Contract

Contracten aanmaken en beheren

Basis: contract aanmaken, wijzigen en beëindigen

Inleiding

Met de module Contract kunt u langlopende afspraken met klanten of leveranciers vastleggen: abonnementen, huurcontracten, onderhoudscontracten, serviceovereenkomsten.

Contract aanmaken

• Ga naar Contract > Overzicht.
• Klik Nieuw.
• Kies relatie, contract-artikel, startdatum en einddatum.
• Stel factureringsfrequentie in (maandelijks, kwartaal, jaar).
• Voer bedrag per periode in.
• Klik OK.

Contract wijzigen

• Open het contract.
• Wijzig velden (einddatum, prijs, etc.).
• Klik OK.

Contract beëindigen

• Open het contract.
• Vul einddatum in en Status op “Beëindigd”.
• Klik OK.

Veelgestelde vragen

Kan ik een contract pauzeren?

Ja, zet het op “Inactief”. Er worden dan geen facturen gegenereerd tot u het weer activeert.

Wat gebeurt er bij blokkeren van de relatie?

WorkBase vraagt of u de bijbehorende contracten ook wilt beëindigen. Zie Relaties - blokkeren, ontdubbelen en terughalen.

Contractfacturatie

Contracten die bijna vervallen opzoeken en er een bon van maken

Het overzicht

1. Klik in het hoofdscherm op Logistiek en dan op Contracten.
2. Geef een vervaldatum op en klik op Vernieuwen. U ziet dan de contracten die op of voor die datum aflopen.
3. Selecteer een of meer contracten - met Shift of Ctrl selecteert u er meerdere tegelijk.

Met de knoppen bovenin maakt u er vervolgens bonnen van. Welke knoppen u ziet, stelt u in via de instellingen, dus het kan zijn dat er bij u minder staan dan hieronder beschreven.

De vier knoppen

Het verschil zit hem vooral in één vraag: wordt het contract geprolongeerd of niet.

Bij Facturatie en Prolongatie komt het contract met de module Planning ook in het bakje 'te plannen', als dat bij het contract is aangegeven. Zie Prolongeren en beëindigen.

De reparatiemelding-route

Dat de reparatiemelding-knop niet prolongeert, is met opzet: de monteur moet eerst langsgeweest zijn. Pas als u in het reparatiemelding-invoerscherm op de knop Contract klikt, gaan de wijzigingen terug naar het contract - afgekeurde apparaten eraf, toegevoegde apparaten erbij, de inspectielijst mee, en het contract wordt geprolongeerd.

Naar wie de factuur gaat

Normaal naar de relatie van het contract. Maakt u het veld Factuurrelatie op het contract zichtbaar, dan gaat de factuur altijd naar de relatie die daar staat. Is dat veld niet zichtbaar, dan vraagt WorkBase of u de factuur voor de hoofdrelatie van de contractrelatie wilt maken.

Gaat de factuur naar iemand anders, dan vult WorkBase de orderrelatie op de factuur met de contractrelatie - zo blijft zichtbaar voor wie het werk was.

Prijswijziging bij contract

Prijzen van contracten aanpassen (index, verhoging, etc.)

Inleiding

Bij jaarlijkse prijsindexering of contractverhogingen kunt u via WorkBase in bulk prijzen aanpassen.

Prijzen bulkmatig wijzigen

• Ga naar Contract > Prijswijziging.
• Filter de contracten (bijv. alle contracten van type X).
• Kies type wijziging:
• Percentage (bijv. +3%)
• Vast bedrag (bijv. +€ 5)
• Index op basis van CBS-cijfer
• Stel ingangsdatum in.
• Klik Uitvoeren.

Prijswijziging per contract

• Open het contract.
• Tab Prijswijzigingen.
• Klik Toevoegen.
• Voer ingangsdatum en nieuwe prijs in.
• Klik OK.

Contract-artikelen

Het artikel waarmee een contract ontstaat en verlengd wordt

Inleiding

Een contract hangt altijd aan een artikel. Dat artikel bepaalt hoe lang een termijn duurt en wanneer het contract ingaat. Verkoopt u dat artikel op een factuur, dan maakt WorkBase daar zelf een servicecontract van.

Een artikel als contractartikel instellen

1. Ga naar Bestanden > Artikelen, selecteer het artikel en klik op Wijzigen. Voor een nieuw artikel klikt u op Toevoegen.
2. Ga naar de tab Contract/Garantie.
3. Vink Contractartikel? aan.
4. Stel de termijn in: de periode waarmee het contract telkens verlengd wordt.
5. Kies het ingangsmoment. U heeft vier keuzes:
   • Eerste van de huidige maand
   • Eerste van de volgende maand
   • Factuurdatum
   • Factuurdatum + 14 dagen
6. Zet Naar planning aan als u na de prolongatie of facturatie werk wilt inplannen; het contract komt dan in het bakje 'te plannen'.
7. Is het ook een garantieartikel, vink dat dan aan en vul de garantietermijn in - zie Garantie.
8. Klik op Bewaar.

Een overzicht van uw contractartikelen

Ga naar Bestanden > Artikelen, klap de keuzelijst bij Type uit, kies Contract en klik op Vernieuwen. U ziet dan alleen de artikelen met een contract.

Een contractartikel factureren

1. Klik in het hoofdscherm op Logistiek, selecteer de relatie en klik op Factureren.
2. Klik op het vergrootglas, klap de keuzelijst uit en kies Contract; u ziet dan alleen de contractartikelen.
3. Selecteer het artikel en klik rechtsonder op Selecteer.

Op de factuurregel verschijnt de serviceperiode, die uit de contractgegevens van het artikel komt. Dubbelklikt u op die periode, dan opent een tekstvak waarin u afspraken of aantekeningen kwijt kunt die op de factuur meekomen.

Wat er bij het definitief maken gebeurt

Zodra de factuur definitief is, maakt WorkBase een servicecontract aan:

• De ingangsdatum volgt uit de factuurdatum en het ingangsmoment van het artikel.
• Het contract komt op naam van de orderrelatie van de factuurregel; staat die niet ingevuld, dan op naam van de relatie van de factuur.

Het contract is daarna terug te vinden op de relatiekaart, tab Contracten, met de ingangsdatum en de vervaldatum erbij.

Een contractartikel met de hand toevoegen

Het hoeft niet via een factuur:

1. Open de relatiekaart.
2. Klik op Contracten en dan op Toevoegen.
3. Klik op het vergrootglas bij Artikel en kies een contractartikel.

Termijn en default-contract

Een afwijkende termijn per contract, en welk contract bij de relatie hoort

Een eigen termijn op het contract

Normaal bepaalt het contractartikel de termijn. Wilt u dat per contract kunnen afwijken, zet dan twee velden aan:

1. Ga naar Beheer > Aanpassen scherm en kies links Contract.
2. Zoek de velden Termijn en Termijn bepaling, selecteer ze, klik bovenin op Wijzigen en zet Zichtbaar op JA.
3. Klik op Bewaar.

Open daarna het contract en zet Termijn bepaling op Contract bepaalt termijn. Bij Termijn vult u de periode in.

Past u de termijn aan, dan schuift de vervaldatum meteen mee. Wilt u dat niet, klik dan op het knopje dat naast de vervaldatum verschijnt; daarmee draait u die automatische aanpassing terug.

Meerdere contracten tegelijk aanpassen

1. Ga naar Logistiek > Contracten.
2. Selecteer de contracten met Shift of Ctrl.
3. Klik op Wijzigen; u krijgt één scherm waarin u de gegevens van alle geselecteerde contracten aanpast.

Voor prijzen is er een aparte knop: Prijs wijzigen. Daar geeft u op of u verhoogt of verlaagt, of dat met een percentage of een bedrag gaat, en waarop afgerond wordt - op de cent of op hele euro's.

Het default-contract

Per relatie kunt u één contract als default aanmerken. Alleen van dat contract kunt u gegevens zichtbaar maken in het relatieoverzicht - handig als u in de lijst wilt zien wanneer het contract van een klant afloopt.

1. Open de relatiekaart en ga naar de tab Contracten.
2. Selecteer één contract en klik op Maak default.

Een groen bolletje voor het contract geeft aan welke het is.

De woorden 'contract' en 'reparatiemelding' vervangen

Noemt u het bij u een werkbon en een servicecontract, dan kunt u dat aanpassen:

1. Ga naar Beheer > Aanpassen scherm en klik links op Tabbladen.
2. Scrol naar Relatie tabbladen en dan naar de regels van de module Contract.
3. Vul uw eigen tekst in en klik bovenin op Bewaar.

Wat een contract meegeeft aan de reparatiemelding

Regels, inspectielijst, apparatuur en servicebeurt

Inleiding

Maakt u een reparatiemelding van een contract, dan neemt WorkBase van alles mee. Wat er precies op de werkbon terechtkomt, legt u vooraf bij het contract vast - dan hoeft de planner er later niets meer bij te zoeken.

Regels: artikelen met een eigen prijs

Op de tab Regels van het contract zet u artikelen met een eigen omschrijving en prijs. Die regels komen op de reparatiemelding te staan.

Klikt u in het contract op de knop Prijs, dan rekent WorkBase de prijs van het contract opnieuw uit aan de hand van die artikelen en prijzen.

Inspectielijst

Koppelt u een inspectielijst aan het contract, dan zet WorkBase die automatisch op de reparatiemelding. De monteur ziet dan meteen wat hij moet aflopen.

Apparatuur

De apparaten van het contract gaan mee naar de melding. Hangen er meerdere apparaten aan, dan vraagt WorkBase of u één reparatiemelding wilt met alles erop, of één per apparaat. Zie Apparaten op een reparatiemelding.

Servicebeurt

Koppelt u een servicebeurt aan het contract, dan komen er bepaalde artikelen op de reparatiemelding - en die komen niet van het contract maar van de apparaatkaart. Zo krijgt elk apparaat de onderdelen mee die bij zijn eigen beurt horen.

Daarvoor moeten drie velden zichtbaar staan:

1. Ga naar Beheer > Aanpassen scherm en kies links Contract. Zoek het veld Servicebeurt, selecteer het, klik bovenin op Wijzigen en zet Zichtbaar op JA.
2. Kies links Reparatiemelding en doe hetzelfde voor de velden Apparatuur en Servicebeurt.
3. Klik op Bewaar.

En terug: de knop Contract

Is het werk gedaan, dan stuurt u de wijzigingen met de knop Contract in de reparatiemelding terug naar het contract: afgekeurde apparaten gaan eraf, toegevoegde apparaten erbij, de inspectielijst wordt naar het contract gekopieerd, en het contract wordt geprolongeerd.

Prolongeren en beëindigen

Een contract verlengen, de prijs mee laten stijgen, of het laten aflopen

Prolongeren

Prolongeren is een contract verlengen: WorkBase hoogt de vervaldatum op met een periode. Dat doet u met de knop Facturatie, of met de knop Prolongatie in het contractenoverzicht.

Welke periode erbij komt, bepaalt normaal gesproken het contractartikel. Wilt u voor één klant iets anders afspreken, dan geeft u een afwijkende periode op het contract zelf op.

De prijs mee laten stijgen

Met de velden Verhoogdatum en Verhoogpercentage bepaalt u of de contractprijs bij een prolongatie omhoog gaat, en met hoeveel. Zo hoeft u prijsindexatie niet per contract met de hand bij te houden.

Werk inplannen na een prolongatie

Met de module Planning kunt u bij een servicecontract het veld Naar planning gebruiken: na een prolongatie komt het contract dan in het bakje te plannen. Zo loopt bijvoorbeeld de jaarlijkse keuring bij de klant vanzelf de planning in in plaats van dat iemand eraan moet denken.

Beëindigen

Er zijn twee manieren om een contract te laten stoppen:

• Nu - zet het veld Beëindigd op Ja.
• Op termijn - vul een Einddatum in. Het contract loopt door tot die datum. Komt de vervaldatum na een prolongatie voorbij de einddatum, dan beëindigt WorkBase het contract vanzelf.

Die einddatum is dus geen aantekening maar een schakelaar: hij zorgt ervoor dat het contract niet ongemerkt doorloopt.

Een contract verwijderen

Verwijdert u een contract, bijvoorbeeld via de relatiekaart, dan controleert WorkBase eerst of er bonnen van gemaakt zijn. Zijn die er, dan kunt u het contract niet zomaar weggooien - beëindigen is dan de weg.

Apparatuur op een contract

Welke apparaten onder het contract vallen, en dat bijhouden

Het apparaatoverzicht

Aan een contract hangt een lijst apparaten: dat is wat er onder het contract valt.

1. Open het contract.
2. Klik links op de tab Apparatuur.

In dat overzicht kunt u:

• Artikel of Serienr (bovenin) - een nieuw apparaat aanmaken op basis van een artikel of een serienummer, en het meteen aan het contract koppelen.
• Toevoegen (onderin) - een bestaand apparaat van deze relatie aan het contract koppelen.
• Wijzigen - het geselecteerde apparaat aanpassen.
• Verwijderen - het apparaat van het contract afhalen. Het apparaat zelf blijft bestaan; u haalt alleen de koppeling weg.

De lijst bijwerken na een keuring

Na een keuring klopt de apparatuurlijst vaak niet meer: er zijn apparaten afgekeurd, vervangen of niet aangetroffen. Dat hoeft u niet met de hand na te lopen.

1. Open de reparatiemelding.
2. Klik op de knop Contract. Staat die knop er niet, dan is de melding niet aan een contract gekoppeld.

WorkBase past dan de apparatuurlijst van het contract aan met wat er op de melding staat:

• afgekeurde apparaten gaan van het contract af;
• alle niet-afgekeurde apparaten komen erop;
• apparaten die helemaal niet gekeurd zijn, worden aangemerkt als Niet aanwezig.

Goedkeuren, afkeuren of als niet aanwezig melden doet de monteur in de app. De bijwerkactie zelf wordt vastgelegd in de eventlijst van de reparatiemelding, zodat later te zien is wanneer de lijst is aangepast.

Garantie

Een garantietermijn vastleggen, en wat er bij het factureren gebeurt

Inleiding

Een garantieartikel is een artikel waarbij u een garantietermijn heeft vastgelegd. Factureert u zo'n artikel en maakt u die factuur definitief, dan maakt WorkBase vanzelf een apparaat aan voor de klant, met de einddatum van de garantie erop. U weet daarna dus precies wat er bij welke klant staat en tot wanneer het onder garantie valt.

Een garantieartikel maken

1. Open de artikelkaart.
2. Klik links op Contract/Garantie.
3. Vink Garantieartikel? aan.
4. Vul bij Termijn de garantietermijn in.
5. Klik op Bewaar.

Bij serieartikelen kunt u de termijn ook per serienummer vastleggen. Vult u hem op de artikelkaart in, dan nemen nieuw aangemaakte serienummers die termijn over.

Wat er bij het factureren gebeurt

De factuurregel moet aan een paar voorwaarden voldoen: het aantal is minimaal 1, en prijs en totaalprijs zijn minimaal 0. Staat er een aantal van 2, dan worden ook twee apparaten aangemaakt.

Het nieuwe apparaat wordt gevuld met:

Gaat het om een serieartikel, dan komen daar nog bij: het serienummer, de inkoopdatum van dat serienummer, en de leverancier die aan het serienummer hangt.

Instellingen - Contract

Instellingen — Contract

Instellingen voor de module Contract

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor de module Contract. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

5. Contract

5.1 Werkwijze

Contracttype

Service

Planning

E-Learning Inervo

E-Learning TalentLMS

Contract-prolongatie

Ordertype van reparatiemelding

Automatisch

Kleuren

5.2 Bonnen

5.2.1 Reparatiemelding

Reparatiemelding

Nieuwe status na actie