Voorraad, Onderdelen en Handel

Voorraadbeheer basis

Voorraad bijhouden, aanpassen en controleren

Inleiding

De module Voorraad houdt per artikel, per magazijn en per locatie bij hoeveel exemplaren u heeft. De voorraad wordt automatisch bijgewerkt bij ontvangst, levering, verkoop en retour.

Voorraad bekijken

• Ga naar Voorraad > Overzicht.
• U ziet per artikel het aantal beschikbaar, besteld, gereserveerd en in transit.
• Filter op magazijn, locatie, artikelgroep, leverancier.

Voorraad handmatig aanpassen

• Ga naar Voorraad > Overig > Voorraad aanpassen.
• Selecteer artikel, magazijn, locatie.
• Voer nieuwe aantal in.
• Vul reden in (bijv. "Beschadiging", "Diefstal", "Correctie").
• Klik OK.

Voorraadwaarden

Waarom er meer dan één voorraadgetal is, en wat elk getal betekent

Inleiding

De werkelijke voorraad is wat er nu in het magazijn ligt. Zodra u bonnen gaat maken is dat niet meer het hele verhaal: een deel is gereserveerd voor een klant, een deel is besteld maar nog niet binnen, een deel ligt op een leveringsbon die nog niet definitief is. Daarom houdt WorkBase een reeks getallen bij, en rekent het daar een paar voorraadwaarden uit.

Weten welk getal u voor u heeft, is het verschil tussen wel of niet dubbel bestellen.

Wat WorkBase bijhoudt

Let op de twee die nog gaan bewegen: het aantal ontvangen wordt uiteindelijk bij de werkelijke voorraad opgeteld, en in levering gaat er uiteindelijk af. Een leveringsbon wordt definitief zodra u hem factureert of definitief afdrukt.

De vier berekende voorraadwaarden

Hieruit rekent WorkBase vier waarden uit. Elke volgende telt meer bonnen mee:

In formules, met de namen zoals WorkBase ze gebruikt:

• plankvoorraad = werkelijke voorraad + ontvangst − levering
• beschikbare voorraad = plankvoorraad − in order − in bewerking + in productie
• vrije voorraad = beschikbare voorraad − backorder
• economische voorraad = werkelijke voorraad + ontvangst − factuur − in order − backorder + besteld − in bewerking + in productie

Welke gebruikt u waar

Bij het besteladvies kiest u zelf welke van deze vier met de minimumvoorraad wordt vergeleken. Kiest u de plankvoorraad, dan bestelt u wat er fysiek ontbreekt. Kiest u de economische voorraad, dan telt mee wat er al onderweg is - en bestelt u niet nog een keer wat de leverancier al gestuurd heeft.

Magazijnen en locaties

Meerdere magazijnen, en een magazijn opdelen in locaties

Wat een magazijn is

Een magazijn is meestal een fysieke plek met een adres waar de goederen liggen, maar het hoeft geen gebouw te zijn: ook een bestelbus of een servicewagen kunt u als magazijn opvoeren. In een nieuwe administratie staat er al één klaar, met code 1.

Bij het maken van een bon geeft u aan welk magazijn u gebruikt.

• Met de module Voorraad: Voorraad > Bestanden > Magazijnen.
• Met de module Verhuur: Verhuur > Bestanden > Magazijnen.

Werkt u met de app, dan kunt u een magazijn aan een medewerker koppelen - het busje van die monteur. Open het magazijn en kies bij Medewerker de juiste persoon; hij ziet in de app dan alleen de leveringen van zijn eigen magazijn.

De velden van een magazijn

• Magazijn - de code. Die moet uniek zijn; gebruikelijk is een driecijferige nummering.
• Naam - de omschrijving.
• Defaultlocatie - zie verderop.
• Adres, postcode, plaats, land, telefoon en fax - waar het magazijn staat.
• Medewerker - te gebruiken in afdruklay-outs, en bij de app om te bepalen wiens magazijn dit is.

Een magazijncode wijzigen of magazijnen samenvoegen

Een magazijncode is niet zomaar een label: hij staat op al uw historische bonnen. U kunt hem toch wijzigen, en WorkBase past dat overal aan.

1. Open het magazijnenoverzicht en klik op Beheer. Nu ziet u ook de vervallen magazijnen, herkenbaar aan het rode bolletje in de eerste kolom.
2. Selecteer het magazijn en klik op Bijwerken.
3. Kies Code omnummeren en klik op OK.
4. Kies wat u wilt:
   • Omnummeren naar een nieuwe, niet-bestaande code - het magazijn krijgt een andere code.
   • Samenvoegen met een bestaande code - dit magazijn gaat op in een ander.
5. Vul bij Nieuw de code in en klik op OK.

De wijziging gaat door het hele systeem, dus ook door bonnen uit het verleden. Bij samenvoegen betekent dat: wat op het oude magazijn stond, staat daarna op het nieuwe.

Locaties

Locaties horen bij de module Voorraad; de module Verhuur gebruikt ze niet. Een locatie is een plek binnen het magazijn waar voorraad ligt. Door artikelen aan een locatie toe te wijzen kunt u ontvangen, tellen en orderpicken op volgorde van de locatie - dus in de looprichting door het magazijn in plaats van kriskras.

Bij een ontvangst, levering, magazijnverplaatsing, telling of werkorderbon geeft u telkens de locatie op.

Kies de codes met zorg, want daar hangt het nut van af:

• Laat de code de werkelijke plek beschrijven: pad, sectie binnen het pad, plank binnen de sectie.
• Geef locaties in verschillende magazijnen een eigen naam, bijvoorbeeld 01-C-003 voor magazijn 1, pad C, plek 3. Zo verwart u ze niet.

Locaties toevoegen

1. Open het magazijnenoverzicht en dubbelklik op het magazijn.
2. Klik links op Locaties en onderin op Toevoegen.
3. Vul in:
   • Locatie - de code.
   • Omschrijving - laat u die leeg, dan wordt de code als omschrijving gebruikt.
   • Looproute nr. - het volgnummer op de looproute door het magazijn. Hiermee bepaalt u de volgorde waarin gepickt en geteld wordt.
   • Actief? - hiermee verbergt u een locatie zonder hem weg te gooien.

Moet u een hele stelling aanmaken, gebruik dan Ophoogfactor en Aantal: het eindgetal in de code wordt zo vaak opgehoogd als u opgeeft. Van B-001 met ophoogfactor 2 en aantal 3 maakt WorkBase B-001, B-003 en B-005. Onderin het scherm ziet u vooraf welke locaties gemaakt gaan worden.

De defaultlocatie

Elk magazijn heeft één defaultlocatie; bij een nieuw magazijn wordt die vanzelf aangemaakt. Die locatie wordt gebruikt als er voor een artikel niets anders is vastgelegd.

Wijzigen doet u op de magazijnkaart: vul bij Defaultlocatie een andere locatie in en klik op Bewaar.

Gaat u voor het eerst met locaties werken, dan ziet u dat alle bestaande voorraad al aan de defaultlocatie hangt. Dat is geen fout - u verdeelt hem van daaruit verder.

Een artikel aan een locatie koppelen

Per artikel legt u vast welke locatie in welk magazijn gebruikt wordt. Daar komt het artikel dan terecht bij bijvoorbeeld een ontvangst of een telling.

1. Open de artikelkaart van een voorraadartikel.
2. Klik links op Voorraad.
3. Dubbelklik op de regel van het magazijn, of klik op Toevoegen als het artikel nog niet aan dat magazijn hangt.
4. Vul bij Defaultlocatie de gewenste locatie in.
5. Klik op OK.

Is er voor een artikel geen locatie vastgelegd, dan valt WorkBase terug op de defaultlocatie van het magazijn.

Inkoop - bestellen en factureren

Bestellingen plaatsen bij leveranciers en de inkoopfactuur verwerken

Inleiding

Het inkoopproces in WorkBase: bestelling maken → verzenden naar leverancier → ontvangst registreren → voorraad bijwerken → factuur verwerken.

Bestelling aanmaken

• Ga naar Voorraad > Bestelling.
• Klik Nieuw.
• Kies leverancier.
• Voeg artikelen toe met aantallen en inkoopprijzen.
• Klik OK en mail de bestelling naar de leverancier.

Ontvangst registreren

Komen de artikelen binnen, dan boekt u ze in met een ontvangstbon en gaat de voorraad omhoog. Dat kan ook in delen, en u kunt een bestelling afsluiten die niet meer komt. Zie Ontvangen.

Inkoopfactuur verwerken

• Open de bestelling.
• Klik Inkoopfactuur.
• Controleer of factuurbedragen kloppen met de bestelling.
• Eventueel verschillen boeken op prijsverschil-rekening.
• Klik OK.

Wat u per artikel vastlegt om te kunnen bestellen

Minimum- en maximumvoorraad, leveranciers en inkoopeenheden

Inleiding

Voordat WorkBase een besteladvies kan maken, moet het van u weten hoeveel u van een artikel wilt hebben, bij wie u het koopt en in welke eenheid. Dat legt u per artikel vast op twee plekken op de artikelkaart: bij Voorraad en bij Leveranciers.

Minimum- en maximumvoorraad

Hoeveel u van een artikel wilt hebben, legt u per magazijn vast - u kunt dus in de werkplaats een andere ondergrens hanteren dan in het hoofdmagazijn.

1. Open de artikelkaart en klik links op Voorraad.
2. Dubbelklik op de regel van het magazijn, of klik op Toevoegen als het artikel nog niet aan dat magazijn hangt.
3. Vul in:
   • Minimumvoorraad en Maximumvoorraad - in de eenheid van het artikel, dus de verkoopeenheid.
   • Defaultlocatie - waar het artikel terechtkomt bij een ontvangst of een telling.
4. Klik op OK.

Bij Voorraad ziet u ter informatie de werkelijke voorraad staan. Het besteladvies vergelijkt uw minimum met de voorraadwaarde die u daar zelf kiest - zie Voorraadwaarden.

Een leverancier aan een artikel koppelen

Hiermee legt u vast dat u dit artikel bij deze leverancier kunt bestellen, en onder welke voorwaarden. U komt bij hetzelfde scherm via de artikelkaart (tab Leveranciers) of via de relatiekaart van de leverancier (tab Inkoopartikelen).

Gebruikt de leverancier een eigen artikelcode, kies dan Andere lev.code/oms en vul zijn code en omschrijving in. Dan hoeft u niet met zijn nummers te werken en hij niet met die van u.

Onder Inkoop legt u vast:

• Inkoopeenheid en omrekenfactor - zie hieronder.
• Inkoopprijs - per inkoopeenheid.
• Btw-code - alleen als die afwijkt; anders geldt die van de leverancier.
• Bestelgrootte - wat u normaal gesproken per keer bestelt, in inkoopeenheden.
• Levertijd - in dagen.

Rechts staat ter informatie dezelfde inkoopprijs omgerekend naar verkoopeenheden, naast de verkoopprijs. Zo ziet u in één oogopslag wat u eraan overhoudt.

Inkopen in een andere eenheid dan u verkoopt

Koopt u in per krat en verkoopt u per fles, dan legt u dat verschil hier vast. Zes flessen in een krat betekent:

Rekent u niet om, vul dan 1 in als omrekenfactor. Dit verklaart ook waarom in het besteladvies het adviesaantal in inkoopeenheden staat en de voorraadkolommen in verkoopeenheden.

De hoofdleverancier

Een artikel kan bij meer leveranciers te krijgen zijn, maar er is er één de hoofdleverancier. Bij het genereren van bestellingen gebruikt WorkBase alleen hoofdleveranciers. Staat die niet goed, dan komt uw advies bij de verkeerde partij terecht.

1. Open de artikelkaart en klik links op Leveranciers.
2. In de kolom Hoofdleverancier? ziet u wie het nu is.
3. Selecteer de regel die het moet worden en klik onderin op Maak hoofdlev.

Afspraken die bij de leverancier zelf staan

Twee dingen legt u niet per artikel maar op de relatiekaart van de leverancier vast:

• Min. bestelbedrag - wordt getoond in het bestelscherm, zodat u ziet of u eraan komt.
• Inkoopkorting - de standaardkorting die u bij deze leverancier krijgt.

Backorders

Wat u niet kunt leveren apart zetten, en later alsnog uitleveren

Wat een backorder is

Zet u een aantal op een order in backorder, dan is dat deel niet leverbaar tot u het terugdraait. Dat doet u als er geen voorraad is, of als u het artikel speciaal voor deze order gaat bestellen.

De kolommen bij het invoeren van een order

• Magazijn - waaruit geleverd wordt.
• Voorraad - de beschikbare voorraad in dat magazijn: de werkelijke voorraad inclusief de aantallen op openstaande ontvangst-, lever- en orderbonnen. Backorders tellen daar niet in mee.
• Aantal en Backorder - samen vormen ze het orderaantal. Staat er 2 en 1, dan is er 3 besteld.

Bij een niet-voorraadartikel kunt u niets in de kolom Backorder invullen.

Zelf in backorder zetten

Vul in de kolom Backorder een aantal in. Wilt u een regel helemaal uitstellen, zet dan Aantal op 0 en Backorder op het volle aantal. Aan een negatieve waarde in de kolom Voorraad ziet u dat er niets meer ligt.

Alle artikelen automatisch

1. Ga naar Beheer > Instellingen.
2. Ga naar Verkoop > Bonnen > Order.
3. Kies bij Bij negatieve voorraad voor in backorder plaatsen.

Alleen bepaalde artikelen

Dat regelt u per artikel met het veld Voorraad controle. Dat veld staat niet standaard op de artikelkaart:

1. Ga naar Beheer > Instellingen en kies links Artikel.
2. Klik op de knop Meerdere, selecteer de regel Voorraad controle en klik op Selecteer.
3. Er verschijnt een scherm met de gegevens van het invoerveld; klik op OK en daarna op Bewaar.

Zet daarna op de artikelkaart het veld Voorraad controle op Backorder.

Het backorder-overzicht

Via Logistiek > Orders > Backorders ziet u alle orderregels met een aantal in backorder. Drie kolommen helpen bij de beslissing:

• Beschikb. vrrd. in magazijn - wat er in het magazijn van de order ligt.
• Beschikb. vrrd. - wat er in alle magazijnen samen ligt. Staat het in een ander magazijn, dan kunt u overboeken in plaats van bestellen.
• Bestelde vrrd. in magazijn - wat er op afgedrukte bestellingen staat die nog niet ontvangen zijn.

Twee knoppen:

• Naar order - draait de backorder terug, zodat de regel geleverd kan worden.
• Verw. & Afhandelen - verwijdert de backorder. Dat deel van de order wordt dan niet geleverd en niet gefactureerd.

Terugdraaien bij een ontvangst

Zodra u een ontvangst verwerkt, gaat de werkelijke voorraad omhoog en kunt u leveren. U kunt WorkBase de backorders daarbij laten terugdraaien:

1. Ga naar Beheer > Instellingen en klik links op Inkoop, Backorder.
2. Kies Automatisch backorders terugdraaien, of Indien nodig scherm met backorders laten zien als u zelf wilt kiezen welke.

Die tweede is de veiligste als meerdere klanten op hetzelfde artikel wachten: u bepaalt dan zelf wie het krijgt.

Bestellingen genereren op besteladvies

WorkBase laten uitrekenen wat er besteld moet worden

Inleiding

In plaats van zelf te bedenken wat er bij moet, laat u WorkBase een besteladvies maken op grond van de minimum- en maximumvoorraad die u per artikel heeft vastgelegd. U kijkt het advies na, past aan wat u wilt, en maakt er in één handeling bestellingen van.

Ga naar Voorraad > Bestelling > Genereren. Het scherm heeft drie delen: bovenin knoppen, daaronder een filter, en onderin de adviesregels.

Welke voorraad wordt vergeleken

Dit is de belangrijkste keuze in dit scherm. Onder Beeld, Minimum bepaalt u welke voorraadwaarde met het minimum wordt vergeleken. Elke soort telt meer bonnen mee:

Kiest u plankvoorraad, dan bestelt u wat er fysiek ontbreekt. Kiest u economische voorraad, dan telt mee wat er al onderweg is en bestelt u niet dubbel.

Daaronder bepaalt Laten zien welke regels u overhoudt: alleen artikelen met een negatieve voorraad, alleen die onder het minimum, of ook de normale voorraden tot aan het maximum.

Het advies beperken

Met het filter bepaalt u waar het advies over gaat:

• Artikel, Artikelgroep of Magazijn - beperk tot één van elk.
• Relatie - alleen de artikelen van één leverancier.
• Type artikel - alleen of juist geen samengestelde artikelen, en alleen of juist geen deelartikelen.

De adviesregels lezen

Onderin staat per regel een artikel in een magazijn. De kolommen die ertoe doen:

• Status - negatief, onder minimum, normaal, of boven maximum.
• Leverancier - de hoofdleverancier van het artikel.
• Advies aantal - wat er besteld gaat worden, in inkoopeenheden. De voorraadkolommen staan in verkoopeenheden, dus die twee kunnen verschillen.
• Afgedrukte best. vrd. - wat er open staat op afgedrukte bestellingen. Alleen zichtbaar bij economische voorraad.
• Geres. vrd. in backorder - wat er op backorders staat.
• Niet-afgedrukte bestellingen - let hierop. Een bestelling die nog niet is afgedrukt telt niet mee in het advies. Staat hier iets, dan is de kans groot dat u iets bestelt dat al besteld is.

De knoppen bovenin

• Advies - kies een andere leverancier of pas het adviesaantal aan.
• Art. per Lev - opent de artikel-leverancierkaart van de regel.
• Voorraad - opent het voorraadscherm, om de minimum- en maximumvoorraad aan te passen.
• Transacties - laat zien op welke openstaande bonnen dit artikel staat. Handig om te zien waar een tekort vandaan komt.
• Verwijderen - haalt de regel uit het advies. Dat verwijdert niets aan het artikel zelf.

Bestellingen maken

1. Selecteer de adviesregels die u wilt bestellen.
2. Klik op Genereren.

WorkBase maakt dan de bestellingen: per leverancier en per magazijn één bestelling. Vijftien adviesregels van drie leveranciers voor twee magazijnen leveren dus geen vijftien bestellingen op, maar hooguit zes.

Een bestelling maken en definitief maken

Zelf een bestelling invoeren, samenvoegen en definitief maken

Inleiding

Een bestelling ontstaat op twee manieren: uit het besteladvies, of doordat u hem zelf invoert. Hieronder de tweede weg, en wat er daarna met de bon gebeurt.

Zelf een bestelling invoeren

1. Selecteer in het relatieoverzicht de leverancier bij wie u bestelt.
2. Ga naar Voorraad > Bestelling > Toevoegen.
3. Vul bovenin het magazijn in waar u de artikelen wilt ontvangen, plus een referentie en de besteldatum.
4. Voer onderin de artikelen in.
5. Klik op Bewaar.

Twee filters in het zoekscherm maken het invoeren korter:

• Signaleringen op "Alleen signaleringen" - dan ziet u alleen de artikelen waarvan de voorraad onder de ingestelde grens ligt.
• Op leverancier op "Alleen van leverancier" - dan ziet u alleen wat aan deze leverancier gekoppeld is.

Een artikel dat deze leverancier nog niet levert

Voert u een artikel in dat niet aan deze leverancier gekoppeld is, dan vraagt WorkBase: Artikel is bij deze leverancier niet bekend, wilt u het aanmaken?

• Aanmaken - u legt de koppeling vast en kunt meteen een inkoopprijs, inkoopeenheid en levertijd invullen. Zie Wat u per artikel vastlegt om te kunnen bestellen.
• Annuleren - u bestelt het artikel wel, maar legt niets vast.

Wilt u die vraag niet elke keer zien, dan zet u hem uit in de instellingen. Bedenk wel dat u dan ook de kans mist om de inkoopprijs meteen goed te zetten.

Bestellingen samenvoegen

Bestellingen die u nog niet heeft afgedrukt, kunt u samenvoegen tot één bon - handig als er in de loop van de week meerdere aanvragen voor dezelfde leverancier zijn ontstaan.

1. Ga naar Voorraad > Bestelling > Afdrukken.
2. Selecteer de bestellingen en klik op Samenvoegen.
3. Bevestig.

Ze moeten wel bij elkaar passen: dezelfde vestiging, handelsnaam, project, magazijn, leverancier, en dezelfde valuta en koers. Hebben de bonnen verschillende referenties, dan komen die als tekstregel op de samengevoegde bon te staan, zodat u niets kwijtraakt.

Definitief maken

Een bestelling moet definitief zijn voordat u er een ontvangst van kunt maken. Definitief maken doet u door hem af te drukken en in het afdrukscherm te kiezen voor Verwerken.

1. Ga naar Voorraad > Bestelling > Afdrukken.
2. Selecteer een of meer bestelbonnen en klik op Afdrukken.
3. Kies bij Type afdruk voor Bestelling.
4. Kies bij Proefafdruk/verwerken voor Verwerken.
5. Kies de gewenste actie en klik op OK.

Met het definitief maken ontstaan de voorraadtransacties: vanaf dat moment telt de bestelling mee als besteld in de economische voorraad.

Een definitieve bestelling toch nog wijzigen

Een definitieve bestelling kunt u niet aanpassen. U kunt hem wel terugzetten, zolang er nog geen ontvangstbon en geen inkoopfactuur van gemaakt is.

1. Ga naar Voorraad > Bestelling > Te ontvangen.
2. Selecteer een of meer bestelbonnen en klik op Bijwerken.
3. Kies bij Actie voor Afgedrukt op NEE zetten en klik op OK.

De bonnen staan daarna weer bij Voorraad > Bestelling > Afdrukken, en zijn weer te wijzigen.

Bestellingen samenvoegen en verder ontvangen

Losse bestellingen bundelen, en een afgesloten bestelling weer openzetten

Bestellingen samenvoegen

Heeft u in de loop van de week drie keer iets bij dezelfde leverancier besteld, dan kunt u die bestellingen tot één bon samenvoegen - zolang u ze nog niet heeft afgedrukt.

Ze moeten wel op alle punten overeenkomen:

• dezelfde vestiging;
• dezelfde handelsnaam (met de module Handelsnaam);
• hetzelfde project (met de module Project);
• hetzelfde magazijn;
• dezelfde leverancier;
• dezelfde valuta en koers (met de module Valuta).

1. Ga naar Voorraad > Bestelling > Afdrukken.
2. Selecteer de bestellingen.
3. Klik op Samenvoegen en bevestig.

Hadden de bonnen verschillende referenties, dan komen die als tekstregel op de samengevoegde bestelling te staan - zo blijft zichtbaar waar elk deel vandaan kwam.

Een afgehandelde bestelregel toch verder ontvangen

Staat een bestelregel op Afgehandeld, dan verschijnt hij niet meer op een volgende ontvangst. Dat is terug te draaien; hoe, hangt ervan af of de bestelling nog openstaat.

Er staat nog een deel open

1. Ga naar Voorraad > Bestelling > Te ontvangen (regels).
2. Selecteer de bestelling en klik op Afhandelen.
3. Zet de filter Laat zien op Alle bestelregels - anders ziet u de afgehandelde regels juist niet.
4. Zet de kolom Afgehandeld? van die regel op Nee.
5. Klik op OK.

De bestelling is helemaal klaar

1. Ga naar Voorraad > Bestelling > Historisch.
2. Selecteer de bestelling en klik op Bijwerken.
3. Kies bij Actie voor Verder ontvangen en klik op OK.

De bestelling staat daarna weer open en u kunt er een ontvangst voor maken.

Deelontvangst en deellevering

In delen ontvangen of leveren, zonder de bon dicht te zetten

Inleiding

Bij één bestelling kunt u meerdere ontvangstbonnen maken, en bij één order meerdere leverbonnen. U hoeft dus niet te wachten tot alles binnen is of alles op voorraad ligt.

In beide gevallen draait het om één kolom: Afgehandeld?

Een deelontvangst

1. Maak op de gewone manier een ontvangst.
2. U ziet deze kolommen:
   • Besteld - wat u besteld heeft.
   • Nog te ontvangen - wat er nog moet komen, inclusief wat u nu in de kolom Aantal invult.
   • Aantal - wat u nu ontvangt.
   • Afgehandeld? - of deze bestelregel hierna klaar is.
3. Vul bij Aantal in wat er werkelijk binnen is, en zet Afgehandeld? op Nee bij de regels waarvan u nog een levering verwacht.
4. Bewaar en verwerk de ontvangstbon.

Een deellevering

Dat werkt hetzelfde, met Nog te leveren in plaats van Nog te ontvangen. Zet ook hier Afgehandeld? op Nee bij de regels die u later verder levert.

De valkuil van Afgehandeld?

WorkBase past die kolom zelf aan zodra u het aantal wijzigt. Zet u hem handmatig op Ja, dan kunt u voor die regel geen ontvangst of levering meer maken - ook niet als er nog wat openstaat. De regel verdwijnt dan uit de volgende ontvangst.

Is dat toch gebeurd, dan is het terug te draaien - zie Bestellingen samenvoegen en verder ontvangen.

Ontvangen

Bestelde artikelen binnenboeken, in delen of in één keer

Inleiding

Zodra u een ontvangst verwerkt, gaat de werkelijke voorraad van de ontvangen artikelen omhoog en kunt u ze leveren. Tot dat moment gebeurt er niets met uw voorraad.

Een ontvangst maken

Er zijn twee ingangen:

• Vanuit de bestelling - ga naar Voorraad > Bestelling > Te ontvangen, selecteer een regel en klik op Ontvangst.
• Vanuit een lege bon - ga naar Voorraad > Ontvangst > Toevoegen en vul bij Bestelling het bonnummer in, of zoek de bestelling op met het vergrootglas.

Bovenin de bon staan magazijn, bestelling, referentie en leverancier; die komen van de bestelling. De ontvangstdatum staat op vandaag, en bij Colli vult u in hoeveel pakketten er binnenkwamen.

De regels invullen

In de regels staan de bestelde artikelen. De kolommen die ertoe doen:

• Aantal - het aantal dat u werkelijk heeft ontvangen, in inkoopeenheden. Bij een gewone ontvangst is dat gelijk aan het bestelde aantal, bij een deelontvangst minder. Meer ontvangen dan besteld kan ook; dat is uitzonderlijk, maar het programma staat het toe. Met een instelling bepaalt u of hier standaard 0 staat of het nog te ontvangen aantal.
• Besteld - het aantal dat op de bestelling staat.
• Nog te ontvangen - wat er van de bestelling nog openstaat.
• Locaties - waar het artikel terechtkomt. WorkBase vult de standaardlocatie in: die van het artikel in dit magazijn, en is die er niet, dan de standaardlocatie van het magazijn zelf. Met het vergrootglas kiest u een andere.
• Serienrs. - bij een serieartikel geeft u hier op welke serienummers u ontvangt. Dat hoeft niet meteen, maar wél voordat u de bon verwerkt. Klik op het vergrootglas of op de knop Serienrs.; u krijgt hetzelfde scherm als bij een telling.
• Afgehandeld? - hiermee zegt u dat deze bestelregel klaar is en er niets meer volgt. Of een medewerker deze kolom mag aanpassen, regelt u met rechten.

In delen ontvangen

Van één bestelling kunt u meerdere ontvangsten maken. Vul in de kolom Aantal in wat er nu binnenkwam en zorg dat Afgehandeld? op Nee staat bij de regels waarvan u nog een deel verwacht. Bewaar en verwerk de bon; de bestelling blijft open staan voor de rest.

Een afgehandelde bestelregel toch weer ontvangen

Staat een regel per ongeluk op afgehandeld, dan zet u dat terug:

1. Ga naar Voorraad > Bestelling > Te ontvangen (regels).
2. Selecteer de bestelling en klik op Afhandelen.
3. Zet het filter Laat zien op "Alle bestelregels" - anders ziet u de afgehandelde regel niet staan.
4. Zet Afgehandeld? terug op Nee en klik op OK.

Een bestelling niet verder ontvangen

Komt er niets meer, dan handelt u de bestelling af zodat hij niet open blijft staan.

• Een deel van de bon - Voorraad > Bestelling > Te ontvangen (regels), selecteer de regel, klik op Afhandelen en zet Afgehandeld? op Ja voor elke regel die vervalt.
• De hele bon - Voorraad > Bestelling > Te ontvangen, selecteer een of meer bestelbonnen en klik op Afhandelen.

Wat er met backorders gebeurt

Ontvangt u artikelen waar klanten op wachten, dan kan WorkBase de backorders meteen oppakken. Dat stelt u in via Beheer > Instellingen, links Inkoop, Backorder:

• Automatisch backorders terugdraaien - de backorders van de ontvangen artikelen worden bij het verwerken vanzelf teruggedraaid.
• Indien nodig scherm met backorders laten zien - u krijgt bij het verwerken een overzicht van de backorders van wat u zojuist ontving, en beslist zelf.

Verkoop - orders en leveringen

Verkoop (orders en leveringen)

Verkooporders aanmaken, leveren en factureren

Inleiding

Bij handel kunt u verkooporders aanmaken (bestelling van de klant), leveren (goederen verzenden) en factureren.

Verkooporder aanmaken

• Ga naar Logistiek > Orders > Overzicht.
• Klik Nieuw.
• Kies klant, leveradres.
• Voeg artikelen toe.
• Klik OK.

Levering

• Open de order.
• Klik Levering.
• Controleer leverregels.
• Druk af en verzend.
• Voorraad wordt automatisch afgeboekt.

Verkoop direct naar afnemer (drop-shipping)

Als uw leverancier direct aan uw klant levert (drop-shipping), dan gebruikt u een speciale verkooporder-flow:

• Maak verkooporder aan
• Maak bestelling bij leverancier met optie “Direct naar afnemer”
• Leveradres = klant
• Factuur volgt naar klant, uw voorraad wordt niet belast

Inkoopfactuur

De factuur van uw leverancier vastleggen bij de bestelling of ontvangst

Inleiding

Als de factuur van de leverancier binnenkomt, legt u die vast bij de bestelling of de ontvangst waar hij bij hoort. WorkBase neemt dan de artikelen en prijzen over, zodat u alleen hoeft te controleren of het klopt.

Een inkoopfactuur maken

Er zijn twee ingangen:

• Vanuit de bestelling - ga naar Voorraad > Bestelling > Te factureren, selecteer een regel en klik op Factureer.
• Vanuit een lege bon - ga naar Voorraad > Inkoopfactuur > Toevoegen. Vul bij Bestelling en/of Ontvangst de bonnummers in, of zoek ze op met het vergrootglas. U kunt er meerdere tegelijk selecteren, dus één factuur voor twee bestellingen is geen probleem.

Wat u bovenin invult

Magazijn, leverancier, leverdatum en referentie komen van de bestelling of de ontvangstbon. Zelf vult u aan:

• Fact.nr.Lever - het factuurnummer dat de leverancier gebruikt. Daarmee vindt u de factuur later terug als hij ernaar belt.
• Factuurdatum - staat op vandaag.
• Inkoper - de medewerker die heeft ingekocht.
• Kostenplaats - voor de hele bon, of per regel als de kosten over meerdere plaatsen verdeeld moeten worden.

De regels

De artikelen van de bestelling of ontvangst staan er al in. De kolommen:

• Lev.artcode - de artikelcode van de leverancier, zodat u de regels kunt vergelijken met wat er op zijn factuur staat.
• Aantal en Eenheid - in inkoopeenheden.
• Prijs - per inkoopeenheid.

Wijkt de prijs af van wat bij het artikel is vastgelegd, dan loopt dat verschil bij het doorboeken naar de rekening Kostprijsverschillen - zie Boekingen bij voorraadbonnen.

Een factuur zonder bestelling

Krijgt u een factuur waar geen bestelling en geen ontvangst bij hoort, dan maakt u een directe inkoopfactuur. Zodra u die bewaart, maakt WorkBase zelf de bijbehorende bestelling en ontvangst aan. Zo blijft de voorraad kloppen zonder dat u drie bonnen achter elkaar hoeft in te voeren.

Doorboeken naar Financieel

Met de module Financieel boekt u de factuur door via Voorraad > Inkoopfactuur > Doorboeken: selecteer een of meer facturen en klik op Naar fin. Dat kan ook via Financieel > Boeken > Bonnen, waar alle nog niet doorgeboekte bonnen bij elkaar staan.

Pakbon en levering

Leveren, in delen leveren, en wat er op de pakbon komt

Inleiding

Met een levering gaan de goederen de deur uit: de voorraad wordt afgeboekt en er komt een pakbon bij de zending. Een levering maakt u vanuit de verkooporder - open de order en klik op Levering.

In delen leveren (deellevering)

Kunt u niet alles in één keer sturen, dan maakt u meerdere leveringen bij dezelfde order; zo'n gedeeltelijke levering heet een deellevering. In de leverbon staan drie kolommen die daarover gaan:

• Nog te leveren - wat er van de order nog openstaat.
• Aantal - wat u nu levert.
• Afgehandeld? - hiermee zegt u dat deze orderregel klaar is en er niets meer volgt.

Levert u een deel, zorg dan dat Afgehandeld? op Nee staat bij de regels die u later nog aanvult. Anders sluit u de regel af terwijl de klant nog wacht. WorkBase past die waarde ook zelf aan als u het volledige aantal levert.

Serienummers

Levert u een serieartikel, dan geeft u op welke serienummers de deur uitgaan. Dat hoeft niet meteen, maar wél voordat u de leverbon verwerkt. Klik in de kolom Serienrs. op het vergrootglas; u krijgt hetzelfde scherm als bij een telling.

De pakbon

Bij elke levering hoort een pakbon met wat u verstuurt. Per levering kiest u de verzendwijze - zelf bezorgen, een vervoerder, of afhalen. Die komt zowel op de pakbon als op de factuur terecht.

De volgorde van leveringen in de app

Werkt uw bezorger met de app, dan bepaalt u zelf in welke volgorde hij de leveringen ziet - handig om een route logisch te laten lopen.

1. Ga naar Logistiek > Leveringen > Afdrukken.
2. Klik op de knop Volgorde.
3. Kies bij Medewerker wie het betreft; u ziet de leveringen van het magazijn dat aan hem gekoppeld is.
4. Stel de periode in met Datum van en t/m, of met de knoppen Dag, Week, Terug en Volgende.
5. Selecteer een levering en klik onderin op Omhoog of Omlaag.

De volgorde in dit scherm is precies de volgorde die de medewerker in de app ziet.

Instellingen die het leveren sturen

In de instellingen bepaalt u een paar dingen die per bedrijf verschillen:

• Referentie verplicht - medewerkers moeten een referentie invullen.
• Bij def. afdrukken - of de leverdatum overschreven wordt op het moment dat u de levering of de bijbehorende factuur definitief afdrukt.
• Leveringtype - of een factuur wordt gemaakt op basis van de verkooporder of op basis van de levering. Dat bepaalt onder meer de volgorde van de regels op de factuur.
• Bij maken levering - of er per magazijn een aparte levering wordt gemaakt. In de verkooporder kunt u namelijk per regel een magazijn kiezen.

Tekorten overzicht

Zien wat u tekortkomt voor wat er gepland staat, en dat aanvullen uit een ander magazijn

Inleiding

Het overzicht Tekorten laat zien waar u in een magazijn te weinig van heeft voor de bonnen die er al liggen. U heeft een tekort zodra de voorraad in dat magazijn niet genoeg is voor wat er geleverd moet worden.

Dit is iets anders dan het besteladvies. Het besteladvies kijkt naar de minimum- en maximumvoorraad die u heeft vastgelegd; het tekortenoverzicht kijkt naar wat er werkelijk op geplande bonnen staat. Zie Bestellingen genereren op besteladvies.

Het overzicht instellen

• Magazijn - van welk magazijn u de voorraad bekijkt.
• T/m - tot welke leverdatum de bonnen meetellen. Zo kijkt u bijvoorbeeld alleen naar wat er deze week de deur uit moet.

Daarnaast filtert u op artikelcode, omschrijving, artikelgroep, en op voorraadartikelen of juist niet-voorraadartikelen.

De kolommen

• Nodig - wat er op geplande bonnen staat en geleverd gaat worden, tot de datum die u bij T/m invulde.
• Voorraad - wat er nu in het magazijn ligt.
• Erbij - wat er op geplande bonnen nog binnenkomt, ook tot die datum.
• Tekort - wat u moet bestellen of overboeken om te kunnen leveren.

De rekensom erachter is eenvoudig:

Tekort = Voorraad + Erbij − Nodig

Is er een tekort, dan kleurt die kolom rood.

Uitzoeken waar het vandaan komt

• Transacties - op welke bonnen dit artikel staat. Een voorraadtransactie is een reservering voor een bonregel die nog niet is afgehandeld: zet u een artikel op een order, dan legt WorkBase daarmee voorraad vast voor die order.
• Mutaties - hoe de huidige voorraad tot stand is gekomen.
• Serienrs. - de serienummers van het artikel.

Met Transacties ziet u dus waarom u iets nodig heeft, met Mutaties hoe u aan uw huidige voorraad komt.

Aanvullen uit een ander magazijn

Ligt het elders wel op voorraad, dan haalt u het daar vandaan zonder te bestellen.

1. Selecteer een of meer regels.
2. Klik op Overboeken.
3. Kies uit welk magazijn de voorraad moet komen.
4. Vul per regel met een tekort in hoeveel u wilt overboeken.

WorkBase maakt daarna een leveringsbon waarmee de voorraad wordt overgeboekt.

Onderdelen

Onderdelen-module

Onderdelen administratie voor reparatie en productie

Inleiding

De module Onderdelen is een specialisatie voor bedrijven die met onderdelen werken (garagebedrijven, machinebouwers). Het onderscheidt onderdelen van 'gewone' artikelen.

Onderdelen aanmaken

Onderdelen maakt u aan als normale artikelen, maar met artikelgroep 'Onderdelen'. Met de module Onderdelen worden extra velden en views beschikbaar.

Onderdelen bij reparatie

Bij een reparatiemelding kunt u per onderdeel registreren:

• Aantal
• Prijs
• Garantie
• Herleverbaar van leverancier

Samengestelde artikelen

Een artikel dat uit deelartikelen bestaat, en wat dat op een bon doet

Inleiding

Aan een artikel - het hoofdartikel - kunt u andere artikelen koppelen als deelartikelen. Daarmee wordt het een samengesteld artikel. Op de kaart van het hoofdartikel vindt u ze terug op de tab Samengesteld.

Wat er vervolgens gebeurt als u dat hoofdartikel op een bon zet, hangt af van welke module u heeft en van wat voor soort artikel het is. Dat verschil staat hieronder.

Deelartikelen koppelen

1. Ga naar Bestanden > Artikelen en open het hoofdartikel.
2. Klik op de tab Samengesteld.
3. Klik op Toevoegen en kies een deelartikel.
4. Vul bij Aantal in hoeveel er standaard op de bon komen.
5. Klik op Bewaar.

De volgorde van de regels bepaalt de volgorde op de bon; verplaatsen doet u met Ctrl+Shift+pijl omhoog of omlaag, of door een regel bij het blauwe icoontje te verslepen. Met Verwijderen haalt u een regel weg. Het vinkje Kritisch? heeft alleen betekenis met de module Verhuurvoorraad in de tijd.

De prijs van het geheel

Onderin staan twee knoppen die u het rekenwerk uit handen nemen:

• Kostprijsberekening - berekent de kostprijs van het hoofdartikel opnieuw uit de kostprijzen van de deelartikelen.
• Verkoopprijs? - toont de som van de verkoopprijzen van de deelartikelen, zodat u ziet wat de losse onderdelen samen zouden kosten.

Wat er op een bon gebeurt

Met de module Voorraad:

• Is het hoofdartikel een voorraadartikel, dan produceert u het uit de deelartikelen met een productiebon - zie Productieorder.
• Is het een niet-voorraadartikel, dan komen de deelartikelen vanzelf mee op de verkooporder zodra u het hoofdartikel erop zet.

Met de module Verhuur komen de deelartikelen automatisch mee op de verhuurbon. Ze worden standaard niet gefactureerd - alleen bij breuk - maar dat kunt u in de instellingen wijzigen. Retour moeten ze wel.

Inventarisatie

De werkelijke voorraad tellen en de verschillen verwerken

Inleiding

Met een inventarisatie vergelijkt u wat er werkelijk in het magazijn ligt met wat WorkBase bijhoudt. De verschillen boekt u af, zodat uw voorraad weer klopt.

Een hele telling inlezen

Telt u de hele voorraad of een deel ervan, dan komen die aantallen op twee manieren in WorkBase:

• Uit een bestand - ga naar Beheer > Import/Export, klik op Kies Tabel en kies Inventarisatie CSV. U leest daarmee de voorraad in zoals die op dat moment is. Zie Overige bestanden importeren.
• Met de app - met de knop Inventarisatie telt uw medewerker de artikelen ter plekke.

Beide komen in dezelfde inventarisatielijst terecht.

Eén artikel bijstellen

Gaat het maar om één artikel, dan hoeft u geen telling in te lezen. Op de artikelkaart zit de knop Tellingen, waarmee u het aantal van dat artikel wijzigt. Dat werkt zowel voor verhuurartikelen als voor verkoopartikelen.

Ook hier telt alleen Verwerken: klikt u daarop, dan wordt het aantal meteen aangepast. Doet u dat niet, dan gebeurt er niets - de hele aanpassing wordt dan niet doorgevoerd.

Controleren en verwerken

Ga naar Voorraad > Overig > Inventarisatie (met de module Verhuur: Verhuur > Overig > Inventarisatie). Dit is het overzicht van wat er is ingelezen of geteld.

In dit scherm voert u geen aantallen in. U kunt hier twee dingen: de regels controleren, en regels verwijderen die niet kloppen. Klopt het, dan selecteert u de regels en klikt u op Verwerken.

Pas bij Verwerken verandert er iets aan uw voorraad. Tot dat moment kunt u zonder risico kijken en corrigeren.

Serieartikelen tellen

Bij een serieartikel is een aantal niet genoeg; er moet duidelijk zijn welke exemplaren erbij komen of eraf gaan. Zodra u een waarde invult in de kolom Verschil of Nieuw, opent daarom het scherm om serienummers aan te maken of uit te geven.

Wat de telling boekt

Met de module Financieel levert een telling een boeking op: de voorraadrekening tegen de rekening Magazijnverschillen. Zie Boekingen bij voorraadbonnen voor het rekenvoorbeeld.

Serienummers

Elk exemplaar apart volgen, van ontvangst tot levering

Wat een serieartikel is

Een serieartikel is een artikel waarvan elk exemplaar een eigen unieke code heeft. Op de artikelkaart vinkt u daarvoor Serieartikel? aan. Een serieartikel is altijd een voorraadartikel.

Op de tab Serienrs. van de artikelkaart ziet u welke nummers bij dat artikel horen.

Waar serienummers ontstaan

Serienummers maakt u niet vooraf aan; ze ontstaan zodra de voorraad verandert - bij een telling of bij een ontvangst. Zodra u in een telling een waarde invult in de kolom Verschil of Nieuw, opent het serienummerscherm.

Een telling maakt u het snelst via de artikelkaart:

1. Ga naar de artikelkaart en klik op Tellingen.
2. Vul in de kolom Verschil het aantal dat erbij komt (positief) of eraf gaat (negatief), of in de kolom Nieuw het nieuwe voorraadaantal - allebei in verkoopeenheden.
3. Vul bij Reden in waarom; die tekst blijft in de voorraadmutatie-log staan.
4. Klik op Verwerken.

Nummers aanmaken

Gaat de voorraad omhoog, dan krijgt u het scherm om nummers aan te maken. U kunt ze onderin in de kolom Serienr. typen, maar meestal is een van de knoppen sneller:

• Genereren - geef een beginnummer en een aantal; WorkBase telt het getal in dat beginnummer telkens op.
• Inlezen - leest een tekstbestand met nummers in, bijvoorbeeld een lijst van de leverancier.
• Invoer - een vrij invoerscherm; elk nummer op een eigen regel.

Nummers uitgeven

Gaat de voorraad omlaag, dan kiest u welke exemplaren weggaan: zet in de kolom Lever de waarde op Ja.

Het veld Serienr. bovenin selecteert een nummer door het in te voeren - daar kunt u dus gewoon met een handscanner langs. Met Ctrl of Shift selecteert u meerdere regels en zet u ze met de knoppen Lever en Lever niet in één keer om. De knoppen Inlezen en Invoer werken hier ook.

In de kolom Ontvangstdatum staat wanneer het exemplaar binnenkwam. Bij nummers die u met een telling heeft toegevoegd is die kolom leeg - die zijn immers nooit ontvangen.

Bij bestellen, ontvangen en leveren

Een serieartikel bestelt u net als elk ander voorraadartikel; daar komt nog geen nummer aan te pas.

Bij een ontvangst en bij een levering geeft u aan om welke exemplaren het gaat. Dat hoeft niet meteen, maar wel voordat u de bon verwerkt. Klik in de kolom Serienrs. op het vergrootglas, of bovenin op de knop Serienrs.

U krijgt dan hetzelfde scherm als bij een telling. Welk van de twee, hangt af van de richting: bij een positieve ontvangst maakt u nummers aan, bij een levering geeft u ze uit - en bij een negatief aantal precies andersom.

Het serienummeroverzicht

Via Voorraad > Bestanden > Serienrs. (met de module Verhuur: Verhuur > Bestanden > Serienrs.) ziet u alle nummers.

• Transacties - toont de bonnen die bij het geselecteerde nummer horen: de ontvangstbon waarmee het is aangemaakt, de leverbon waarmee het is uitgegeven. Dit is de knop waarmee u uitzoekt waar een exemplaar gebleven is.
• Beheer - toont ook de uitgegeven nummers, herkenbaar aan het rode bolletje in de eerste kolom. Er verschijnen dan twee knoppen bij:
  • Bijwerken - een nummer omnummeren, samenvoegen met een ander, of aan een ander artikel koppelen.
  • Batch - meerdere nummers in één keer omnummeren.

Een serienummer wijzigen

1. Ga naar het serienummeroverzicht.
2. Dubbelklik op het nummer, of selecteer het en klik op Wijzigen.
3. Pas aan en klik op Bewaar.

Het nummer zelf kunt u daar niet wijzigen - dat gaat via Bijwerken.

Omnummeren of samenvoegen

1. Ga naar Bestanden > Serienummers en klik op Beheer.
2. Selecteer het nummer en klik op Bijwerken.
3. Kies Code omnummeren en klik op OK.
4. Kies wat u wilt:
   • Omnummeren naar een nieuwe, niet-bestaande code - vul het nieuwe nummer in bij Nieuw.
   • Samenvoegen met een bestaande code - zoek met het vergrootglas het nummer op waarin dit exemplaar moet opgaan.
5. Klik op OK.

De wijziging gaat door het hele systeem, dus ook door bonnen uit het verleden.

Productieorder

Artikelen produceren en voorraad automatisch bijwerken

Inleiding

Met een productieorder legt u vast dat u een artikel gaat produceren en welke artikelen u daarvoor verbruikt. Dit is nodig wanneer u zelf producten samenstelt uit componenten — bijvoorbeeld een samengesteld voorraadartikel.

Bij een samengesteld artikel worden de deelartikelen automatisch op de productieorder gezet. U kunt ook een niet-samengesteld artikel produceren en handmatig de verbruikte artikelen opgeven. De verbruikte artikelen zijn vaak voorraadartikelen, maar kunnen ook niet-voorraadartikelen zijn (bijvoorbeeld uren).

Productieorder aanmaken

• Ga naar Voorraad > Productie > Toevoegen.
• Vul bovenin in:
• Magazijn — waar u de productie uitvoert
• Artikel — het te produceren artikel. Als dit een samengesteld artikel is, worden de deelartikelen automatisch als regels toegevoegd.
• Aantal — hoeveel artikelen u gaat produceren (achter deze waarde staat het reeds gerealiseerde aantal)
• Referentie — vrije tekst om deze bon te herkennen
• Orderdatum — de productiedatum
• Vul onderin bij Regels de artikelen in die u gaat verbruiken:
• Artikel — het verbruiksartikel
• Aantal — hoeveel stuks
• Magazijn / Locatie — waar de voorraad vandaan komt
• Voorraad — actuele voorraad (informatief)
• Klik Bewaar.

Productieorder definitief maken

Een productieorder kunt u definitief maken (bijv. voor afdruk naar werkplaats). Daarna is hij niet meer wijzigbaar.

• Ga naar Voorraad > Productie > Afdrukken.
• Selecteer productieorders.
• Klik Afdrukken.
• Kies voor Verwerken en de gewenste actie (bijv. Afdrukken).
• Klik OK.

Productie ontvangen

Als de productie klaar is, maakt u een ontvangstbon die het geproduceerde artikel ‘ontvangt’ in de voorraad.

• Ga naar Voorraad > Ontvangst > Toevoegen.
• Klik bij Prod.ordernr. op het vergrootglas en kies de productieorder.
• Bovenin worden de productieorder-gegevens overgenomen. Onderin staat een regel met het geproduceerde artikel.
• Geef in de kolom Aantal het aantal geproduceerde artikelen in.
• Bij Afgehandeld?: deze waarde wordt automatisch aangepast. Zet handmatig op “Ja” als u minder geproduceerd heeft dan gepland — de productieorder wordt dan gesloten.
• Klik Verwerk om de ontvangstbon direct definitief te maken, of Bewaar om later te verwerken.

Ontvangstbon definitief maken

Bij het verwerken van de ontvangstbon:

• Werkelijke voorraad van het geproduceerde artikel wordt verhoogd met het aantal op de ontvangstbon.
• Als alle ontvangstbonnen van een productieorder definitief zijn, wordt de werkelijke voorraad van deelartikelen verlaagd met het aantal op de productieorder.
• Ga naar Voorraad > Ontvangst > Te verwerken.
• Selecteer ontvangstbonnen.
• Klik Verwerken.
• Na bevestiging zijn de ontvangstbonnen definitief.

Samengesteld artikel maken

Een samengesteld artikel is een artikel dat u produceert uit deelartikelen; op de productieorder komen die deelartikelen dan vanzelf als regels te staan. Hoe u de deelartikelen koppelt en wat ze op een verkoop- of verhuurbon doen, staat in Samengestelde artikelen.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen voorraad ‘in productie’ en werkelijke voorraad?

In productie = gereserveerd op een lopende productieorder, nog niet fysiek aanwezig. Werkelijke voorraad = daadwerkelijk in het magazijn. De werkelijke voorraad wordt pas bijgewerkt bij verwerking van de ontvangstbon.

Kan ik een productieorder annuleren?

Als hij nog niet definitief is, kunt u hem verwijderen. Is hij al definitief? Maak dan een ontvangstbon met aantal = 0 en Afgehandeld? = Ja om de productieorder af te sluiten.

Kan ik uren meenemen als verbruiksartikel?

Ja. Maak een niet-voorraadartikel voor uren en voeg het toe als regel op de productieorder. Het gebruik wordt dan geregistreerd bij de kostencalculatie.

Boekingen bij voorraadbonnen

Welke boeking WorkBase maakt bij een levering, ontvangst, telling of prijswijziging

Inleiding

Bij de module Financieel. Zonder die module worden er geen boekingen gemaakt en is deze paragraaf niet van toepassing.

Elke voorraadbeweging heeft een financiële kant. Hieronder staat per situatie welke rekeningen WorkBase raakt, met steeds hetzelfde rekenvoorbeeld erbij, zodat u kunt narekenen wat er gebeurt.

Wanneer wordt er geboekt

Doorboeken kan op twee momenten:

• Meteen - drukt u een levering of factuur definitief af, dan kunt u in het afdrukscherm kiezen om hem tegelijk door te boeken.
• Later - via het historisch overzicht van het soort bon (bijvoorbeeld Logistiek > Levering > Historisch): selecteer een of meer bonnen en klik op Naar fin. Dat kan ook in één keer via Financieel > Boeken > Bonnen, waar alle nog niet doorgeboekte bonnen staan.

Waar de rekeningen vandaan komen

WorkBase verzint geen rekeningnummers; het haalt ze op uit uw eigen inrichting.

Welk dagboek gebruikt wordt, komt uit de instellingen.

Verkoop

Voorbeeld: een voorraadartikel gaat weg voor 121 euro (100 excl. btw), de kostprijs is 90. Daarnaast een niet-voorraadartikel voor 60,50 (50 excl. btw).

De levering boekt alleen de kostprijs. De voorraad gaat eraf, de kostprijsrekening erop:

De verkoopfactuur boekt de omzet en de btw:

Van de levering van een niet-voorraadartikel wordt niets geboekt - daar is immers geen voorraad die afneemt.

Inkoop

Dezelfde artikelen, nu ingekocht. De ontvangst verhoogt de voorraad tegen de kostprijs, met de tussenrekening Nog te ontvangen facturen ertegenover:

Let op welke kostprijs waar gebruikt wordt: op de voorraadrekening de huidige kostprijs van het artikel, op de tussenrekening de kostprijs die bij de bestelregel is opgeslagen. Heeft u tussen bestellen en ontvangen de kostprijs gewijzigd, dan loopt het verschil naar Kostprijsverschillen.

De inkoopfactuur boekt de crediteur en de btw, haalt de tussenrekening leeg en boekt het prijsverschil weg:

Een niet-voorraadartikel gaat rechtstreeks naar de kostenrekening van zijn artikelgroep. Een voorraadartikel loopt via de tussenrekening, en het verschil tussen inkoopprijs en kostprijs komt op Kostprijsverschillen. Als kostprijs geldt daarbij de kostprijs op het moment dat u de bestelling maakte - dezelfde die bij de ontvangst is gebruikt.

Productie

Voorbeeld: het hoofdartikel wordt gemaakt uit drie deelartikelen. De kostprijs van het hoofdartikel is 90, die van de delen samen 80.

De productiebon zet het hoofdartikel op voorraad tegen onderhanden werk; de ontvangst haalt de deelartikelen van de voorraad af. Samen:

Het verschil van 10 euro tussen het hoofdartikel en de som van de delen blijft op onderhanden werk staan.

Telling

Verhoogt u bij een inventarisatie de voorraad van een artikel met kostprijs 75 met twee stuks:

Kostprijs wijzigen

Wijzigt u de kostprijs van een artikel, dan verandert daarmee de waarde van alles wat u ervan op voorraad heeft. Van 90 naar 100 bij een voorraad van twee stuks betekent dat de voorraadwaarde van 180 naar 200 gaat:

Een kostprijswijziging is dus geen administratieve handeling zonder gevolgen: hij raakt uw voorraadwaarde en uw resultaat.

Instellingen - Inkoop

Instellingen — Inkoop

Instellingen voor inkoopbonnen, backorders en ontvangsten

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor inkoop en voorraadbeheer. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

Zie ook:

• Voor voorraad- en magazijn-instellingen: zie Instellingen - Financieel (sectie Voorraad).

10. Inkoop

10.1 Algemeen

Initiële waarden

Besteladvies

Inkoop

10.2 Bonnen

Bestelling

Ontvangst

Inkoopfactuur

10.3 Backorder

Bij wijziging werkelijke voorraad