Service

Servicemelding aanmaken

Een nieuwe servicemelding aanmaken, toewijzen en afhandelen

Inleiding

Een servicemelding is een verzoek van een klant voor onderhoud of installatie. Het onderscheidt zich van een reparatiemelding doordat er niet per se iets kapot is.

Nieuwe servicemelding

• Ga naar Service > Servicemeldingen.
• Klik Nieuw.
• Kies relatie, apparaat, type werkzaamheden.
• Vul datum, afdeling en verantwoordelijke medewerker in.
• Klik OK.

Toewijzen aan medewerker

• Open de servicemelding.
• Kies bij Medewerker de uitvoerder.
• WorkBase controleert of deze medewerker beschikt over vereiste vaardigheden (dienst-artikelen).

Afhandeling

• Medewerker voert werkzaamheden uit (eventueel via de Service-app, zie map 30).
• Registreer bestede tijd en gebruikte artikelen.
• Laat klant tekenen.
• Sluit melding af. Optioneel: factuur genereren.

Reparatiemelding aanmaken

Reparatiemelding voor defect apparaat aanmaken en afhandelen

Inleiding

Een reparatiemelding documenteert een defect apparaat dat gerepareerd moet worden. Dit kan in uw werkplaats zijn (werkplaatsorder) of bij de klant (bezoekbon).

Nieuwe reparatiemelding

• Ga naar Service > Reparatiemeldingen.
• Klik Nieuw.
• Selecteer relatie, apparaat (serienummer).
• Beschrijf klacht en oorzaak.
• Type: Werkplaats of Bezoek.
• Klik OK.

Bezoekbon maken

Als de reparatie bij de klant is:

• Open de reparatiemelding.
• Klik Bezoekbon. Een bezoekbon wordt aangemaakt.
• Plan de afspraak.
• Druk bezoekbon af voor de monteur.

Werkplaatsorder

In de werkplaats registreert de monteur:

• Bestede tijd
• Gebruikte onderdelen (uit voorraad)
• Oorzaak van het defect
• Reparatiemethode

Afhandeling

• Na reparatie: sluit de melding.
• Optioneel: factuur maken (indien niet onder garantie).
• Statusupdate: Afgerond.

Bezoekbon bij reparatiemelding

Bezoek-bonnen voor reparatie op locatie

Inleiding

Bij reparaties op locatie (bij de klant) maakt u een bezoekbon. Deze bevat de afspraakgegevens en laat de monteur registreren wat hij heeft gedaan.

Bezoekbon aanmaken

• Open de reparatiemelding.
• Klik Bezoekbon.
• Stel bezoekdatum en tijd in.
• Kies monteur.
• Klik OK.

Bezoek registreren

• Monteur opent bezoekbon (evt. via App).
• Registreert aankomsttijd, werktijd.
• Noteert wat er is gedaan, wat er nog moet gebeuren.
• Laat klant tekenen.

Meerdere bezoeken

Bij een complexe reparatie kunnen meerdere bezoeken nodig zijn. Maak per bezoek een nieuwe bezoekbon onder dezelfde reparatiemelding.

Deelfacturatie bij reparatie

Tussentijds factureren van reparatiewerkzaamheden

Inleiding

Bij langdurige reparaties kunt u tussentijds factureren voor het werk dat al is gedaan. Dit voorkomt dat u lang moet wachten op betaling.

Instellingen

Zie Instellingen - Verhuur / Service voor activering van deelfacturatie.

Deelfactuur maken

• Open de reparatiemelding.
• Klik Factuur.
• Kies Deelfactuur.
• Selecteer welke regels (uren, onderdelen) op de factuur komen.
• Klik OK.

Slotfactuur

• Bij afronding reparatie: nieuwe factuur.
• WorkBase toont wat nog niet gefactureerd is.
• Maak slotfactuur voor het resterende bedrag.

Servicecontracten

Contracten aanmaken voor periodiek onderhoud

Inleiding

Een servicecontract legt afspraken vast voor periodiek onderhoud van apparaten. Automatisch worden planningen gegenereerd voor de vervaldata.

Contract aanmaken

• Ga naar Service > Servicecontracten.
• Klik Nieuw.
• Kies relatie, apparaat, artikel (contract-artikel).
• Stel duur, frequentie, prijs in.
• Klik OK.

Planningen genereren

• Ga naar Service > Genereer planningen.
• WorkBase maakt voor elk contract een planning volgens de frequentie.
• De monteur krijgt automatisch zijn planningen.

Apparaten en serienummers

Apparaten registreren, serienummers bijhouden

Inleiding

Bij WorkBase kunt u alle apparaten bij klanten vastleggen. Per apparaat legt u o.a. merk, model, serienummer, inkoopdatum en garantiedatum vast. Dit is essentieel voor service en reparatie.

Apparaat aanmaken

• Ga naar Bestanden > Apparatuur.
• Klik Nieuw.
• Koppel aan relatie (eigenaar).
• Vul in: merk, model, serienummer, inkoopdatum.
• Optioneel: leverancier, contractnr, einddatum garantie.
• Klik OK.

Normtijd bij apparatuur

Per type apparaat kunt u een normtijd instellen voor standaard service-werkzaamheden. Zo weet u bij nieuwe reparatiemeldingen hoeveel tijd u moet plannen.

• Open apparaat-categorie.
• Voer normtijden in per werkzaamheidstype.

Serienummers met inkoop en verkoop

Serienummer-tracking door de hele keten

Inleiding

Voor artikelen met serienummer (elektronica, machines) houdt WorkBase de volledige historie bij: inkoop van leverancier, ontvangst, verkoop aan klant, service, retour.

Artikel als serienummer-artikel markeren

• Open artikelkaart.
• Vink "Serienummer vereist" aan.
• Klik OK.

Bij inkoop

Bij ontvangst van een bestelling registreert u per exemplaar het serienummer. WorkBase verplicht dit voor serienummer-artikelen.

Bij verkoop

Bij factureren kiest u welk specifiek exemplaar u verkoopt (via serienummer). Dit wordt gekoppeld aan de factuur en aan de klant (apparaatkaart).

Bij retour / service

U kunt via het serienummer terugzoeken welke klant het heeft, wanneer gekocht, hoeveel servicemeldingen er zijn geweest.

Reparatie met voorraad en financieel

Reparaties die gebruikte onderdelen afboeken van voorraad en boeken

Inleiding

Met de module Voorraad én Financieel actief, doet WorkBase bij een reparatie automatisch:

• Gebruikte onderdelen afboeken van voorraad
• Inkoopwaarde boeken op kostenrekening
• Omzet boeken bij factuur

Onderdelen registreren

• Open reparatiemelding.
• Tab Onderdelen.
• Klik Toevoegen.
• Kies artikel, aantal.
• Klik OK.

Afboeking

Bij verwerking (afronden reparatie of facturatie) boekt WorkBase: