Financieel

Grootboek inrichten

Hoofdverdichtingen, verdichtingen, grootboekrekeningen en dagboeken

Inleiding

Het inrichten van het grootboek is de eerste stap bij het gebruik van de module Financieel. In deze handleiding leert u hoe u het rekeningschema opzet: hoofdverdichtingen, verdichtingen, grootboekrekeningen en dagboeken.

Structuur van het grootboek

Een WorkBase-grootboek is hiërarchisch opgebouwd:

• Hoofdverdichting — bijv. “Vlottende activa” (hoogste niveau)
• Verdichting — bijv. “Liquide middelen” onder “Vlottende activa”
• Grootboekrekening — bijv. “Kas”, “Bank”, “Giro” onder “Liquide middelen”

De saldi van grootboekrekeningen worden gesaldeerd naar verdichtingen, en die naar hoofdverdichtingen. Zo kunt u eenvoudig een balans of winst-en-verliesrekening maken.

Hoofdverdichtingen aanmaken

• Ga naar Financieel > Bestanden > Hoofdverdichtingen.
• Klik op Toevoegen.
• Voer code (max. 3 tekens) en omschrijving in.
• Klik op OK.

Verdichtingen aanmaken

• Ga naar Financieel > Bestanden > Verdichtingen.
• Klik op Toevoegen.
• Voer code en omschrijving in, en kies de bijbehorende hoofdverdichting.
• Klik op OK.

Grootboekrekeningen aanmaken

• Ga naar Financieel > Bestanden > Grootboekrekeningen.
• Klik op Toevoegen.
• Vul de velden in:

Dagboeken aanmaken

Dagboeken zijn de boeken waarin u boekingen vastlegt (verkoopboek, inkoopboek, kasboek, memoriaal, bankboeken).

• Ga naar Financieel > Bestanden > Dagboek.
• Klik op Toevoegen.
• Voer code, omschrijving en type in (Verkoop, Inkoop, Kas, Bank, Memoriaal, Giro).
• Voor bankdagboeken: vink G-rekening aan indien van toepassing (zie handleiding 06 - G-rekening).
• Klik op OK.

Veelgestelde vragen

Kan ik een standaard rekeningschema importeren?

Ja, zie handleiding 05 - Grootboekrekeningen importeren in 03 - Import-Export.

Welke nummering gebruik ik?

De meeste Nederlandse bedrijven gebruiken het Rekeningschema voor MKB. WorkBase levert dit als voorbeeldbestand. Voor grote organisaties wordt vaak een aangepast schema gebruikt.

Kan ik een rekening na gebruik nog wijzigen?

De code niet, wel de omschrijving en andere eigenschappen. Codes in gebruik kunnen niet verwijderd worden.

Boekingen invoeren

Invoerscherm, beginbalans, vaste boekingen en memoriaal

Inleiding

Deze handleiding beschrijft hoe u boekingen invoert in WorkBase: handmatige boekingen, de beginbalans, openstaande posten en vaste (repeterende) boekingen.

Invoerscherm boekingen

• Ga naar Financieel > Boeken > Boeken.
• Selecteer het dagboek waarin u wilt boeken (verkoop, inkoop, kas, bank, memoriaal).
• Klik op Nieuw om een nieuwe boeking aan te maken.
• Vul boekstuknummer, datum en relatie in (indien van toepassing).
• Voeg boekingsregels toe met grootboekrekening, omschrijving, bedrag en BTW-code.
• Klik op OK om de boeking op te slaan.

Beginbalans invoeren

Bij de start van een nieuwe administratie voert u de beginbalans in via het memoriaal:

• Kies het memoriaal-dagboek.
• Voer per grootboekrekening het beginbalansbedrag in.
• Gebruik tegenover de rekening "Winst lopend jaar" om te balanceren.
• Verwerk de boeking.

Openstaande posten via memoriaal

Debiteuren- en crediteuren-openstaande posten van vóór de WorkBase-administratie voert u in via aparte memoriaalboekingen per factuur, zodat het openstaandposten-overzicht klopt.

Vaste boekingen (repeterend)

Voor maandelijkse automatische boekingen (bijv. huur, abonnement):

• Ga naar Financieel > Bestanden > Vaste boekingen.
• Definieer de boeking als sjabloon.
• Kies de frequentie (maandelijks, kwartaal, jaarlijks).
• WorkBase genereert automatisch de boekingen op de geplande data.

Boeking verwerken

Een boeking in concept-status is nog wijzigbaar. Na verwerking staat hij vast en komt deze in alle overzichten (balans, W&V, BTW-aangifte):

• Selecteer de boeking(en) in het overzicht
• Klik op Verwerken
• De boeking krijgt status “Verwerkt”

Veelgestelde vragen

Hoe voer ik een correctie op een verwerkte boeking in?

Maak een nieuwe boeking die de verkeerde boeking tegenboekt (met omgekeerde bedragen), en daarna een nieuwe correcte boeking.

Kan ik boekingen importeren?

Ja. Zie handleiding 06 - Boekingen importeren in de map 03 - Import-Export.

BTW-aangifte

BTW-aangifte invoeren, aanpassen en opgaaf ICP maken

Inleiding

Met WorkBase kunt u BTW-aangiftes berekenen en bijhouden. Het programma berekent op basis van verwerkte boekingen in de gekozen periode.

Nieuwe BTW-aangifte invoeren

• Ga naar Financieel > Boeken > Btw-aangifte.
• Klik op Toevoegen.
• Geef boekjaar, type (maand/kwartaal/jaar) en periode op.
• Klik op Bereken om de velden automatisch te vullen op basis van verwerkte boekingen.
• Eventueel handmatig aanpassen met de knop Wijzigen (alleen bij de laatste aangifte).
• Klik op OK.

BTW-aangifte aanpassen

Alleen de laatste BTW-aangifte kunt u aanpassen.

• Ga naar Financieel > Boeken > Btw-aangifte.
• Selecteer de laatste BTW-aangifte en klik Bekijk (of dubbelklik).
• Klik op Wijzigen voor handmatige aanpassing, of Bereken voor herberekening.

BTW-aangifte verwijderen

• Ga naar Financieel > Boeken > Btw-aangifte.
• Selecteer de laatste BTW-aangifte (of met Ctrl+A alle aangiftes).
• Klik op Verwijderen.
• Bevestig en kies of u een back-up wilt maken.

Opgaaf ICP (Intracommunautaire prestaties)

Voor leveringen binnen de EU waarbij u 0% BTW in rekening brengt, moet u een Opgaaf ICP indienen.

• Ga naar Financieel > Boeken > Btw.
• Selecteer een periode en kies methode “Factuur”.
• Hier ziet u grondslag en BTW-bedrag per BTW-code voor alle definitieve facturen.
• Klik op de knop ICT (geen regel selectie nodig).
• Het ICP-bestand wordt gegenereerd dat u kunt uploaden bij de Belastingdienst.

Veelgestelde vragen

Mijn aangifte klopt niet — wat kan er fout zijn?

Controleer: (1) zijn alle boekingen verwerkt? (2) Zijn de BTW-codes juist gekoppeld aan grootboekrekeningen? (3) Is de periode correct gekozen?

Hoe lever ik aan bij de Belastingdienst?

WorkBase berekent de cijfers. U voert deze over in het portaal van de Belastingdienst (Mijn Belastingdienst Zakelijk).

Kan ik een Suppletie-aangifte maken?

Ja. Maak een nieuwe BTW-aangifte voor de juiste periode, corrigeer cijfers en dien in bij de Belastingdienst. Documenteer intern waarom een suppletie nodig was.

BTW-tariefwijziging

BTW-tarief aanpassen in WorkBase bij wetswijzigingen

Inleiding

Wanneer de overheid een BTW-tarief wijzigt (bijv. van 6% naar 9%), moet u dit in WorkBase doorvoeren. Er zijn 3 mogelijke aanpakken:

• Alleen BTW-code wijzigen — eenvoudigst, maar werkt niet voor overlappende periodes
• Koppeling met extern pakket — als u Exact Online/SnelStart gebruikt
• Met module Financieel — volledige controle, inclusief boekingen

Aanpak 1: nieuwe BTW-code aanmaken

• Ga naar Financieel > Bestanden > BTW-codes.
• Klik op Toevoegen.
• Code: bijv. 1N (voor nieuw tarief). Percentage: 9. Omschrijving: BTW 9%.
• Koppel aan de juiste grootboekrekening (BTW hoog).
• Voer een ingangsdatum in (vanaf wanneer deze code geldt).
• Klik op OK.

Aanpak 2: BTW-aangifte koppelen

De nieuwe BTW-code koppelt u aan het juiste BTW-vak in de aangifte:

• Ga naar Financieel > Bestanden > BTW-codes.
• Open de nieuwe BTW-code.
• Koppel aan de juiste BTW-vak (meestal vak 1b voor BTW 9%).
• Klik OK.

Aanpak 3: BTW-codes op artikelen aanpassen

Voor alle verhuur- en verkoopartikelen moet u de BTW-code bijwerken:

• Ga naar Bestanden > Artikelen.
• Filter op artikelen met de oude BTW-code (6%).
• Selecteer alle artikelen (Ctrl+A).
• Rechtermuisknop > Bulk-wijziging > BTW-code.
• Kies de nieuwe BTW-code.
• Klik OK.

Beide tarieven door elkaar gebruiken

Tijdens overgangsperioden kunnen beide BTW-codes actief zijn. WorkBase bepaalt de juiste op basis van:

• Ingangsdatum van de BTW-code
• Factuurdatum (voor verkoop)
• Ingangsdatum van de prijs (voor termijnfacturatie)

Veelgestelde vragen

Moet ik alle bestaande facturen wijzigen?

Nee. Bestaande facturen hebben hun eigen BTW-waarde vastgelegd. Alleen nieuwe boekingen vanaf de ingangsdatum gebruiken het nieuwe tarief.

Werkt dit ook voor verhuur (termijnfacturatie)?

Ja, maar u moet de verhuurprijzen apart bijwerken. Termijnfacturatie gebruikt de prijs geldend op het moment van factureren.

BTW-nummer controleren (VIES)

EU BTW-nummers controleren via de VIES-dienst

Inleiding

WorkBase kan BTW-nummers van EU-klanten controleren via de VIES-dienst van de Europese Unie (VIES = VAT Information Exchange System). Dit is nodig voor intracommunautaire leveringen tegen 0% BTW.

BTW-nummer controleren

• Open de relatiekaart.
• Voer bij het veld BTW-nummer het nummer in. Begin altijd met de landcode (NL, BE, DE, ...), zonder spaties of punten.
• Klik op de wereldbol-knop achter het veld.
• Bij een geldig BTW-nummer verschijnt een bevestigingsscherm met bedrijfsgegevens (in NL ook adresgegevens).
• Bij een ongeldig nummer verschijnt een foutmelding.

Als de dienst niet beschikbaar is

De VIES-dienst is niet altijd beschikbaar — per land varieert dit. WorkBase retourneert dan ook "Niet geldig" terwijl het nummer correct kan zijn. Probeer later opnieuw.

Veelgestelde vragen

Moet ik bij elke factuur het BTW-nummer controleren?

Bij de eerste keer en periodiek (bijv. jaarlijks). De controleverplichting ligt bij u als leverancier.

Kan ik een BTW-nummer automatisch laten controleren bij het aanmaken?

Nee, handmatig via de wereldbol-knop. De VIES-dienst heeft beperkte capaciteit, daarom geen automatische mass-check.

Wat als het BTW-nummer van de klant wijzigt?

Werk het bij op de relatiekaart en controleer opnieuw via VIES.

G-rekening

G-rekening percentages instellen en betaalbatches aanmaken

Inleiding

Een G-rekening is een geblokkeerde rekening voor de afdracht van loonheffing en BTW bij inhuur van personeel via uitzendbureaus of onderaannemers. WorkBase ondersteunt automatische berekening van het G-rekening bedrag bij inkoopboekingen.

Stap 1 — Veld G-rekening zichtbaar maken

• Ga naar Beheer > Aanpassen scherm.
• Kies links Relatie.
• Zoek onder Niet-zichtbare velden naar "G-rekening %".
• Dubbelklik, vink Zichtbaar aan, klik OK.
• Klik op Bewaar.

Stap 2 — G-rekening percentage bij leverancier

• Open de relatiekaart van de leverancier.
• Voer bij G-rekening % het percentage in (bijv. 20 voor 20%).
• Ga naar tab IBAN en voer het G-rekening IBAN in.
• Klik op OK.

Stap 3 — Bankdagboek als G-rekening markeren

• Ga naar Financieel > Bestanden > Dagboek.
• Dubbelklik op uw G-rekening bankdagboek, of voeg een nieuwe toe.
• Vink G-rekening aan.
• Klik OK.

Stap 4 — Inkoopboeking met G-rekening

Bij een inkoopboeking voor een leverancier met G-rekening percentage:

• G-rekening bedrag wordt automatisch berekend (percentage x factuurbedrag)
• Openstaande post wordt gesplitst: deel voor normale rekening, deel voor G-rekening
• Bedrag G-rekening: nog openstaand bedrag dat op G-rekening moet

Betaalbatch voor G-rekening

• Ga naar Financieel > Relatie > Cred. openposten.
• Filter op openstaande G-rekeningbedragen.
• Selecteer posten en maak een SEPA-betaalbatch aan.
• Bestand uploaden bij uw bank.

Veelgestelde vragen

Wat is een G-rekening precies?

Een geblokkeerde rekening waarop de inlener of hoofdaannemer een deel van de factuur van de uitlener/onderaannemer stort. Dit geld wordt door de Belastingdienst gebruikt om loonheffing en BTW af te dragen.

Wanneer moet ik een G-rekening gebruiken?

Bij inhuur via uitzendbureaus, onderaannemers in bouw, schoonmaakbedrijven — situaties waarin de ketenaansprakelijkheid geldt. Bespreek met uw boekhouder of dit op u van toepassing is.

Inkoop fiatteren

Inkoopfacturen laten goedkeuren door een medewerker voor betaling

Inleiding

Met "Inkoop fiat" (fiatteren) stelt u in dat een inkoopfactuur eerst goedgekeurd moet worden door een bepaalde medewerker voordat hij betaald mag worden. Dit zorgt voor een extra controlestap in uw AO/IC.

Stap 1 — Medewerker fiat-recht geven

• Open de medewerkerkaart.
• Ga naar tab Rollen.
• Voeg de rol Inkoop fiat toe.
• Klik op OK.

Stap 2 — Fiat aangeven bij een inkoopfactuur

Bij het invoeren van een inkoopfactuur, digitale inkoopfactuur of inkoopboeking verschijnt het veld Fiat — alleen als er medewerkers zijn met het fiat-recht.

• Open of maak de inkoopfactuur.
• Bij het invoerveld Fiat kies één of meerdere medewerkers die moeten goedkeuren.
• Klik OK.

Overzicht fiatteringen

Medewerkers met het fiat-recht zien hun openstaande fiatteringen via:

Financieel > Controle > Inkoop fiat.

Hier kunnen zij:

• Dubbelklik op een regel: de bijbehorende boeking openen
• Fiatteren: factuur goedkeuren voor betaling
• Blokkeer: factuur afwijzen, met optionele opmerking

Veelgestelde vragen

Kan een gefiatteerde factuur ge-de-fiatteerd worden?

Ja — klik opnieuw op Blokkeer en voer een reden in.

Wat gebeurt er als een factuur geblokkeerd is?

De factuur verschijnt niet in betaalbatches en is in het overzicht openstaande posten gemarkeerd als geblokkeerd.

SEPA incasso en betaling

Aanmaken van SEPA-bestanden voor incasso en crediteuren-betaling

Inleiding

SEPA (Single Euro Payments Area) is de Europese standaard voor bankbetalingen. Met WorkBase maakt u SEPA-bestanden voor zowel incasso (geld innen) als betaling (crediteuren betalen).

Instellingen controleren

Zie eerst Instellingen - Financieel (sectie 7.3 SEPA) voor: Export-map, mandaat-type, batchvolgnummer, enzovoort.

SEPA Incasso (geld innen)

Om geld van klanten te incasseren heeft u een SEPA-mandaat nodig per klant.

• Controleer bij de klant dat u een geldig SEPA-mandaat heeft (datum, machtigingsnummer).
• Op de relatiekaart onder tab IBAN voert u het mandaat in.
• Ga naar Financieel > Relatie > Deb. openposten.
• Selecteer te incasseren facturen.
• Klik op Incasso batch > SEPA genereren.
• Upload het XML-bestand bij uw bank.

SEPA Betaling (crediteuren betalen)

• Ga naar Financieel > Relatie > Cred. openposten.
• Selecteer te betalen facturen.
• Klik op Betaal batch > SEPA genereren.
• Upload het XML-bestand bij uw bank.

Terugmelding verwerken

Na het verwerken door de bank krijgt u een terugmelding (succesvol of afgewezen).

• Ga naar Financieel > Boeken > Boeken.
• Klik op Inlezen en selecteer het CAMT.053- of MT940-bestand van de bank.
• WorkBase koppelt de mutaties automatisch aan de open posten.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen B2B en Core mandaat?

B2B is voor zakelijke klanten met beperkte stornorechten (5 dagen). Core is voor consumenten met 8 weken stornorecht. Instellen in Instellingen - Financieel.

Een incasso is afgewezen — wat nu?

De factuur blijft openstaand. U kunt opnieuw incasseren (als het mandaat nog geldig is) of handmatig opvolgen.

Facturen verzamelen

Meerdere bonnen bundelen op één factuur

Inleiding

Als u een factuur maakt van een order, verhuurbon, reparatiemelding etc. en er staat nog een niet-afgedrukte factuur voor deze klant klaar, kunt u de nieuwe regels aan de bestaande factuur toevoegen in plaats van een nieuwe factuur.

WorkBase ondersteunt drie werkwijzen:

• Nooit verzamelen — altijd nieuwe factuur aanmaken
• Altijd vragen — programma vraagt telkens
• Per relatie instellen — klantspecifieke voorkeur

Methode 1: nooit verzamelen

• Ga naar Beheer > Instellingen > Verkoop > Bonnen.
• Bij Verzamelen van facturen kies "NIET vragen, niet verzamelen".
• Klik Bewaar.

Methode 2: altijd vragen

• Bij Verzamelen van facturen kies "vragen".
• Stel Bij verzamelen in: referentie van nieuwe factuur als tekstregel toevoegen? (Ja/Nee).
• Voor verhuurmodule: stel in of u facturen van verschillende verhuurbonnen NIET wilt verzamelen.

Methode 3: per relatie

• Bij Verzamelen van facturen kies "per relatie instellen".
• Bij Nieuwe relatie geeft u de standaard-waarde voor nieuwe relaties.
• Zet het veld Factuur verzamelen? op de relatiekaart aan via Beheer > Aanpassen scherm.
• Voor elke relatie kunt u nu instellen of facturen verzameld worden.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als ik verzamelen bevestig?

Er wordt GEEN nieuwe factuur aangemaakt. De regels worden toegevoegd aan de bestaande niet-afgedrukte factuur voor dezelfde klant.

Werkt verzamelen ook voor gedefinitieve facturen?

Nee. Alleen niet-afgedrukte (concept) facturen kunnen worden aangevuld.

Betaallink MultiSafepay

Betaallink (MultiSafepay) genereren

Betaallinks voor bonnen genereren en vernieuwen

Inleiding

Met de MultiSafepay-integratie kunnen uw klanten online betalen via een link in de e-mail. Deze handleiding beschrijft hoe u een betaallink genereert en een nieuwe link maakt als de bon wijzigt.

Nieuwe betaallink genereren

• Open de bon (bijv. verhuurbon, factuur).
• Klik op de knop MultiSafepay.
• Een scherm toont de betaalstatus van de klant.
• Klik op Nieuwe link maken om een link te genereren.
• Mail de bon opnieuw naar de klant met de nieuwe link.

Administratiecode instellen

MultiSafepay vereist een unieke code per betaallink. Als u meerdere administraties gebruikt:

• Ga naar Beheer > Instellingen > Verkoop > MultiSafepay.
• Voer bij Administratie-code een unieke code in per administratie.
• Klik Bewaar.

Veelgestelde vragen

Mijn klant kan niet betalen - wat nu?

Klik op MultiSafepay op de bon en controleer status. Is de link verlopen of de bon gewijzigd? Maak een nieuwe link.

Kan ik zien wanneer de klant heeft betaald?

Ja. Het MultiSafepay-scherm toont betalingsstatus. Bij succesvolle betaling wordt de bon automatisch gemarkeerd als betaald.

Betalingscherm

Betalingscherm gebruiken

Knoppen Splits en Deels voor gesplitste en deelbetalingen

Inleiding

Het betalingscherm in WorkBase biedt twee speciale knoppen voor complexe betalingen: Splits en Deels.

Knop Splits

Hiermee splitst u de betaalwijze voor verschillende delen van de bon (bijv. borg contant retour + factuurbedrag via bank).

Voorbeeld: factuurbedrag € 379,33 en € 200,00 borg retour → klant moet € 179,33 betalen. Met Splits kiest u:

• Borg: contant retour
• Factuur: via bank

Knop Deels (of Invoer)

Hiermee geeft u aan dat niet het volledige borg- of factuurbedrag nu wordt betaald of geretourneerd. De knop toont "Invoer" als het bedrag 0 is.

Voorbeeld: klant krijgt € 25,00 borg retour, maar nu alleen € 20,00. Restant € 5,00 volgt later.

• Klik op Deels.
• Het borgveld is nu wijzigbaar. Voer € 20,00 in.
• Klik OK.
• Voor latere retour van € 5,00: maak nieuwe retourboeking.

Veelgestelde vragen

Wanneer gebruik ik Splits vs. Deels?

Splits: ander betaalmiddel per deel van de transactie. Deels: slechts een gedeelte van één bedrag nu betalen/retourneren.

Kan ik Splits en Deels combineren?

Ja. Bijv. borg gedeeltelijk contant, gedeeltelijk blijft staan; factuurbedrag via bank.

Openstaande posten en herinneringen

Debiteuren- en crediteuren-overzichten en herinneringen versturen

Inleiding

WorkBase biedt overzichten van openstaande facturen (debiteuren) en nog te betalen facturen (crediteuren). Ook kunt u automatisch herinneringen sturen aan klanten met openstaande facturen.

Debiteuren openstaande posten

• Ga naar Financieel > Relatie > Deb. openposten.
• Filter op vervaldatum, relatie, bedrag, etc.
• Bekijk totaal openstaand bedrag.

Crediteuren openstaande posten

• Ga naar Financieel > Relatie > Cred. openposten.
• Filter op uiterste betaaldatum, leverancier, bedrag.
• Gebruik voor betaalbatches (SEPA).

Herinneringen versturen

Aan klanten met openstaande facturen kunt u automatische herinneringen sturen (1e, 2e, 3e herinnering).

• Ga naar Financieel > Herinneringen.
• WorkBase genereert een lijst van openstaande facturen op basis van herinneringstermijnen.
• Selecteer facturen, controleer de voorgestelde herinneringsbrief.
• Klik op Afdrukken of Mailen.

Saldilijst

Voor een overzicht van alle relaties met openstaand saldo: Financieel > Relatie > Saldilijst.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik welke relatie de eerstvolgende herinnering moet krijgen?

In het herinneringsscherm worden facturen automatisch ingedeeld per herinneringsniveau (1e, 2e, 3e). WorkBase houdt de status bij.

Kan ik een klant uitsluiten van herinneringen?

Ja. Op de relatiekaart: zet het veld "Geen herinneringen" aan (via Aanpassen scherm zichtbaar te maken).

Peppol

Peppol - e-facturatie via Access Point

Verzenden van facturen via het Peppol-netwerk

Inleiding

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk voor het veilig en gestandaardiseerd verzenden van elektronische documenten (vooral facturen) tussen bedrijven en overheden.

Sinds 1 oktober 2020 is de Nederlandse overheid de officiële Peppol Authority (Netherlands Peppol Authority, NPA). Het gebruik van Peppol is niet verplicht in Nederland, maar wordt sterk aangeraden voor B2G (business-to-government).

WorkBase en Peppol

Werkwijze

Om een factuur via Peppol naar een organisatie te sturen:

• Maak een factuur in WorkBase met UBL-bijlage (zie Verkoopfacturen digitaal versturen).
• Vermeld het GLN-nummer van de ontvanger (identifier voor Peppol).
• Stuur de e-mail met PDF + UBL-bijlage naar het e-mailadres van de Peppol Access Point van de ontvangende partij.
• De Access Point verwerkt de e-mail en stuurt het door via Peppol.

Peppol Access Points in Nederland

Gecertificeerde Nederlandse providers:

• Storecove (Datajust B.V.)
• Lyanthe B.V.
• Calvi Business Software B.V.
• Cevinio
• eConnect International B.V.
• Easy Systems B.V.
• Factuurportal B.V.
• JNet B.V.
• Klippa
• Onetrail B.V.
• Quyntess B.V.
• Smartbooqing
• Tradeinterop
• SPS Commerce
• Order2Cash (Billtrust)
• Ionite B.V.
• Apro Consulting Services B.V.
• Proactis B.V.
• MoneyBird Holding B.V.

Meer informatie: https://peppol.org/learn-more/country-profiles/

Veelgestelde vragen

Moet ik Peppol gebruiken?

Niet verplicht in Nederland, maar sterk aanbevolen voor B2G. Grote organisaties en overheden vragen steeds vaker Peppol.

Welke Access Point kies ik?

Dat hangt af van volume, prijs en andere factoren. Neem contact op met meerdere providers voor een offerte.

Wat is een GLN-nummer?

Global Location Number - een unieke identifier voor een organisatie in het Peppol-netwerk. Vraag dit op bij de ontvanger.

Fiatteren en breuk

Fiatteren van retourbon met breuk

Retourbon met breuk eerst goedkeuren voordat factuur gemaakt wordt

Inleiding

Bij verhuur kunt u instellen dat retourbonnen met breuk (beschadigd geretourneerde artikelen) eerst gefiatteerd moeten worden door een bevoegde medewerker, voordat er een factuur voor de schade gemaakt kan worden.

Stap 1 — Instelling activeren

• Ga naar Beheer > Instellingen > Verhuur > Bonnen.
• Bij Fiatteren kies "Fiatteren bij breuk".
• Klik Bewaar.

Stap 2 — Rechten instellen

• Open Beheer > Medewerkers, selecteer de medewerker.
• Klik op Rechten.
• Navigeer naar Verhuur > Retournering > Fiatteren.
• Zet op Ja of Nee.
• Klik OK.

Stap 3 — Retourbon fiatteren

• Ga naar Verhuur > Overzicht.
• Klik links op Retourbon.
• Selecteer één of meer retourbonnen met breuk.
• Klik op Fiatteren.
• Bevestig. De bonnen zijn nu gefiatteerd en kunnen gefactureerd worden.

Kolommen en filters

In het retour- en verhuur-overzicht kunt u de kolom Breuk? en filter Breuk? zichtbaar maken. Zo ziet u snel welke bonnen breuk hebben.

Veelgestelde vragen

Kan ik een gefiatteerde retourbon ontfiatteren?

Ja - via rechtermuisknop in het retour-overzicht > Fiattering opheffen (als uw rechten dit toestaan).

Wie mag typisch fiatteren?

Typisch: manager, bedrijfsleider of dedicated fiatteur. Niet de balie-medewerker die de retour aanneemt (functiescheiding).

Boekingen bij bonnen

Automatische boekingen bij bonnen

Welke boekingen maakt WorkBase automatisch bij facturen, leveringen, ontvangsten, etc.

Inleiding

Bij het verwerken van bonnen (factuur, levering, ontvangst, voorraadtelling) maakt WorkBase automatisch boekingen in de financiële administratie. Deze handleiding laat zien welke rekeningen gebruikt worden en waar u ze instelt.

Standaard rekeningen

Legenda:

• VF = Verkoopfactuur
• IF = Inkoopfactuur
• L = Levering
• O = Ontvangst
• T = Voorraadtelling
• K = Kostenverschil

Voorbeelden

Verkoopfactuur € 100 + 21% BTW = € 121

Inkoopfactuur € 100 + 21% BTW = € 121

Waar stel ik de rekeningen in?

• Verkoopboek / Inkoopboek: Instellingen > Financieel > Algemeen
• Rekening per BTW-code: Financieel > Bestanden > BTW-codes
• Kostenrekening per relatie: op de relatiekaart
• Omzetrekening per artikelgroep: Bestanden > Artikelgroepen
• Voorraadrekening per artikelgroep: Bestanden > Artikelgroepen
• Systeemrekeningen (Vraagposten, NOFG): Instellingen > Financieel > Rekeningen

Veelgestelde vragen

Kan ik de automatische boeking controleren?

Ja. Open een factuur en kies Boeken op de knoppenbalk. U ziet de boekingsregels die WorkBase heeft gegenereerd.

Een boeking gaat naar de verkeerde rekening. Wat nu?

Controleer de artikelgroep van het artikel, de BTW-code, en de kostenrekening van de relatie. Één van deze drie bepaalt de tegenrekening.

Welke rekening gebruikt WorkBase als iets niet is ingesteld?

De systeemrekening “Vraagposten” (ingesteld via Instellingen > Financieel > Rekeningen). Controleer deze regelmatig en verplaats de bedragen naar de juiste rekening.

Verkoopfacturen digitaal versturen (UBL)

Verkoopfacturen digitaal versturen

Handleiding voor het digitaal versturen van verkoopfacturen met UBL vanuit WorkBase

Inleiding

Met WorkBase kunt u verkoopfacturen digitaal versturen per e-mail, inclusief een UBL-bestand als bijlage. De ontvangende partij kan dit bestand gebruiken om de factuur automatisch in te lezen in zijn of haar boekhoudsoftware.

Deze handleiding beschrijft hoe u:

• E-mailinstellingen configureert — SMTP-server instellen voor het versturen
• Administratiegegevens invult — verplichte bedrijfsgegevens voor het UBL-formaat
• UBL activeert bij een relatie — per klant instellen
• Facturen digitaal verstuurt — individueel of meerdere tegelijk

Wat is UBL?

UBL staat voor Universal Business Language en is een internationale standaard voor het uitwisselen van zakelijke documenten zoals facturen. WorkBase ondersteunt het UBL Simplerinvoicing 2.1 formaat (UBL-SI).

Wanneer u een verkoopfactuur verstuurt met UBL, ontvangt uw klant:

• Een PDF-bestand — de factuur als leesbaar document
• Een XML-bestand (UBL) — de factuur in een gestandaardiseerd formaat dat automatisch kan worden ingelezen door boekhoudsoftware

E-mailinstellingen configureren (SMTP)

Om facturen digitaal te kunnen versturen, moeten eerst de SMTP-instellingen worden geconfigureerd:

• Ga naar Beheer > Instellingen > Berichten > SMTP.
• Vul de gegevens van uw uitgaande e-mailserver in:

Voorbeeld: Gmail

Voorbeeld: Office 365

Extra e-mailopties

Onder Digitale Factuur in de SMTP-instellingen kunt u aanvullende opties configureren:

• Verstuur een kopie (BCC) — ontvang een kopie van elke verzonden factuur op een opgegeven e-mailadres
• Leesbevestiging — vraag om een bevestiging wanneer de ontvanger de e-mail opent
• Andere bonnen — stel een alternatief e-mailadres in voor het versturen van overige bonnen

Administratiegegevens invullen

Voor een correct UBL-bestand moeten de volgende bedrijfsgegevens volledig zijn ingevuld:

• Ga naar Beheer > Instellingen > Administratie gegevens.
• Controleer of de volgende velden zijn ingevuld:
• Bedrijfsnaam
• Bedrijfsadres + huisnummer
• Postcode en Plaats
• Telefoonnummer
• KvK-nummer
• Btw-nummer
• BIC en IBAN
• E-mailadres
• Ga naar Beheer > Instellingen > Verkoop > Bonnen > Factuur.
• Vul de Contactpersoon in die op de UBL-factuur vermeld wordt.

UBL activeren bij een relatie

Per relatie kunt u instellen dat er een UBL-bestand wordt meegestuurd met de factuur:

• Open de relatiekaart van de betreffende klant.
• Ga naar de tab E-mail.
• Vul het e-mailadres in onder Digitale facturatie.
• Zet een vinkje bij UBL.
• Controleer of het KvK-nummer en eventueel btw-nummer van de relatie zijn ingevuld.

Een factuur digitaal versturen

Enkele factuur versturen

Zodra de instellingen gereed zijn, verstuurt u een factuur als volgt:

• Maak een factuur aan zoals u gewend bent.
• Zorg dat er een contactpersoon aan de factuur is gekoppeld.
• Open de factuur en klik op de knop Verwerken.
• Klik op Direct mailen om de factuur te versturen.

Bij het versturen wordt automatisch een PDF van de factuur meegestuurd. Als UBL is geactiveerd bij de relatie, wordt ook een XML-bestand (UBL) als bijlage toegevoegd.

Meerdere facturen tegelijk versturen

Met de knop Verwerken in het overzicht Afdrukken Facturen kunt u meerdere facturen tegelijk verwerken:

• Ga naar Logistiek > Factureren > Afdrukken Facturen.
• Klik op de knop Verwerken.
• WorkBase toont hoeveel facturen een e-mailadres hebben en hoeveel niet.
• Facturen met e-mailadres worden per e-mail verstuurd.
• Facturen zonder e-mailadres worden afgedrukt.

E-mailbericht aanpassen

Bij het versturen kunt u de body van de e-mail vullen met een standaardtekst. Dit is optioneel. De factuur-PDF wordt altijd als bijlage meegestuurd.

De mailinstelling onder Beheer > Instellingen > Berichten > Mailen bepaalt of de factuur wordt verstuurd via de ingebouwde mail-client van WorkBase of via uw externe e-mailprogramma (bijv. Outlook).

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere facturen tegelijk versturen?

Ja, gebruik de knop Verwerken in het overzicht Afdrukken Facturen. WorkBase verwerkt automatisch alle facturen: facturen met een e-mailadres worden gemaild, facturen zonder e-mailadres worden afgedrukt.

Welke gegevens zijn verplicht voor het versturen van een UBL?

De administratiegegevens (bedrijfsnaam, adres, KvK, BTW, BIC, IBAN) moeten volledig zijn ingevuld. Bij de relatie moeten het e-mailadres en KvK-nummer zijn vastgelegd.

Kan ik een kopie ontvangen van verzonden facturen?

Ja, vul onder de SMTP-instellingen bij Digitale Factuur een BCC-adres in. Van elke verzonden factuur wordt dan een kopie naar dit adres gestuurd.

Mijn klant ontvangt de factuur niet, wat nu?

Controleer of het e-mailadres bij de relatie correct is ingevuld. Controleer ook of uw SMTP-instellingen juist zijn en of uw e-mailserver bereikbaar is. Vraag uw klant om de spam-map te controleren.

Kan ik de factuur ook via Outlook versturen?

Ja, onder Beheer > Instellingen > Berichten > Mailen kunt u instellen dat facturen via uw externe e-mailprogramma worden verstuurd in plaats van via de ingebouwde mail-client.

Hoe kan ik de UBL-factuur testen?

U kunt een gegenereerd UBL-bestand op de schijf bewaren en uploaden naar een online validator. Kies bij de validatie voor het Rule set: SimplerInvoicing Invoice 1.2.

Inkoopfacturen digitaal inlezen

Handleiding voor het ontvangen, inlezen en verwerken van digitale inkoopfacturen in WorkBase

Inleiding

Met de module Financieel kunt u digitale inkoopfacturen van uw leveranciers inlezen in WorkBase. Dit bespaart tijd, voorkomt invoerfouten en maakt uw administratie overzichtelijker.

Deze handleiding beschrijft hoe u:

• Inkoopfacturen-map instelt — waar de bestanden worden geplaatst voor verwerking
• Digitale inkoopfacturen inleest — PDF- en XML-bestanden (UBL-formaat)
• PDF-facturen aanvult — handmatig gegevens invoeren bij PDF-bestanden
• Inkoopfacturen omzet in boekingen — koppelen aan uw boekhouding

Ondersteunde bestandstypen

WorkBase ondersteunt twee bestandstypen voor digitale inkoopfacturen:

De inkoopfacturen-map instellen

Digitale inkoopfacturen worden ingelezen vanuit een vaste map op uw systeem. Standaard is dit de map Inkoopfacturen direct onder de WorkBase-applicatiemap, bijvoorbeeld:

C:\WorkBase\Inkoopfacturen

U kunt deze map als volgt wijzigen:

• Beheer > Instellingen.
• Klik links op Financieel, dan op Inlezen.
• Klik onder het kopje Digitale inkoopfacturen op de knop Map aanpassen.
• Geef bij Map de gewenste maplocatie op en klik op OK.

Inkoopfacturen inlezen

Zodra de bestanden in de inkoopfacturen-map staan, kunt u ze als volgt inlezen:

• Ga naar Financieel > Boeken > Dig. Inkoopfacturen.
• Klik op de knop Inlezen.
• WorkBase meldt hoeveel facturen er in de map staan. Klik op Doorgaan om het inlezen te starten.

Na het inlezen geldt het volgende:

• XML-bestanden: er wordt automatisch een inkoopboeking aangemaakt
• PDF-bestanden: er wordt een digitale inkoopfactuur aangemaakt die u zelf aanvult

Een ingelezen PDF-factuur aanvullen

Als de leverancier alleen een PDF heeft gestuurd, moet u de gegevens handmatig invoeren:

• Dubbelklik op de ingelezen inkoopfactuur of klik op Wijzigen.
• Klik op Openen om het PDF-bestand te bekijken (Adobe Acrobat Reader of vergelijkbaar programma vereist).
• Vul bij Relatie de leverancier in van wie de factuur afkomstig is.
• Vul bij Fact.nr.Lev. het factuurnummer van de leverancier in.
• Vul bij Referentie de tekst in die later in de boekingsregels moet verschijnen.
• Selecteer de juiste Betalingsconditie van de leverancier.
• Controleer de Grootboekrekening (wordt overgenomen van de relatiekaart).
• Vul bij Totaal het totaalbedrag inclusief BTW in.
• Klik op OK om de inkoopfactuur op te slaan.

Inkoopfactuur omzetten in een boeking

Nadat de digitale inkoopfactuur is ingelezen (en eventueel aangevuld), kunt u er een boeking van maken:

• Maak een nieuwe inkoopboeking aan.
• Klik bovenin op de knop Inkoopfactuur.
• Er verschijnt een overzicht van alle nog niet gekoppelde digitale inkoopfacturen.
• Selecteer de gewenste factuur en klik op Selecteer.

De gegevens van de digitale inkoopfactuur worden overgenomen naar de boeking.

Veelgestelde vragen

Welke bestanden kan ik inlezen als inkoopfactuur?

WorkBase ondersteunt XML-bestanden in UBL Simplerinvoicing 2.1 formaat en PDF-bestanden. XML-bestanden worden automatisch verwerkt tot een boeking. PDF-bestanden leest u in en vult u handmatig aan.

Hoe vraag ik mijn leverancier om digitale facturen?

Vraag uw leverancier om facturen te sturen in het UBL Simplerinvoicing versie 2.1 formaat (UBL-SI). De meeste boekhoudsoftware ondersteunt dit formaat.

Kan ik bijlagen automatisch opslaan vanuit Outlook?

Ja, in Outlook kunt u een regel aanmaken die bijlagen van bepaalde e-mails automatisch opslaat in de inkoopfacturen-map. Raadpleeg uw systeembeheerder voor het instellen van een Outlook-regel met een VBA-script.

Wat als een factuur niet wordt ingelezen?

Controleer of het bestand in de juiste map staat en of het formaat correct is (XML of PDF). Controleer ook of de bestandsnaam geen speciale tekens bevat.

Kan ik meerdere inkoopfacturen tegelijk inlezen?

Ja, alle XML- en PDF-bestanden die in de inkoopfacturen-map staan worden in één keer ingelezen wanneer u op Inlezen klikt.

Instellingen - Financieel

Instellingen — Financieel

Financiële instellingen, rekeningen, SEPA en inlezen bankmutaties

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor de module Financieel. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

Zie ook:

• Voor het digitaal versturen van verkoopfacturen: zie Verkoopfacturen digitaal versturen.
• Voor inkoopfacturen inlezen: zie Handleiding Inkoopfacturen Digitaal Inlezen.
• Voor bankmutaties: zie 07 - Bankmutaties CAMT053 inlezen in de map 03 - Import-Export.

7. Financieel

7.1 Algemeen

Verdicht

Open posten melding

Betaling

Controle

Voorraad

7.2 Rekeningen

Grootboek

Dagboek

7.3 SEPA

Batch

Bedrijf

Incasso batch

Betaal batch

7.4 Inlezen

Bankafschrift

Bankafschrift, rembours berekening

MultiSafepay

Digitale inkoopfacturen

Module Activa

Activa vastleggen en periodieke afschrijvingen genereren

Inleiding

De module Activa wordt gebruikt om activa (vaste bezittingen zoals voertuigen, machines, inventaris) vast te leggen en periodiek boekingen voor afschrijvingen te genereren.

Activagroepen

Activagroepen definieert u via Financieel > Bestanden > Activagroepen. Een activagroep bepaalt het afschrijvingsgedrag en de grootboekrekeningen.

Activa toevoegen

Er zijn drie manieren om activa toe te voegen:

1. Handmatig toevoegen

• Ga naar Financieel > Activa > Overzicht.
• Klik Toevoegen.
• Vul in: Activagroep, omschrijving, aanschafdatum, aanschafwaarde, afschrijvingsperiode, restwaarde.
• Klik OK.

2. Via het inkoopboek

Bij het boeken van een inkoopfactuur waarbij u boekt op een activa-grootboekrekening wordt automatisch een activa aangemaakt.

• Maak een inkoopboeking aan.
• Boek op de grootboekrekening die gekoppeld is aan de activagroep.
• WorkBase vraagt om activa-gegevens aan te vullen.
• Activa wordt automatisch aangemaakt.

3. Activa waarop al is afgeschreven

Bij migratie vanuit een ander systeem: voer de activa in met de resterende boekwaarde en overige afschrijvingen.

• Voer bij aanschafdatum de oorspronkelijke datum in.
• Voer aanschafwaarde in.
• Bij “Reeds afgeschreven”: bedrag dat al op andere plek is afgeschreven.
• WorkBase berekent de resterende boekwaarde en genereert alleen de toekomstige afschrijvingen.

Afschrijvingen aanmaken

Periodiek (meestal maandelijks) genereert u de afschrijvingsboekingen:

• Ga naar Financieel > Activa > Afschrijvingen.
• Kies periode.
• WorkBase toont alle activa met afschrijving in deze periode.
• Klik Genereer boekingen.
• Per activagroep wordt een boeking aangemaakt op het memoriaal-dagboek.

Veelgestelde vragen

Kan ik een afschrijving handmatig aanpassen?

Ja, open de activa-kaart en pas het afschrijvingsschema aan. Let op de fiscale regels voor afschrijving.

Wat als een activum vervroegd wordt verkocht?

Open de activa, zet einddatum, en boek de verkoop. WorkBase berekent automatisch het resterende boekwaarde en boekt een resultaat uit verkoop.

Werkt de module met verschillende afschrijvingsmethoden?

Lineair (naar 0) en Lineair met restwaarde zijn beschikbaar. Voor degressief of andere methodes is maatwerk nodig.

Betalingsherinneringen

Openstaande facturen laten herinneren per e-mail of afdruk

Inleiding

Via Financieel > Relatie > Herinneringen kunt u herinneringen of aanmaningen afdrukken of meteen mailen naar klanten met openstaande facturen.

Per openstaande post wordt bijgehouden:

• Wanneer de laatste herinnering is verstuurd
• Hoeveel herinneringen in totaal verstuurd zijn

Herinneringenoverzicht

• Ga naar Financieel > Relatie > Herinneringen.
• Gebruik de filter om het aantal openstaande posten te beperken. Bijvoorbeeld filter op “Aantal aanmaningen = 0” voor posten die nog niet zijn herinnerd.
• Selecteer één of meerdere posten.

Beschikbare knoppen

Openstaande post bekijken en aanpassen

• Selecteer een post en klik Wijzigen (of dubbelklik).
• Het kaartscherm opent met extra velden:
• Notitie: zichtbaar in overzicht als paperclip-icoon
• E-mail: specifiek herinnerings-adres (overrulet het algemene adres)
• Herinnering?: leg vast of wel/geen herinnering gestuurd moet worden
• Klik OK.

Verwerken-knop (per e-mail versturen)

• Filter openstaande posten die herinnerd moeten worden.
• Selecteer de posten.
• Klik Verwerken.
• Kies: groeperen per relatie (één mail per klant) of één mail per post.
• Kies welke lay-out (bijv. 1e herinnering, 2e herinnering, aanmaning).
• Bij relatie zonder e-mailadres: optie om alsnog af te drukken.
• Klik OK.

Per relatie-knop (gegroepeerd afdrukken)

Handig als u papieren brieven wilt versturen:

• Selecteer posten.
• Klik Per relatie.
• Per relatie wordt één brief met alle geselecteerde openstaande posten afgedrukt.

Gesprek en Taak vastleggen

Bij telefonisch contact of afspraak met debiteur kunt u dit vastleggen op de openstaande post:

• Gesprek: datum + beschrijving. Zichtbaar op de kaart van de post.
• Taak: met deadline en verantwoordelijke.

Veelgestelde vragen

Hoe stel ik in wanneer een factuur herinnerd moet worden?

Via de betalingsconditie op de relatiekaart en op de factuur. Na vervaldatum + aantal dagen verschijnt de post in het herinneringenoverzicht.

Kan ik verschillende teksten per herinneringsniveau gebruiken?

Ja, via lay-outs. Maak 3 lay-outs: “Vriendelijke herinnering” (1e), “Herinnering” (2e), “Aanmaning” (3e). Kies bij Verwerken welke lay-out u gebruikt.

Zijn geïncasseerde posten ook zichtbaar?

Ja, als ze nog openstaan. Filter op “Incasso” om geïncasseerde en niet-geïncasseerde posten te scheiden.