Planning

Planning basis

Planningen aanmaken, toewijzen en verwerken

Inleiding

Met de module Planning plant u werk in voor medewerkers: service, verhuur-bezorg, projecten, cursussen. De planning is het centrale werkrooster van uw organisatie.

Planning aanmaken

• Ga naar Planning > Nieuw.
• Kies type (service, bezoek, cursus, eigen).
• Datum en tijd instellen.
• Medewerker(s) toewijzen.
• Klik OK.

Planbord

Via Planning > Planbord ziet u een visueel overzicht per medewerker/dag.

• Sleep planningen om ze te verplaatsen
• Dubbelklik om te bewerken
• Rechtermuisknop voor snelacties

Planningen genereren

Voor automatisch gegenereerde planningen (bijv. servicecontracten): Planning > Genereren. WorkBase maakt per contract een planning op de juiste datum.

Feestdagen en werktijden

Feestdagen vastleggen zodat de planning ze overslaat

Inleiding

Met de module Feestdagen legt u dagen vast die anders zijn dan een gewone werkdag. De planning gebruikt ze bij het genereren van planningen, en in de verhuur bepalen ze of er over zo'n dag huur berekend wordt. Deze paragraaf gaat over de planningkant; zie ook Module Feestdagen.

Waar u de feestdagen vindt

• Met de module Verhuur: Verhuur > Bestanden > Feestdagen.
• Zonder de module Verhuur: Bestanden > Feestdag.

In het begin is het overzicht leeg.

Feestdagen genereren

1. Klik in het overzicht op Genereren.
2. Kies bij Periode de jaren waarvoor u feestdagen wilt aanmaken; standaard staat het huidige jaar ingevuld.
3. Laat Feestdagen aangevinkt voor de Nederlandse feestdagen. Met Specificeer kiest u welke precies, bijvoorbeeld wel of niet Goede Vrijdag of Bevrijdingsdag.
4. Wilt u ook Bekende dagen zoals Moederdag, Sinterklaas of Halloween, vink die dan aan en kies ze met Specificeer.
5. Klik op OK.

Een eigen feestdag toevoegen

1. Klik op Toevoegen.
2. Beschrijf de dag bij Omschrijving.
3. Kies bij de datum Dag voor één datum of Periode voor een aaneengesloten periode, zoals een bedrijfsvakantie.
4. Kies wat de dag doet voor de planning en, met de module Verhuur, voor de verhuurberekening.

Wat een feestdag doet in de planning

• (Niet van toepassing) - de planning doet niets met deze dag.
• Geen werkdag (feestdag) - bij het genereren van planningen wordt deze dag overgeslagen en schuift de planning een periode op. Hoe ver hij opschuift, hangt af van de instellingen van de activiteit.
• Werkdag (normale dag) - de dag krijgt in de planning een afwijkende kleur, maar wordt bij het genereren gewoon gebruikt.

Feestdagen zijn ook te zien in de kalender die opengaat als u in een datumveld klikt, en op het planbord.

Voor de verhuurberekening zijn er aparte keuzes (Niet van toepassing, GEEN verhuurberekening, Optioneel); die staan in Module Feestdagen.

Dubbele controle bij planning

Voorkomen dat een cursist dubbele contracten of dubbele planningen krijgt

Inleiding

Bij cursusplanning hangen contracten en planningen aan elkaar: een herhalingscursus loopt via een contract van de cursist, en dat contract wordt doorgezet naar de planning. De dubbele controle zorgt ervoor dat een cursist daarbij geen tweede contract krijgt, en dat hetzelfde contract niet twee keer wordt ingepland.

Instellen

1. Ga naar Beheer > Instellingen, groep Contract, tab Werkwijze.
2. Kies in het blok Planning bij Cursus voor Controleer op dubbele contracten.
3. Kies bij Prolongatie of een contract verlengd wordt Bij inplannen of Handmatig via planningkaart.

In hetzelfde blok staat bij Servicecontract de keuze tussen Contract 1x inplannen en Contract meerdere keren inplannen.

Wat er gebeurt als u een cursist toevoegt

Voegt u een cursist toe aan een planning zonder zelf een "te plannen"-regel te kiezen, dan gaat WorkBase zo te werk:

• Een basis- of herhalingscursus heeft een gekoppeld artikel. WorkBase kijkt of de cursist contracten met dat artikel heeft.
• Heeft de cursist meerdere niet-beëindigde contracten met dat artikel, dan krijgt u een foutmelding. Bij die melding kunt u de dubbele contracten laten beëindigen.
• Bij een herhalingscursus met de controle aan en precies één niet-beëindigd contract wordt er geen nieuw contract gemaakt, maar het bestaande gebruikt:
  • heeft het contract een "te plannen"-regel die nog niet is ingepland, dan wordt die gebruikt;
  • is die regel al ingepland, dan wordt er een nieuwe "te plannen"-regel gemaakt;
  • anders wordt het contract geprolongeerd. Staat er al een niet-ingeplande regel van dit contract klaar, dan wordt die gebruikt.
• Komt er zo geen "te plannen"-regel uit, dan krijgt u een zoekscherm om er een te kiezen op basis van planning en relatie. Kiest u niets bij een herhalingscontract met prolongatie Bij inplannen, dan wordt er een contract gemaakt.
• Tot slot controleert WorkBase of de gekozen regel al is ingepland. Zo ja, dan krijgt u de melding dat het contract van de relatie al is ingepland.

Al ingepland op dezelfde datum

Staat de cursist op dezelfde datum al in een andere planning, dan meldt WorkBase dat en vraagt of u toch wilt doorgaan.

Meer over contracten en herhalingscursussen staat in Herhalingscursussen: van contract naar uitnodiging.

Herinneringen

Relaties vooraf per sms aan een afspraak herinneren

Inleiding

Met de module SMS kan WorkBase automatisch een sms sturen een aantal dagen voordat een planning begint, bijvoorbeeld "wij komen morgen tussen 9.00 en 10.00 uur langs". Dat werkt bij planningen met één relatie en bij planningen met meerdere relaties, zoals een cursus. U stelt het in per activiteit; elke planning met die activiteit krijgt het bericht dan vanzelf.

Voor herinneringen aan klanten met openstaande facturen, zie Betalingsherinneringen.

Vooraf

• De module SMS moet zijn ingesteld via Beheer > Instellingen, tab SMS (afzender en wachtwoord van de sms-dienst).
• Het mobiele nummer van de relatie of contactpersoon moet zijn ingevuld. Staat dat veld niet op de kaart, zet het dan aan via Beheer > Aanpassen scherm.

Instellen bij de activiteit

1. Open de activiteit via Planning > Activiteit.
2. Ga naar de tab SMS.
3. Vink Verstuur sms-berichten aan.
4. Vul bij Delta in hoeveel dagen van tevoren het bericht verstuurd moet worden.
5. Typ de tekst van het bericht. U kunt deze variabelen gebruiken:
   • #datum - de eerste datum van de planning;
   • #startdatum - de eerste datum en tijd van de planning;
   • #starttijd - de begintijd op de eerste dag;
   • #eindtijd - de eindtijd op de eerste dag.
6. Bewaar de activiteit.

Wanneer het bericht verstuurd wordt

Het bericht gaat uit op de startdatum en -tijd van de planning min het aantal dagen bij Delta. Een planning op 23 november van 9.00 tot 10.00 uur met Delta 1 krijgt zijn sms dus op 22 november om 9.00 uur.

• Wijzigt u de planning vóór dat moment, dan wordt het bericht aangepast. Verwijdert u de planning, dan wordt het bericht verwijderd. Dat kan alleen zolang het bericht nog niet verstuurd is.
• Bij een cursus wordt er een sms klaargezet zodra u een cursist toevoegt, en weer verwijderd als u de cursist verwijdert (zolang hij nog niet verstuurd is).

Naar welk nummer

Is er een contactpersoon gekozen, dan gaat de sms naar diens mobiele nummer. Heeft die geen mobiel nummer, dan naar dat van de relatie. Heeft de relatie er ook geen, dan wordt er niets verstuurd.

Let op: vult u het mobiele nummer pas later in, dan wordt er niet alsnog een sms gemaakt. Dat gebeurt pas als er iets aan de planning wijzigt.

Planningeenheden koppelen

Een eenheid inplannen en de gekoppelde eenheden gaan vanzelf mee

Inleiding

Aan een eenheid kunt u andere eenheden koppelen. Plant u die eenheid in, dan worden de gekoppelde eenheden automatisch ook ingepland. Denk aan een monteur die altijd met hetzelfde busje op pad gaat. Wat een planbord en een eenheid zijn, staat in Planborden en eenheden.

1. Het planbord instellen

Geef eerst bij het planbord aan dat de eenheden erop gekoppelde eenheden mogen hebben:

1. Ga naar Planning > Planbord > Bekijken.
2. Dubbelklik op het planbord dat u wilt wijzigen.
3. Vink Gekoppelde eenheden aan en bewaar.

2. Eenheden koppelen

1. Ga naar Planning > Eenheid > Bekijken.
2. Dubbelklik op de eenheid waaraan u andere eenheden wilt koppelen.
3. Voeg op de tab Gekoppeld de eenheden toe die mee moeten gaan.
4. Bewaar de eenheid.

Ziet u de tab Gekoppeld niet, dan staat Gekoppelde eenheden nog niet aan op het planbord van deze eenheid.

Het resultaat

Maakt u daarna een planning en kiest u een eenheid met gekoppelde eenheden, dan worden de gekoppelde eenheden automatisch mee ingepland.

Overzicht Bezettingsgraad

Hoe vaak een verhuurartikel verhuurd is en wat het opbrengt

Inleiding

Het overzicht Bezettingsgraad laat zien hoe vaak een artikel verhuurd is geweest en wat de omzet ervan is. Het hoort bij de module Verhuur. U opent het via Verhuur > Bezettingsgraad; er is ook een variant Bezettingsgraad - lijst.

Filter

• Artikel - om de bezettingsgraad van één artikel te zien.
• Artikelgroep - om de bezettingsgraad van één artikelgroep te zien.
• Datum van, t/m - de periode waarover u rekent. Deze moet u invullen; met de keuzelijst kiest u snel een periode.

Klik op Vernieuwen om de gegevens op te halen. De serienummers worden per artikel gegroepeerd en de artikelen per artikelgroep. U ziet dus eerst een regel voor de artikelgroep, dan per artikel een regel, en daaronder de serienummers.

Kolommen

• Code - de code van de artikelgroep of het artikel, of het serienummer.
• Omschrijving - van de artikelgroep of het artikel; bij een serienummer leeg.
• Aantal dagen - het aantal dagen van de gekozen periode.
• Aantal factureerbare dagen - de dagen van die periode die u kunt factureren. Factureert u bijvoorbeeld op zondag niet, dan tellen de zondagen niet mee.
• Verhuurd - het aantal maal het aantal dagen, opgeteld over alle verhuurregels. Het aantal dagen loopt van de afhaaldatum tot en met de retourdatum van de retourbon, en alleen de dagen binnen de gekozen periode tellen.
• Percentage - Verhuurd gedeeld door Aantal factureerbare dagen.
• Omzet - wat er over de periode gefactureerd is. Valt een factuur deels in de periode, dan telt alleen dat deel mee.
• Omzet per dag - Omzet gedeeld door Verhuurd: de gemiddelde omzet per verhuurde dag voor één artikel.

Het percentage lezen

Bij een serienummer is het percentage de bezettingsgraad zelf: het deel van de factureerbare dagen dat dat exemplaar verhuurd was. 40% betekent dat het 40% van de factureerbare dagen weg was.

Heeft u van een artikel meerdere stuks, deel het percentage dan nog door het aantal stuks. Staat er 350%, dan had u gemiddeld 3,5 stuks per factureerbare dag verhuurd; met 5 stuks is de bezettingsgraad dus 70% (350 / 5).

Rekenvoorbeelden

• U verhuurt 2 stuks een week. Aantal factureerbare dagen = 7, Verhuurd = 14. Sluit u de zondag uit, dan is dat 6 en 12.
• U verhuurt in de periode 2 stuks 3 dagen voor 60 euro. Omzet = 60, Verhuurd = 6 (2 x 3), Omzet per dag = 10 euro.

Doorklikken

Dubbelklik op een regel voor een overzicht van alle verhuur- en retourbonnen die bij die regel horen.

Module Feestdagen

Feestdagen vastleggen voor verhuur- en planningberekeningen

Inleiding

De module Feestdagen wordt gebruikt om uitzonderingen te maken in de berekening van verhuringen of om dagen over te slaan in de planning. Werkt in combinatie met modules Planning en Verhuur.

Feestdagen aanmaken

• Ga naar Bestanden > Feestdag. Of via Verhuur > Bestanden > Feestdagen.
• Klik Toevoegen.
• Voer datum, omschrijving en type in (halve dag / hele dag).
• Klik OK.

Effect op verhuurbonnen

Bij een verhuurbon kunt u instellen dat feestdagen niet berekend worden:

• Open de verhuurbon.
• Bij Feestdagen kies:
• “Wel berekenen” — feestdagen worden als normale dagen gerekend
• “Niet berekenen” — feestdagen overslaan in berekening
• Klik OK.

Effect op planning

Bij planning-generatie uit contracten kunnen feestdagen automatisch worden overgeslagen:

• Bij Planning > Genereren vink Feestdagen overslaan aan.
• De gegenereerde planningen houden automatisch rekening met de feestdagen.

Veelgestelde vragen

Kunnen regionale feestdagen ook?

Ja — u voegt elke datum handmatig toe. Regionale of bedrijfs-specifieke vrije dagen (bijv. carnaval in het zuiden) kunt u als feestdag invoeren.

Worden Pasen en Pinksteren automatisch doorberekend?

Nee, elke datum voegt u handmatig toe. U kunt de datums op de overheidsite opzoeken.

Planborden en eenheden

Waarop u plant, en wie of wat u inplant

Wat een planbord is

Een planbord toont verticaal de eenheden die u inplant - monteurs, voertuigen, zalen - en horizontaal de tijd. Elke eenheid hoort bij precies één planbord.

Het planbord bepaalt ook welke gegevens u bij zijn eenheden kwijt kunt. Vinkt u een eigenschap niet aan, dan staat het bijbehorende veld niet op de eenheidkaart.

Een planbord aanmaken

1. Klik in het hoofdscherm op de tab Planning.
2. Ga naar Planbord > Toevoegen.
3. Vul Code (uniek) en Omschrijving in.
4. Vink de eigenschappen aan die de eenheden op dit bord moeten hebben.

De eigenschappen zijn:

• Gebruiker - u kunt een medewerker aan de eenheid koppelen.
• Adres.
• Opmerking - een memoveld.
• Faciliteiten - meerdere per eenheid.
• Groepen - een eenheidgroep per eenheid.
• Prijslijst - hiermee kunt u ook een kostendrager en kostenplaats invullen.

Een eenheid aanmaken

1. Klik op de tab Planning.
2. Selecteer links bij Planborden het planbord. De eenheid komt op het geselecteerde bord.
3. Ga naar Eenheid > Toevoegen.

Welke velden u op de eenheidkaart ziet, hangt dus af van wat u op het planbord hebt aangevinkt.

Filteren: groepen en faciliteiten

Heeft u veel eenheden, dan wordt het bord onoverzichtelijk. Twee manieren om te filteren:

• Met een eenheidgroep deelt u de eenheden in groepen in.
• Met faciliteiten legt u vast wat een eenheid kán - u ziet dan alleen de eenheden die aan de eis voldoen.

Beide moet u eerst op het planbord aanzetten. Faciliteiten maakt u aan via Bestanden > Zoek Tabellen > tab Faciliteit.

Kostendrager en kostenplaats

Bij een activiteit en bij een eenheid kunt u een kostendrager en een kostenplaats invullen. Die worden gebruikt zodra er orderregels ontstaan uit de prijslijst van die activiteit of eenheid. U maakt ze aan via Bestanden > Zoek Tabellen, tab Kostendrager respectievelijk Kostenplaats. Bij de eenheid kan het alleen als op het planbord de eigenschap Prijslijst aanstaat.

Een planning maken

Handmatig, vanuit het bakje Te plannen, of laten genereren

Handmatig op het planbord

1. Selecteer een periode op het planbord bij de gewenste eenheid.
2. Klik met de rechtermuisknop en kies (Planning) Toevoegen.
3. Voer de gewenste activiteit in.
4. Klik op het vergrootglas achter Relatie.
5. Kies in het overzichtscherm bij het invoerveld Relatie voor Te plannen, selecteer de relatie en klik rechtsonder op Selecteer.
6. Klik op Bewaar.

Die stap 5 is belangrijker dan hij lijkt: kiest u de relatie via Te plannen, dan wordt het servicecontract meteen aan de planning gekoppeld. Kiest u de relatie op een andere manier, dan blijft die koppeling leeg. Met de Link-knop in het planningscherm controleert u of er een contract aan hangt.

Slepen vanuit het bakje Te plannen

1. Ga naar Planning en klik op de knop Te plannen.
2. Sorteer eventueel op Postcode door op die kolomkop te klikken - dan staan de adressen die bij elkaar in de buurt liggen onder elkaar.
3. Sleep de regel naar de persoon die het gaat doen.
4. Dubbelklik de planning om de tijden aan te passen of er informatie aan toe te voegen.

Planningen laten genereren

Voor terugkerend werk zoals keuringen kan WorkBase de planning zelf maken, op basis van de vorige keer. Vooraf moet kloppen:

• bij de activiteit staat koppeling tussen reparatiemelding en planning op JA;
• het Type van de activiteit is geen relatie of 1 relatie;
• de teplannen-regel is via een contract ontstaan.

Klik in het teplannen-overzicht op Genereren. Per regel kijkt WorkBase naar de vorige inplanning van dat contract, en maakt een nieuwe in de maand van de vervaldatum - op dezelfde weekdag, in dezelfde week van de maand.

Was de vorige planning op dinsdag 10 oktober (de dinsdag in de tweede week), en vervalt het contract in november 2017, dan wordt het dinsdag 14 november 2017: opnieuw de dinsdag in de tweede week.

Aan welke eenheid de planning komt, hangt af van het contract: staat er een Voorkeurmedewerker op, dan gaat hij naar diens eenheid; zo niet, dan naar dezelfde eenheid als de vorige keer. Er wordt meteen een reparatiemelding gemaakt.

Servicecontracten inplannen

Van een vervallend contract naar een ingeplande monteur

De werkwijze in het kort

1. Zet de contracten die bijna vervallen in het bakje Te plannen.
2. Maak daar planningen van - handmatig, slepend of gegenereerd, zie Een planning maken.
3. Maak eventueel een reparatiemelding aan.

Eenmalig instellen

Twee dingen moeten klaarstaan. Eerst de velden:

1. Ga naar Beheer > Aanpassen scherm en kies links Contract.
2. Zoek de velden Aantal en Naar planning, selecteer ze en klik bovenin op Wijzigen. Zet Zichtbaar op JA.
3. Wijzig de tekst bij Aantal in Aantal uur.
4. Klik op Bewaar.

Dan de instelling: ga naar Beheer > Instellingen, kies links Contract > Werkwijze en zet bij Contracttype het keuzeveld Service op AAN.

Normaal bepaalt het contractartikel of een contract ingepland moet worden. Heeft u het veld Naar planning zichtbaar gemaakt, dan kunt u het per contract afzonderlijk regelen.

De activiteit koppelen

1. Ga naar Planning > Activiteit en open of maak een activiteit.
2. Zet Type op 1 relatie.
3. Vul een begintijd en een eindtijd in.
4. Zet koppeling tussen reparatiemelding en planning op JA als u vanuit de planning een reparatiemelding wilt kunnen maken.
5. Ga naar het tabblad Prijslijst en kies het serviceartikel dat u op het planbord wilt zien.
6. Bewaar.

Contracten in Te plannen zetten

1. Klik in het hoofdscherm op Logistiek en dan op Contracten.
2. Kies de vervaldatum en klik op Vernieuwen.
3. Prolongeer of factureer het servicecontract.

Het contract verdwijnt uit deze lijst en staat daarna vanzelf in het bakje Te plannen van het planbord.

Controleren of alles gekoppeld is

1. Ga naar Planning > Controle > Service-contracten.
2. Kies in de filter een datumbereik, bijvoorbeeld Deze week, en klik op Vernieuwen.

U ziet dan alle contracten met een vervaldatum in dat bereik en alle planningen met een plandatum in dat bereik - zo valt op wat nog niet ingepland is. Dubbelklik op een regel om de planning te openen en te corrigeren.

Een contract alsnog aan een planning koppelen

1. Open de planning en klik op de Link-knop.
2. Kies Koppel met contract.
3. Selecteer het contract uit de lijst.

In die lijst staan alleen de lopende servicecontracten van de relatie; beëindigde contracten en contracten van een ander type ziet u er niet bij.

Instellingen - Planning

Instellingen — Planning

Instellingen voor de module Planning

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor de module Planning. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

Zie ook:

• Voor cursusplanning-specifieke instellingen (ELS, NIBHV): zie Instellingen - Cursusplanning.

8.1 Algemeen

Actiebonnen

Planningscherm

Certificaten

8.2 Events

Events

Categorie

8.3 VCA

API