Voorraad, Onderdelen en Handel

Voorraadbeheer basis

Voorraad bijhouden, aanpassen en controleren

Inleiding

De module Voorraad houdt per artikel, per magazijn en per locatie bij hoeveel exemplaren u heeft. De voorraad wordt automatisch bijgewerkt bij ontvangst, levering, verkoop en retour.

Voorraad bekijken

• Ga naar Voorraad > Overzicht.
• U ziet per artikel het aantal beschikbaar, besteld, gereserveerd en in transit.
• Filter op magazijn, locatie, artikelgroep, leverancier.

Voorraad handmatig aanpassen

• Ga naar Voorraad > Overig > Voorraad aanpassen.
• Selecteer artikel, magazijn, locatie.
• Voer nieuwe aantal in.
• Vul reden in (bijv. "Beschadiging", "Diefstal", "Correctie").
• Klik OK.

Magazijnen en locaties

Meerdere magazijnen en locaties per magazijn beheren

Inleiding

WorkBase ondersteunt meerdere magazijnen (bijv. hoofdmagazijn, buitendienstauto’s, showroom) en meerdere locaties per magazijn (bijv. stelling A1, plank B3).

Magazijn aanmaken

• Ga naar Bestanden > Magazijnen.
• Klik Toevoegen.
• Voer code, naam, adres in.
• Klik OK.

Locaties binnen een magazijn

• Open het magazijn.
• Tab Locaties.
• Klik Toevoegen per locatie (A1, A2, B1, etc.).
• Klik OK.

Inkoop - bestellen en ontvangen

Inkoop (bestellen en ontvangen)

Bestellingen plaatsen bij leveranciers en ontvangsten registreren

Inleiding

Het inkoopproces in WorkBase: bestelling maken → verzenden naar leverancier → ontvangst registreren → voorraad bijwerken → factuur verwerken.

Bestelling aanmaken

• Ga naar Inkoop > Bestellingen.
• Klik Nieuw.
• Kies leverancier.
• Voeg artikelen toe met aantallen en inkoopprijzen.
• Klik OK en mail de bestelling naar de leverancier.

Ontvangst registreren

• Bij fysieke ontvangst: open de bestelling.
• Klik Ontvangst.
• Per regel geef aan hoeveel daadwerkelijk ontvangen is.
• Voor serienummer-artikelen: serienummers invoeren.
• Klik OK.
• De voorraad wordt automatisch bijgewerkt.

Deelontvangst

Als een bestelling in meerdere zendingen komt, kunt u meerdere ontvangsten maken. Elke ontvangst werkt de voorraad bij, de bestelling blijft open tot alles binnen is.

Inkoopfactuur verwerken

• Open de bestelling.
• Klik Inkoopfactuur.
• Controleer of factuurbedragen kloppen met de bestelling.
• Eventueel verschillen boeken op prijsverschil-rekening.
• Klik OK.

Backorders

Onvolledig geleverde bestellingen opvolgen

Inleiding

Een backorder is een onvolledig geleverde bestelling - de leverancier levert het restant later. WorkBase houdt backorders bij zodat u weet wat nog verwacht wordt.

Backorder-overzicht

• Ga naar Inkoop > Backorders.
• Overzicht van alle bestellingen met nog open regels.
• Dubbelklik om naar de bestelling te gaan.

Backorder opvolgen

Neem contact op met de leverancier voor een leverdatum. Registreer dit in de bestelling (tab Notitie) zodat collega’s weten wat er speelt.

Afhandelen van een backorder

Als blijkt dat de leverancier niet meer levert, kunt u de backorder afhandelen:

• Open de bestelling
• Selecteer de regel
• Kies Afhandelen (geen levering meer verwachten)
• De regel wordt gesloten

Verkoop - orders en leveringen

Verkoop (orders en leveringen)

Verkooporders aanmaken, leveren en factureren

Inleiding

Bij handel kunt u verkooporders aanmaken (bestelling van de klant), leveren (goederen verzenden) en factureren.

Verkooporder aanmaken

• Ga naar Logistiek > Orders > Overzicht.
• Klik Nieuw.
• Kies klant, leveradres.
• Voeg artikelen toe.
• Klik OK.

Levering

• Open de order.
• Klik Levering.
• Controleer leverregels.
• Druk af en verzend.
• Voorraad wordt automatisch afgeboekt.

Verkoop direct naar afnemer (drop-shipping)

Als uw leverancier direct aan uw klant levert (drop-shipping), dan gebruikt u een speciale verkooporder-flow:

• Maak verkooporder aan
• Maak bestelling bij leverancier met optie “Direct naar afnemer”
• Leveradres = klant
• Factuur volgt naar klant, uw voorraad wordt niet belast

Pakbon en levering

Pakbonnen afdrukken en leveringen documenteren

Inleiding

Een pakbon documenteert welke artikelen u naar een klant verstuurt. WorkBase genereert een pakbon bij elke levering.

Pakbon bij levering

• Open de verkooporder.
• Klik Levering.
• De pakbon wordt gegenereerd.
• Druk af, voeg bij de zending.

Verzendwijze

Per levering kunt u de verzendwijze kiezen (Zelf bezorgen, PostNL, DHL, Afhalen). Deze komt op de pakbon en in de factuur.

Werking Pallet

Pallets en containers bijhouden

Inleiding

Met pallet-functionaliteit kunt u bijhouden welke fysieke pallets of containers artikelen bevatten. Handig voor logistieke controle en retour.

Pallet aanmaken

• Ga naar Voorraad > Pallets.
• Klik Nieuw.
• Voer pallet-nummer, locatie, inhoud in.
• Klik OK.

Pallet bij levering

Bij pakbon/levering kunt u aangeven welke pallets meegaan. Na retour registreert u de lege pallet terug in voorraad.

Tekorten overzicht

Artikelen waarvan de voorraad onder minimum is gezakt

Inleiding

WorkBase signaleert artikelen waarvan de voorraad te laag is, op basis van ingestelde minima. Zo kunt u tijdig bestellen.

Tekortenoverzicht openen

• Ga naar Voorraad > Tekorten.
• Per artikel: beschikbaar, minimum, bestelvoorstel.
• Klik Bestel om een bestelling te genereren.

Minimum en maximum per artikel

• Open artikelkaart.
• Tab Voorraad.
• Voer minimum en bestelvoorstel in.
• Klik OK.

Onderdelen

Onderdelen-module

Onderdelen administratie voor reparatie en productie

Inleiding

De module Onderdelen is een specialisatie voor bedrijven die met onderdelen werken (garagebedrijven, machinebouwers). Het onderscheidt onderdelen van 'gewone' artikelen.

Onderdelen aanmaken

Onderdelen maakt u aan als normale artikelen, maar met artikelgroep 'Onderdelen'. Met de module Onderdelen worden extra velden en views beschikbaar.

Onderdelen bij reparatie

Bij een reparatiemelding kunt u per onderdeel registreren:

• Aantal
• Prijs
• Garantie
• Herleverbaar van leverancier

Inventarisatie

Inventarisatie (voorraadtelling)

Periodieke voorraadtelling uitvoeren en inlezen

Inleiding

Periodieke voorraadtelling (inventarisatie) vergelijkt de werkelijke voorraad met wat WorkBase bijhoudt. Verschillen boekt u af.

Tellijst maken

• Ga naar Voorraad > Overig > Inventarisatie.
• Klik Nieuw.
• Filter (bijv. 1 magazijn, 1 artikelgroep).
• Klik Tellijst afdrukken.

Tellen

Telpersoneel telt fysiek en noteert aantallen op de tellijst of in de Voorraad-app.

Resultaten invoeren

• Terug in WorkBase: open de inventarisatie.
• Voer per regel het getelde aantal in.
• Klik Verwerk verschillen.
• Verschillen worden geboekt op de magazijnverschillen-rekening.

Productieorder

Artikelen produceren en voorraad automatisch bijwerken

Inleiding

Met een productieorder legt u vast dat u een artikel gaat produceren en welke artikelen u daarvoor verbruikt. Dit is nodig wanneer u zelf producten samenstelt uit componenten — bijvoorbeeld een samengesteld voorraadartikel.

Bij een samengesteld artikel worden de deelartikelen automatisch op de productieorder gezet. U kunt ook een niet-samengesteld artikel produceren en handmatig de verbruikte artikelen opgeven. De verbruikte artikelen zijn vaak voorraadartikelen, maar kunnen ook niet-voorraadartikelen zijn (bijvoorbeeld uren).

Productieorder aanmaken

• Ga naar Voorraad > Productie > Toevoegen.
• Vul bovenin in:
• Magazijn — waar u de productie uitvoert
• Artikel — het te produceren artikel. Als dit een samengesteld artikel is, worden de deelartikelen automatisch als regels toegevoegd.
• Aantal — hoeveel artikelen u gaat produceren (achter deze waarde staat het reeds gerealiseerde aantal)
• Referentie — vrije tekst om deze bon te herkennen
• Orderdatum — de productiedatum
• Vul onderin bij Regels de artikelen in die u gaat verbruiken:
• Artikel — het verbruiksartikel
• Aantal — hoeveel stuks
• Magazijn / Locatie — waar de voorraad vandaan komt
• Voorraad — actuele voorraad (informatief)
• Klik Bewaar.

Productieorder definitief maken

Een productieorder kunt u definitief maken (bijv. voor afdruk naar werkplaats). Daarna is hij niet meer wijzigbaar.

• Ga naar Voorraad > Productie > Afdrukken.
• Selecteer productieorders.
• Klik Afdrukken.
• Kies voor Verwerken en de gewenste actie (bijv. Afdrukken).
• Klik OK.

Productie ontvangen

Als de productie klaar is, maakt u een ontvangstbon die het geproduceerde artikel ‘ontvangt’ in de voorraad.

• Ga naar Voorraad > Ontvangst > Toevoegen.
• Klik bij Prod.ordernr. op het vergrootglas en kies de productieorder.
• Bovenin worden de productieorder-gegevens overgenomen. Onderin staat een regel met het geproduceerde artikel.
• Geef in de kolom Aantal het aantal geproduceerde artikelen in.
• Bij Afgehandeld?: deze waarde wordt automatisch aangepast. Zet handmatig op “Ja” als u minder geproduceerd heeft dan gepland — de productieorder wordt dan gesloten.
• Klik Verwerk om de ontvangstbon direct definitief te maken, of Bewaar om later te verwerken.

Ontvangstbon definitief maken

Bij het verwerken van de ontvangstbon:

• Werkelijke voorraad van het geproduceerde artikel wordt verhoogd met het aantal op de ontvangstbon.
• Als alle ontvangstbonnen van een productieorder definitief zijn, wordt de werkelijke voorraad van deelartikelen verlaagd met het aantal op de productieorder.
• Ga naar Voorraad > Ontvangst > Te verwerken.
• Selecteer ontvangstbonnen.
• Klik Verwerken.
• Na bevestiging zijn de ontvangstbonnen definitief.

Samengesteld artikel maken

Een samengesteld artikel is een artikel dat u produceert uit deelartikelen. Bij een samengesteld artikel kunnen op de productieorder automatisch de deelartikelen als regels toegevoegd worden.

• Ga naar Bestanden > Artikelen, selecteer het artikel en klik Wijzigen.
• Vink Samengesteld? aan.
• Tab Samenstelling: voeg de deelartikelen toe met aantal.
• Klik Bewaar.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen voorraad ‘in productie’ en werkelijke voorraad?

In productie = gereserveerd op een lopende productieorder, nog niet fysiek aanwezig. Werkelijke voorraad = daadwerkelijk in het magazijn. De werkelijke voorraad wordt pas bijgewerkt bij verwerking van de ontvangstbon.

Kan ik een productieorder annuleren?

Als hij nog niet definitief is, kunt u hem verwijderen. Is hij al definitief? Maak dan een ontvangstbon met aantal = 0 en Afgehandeld? = Ja om de productieorder af te sluiten.

Kan ik uren meenemen als verbruiksartikel?

Ja. Maak een niet-voorraadartikel voor uren en voeg het toe als regel op de productieorder. Het gebruik wordt dan geregistreerd bij de kostencalculatie.

Instellingen - Inkoop

Instellingen — Inkoop

Instellingen voor inkoopbonnen, backorders en ontvangsten

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor inkoop en voorraadbeheer. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

Zie ook:

• Voor voorraad- en magazijn-instellingen: zie Instellingen - Financieel (sectie Voorraad).

10. Inkoop

10.1 Algemeen

Initiële waarden

Besteladvies

Inkoop

10.2 Bonnen

Bestelling

Ontvangst

Inkoopfactuur

10.3 Backorder

Bij wijziging werkelijke voorraad