. Klik in het hoofdscherm op de tab Planning.
2. Ga naar Planbord > Toevoegen.
3. Vul Code (uniek) en Omschrijving in.
4. Vink de eigenschappen aan die de eenheden op dit bord moeten hebben.

De eigenschappen zijn:

• Gebruiker - u kunt een medewerker aan de eenheid koppelen.
• Adres.
• Opmerking - een memoveld.
• Faciliteiten - meerdere per eenheid.
• Groepen - een eenheidgroep per eenheid.
• Prijslijst - hiermee kunt u ook een kostendrager en kostenplaats invullen.

Een eenheid aanmaken

1. Klik op de tab Planning.
2. Selecteer links bij Planborden het planbord. De eenheid komt op het geselecteerde bord.
3. Ga naar Eenheid > Toevoegen.

Welke velden u op de eenheidkaart ziet, hangt dus af van wat u op het planbord hebt aangevinkt.

Filteren: groepen en faciliteiten

Heeft u veel eenheden, dan wordt het bord onoverzichtelijk. Twee manieren om te filteren:

• Met een eenheidgroep deelt u de eenheden in groepen in.
• Met faciliteiten legt u vast wat een eenheid kán - u ziet dan alleen de eenheden die aan de eis voldoen.

Beide moet u eerst op het planbord aanzetten. Faciliteiten maakt u aan via Bestanden > Zoek Tabellen > tab Faciliteit.

Kostendrager en kostenplaats

Bij een activiteit en bij een eenheid kunt u een kostendrager en een kostenplaats invullen. Die worden gebruikt zodra er orderregels ontstaan uit de prijslijst van die activiteit of eenheid. U maakt ze aan via Bestanden > Zoek Tabellen, tab Kostendrager respectievelijk Kostenplaats. Bij de eenheid kan het alleen als op het planbord de eigenschap Prijslijst aanstaat.

Een planning maken

Handmatig, vanuit het bakje Te plannen, of laten genereren

Handmatig op het planbord

1. Selecteer een periode op het planbord bij de gewenste eenheid.
2. Klik met de rechtermuisknop en kies (Planning) Toevoegen.
3. Voer de gewenste activiteit in.
4. Klik op het vergrootglas achter Relatie.
5. Kies in het overzichtscherm bij het invoerveld Relatie voor Te plannen, selecteer de relatie en klik rechtsonder op Selecteer.
6. Klik op Bewaar.

Die stap 5 is belangrijker dan hij lijkt: kiest u de relatie via Te plannen, dan wordt het servicecontract meteen aan de planning gekoppeld. Kiest u de relatie op een andere manier, dan blijft die koppeling leeg. Met de Link-knop in het planningscherm controleert u of er een contract aan hangt.

Slepen vanuit het bakje Te plannen

1. Ga naar Planning en klik op de knop Te plannen.
2. Sorteer eventueel op Postcode door op die kolomkop te klikken - dan staan de adressen die bij elkaar in de buurt liggen onder elkaar.
3. Sleep de regel naar de persoon die het gaat doen.
4. Dubbelklik de planning om de tijden aan te passen of er informatie aan toe te voegen.

Planningen laten genereren

Voor terugkerend werk zoals keuringen kan WorkBase de planning zelf maken, op basis van de vorige keer. Vooraf moet kloppen:

• bij de activiteit staat koppeling tussen reparatiemelding en planning op JA;
• het Type van de activiteit is geen relatie of 1 relatie;
• de teplannen-regel is via een contract ontstaan.

Klik in het teplannen-overzicht op Genereren. Per regel kijkt WorkBase naar de vorige inplanning van dat contract, en maakt een nieuwe in de maand van de vervaldatum - op dezelfde weekdag, in dezelfde week van de maand.

Was de vorige planning op dinsdag 10 oktober (de dinsdag in de tweede week), en vervalt het contract in november 2017, dan wordt het dinsdag 14 november 2017: opnieuw de dinsdag in de tweede week.

Aan welke eenheid de planning komt, hangt af van het contract: staat er een Voorkeurmedewerker op, dan gaat hij naar diens eenheid; zo niet, dan naar dezelfde eenheid als de vorige keer. Er wordt meteen een reparatiemelding gemaakt.

Servicecontracten inplannen

Van een vervallend contract naar een ingeplande monteur

De werkwijze in het kort

1. Zet de contracten die bijna vervallen in het bakje Te plannen.
2. Maak daar planningen van - handmatig, slepend of gegenereerd, zie Een planning maken.
3. Maak eventueel een reparatiemelding aan.

Eenmalig instellen

Twee dingen moeten klaarstaan. Eerst de velden:

1. Ga naar Beheer > Aanpassen scherm en kies links Contract.
2. Zoek de velden Aantal en Naar planning, selecteer ze en klik bovenin op Wijzigen. Zet Zichtbaar op JA.
3. Wijzig de tekst bij Aantal in Aantal uur.
4. Klik op Bewaar.

Dan de instelling: ga naar Beheer > Instellingen, kies links Contract > Werkwijze en zet bij Contracttype het keuzeveld Service op AAN.

Normaal bepaalt het contractartikel of een contract ingepland moet worden. Heeft u het veld Naar planning zichtbaar gemaakt, dan kunt u het per contract afzonderlijk regelen.

De activiteit koppelen

1. Ga naar Planning > Activiteit en open of maak een activiteit.
2. Zet Type op 1 relatie.
3. Vul een begintijd en een eindtijd in.
4. Zet koppeling tussen reparatiemelding en planning op JA als u vanuit de planning een reparatiemelding wilt kunnen maken.
5. Ga naar het tabblad Prijslijst en kies het serviceartikel dat u op het planbord wilt zien.
6. Bewaar.

Contracten in Te plannen zetten

1. Klik in het hoofdscherm op Logistiek en dan op Contracten.
2. Kies de vervaldatum en klik op Vernieuwen.
3. Prolongeer of factureer het servicecontract.

Het contract verdwijnt uit deze lijst en staat daarna vanzelf in het bakje Te plannen van het planbord.

Controleren of alles gekoppeld is

1. Ga naar Planning > Controle > Service-contracten.
2. Kies in de filter een datumbereik, bijvoorbeeld Deze week, en klik op Vernieuwen.

U ziet dan alle contracten met een vervaldatum in dat bereik en alle planningen met een plandatum in dat bereik - zo valt op wat nog niet ingepland is. Dubbelklik op een regel om de planning te openen en te corrigeren.

Een contract alsnog aan een planning koppelen

1. Open de planning en klik op de Link-knop.
2. Kies Koppel met contract.
3. Selecteer het contract uit de lijst.

In die lijst staan alleen de lopende servicecontracten van de relatie; beëindigde contracten en contracten van een ander type ziet u er niet bij.

Instellingen - Planning

Instellingen — Planning

Instellingen voor de module Planning

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor de module Planning. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

Zie ook:

• Voor cursusplanning-specifieke instellingen (ELS, NIBHV): zie Instellingen - Cursusplanning.

8.1 Algemeen

Actiebonnen

Planningscherm

Certificaten

8.2 Events

Events

Categorie

8.3 VCA

API