Service

Reparatiemelding aanmaken

Een melding vastleggen, toewijzen en afhandelen

Servicemelding of reparatiemelding?

Dat is hetzelfde. Beide woorden worden door elkaar gebruikt en betekenen in WorkBase precies hetzelfde soort bon. Het verschil zit in de praktijk, niet in het programma: de een heeft monteurs die service verlenen, de ander heeft monteurs die repareren. De module heet Service.

In deze handleiding komt u beide woorden tegen. Waar u reparatiemelding leest, mag u ook servicemelding lezen, en omgekeerd.

Waar u het vindt

Reparatiemeldingen staan onder Logistiek. Daar vindt u ook de andere bonnen waar u in het dagelijks werk mee te maken heeft:

Facturen · Offreren · Acties · Contracten · Reparatiemeldingen · Leveringen · Orders

Achter de knop Bestanden staan de stamgegevens die u daarbij nodig heeft: inspectiesjablonen, eisen, locaties, apparatuurcategorieën en dagperiode.

Een melding aanmaken

1. Ga naar Logistiek > Reparatiemeldingen.
2. Klik op Nieuw.
3. Kies de relatie en het apparaat. Werkt u met serienummers, dan kiest u het exemplaar.
4. Beschrijf waar het om gaat: de klacht en, als u die weet, de oorzaak.
5. Geef aan of het werk in de werkplaats gebeurt of bij de klant.
6. Vul datum, afdeling en de verantwoordelijke medewerker in.
7. Klik op OK.

Er hoeft niet per se iets kapot te zijn: onderhoud en installatie legt u op dezelfde manier vast.

Toewijzen aan een medewerker

1. Open de melding.
2. Kies bij Medewerker wie het gaat doen.

WorkBase controleert daarbij of die medewerker de vereiste vaardigheden heeft - de dienst-artikelen die aan hem gekoppeld zijn. Zo voorkomt u dat iemand zonder het juiste certificaat wordt ingepland.

Bij de klant of in de werkplaats

• Bij de klant - maak een bezoekbon: open de melding, klik op Bezoekbon, plan de afspraak en druk de bon af voor de monteur. Zie Bezoekbon bij reparatiemelding.
• In de werkplaats - de monteur legt vast hoeveel tijd hij besteedde, welke onderdelen hij uit voorraad gebruikte, wat de oorzaak was en hoe hij het heeft opgelost.

Afhandelen

1. De medewerker voert het werk uit, eventueel via de Service-app.
2. Registreer de bestede tijd en de gebruikte artikelen.
3. Laat de klant tekenen.
4. Sluit de melding af.

Daarna kunt u factureren - tenzij het onder garantie valt. Wilt u tussentijds al een deel factureren, zie Deelfacturatie bij reparatie.

Bezoekbon bij reparatiemelding

De bon waarmee u een bezoek van de monteur vastlegt

Wat een bezoekbon is

Een actiebon is een bon voor iets dat op locatie gebeurt. Er zijn twee soorten: de bezorg- en haalbon bij Verhuur, en de bezoekbon bij een reparatiemelding. Met een bezoekbon legt u vast dat een monteur bij een klant langsgaat.

De bezoekbon is het aanknopingspunt voor de rest:

• met de module Ritplanning plant u er de route van de monteur mee;
• met de app ziet de monteur zijn bezoekbonnen en laat hij de klant tekenen;
• met de module Planning ontstaan bezoekbonnen vanzelf uit een planning.

Zonder de module Planning

WorkBase maakt zelf een bezoekbon zodra u een reparatiemelding bewaart waarop een technicus én een plandatum staan. Het adres komt van het leveradres van de reparatiemelding.

Let op: bestaat de bezoekbon eenmaal, dan kunt u de technicus en de plandatum niet meer via de reparatiemelding wijzigen. Doe dat dan op de bezoekbon zelf. U vindt hem via de tab Acties.

Met de module Planning

Maakt u een planning bij een reparatiemelding, dan komt er een bezoekbon voor elke eenheid die aan een medewerker met de rol technicus hangt. Er zijn vier manieren om daar te komen.

1. Meteen inplannen

1. Maak de reparatiemelding aan.
2. Klik in het invoerscherm op de knop Planning.
3. Vul de planning in, kies de monteur als eenheid en bewaar.

2. Later inplannen, via het bakje Te plannen

1. Maak de reparatiemelding aan en vul bij Activiteit een activiteit in.
2. Bewaar de melding. Doordat er een activiteit op staat, komt er een regel in het bakje 'te plannen'.
3. Ga naar Planning > Te plannen en sleep die regel naar de monteur.
4. Vul de planning in en bewaar.

Zonder activiteit komt er dus géén regel in het bakje - dat is de gebruikelijke reden dat een melding er niet in verschijnt.

3. Eerst plannen, dan de melding

Dit gebruikt u bijvoorbeeld als u een keuringscontract naar 'te plannen' stuurt en inplant.

1. Maak de planning aan.
2. Klik in het planning-invoerscherm op de knop Reparatiemelding.

Zodra u die melding bewaart, ontstaan de bezoekbonnen.

4. Zelf een bezoekbon maken

Voor een tweede bezoek bij dezelfde reparatiemelding:

1. Open de reparatiemelding en klik op de tab Acties; u ziet alle actiebonnen van deze melding.
2. Klik linksonder op Toevoegen.
3. Vult u bij Activiteit iets in, dan verschijnt de bezoekbon in het te-plannen-overzicht. Met de knop Planning maakt u er meteen een planning van.

De bezoekbon invullen

Klik in de reparatiemelding bovenin op Servicebezoek. U krijgt de laatste bezoekbon die nog niet verwerkt is; zijn ze allemaal verwerkt, dan de laatste.

• Adres - komt van het leveradres van de reparatiemelding. Bij Locatie geeft u aan waar de artikelen heen gaan.
• Coördinaten - met Bepaal coördinaten zoekt WorkBase ze bij het adres (daarvoor heeft u de module Postcode nodig); met Zoek op kaart prikt u ze aan.
• Op locatie? - kies Op locatie als u de artikelen brengt, en Niet op locatie als de klant ze zelf ophaalt. Met de module Ritplanning kiest u daarna het ritactietype.
• Datum - met de keuzelijst ernaast kiest u een dagperiode in plaats van tijden. Met Tijdinvoer typt u de tijden zelf, met Datuminvoer gaat u over meerdere dagen.

Verwerken

Een bezoekbon maakt u definitief door hem definitief af te drukken of op Verwerken te klikken. Daarna is hij niet meer te wijzigen of te verwijderen.

Een overzicht van alle openstaande bezoekbonnen in een periode staat onder Logistiek > Reparatiemeldingen > Bezoekbonnen.

Nummering

Alle typen actiebonnen delen één nummerreeks; bezorgbonnen en bezoekbonnen tellen dus samen door. Het laatst gebruikte nummer past u aan via Beheer > Instellingen > Database > Nummers, bij Actiebon.

Vanuit de app

De monteur kan zelf een reparatiemelding maken in de app. Vult hij daarbij een plandatum en een technicus in - met de module Planning ook een activiteit - dan is de melding meteen ingepland. In het programma gaat dat niet vanzelf: daar maakt u de planning zelf met de knop Planning.

Ordertype van een reparatiemelding

Offerte, order of meteen leveren - en wat dat met uw voorraad doet

Inleiding

Met het ordertype legt u vast wat voor bon een reparatiemelding eigenlijk is. Dat is geen etiket: het bepaalt wat er met de voorraad gebeurt zodra u er artikelen op zet. Welke ordertypes u wilt gebruiken, stelt u in via de instellingen.

De drie ordertypes

• Offerte - de melding is een voorstel. Zet u er voorraadartikelen op, dan wordt daar niets voor gereserveerd. Logisch, want de klant heeft nog niet gezegd dat het door mag gaan.
• Order - de melding is een opdracht. De aantallen komen bij de gereserveerde voorraad in order te staan, dus ze zijn vastgelegd voor deze klant maar nog niet de deur uit. De levering maakt u later zelf.
• Meteen levering - de artikelen gaan direct mee. Zet u een voorraadartikel op de melding, dan maakt WorkBase op de achtergrond meteen een levering en gaat de voorraad er dus af.

Staan er alleen niet-voorraadartikelen op de melding - uren, voorrijkosten - dan wordt er geen levering gemaakt. Er valt immers niets af te boeken.

Waarom de keuze uitmaakt

De drie types leggen beslag op verschillende voorraadwaarden, en dat werkt door in wat u kunt beloven en wat u moet bestellen. Een melding als offerte houdt niets vast; als order houdt hij voorraad vast die u niet meer aan een ander kunt verkopen. Zie Voorraadwaarden voor wat elke waarde betekent.

Deelfacturatie bij reparatie

Een reparatiemelding in delen factureren, via de leveringen

Inleiding

Loopt een reparatie lang, of levert u onderdelen in stappen, dan wilt u niet tot het einde wachten met factureren. Met de module Voorraad kunt u van één reparatiemelding meerdere facturen maken.

Het principe: u factureert niet de reparatiemelding zelf, maar de leveringen die u ervan maakt. Elke (deel)levering wordt een eigen factuur.

Instelling: ordertype Order

Deelleveringen kunnen alleen van een reparatiemelding met het ordertype Order. Zet dat ordertype dus aan:

1. Ga naar Beheer > Instellingen en kies links Contract, Werkwijze.
2. Zet onder Ordertype van reparatiemelding de optie Order op AAN. Met Default kiest u welk ordertype een nieuwe melding krijgt.

Wat de ordertypes met de voorraad doen, leest u in Ordertype van een reparatiemelding.

Stap 1: de reparatiemelding als order

Geef bij het maken van de reparatiemelding aan dat het ordertype Order is. Staat er in de instellingen maar één ordertype aan, dan ziet u dit veld niet en krijgt elke melding dat type.

Stap 2: een (deel)levering maken

1. Selecteer de melding in het reparatiemeldingenoverzicht.
2. Klik op Levering. WorkBase maakt een levering met alle artikelen die nog niet geleverd zijn.
3. Open die levering en haal weg wat u nu nog niet levert: verwijder regels of verlaag het aantal.

Wat u niet levert, blijft op de melding openstaan. De volgende keer dat u op Levering klikt, komt de rest op een nieuwe levering.

Stap 3: factureren

Ga naar Logistiek > Leveringen > Te factureren en maak facturen van de (deel)leveringen. Elke levering kan zo een eigen factuur worden.

De melding blijft aanpasbaar

Een reparatiemelding met ordertype Order kunt u altijd blijven aanpassen:

• regels toevoegen kan altijd;
• regels verwijderen kan zolang ze nog niet geleverd zijn;
• het aantal, de prijs of de korting van een regel die al geleverd of gefactureerd is, kunt u niet meer wijzigen.

Meer over leveren in delen, en de kolom Afgehandeld? op de levering, staat in Deelontvangst en deellevering.

Servicecontracten

Afspraken over periodiek onderhoud en keuringen vastleggen bij de klant

Inleiding

Een servicecontract legt vast dat u voor een klant periodiek iets doet - onderhoud, een keuring, een abonnement - en tot wanneer dat loopt. Aan het contract hangt een contractartikel (wat u factureert), en eventueel de apparaten waar het over gaat. Een relatie kan meerdere contracten hebben. U heeft hiervoor de module Contract nodig.

Het hoofdstuk Contract behandelt alles in detail. Hier staat hoe het in de servicepraktijk samenhangt.

Hoe een contract ontstaat

• Via een factuur - u factureert een contractartikel. Zodra de factuur definitief is, maakt WorkBase het servicecontract aan. De ingangsdatum volgt uit de factuurdatum en het ingangsmoment dat bij het artikel staat.
• Handmatig - open de relatiekaart, ga naar Contracten, klik op Toevoegen en kies via het vergrootglas bij Artikel een contractartikel.

Hoe u een contractartikel instelt, staat in Contract-artikelen.

De datums

• Ingangsdatum - wanneer het contract ingaat. Vult u die in, dan rekent WorkBase de vervaldatum zelf uit.
• Vervaldatum - tot en met wanneer het contract loopt. Nadert die, dan is er werk te doen.
• Einddatum - wanneer het contract stopt.

Apparaten op het contract

Koppel de apparaten van de klant aan het contract, dan weet de monteur wat hij moet keuren of onderhouden. Met de knop Tellen in het contract vult WorkBase de regels aan de hand van de categorieën van die apparaten: per categorie de bijbehorende artikelen, opgeteld over alle apparaten. Zie Apparatuur op een contract.

Wat u doet als contracten bijna vervallen

1. Ga naar Logistiek > Contracten.
2. Geef een vervaldatum op en klik op Vernieuwen.
3. Selecteer een of meer contracten en kies wat er moet gebeuren:
   • Reparatiemelding - een werkbon voor de monteur. Het contract wordt pas verlengd als u in de melding op de knop Contract klikt.
   • Offerte - een voorstel, het contract wordt niet verlengd.
   • Facturatie - een factuur, het contract wordt verlengd.
   • Prolongatie - alleen verlengen, zonder bon.

Welke knoppen u ziet, stelt u in via de instellingen. Uitgebreid in Contractfacturatie en Reparatiemelding vanuit een contract.

Inplannen voor de monteur

Met de module Planning zet u bij een contract het veld Naar planning aan. Na prolongatie of facturatie komt het contract dan in het digitale bakje Te plannen, van waaruit u het naar een monteur op het planbord sleept. Zie Servicecontracten inplannen.

Stoppen

Zet Beëindigd op Ja om een contract direct te stoppen, of vul een einddatum in: ligt de nieuwe vervaldatum na een prolongatie voorbij die datum, dan beëindigt WorkBase het contract zelf. Verwijdert u een contract waarvan al bonnen gemaakt zijn, dan wordt het niet verwijderd maar beëindigd. Zie Prolongeren en beëindigen.

Apparaten en serienummers

Apparaten registreren, serienummers bijhouden

Inleiding

Bij WorkBase kunt u alle apparaten bij klanten vastleggen. Per apparaat legt u o.a. merk, model, serienummer, inkoopdatum en garantiedatum vast. Dit is essentieel voor service en reparatie.

Apparaat aanmaken

• Ga naar Bestanden > Apparatuur.
• Klik Nieuw.
• Koppel aan relatie (eigenaar).
• Vul in: merk, model, serienummer, inkoopdatum.
• Optioneel: leverancier, contractnr, einddatum garantie.
• Klik OK.

Normtijd bij apparatuur

Per type apparaat kunt u een normtijd instellen voor standaard service-werkzaamheden. Zo weet u bij nieuwe reparatiemeldingen hoeveel tijd u moet plannen.

• Open apparaat-categorie.
• Voer normtijden in per werkzaamheidstype.

Apparaten op een reparatiemelding

Apparaten koppelen, en de regels laten vullen met de knop Tellen

Waarvoor

Aan een reparatiemelding kunt u apparaten koppelen. Dat gebeurt in twee situaties:

• Periodiek onderhoud - de melding komt uit een contract, met alle apparaten van die klant erop. Zie Reparatiemelding vanuit een contract.
• Een reparatie aan één apparaat - dan maakt u de melding vanuit de apparaatkaart, zodat het apparaat er meteen aan hangt.

Het apparaatoverzicht

1. Open de reparatiemelding.
2. Klik links op de tab Apparatuur.

• Toevoegen (onderin) - koppelt een bestaand apparaat van de relatie.
• Artikel of Serienr (bovenin) - maakt een nieuw apparaat aan op basis van een artikel of een serienummer, en koppelt het meteen.
• Wijzigen - opent het apparaat.
• Verwijderen - haalt het apparaat van de melding af. Het apparaat zelf blijft gewoon bestaan.

De knop Tellen

Hiermee vult u de artikelregels aan de hand van de gekoppelde apparaten - handig bij een keuring, waar u per apparaat hetzelfde factureert.

Dat werkt via de categorie van een apparaat: aan een categorie koppelt u de artikelen die u factureert. Klikt u op Tellen, dan telt WorkBase alle artikelen van de categorieën van de apparaten op de melding bij elkaar op, en zet die als regels neer - of past het aantal aan als de regel er al staat.

Twee dingen om te weten:

• Alleen goed- of afgekeurde apparaten tellen mee. Goed- of afkeuren doet de monteur met de app. Heeft hij dat nog niet gedaan, dan levert Tellen dus niets op voor dat apparaat.
• Staat er een regel met een artikel dat aan een apparaat gekoppeld is, maar zit dat apparaat niet op de melding, dan zet WorkBase dat aantal op 0. U hoeft die regel dus niet zelf op te ruimen - maar schrik er ook niet van.

Inspecties en inspectiesjablonen

Vastleggen wat er gekeurd moet worden, van eis tot afgetekende bon

Hoe het in elkaar zit

Een inspectie bouwt u niet per klant op, maar in lagen. Zo hoeft u een wijziging maar één keer door te voeren:

1. Een eis is één ding dat gekeurd wordt.
2. Een inspectiesjabloon is een lijst van die eisen - bijvoorbeeld de maandelijkse controle.
3. Aan een contract hangt u een sjabloon; daarmee ligt vast wat er bij die klant gekeurd wordt.
4. Van het contract maakt u een reparatiemelding, en de inspectielijst gaat mee.
5. De monteur keurt in de app elk onderdeel af of goed.

Eisen

1. Ga naar Logistiek > Bestanden > Eisen.
2. Klik op Toevoegen.
3. Vul de omschrijving in - dit is wat de monteur in de app ziet en wat op de afdruk staat.
4. Vul de norm in; die komt alleen op de afdruk.

Inspectiesjablonen

1. Ga naar Logistiek > Bestanden > Inspectiesjablonen.
2. Klik op Toevoegen en geef een omschrijving - die gebruikt u straks om het juiste sjabloon bij een contract te kiezen, dus maak hem herkenbaar.
3. Voeg bij Regels de eisen toe. Per regel kiest u een eis, of u typt zelf een omschrijving.

Maak gerust meerdere sjablonen naast elkaar: bijvoorbeeld een korte maandelijkse controle en een uitgebreidere die elk kwartaal aan de beurt is.

Wat een regel oplevert

Per regel kiest u wat de monteur invult. Er zijn zes soorten:

Kies Ja/nee/Nvt boven Ja/nee als een onderdeel er niet altijd is; anders moet de monteur 'nee' invullen voor iets dat er gewoon niet zit, en dat leest achteraf als een afkeuring.

De keurstatus

Naast de uitkomst per regel heeft een te keuren onderdeel een status:

• Goedgekeurd
• Afgekeurd
• Nog niet gekeurd - de beginstand
• Wordt niet gekeurd - bewust overgeslagen
• Niet aanwezig - het onderdeel is er niet

Dat onderscheid telt bij het factureren: met de knop Tellen op de reparatiemelding worden alleen goedgekeurde en afgekeurde apparaten meegeteld. Zie Apparaten op een reparatiemelding.

Een eis wijzigen werkt door

Past u de omschrijving van een eis aan, dan verandert die overal mee: in alle sjablonen en in alle contracten waarin die regel gebruikt wordt. Dat is precies de reden om met eisen te werken en niet per contract tekst in te typen - bij een gewijzigde norm loopt u niet honderd contracten langs.

Datzelfde maakt het ook oppassen: een eis die u herformuleert, verandert ook bij klanten waar u daar niet aan dacht.

Op het contract

1. Open het contract en ga naar de tab Inspecties.
2. Klik op Toevoegen en kies een sjabloon; alle regels daarvan worden overgenomen.

Daarna kunt u de regels voor dít contract aanpassen, verwijderen of aanvullen. Wat u hier wijzigt geldt alleen voor deze klant; het sjabloon zelf blijft ongemoeid.

Naar de monteur

Maakt u van het contract een reparatiemelding, dan gaat de inspectielijst mee - zie Reparatiemelding vanuit een contract. In de app ziet de monteur de te keuren onderdelen en zet hij ze één voor één op goed- of afgekeurd. Dat is meteen zichtbaar in het programma.

Is hij klaar, dan kan de klant tekenen en gaat er eventueel direct een bon naartoe.

Terug naar het contract

Met de knop Contract in de reparatiemelding stuurt u het resultaat terug: de inspectielijst wordt naar het contract gekopieerd, afgekeurde apparaten gaan eraf, en het contract wordt geprolongeerd voor de volgende ronde.

Reparatiemelding vanuit een contract

Van een onderhoudscontract naar een werkbon voor de monteur

Een melding maken vanaf het contract

1. Open het contract.
2. Klik links op de tab Reparatiemeldingen; u ziet alle meldingen die al aan dit contract hangen.
3. Klik onderin op Toevoegen.
4. Hangen er meerdere apparaten aan het contract, dan vraagt WorkBase of u één melding wilt met alle apparaten erop, of een aparte melding per apparaat.
5. Kies en klik op OK.

De artikelregels van het contract worden meegekopieerd naar de reparatiemelding. Wat u op het contract factureert, staat dus meteen op de werkbon.

Met de module Planning kunt u het ook omdraaien: stuur het contract naar het bakje 'te plannen', plan het in, en maak van die planning een reparatiemelding. Zie Servicecontracten inplannen.

Servicetijd: hoe lang de monteur bezig is

Bij een artikel legt u de normtijd vast: hoe lang de handeling duurt die u met dat artikel factureert. Op het contract telt u die normtijden bij elkaar op tot een servicetijd - de verwachte duur van de controle.

Het veld Servicetijd staat niet standaard aan:

1. Ga naar Beheer > Aanpassen scherm en kies links Contract.
2. Klik op de knop Meerdere en selecteer de regel Servicetijd.
3. Vink bij Eigenschappen Zichtbaar aan, en eventueel dat het veld verplicht is.

Het veld verschijnt alleen op contracten van het type Service. De knop Servicetijd - die de normtijden optelt en de uitkomst invult - verschijnt alleen als u zowel Normtijd bij het artikel als Servicetijd bij het contract heeft aangezet.

Wat dat doet met de planning

Maakt u een planning van een contract met een zichtbare servicetijd, dan wordt de duur van de planning gelijk aan die servicetijd - mits die langer is dan een kwartier. Is dat niet zo, dan bepaalt het veld Aantal van het contract de duur, en telt dat als aantal uren.

Serienummers met inkoop en verkoop

Waarom serienummers en service bij elkaar horen

Inleiding

Een serienummer is één exemplaar van een artikel met een eigen unieke code. Voor de servicekant is dat de manier om te weten welk apparaat u ooit geleverd heeft en wat u eraan gedaan heeft.

Hoe u serieartikelen instelt, nummers aanmaakt en uitgeeft, en wat er bij bestellen, ontvangen en leveren gebeurt, staat in Serienummers in het hoofdstuk Voorraad.

Van serienummer naar apparaat

Een geleverd exemplaar wordt pas een apparaat van de klant als u er een apparaat van maakt. Dat kan rechtstreeks vanaf het serienummer, zodat de gegevens meekomen - zie Apparaten en serienummers.

Vanaf dat moment kunt u er contracten, keuringen en reparatiemeldingen aan hangen, en ziet u op de apparaatkaart de hele geschiedenis van dat ene exemplaar.

Terugkijken waar een exemplaar geweest is

Wilt u weten wanneer een exemplaar binnenkwam en aan wie het geleverd is, ga dan naar Voorraad > Bestanden > Serienrs., selecteer het nummer en klik op Transacties. U ziet dan de bonnen waarop het nummer voorkomt.

Reparatie met voorraad en financieel

Wat er met uw voorraad en uw boekhouding gebeurt bij een reparatie

De reparatiemelding zelf boekt niets

Dat is het punt om te onthouden: er worden alleen boekingen gemaakt van de levering en van de factuur, nooit van de reparatiemelding. De melding is een werkbon, geen financieel stuk.

Of er een levering ontstaat, hangt af van het ordertype van de melding - zie Ordertype van een reparatiemelding:

• Offerte - er wordt niets gereserveerd en er komt geen levering.
• Order - de aantallen komen bij gereserveerde voorraad in order; u maakt zelf later een levering. Op die levering komen alle regels van de melding, dus ook de niet-voorraadartikelen.
• Meteen levering - zet u een voorraadartikel op de melding, dan maakt WorkBase op de achtergrond een levering; de aantallen komen bij In levering.

Staan er alleen niet-voorraadartikelen op de melding - uren, voorrijkosten - dan komt er geen levering.

Doorboeken

De levering en de factuur boekt u door bij het definitief afdrukken, of later via het historisch overzicht met de knop Naar fin. Alles wat nog openstaat, ziet u bij Financieel > Boeken > Bonnen.

Welke rekeningen daarbij geraakt worden, met rekenvoorbeelden, staat in Boekingen bij voorraadbonnen. Kort gezegd: de levering boekt de kostprijs van de voorraad af, de factuur boekt de omzet en de btw.

Uren en kilometers

Wat de monteur op de tab Uren invult, wordt pas een factuurregel als u op Toevoegen aan regels klikt. Zie Uren en reiskosten.