Contracten aanmaken en beheren
Basis: contract aanmaken, wijzigen en beëindigen
Inleiding
Met de module Contract kunt u langlopende afspraken met klanten of leveranciers vastleggen: abonnementen, huurcontracten, onderhoudscontracten, serviceovereenkomsten.
| OPMERKINGDeze module is apart van Servicecontracten (zie 11 - Service) - dat is specifiek voor periodieke servicebeurten. |
|---|
Contract aanmaken
- Ga naar Contract > Overzicht.
- Klik Nieuw.
- Kies relatie, contract-artikel, startdatum en einddatum.
- Stel factureringsfrequentie in (maandelijks, kwartaal, jaar).
- Voer bedrag per periode in.
- Klik OK.
| [Screenshot: Contract invoerscherm] |
|---|
Contract wijzigen
- Open het contract.
- Wijzig velden (einddatum, prijs, etc.).
- Klik OK.
| LET OPWijzigingen op een actief contract gelden vanaf de eerstvolgende factureringsperiode. Oude perioden worden niet herberekend. |
|---|
Contract beëindigen
- Open het contract.
- Vul einddatum in en Status op “Beëindigd”.
- Klik OK.
Veelgestelde vragen
Kan ik een contract pauzeren?
Ja, zet het op “Inactief”. Er worden dan geen facturen gegenereerd tot u het weer activeert.
Wat gebeurt er bij blokkeren van de relatie?
WorkBase vraagt of u de bijbehorende contracten ook wilt beëindigen. Zie 04 - Relaties blokkeren in 00 - Basis.
Contractfacturatie
Automatisch factureren van contracten
Inleiding
WorkBase genereert automatisch facturen voor contracten volgens de ingestelde frequentie. Deze handleiding beschrijft hoe u dit proces aanstuurt en wat er bij correcties gebeurt.
Facturen genereren
- Ga naar Contract > Factureren.
- Kies de periode (maand/kwartaal).
- WorkBase toont alle contracten die gefactureerd moeten worden.
- Klik Genereer facturen.
- Per contract wordt een factuur aangemaakt.
Verzamelen per relatie
Bij meerdere contracten per relatie kunt u instellen dat de facturen worden verzameld op één factuur. Zie 09 - Facturen verzamelen in 14 - Financieel.
Controles
Voor het generen controleert WorkBase:
- Heeft de relatie een geldig factuuradres?
- Is het contract actief?
- Is er al een factuur voor deze periode?
Prijswijziging bij contract
Prijzen van contracten aanpassen (index, verhoging, etc.)
Inleiding
Bij jaarlijkse prijsindexering of contractverhogingen kunt u via WorkBase in bulk prijzen aanpassen.
Prijzen bulkmatig wijzigen
- Ga naar Contract > Prijswijziging.
- Filter de contracten (bijv. alle contracten van type X).
- Kies type wijziging:
- Percentage (bijv. +3%)
- Vast bedrag (bijv. +€ 5)
- Index op basis van CBS-cijfer
- Stel ingangsdatum in.
- Klik Uitvoeren.
| [Screenshot: Prijswijziging-scherm] |
|---|
Prijswijziging per contract
- Open het contract.
- Tab Prijswijzigingen.
- Klik Toevoegen.
- Voer ingangsdatum en nieuwe prijs in.
- Klik OK.
| OPMERKINGPrijswijzigingen gelden vanaf de ingangsdatum. Facturen voor periodes vóór deze datum gebruiken de oude prijs. |
|---|
Contract-artikelen
Speciale artikelen voor contracten
Inleiding
Voor contracten gebruikt u speciale “contract-artikelen”. Dit zijn artikelen die herhaaldelijk gefactureerd worden volgens een contractperiode.
Contract-artikel aanmaken
- Open artikelkaart.
- Vink “Contract-artikel” aan.
- Vul contract-specifieke velden in:
- Default duur (maanden/weken)
- Default ingangsmoment (factuurdatum, 1e v/d maand, etc.)
- Service.Te plannen: J/N
- Klik OK.
| OPMERKING📖 Voor alle contract/garantie-velden zie handleiding 12 - Artikelen: afmetingen en maatwerk-velden in 00 - Basis. |
|---|
Instellingen - Contract
Instellingen — Contract
Instellingen voor de module Contract
Inleiding
Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor de module Contract. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.
| OPMERKINGSommige tabs zijn alleen zichtbaar als een bepaalde module actief is. Dit wordt per tab vermeld. |
|---|
5. Contract
| OPMERKINGDeze tab is zichtbaar met de module Service of Contract |
|---|
5.1 Werkwijze
Contracttype
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Cursus | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| Service | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| Verkoop | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| E-learning | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| knop 'Controleer' | — |
Service
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Apparaten | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| Koppel aan offerteregel | Keuzelijst met opties: 'Apparaatgegevens NIET overnemen' en 'Apparaatgegevens overnemen'. |
Planning
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Servicecontract | Keuzelijst met opties: 'Contract meerdere keren inplannen' en 'Contract 1x inplannen'. |
| Cursus | Keuzelijst met opties: 'Controleer NIET op dubbele contracten' en 'Controleer op dubbele contracten'. |
| Prolongatie | Keuzelijst met opties: 'Bij inplannen' en 'Handmatig via planningkaart'. |
| Reparatiemelding | Keuzelijst met opties: 'Maak NIET meteen reparatiemelding' en 'Maak meteen reparatiemelding'. |
E-Learning Inervo
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| URL | — |
| API-key | knop 'Test koppeling': |
E-Learning TalentLMS
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| URL | — |
| API-key | knop 'Test koppeling': |
| Bij prolongatie | Keuzelijst met opties: 'Gebruik einddatum e-learning' en 'Gebruik vervaldatum contract'. |
Contract-prolongatie
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Reparatiemelding | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| Offerte | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| Factuur | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| Order | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| Prolongatie | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
Ordertype van reparatiemelding
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Default | Keuzelijst met opties: 'Offerte', 'Order' en 'Meteen levering'. |
| Offerte | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| Order | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| Meteen levering | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
Automatisch
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Contract van factuur | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| Bij beëindiging contract | Keuzelijst met opties: 'Apparaten niet aanpassen' en 'Zet apparaten op vervallen'. |
Kleuren
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Kleur | Keuzelijst met opties: 'Niet gekleurd', 'Van de categorie' en 'Van de status'. |
5.2 Bonnen
5.2.1 Reparatiemelding
Reparatiemelding
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Popup bij binnen garantie | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| Picken | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| Init artikel | — |
| Klaar na actiebonnen klaar | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
Nieuwe status na actie
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Besteld | — |
| Geen bestelling nodig | — |
| Afgedrukt | — |
| Gemaild | — |
| Gefactureerd | — |
| Type | Offerte: |
| Type | Order: |
| Type | Levering: |
| Afgewerkt | — |
| Contract aangepast | — |
| Afgehandeld | — |
