Verhuur

Verhuurbon aanmaken

Verhuurbonnen maken, wijzigen en afsluiten

Inleiding

Een verhuurbon legt vast welke artikelen een klant huurt, in welke periode, tegen welke prijs. Deze handleiding beschrijft het basisproces: bon aanmaken, artikelen toevoegen, bon afsluiten.

Een verhuurbon aanmaken

• Ga naar Verhuur > Nieuw.
• Kies de klant (relatie).
• Vul datum, leveradres en projectgegevens in.
• Voeg verhuurregels toe (artikel, aantal, periode).
• Klik op OK.

Verhuurregels toevoegen

Per regel geeft u op:

Artikelen bezorgen (levering)

• Open de verhuurbon.
• Klik op Bezorgbon om een bezorgbon te maken.
• Print de bezorgbon en laat de klant tekenen bij ontvangst.

Artikelen retour (haal)

• Klik op Haalbon in de verhuurbon.
• Print, laat klant tekenen.
• Registreer retour (eventueel met breuk).

Verhuurbon afsluiten

• Bevestig dat alle artikelen retour zijn.
• Maak factuur (zie Termijn- en slotfacturatie).
• De bon krijgt status Afgerond.

Veelgestelde vragen

Kan ik een verhuurbon aanpassen na levering?

Ja, zolang er nog geen factuur is gemaakt. Artikelen kunnen toegevoegd of verwijderd worden; prijzen aangepast.

Wat als de klant langer huurt?

Pas de einddatum aan en maak een vervolgfactuur voor de extra periode.

Bezorg- en haalbon

De bonnen voor wat de deur uitgaat en wat terugkomt

Inleiding

Op de bezorgbon staan de artikelen van de verhuurbon die weggaan, op de haalbon die terugkomen. U kunt per bon aangeven of de klant zelf haalt en brengt, of dat u het vervoer regelt.

Met de module Ritplanning plant u dat vervoer in, en met de app bekijkt de chauffeur zijn bonnen en laat hij de klant tekenen.

Van offertes en reserveringen worden geen bezorgbonnen gemaakt - pas van een verhuurbon.

Eerst aanzetten

1. Ga naar Beheer > Instellingen.
2. Kies links Verhuur, Werkwijze.
3. Zet Bezorgbon en Haalbon op AAN.

Een bon maken

Klik in de verhuurbon op Bezorgen of op Halen.

Het kan ook vanzelf. Zet u op de verhuurbon een transportartikel (een artikel dat aan een ritactietype hangt) of een herhaalartikel, dan maakt WorkBase de bon aan zodra u de verhuurbon of retourbon bewaart. Er komt één bezorgbon per afhaaltijdstip en één haalbon per retourtijdstip.

Let op het verschil in richting: een retourbon mag over meerdere verhuurbonnen van dezelfde relatie gaan, maar elke haalbon hoort bij één verhuurbon.

Welk adres erop komt

Het adres is dat van de laatste actiebon van deze verhuring. Is er nog geen, dan het leveradres van de verhuurbon. Wijzigt u het adres op een bezorg- of haalbon, dan verandert het adres op de verhuurbon niet mee.

De bon invullen

Open de verhuring en klik bovenin op Bezorgbon of Haalbon. U krijgt de laatste bon die nog niet verwerkt is; zijn ze allemaal verwerkt, dan de laatste.

• Locatie en Coördinaten - waar de artikelen naartoe gaan. Met Bepaal coördinaten (module Postcode) of Zoek op kaart vult u ze in.
• Op locatie? - Op locatie als u het brengt, Niet op locatie als de klant het zelf haalt. Met de module Ritplanning kiest u daarna het ritactietype.
• Chauffeur - de medewerker die het brengt of ophaalt. Die moet de rol Chauffeur hebben; die geeft u op de medewerkerkaart.
• Datum - met de keuzelijst ernaast kiest u een dagperiode in plaats van tijden; met Tijdinvoer typt u ze zelf en met Datuminvoer gaat u over meerdere dagen.
• De artikelen die mee moeten.

De bonnen staan daarna in het overzicht op de tab Acties van de verhuurbon.

Verwerken

U maakt een bon definitief door hem definitief af te drukken of op Verwerken te klikken; via de app gebeurt dat met de handtekening van de klant. Daarna is de bon niet meer te wijzigen of te verwijderen.

Bij het verwerken gebeurt er meer dan alleen afsluiten:

• Bij een bezorgbon wordt een herhaalactie aangemaakt als er een artikel op staat waar er een aan hangt - zie Herhaalacties.
• Bij een haalbon wordt een retourbon aangemaakt op basis van de artikelen van die haalbon. Dat gebeurt niet als de haalbon al aan een retourbon gekoppeld is - dus als u de retourbon eerst maakte.

Dat werkt ook andersom: maakt u zelf een retourbon, dan ontstaat daar een haalbon van zodra u hem bewaart - mits u bij die verhuurbon bezorgbonnen gebruikt.

Overzicht

Ga naar Verhuur > Overzicht en klik links op Bezorg-/haalbon voor alle bonnen in een periode.

Nummering

Bezorg- en haalbonnen zijn actiebonnen en delen hun nummerreeks met de bezoekbonnen uit Service. Het laatst gebruikte nummer past u aan via Beheer > Instellingen > Database > Nummers, bij Actiebon.

Herhaalacties

Terugkerend werk aan een verhuurd artikel, zoals wekelijks schoonmaken

Waarvoor

Sommige artikelen vragen tijdens de verhuurperiode onderhoud: een verhuurde toiletwagen maakt u elke week schoon bij de klant. Met een herhaalactie legt u dat één keer vast bij het artikel; daarna ontstaat het werk vanzelf zolang het artikel bij de klant staat.

Herhaalacties horen bij de module Ritplanning.

Een herhaalactie aan een artikel koppelen

1. Open de artikelkaart.
2. Klik links op de tab Ritplanning.
3. Vink Herhaalactie? aan; er verschijnen dan meer velden.
   • Ritactietype - wat u op de locatie gaat doen.
   • Dagperiode - op welk moment van de dag, bijvoorbeeld 's ochtends.
   • Frequentie - hoe vaak, bijvoorbeeld 1x per week.

Hoe de herhaalactie ontstaat

Zodra u een bezorgbon verwerkt waarop zo'n artikel staat, maakt WorkBase de herhaalactie aan bij die verhuurbon. Het adres en de notitie van de bezorgbon gaan mee.

Werkt u met routes, dan kan de datum verschuiven: WorkBase zoekt een route die bij het adres past en verplaatst de herhaalactie naar de weekdag waarop die route gereden wordt. Zo valt het werk meteen op de dag dat u toch in de buurt bent.

Verplaatst de klant het artikel tijdens de verhuur, dan past u het adres in de herhaalactie aan - niet op de bezorgbon, die is al verwerkt.

Een herhaalactie bekijken of wijzigen

1. Open de verhuurbon.
2. Ga naar de tab Herhaalacties.
3. Dubbelklik erop, of selecteer en klik op Wijzigen.

De belangrijkste velden:

• Relatie en Contactpersoon.
• Locatie, adres, postcode, plaats, land en coördinaten - waar het artikel staat.
• Ritactietype, Dagperiode en Frequentie - overgenomen van het artikel.
• Ingangsdatum - komt van de bezorgbon.
• Laatste bon - de datum van de laatst gegenereerde bon.
• Actiedatum - de datum van de volgende bon die u genereert.
• Einddatum - komt van de haalbon.
• Beëindigd? - gaat vanzelf op JA zodra u de haalbon verwerkt. Het terugkerende werk stopt dus automatisch als het artikel terug is.

Wat u in het notitieveld zet, gaat mee naar elke actie die u eruit genereert.

Er bonnen van maken

1. Open de verhuurbon en ga naar de tab Herhaalacties.
2. Selecteer één of meer herhaalacties.
3. Klik op Genereren.

Het adres van de nieuwe actiebon komt van de herhaalactie. Die bon plant u daarna in op een rit - zie Ritacties inplannen op een rit.

Verhuuroffertes

Offertes voor verhuur aanmaken en naar bon converteren

Inleiding

Een verhuuroffertes stuurt u naar een potentiële klant met de voorgestelde artikelen, periode en prijs. Als de klant akkoord gaat, converteert u de offerte naar een verhuurbon.

Verhuuroffertes aanmaken

• Ga naar Verhuur > Offerte.
• Klik Nieuw.
• Selecteer relatie, voer gegevens in.
• Voeg verhuurregels toe met periode en prijs.
• Klik op OK.
• Verstuur de offerte per e-mail.

Verhuuroffertes dashboard

Voor een overzicht: Verhuur > Offertes dashboard.

Toont per offerte: status, vervaldatum, relatie, bedrag.

Offerte converteren naar verhuurbon

• Open de offerte.
• Klik op Maak verhuurbon.
• Pas zo nodig de gegevens aan.
• Klik op OK. De offerte krijgt status “Geaccepteerd”.

MultiSafepay voor verhuuroffertes

U kunt een MultiSafepay betaallink toevoegen aan een verhuuroffertes, zodat klanten direct online akkoord kunnen gaan én aanbetaling doen.

Termijn- en slotfacturatie

Tussentijds en definitief factureren bij verhuur

Inleiding

Bij lopende verhuur kunt u termijnfacturen maken (maandelijks, kwartaal) en aan het einde een slotfactuur. Zo heeft u continue inkomsten en hoeft u niet te wachten tot retour.

Instellingen

Zie Instellingen - Verhuur > 6.3 Termijnfacturatie voor configuratie.

Termijnfactuur maken

• Ga naar Verhuur > Factureren > Termijnen.
• Selecteer de periode (bijv. "Januari 2026").
• WorkBase toont alle lopende verhuurbonnen.
• Klik Genereer facturen.
• Per bon wordt een termijnfactuur gemaakt.

Slotfactuur (einde verhuur)

• Bij retour: sluit de verhuurbon af.
• Open de bon en klik op Factureren.
• WorkBase berekent de resterende periode en maakt een slotfactuur.
• Optioneel: voeg breuk-/schadekosten toe.

Veelgestelde vragen

Wat als de klant eerder stopt dan gepland?

De einddatum aanpassen. Voor al gefactureerde perioden: maak een creditfactuur voor het teveel gefactureerde bedrag.

Hoe creëer ik een verzamelfactuur voor meerdere verhuurbonnen?

Zie Facturen verzamelen.

Verhuurprijzen instellen

Dagprijzen, tijdeenheden en prijsgroepen

Inleiding

WorkBase ondersteunt twee prijsberekeningsmethoden voor verhuur:

• Horeca/dagprijzen: één dagprijs per artikel
• Prijs per tijdeenheid: dag/week/maand-prijzen

Dagprijs instellen

• Open artikelkaart van verhuurartikel.
• Vul Dagprijs en Verhuur-BTW-code in.
• Klik OK.

Prijs per tijdeenheid

• Open artikelkaart > tab Verhuurprijzen.
• Klik Toevoegen en kies tijdeenheid (Dag, Week, Maand, etc.) en prijs.
• Stel eventueel minimum aantal in.
• Klik OK.

Prijzen importeren

Prijsgroepen (voor klantsegmenten)

U kunt per klant een andere prijsgroep gebruiken (bijv. standaard, VIP, dealer). Per prijsgroep kunt u andere prijzen vastleggen.

• Ga naar Bestanden > Prijsgroepen.
• Maak een prijsgroep aan (bijv. "Dealer").
• Koppel artikelen en relaties aan de prijsgroep.

Horecaverhuur met dagprijs en staffel

De tweede prijsmethode: één dagprijs met een oplopende factor

Twee manieren om verhuurprijzen te rekenen

WorkBase kent twee methodes. Bij de ene legt u per artikel een prijs vast per tijdseenheid - dag, week, maand. Bij de andere, de horecaverhuur, heeft een artikel één dagprijs en bepaalt een staffel wat elke extra dag kost.

Die staffel heet een verhuurfactor. Per artikel geeft u een dagprijs op en kiest u welke verhuurfactor erbij hoort.

Hoe de factor werkt

De factor is een vermenigvuldiger op de dagprijs, oplopend per dag. Bij een dagprijs van 10,50:

Vijf dagen huren kost dus geen vijf keer de dagprijs, maar twee keer. Dat is de gedachte achter deze methode: hoe langer de klant het houdt, hoe lager de prijs per dag.

Een verhuurfactor aanmaken

1. Ga naar Verhuur > Bestanden > Verhuurfactors.
2. Klik op Toevoegen.
3. Vul een Code en Omschrijving in, en de factoren per dag.
4. Klik op Bewaren.

Meestal heeft u er een paar: een voor materieel dat u lang uitleent en een voor spullen die per weekend gaan.

De dagprijs vastleggen

De dagprijs zet u op de artikelkaart, en daar kiest u ook de verhuurfactor. Importeert u prijzen, dan gaat de dagprijs mee met de gewone artikelimport - de prijzen per tijdseenheid gaan via een aparte import. Zie Import-Export.

Keuring bij verhuur

Bijhouden wanneer verhuurartikelen en serienummers gekeurd moeten worden

Inleiding

Met keuring houdt u bij wanneer artikelen of serienummers gekeurd moeten worden. WorkBase meldt het als u iets verhuurt in een periode waarin het gekeurd moet worden, en in de overzichten ziet u aan wie keurplichtige artikelen verhuurd zijn.

Twee begrippen:

• Keurbaar - een artikel of serienummer waarbij u op de tab Keuring een keuring heeft ingevoerd.
• In keuring - het vinkje Inkeuring op de tab Keuring staat op Ja. Het artikel wordt op dit moment gekeurd.

Het in keuring zetten en weer uit keuring halen gebeurt niet vanzelf; dat doet u zelf.

Keuringtypes

Elke keuring heeft een type, en het type bepaalt de cyclus: hoeveel later de volgende keurperiode ligt als u een artikel uit keuring haalt. Standaard zijn er twee:

• Keuring - de keurperiode schuift een jaar op.
• Certificering - de keurperiode schuift vier jaar op.

Een eigen type maakt u zo:

1. Ga naar Verhuur > Bestanden > Keuringtypes en klik op Toevoegen.
2. Vul het Type (een code) en de Omschrijving in.
3. Geef bij Cyclus aan na hoeveel maanden of jaren opnieuw gekeurd wordt.
4. Klik op OK.

Een keuring invoeren bij een artikel

1. Open de artikelkaart en ga naar de tab Keuring.
2. Klik onderin op Toevoegen.
3. Vul in:
   • Keuringtype - per artikel kunt u van elk type maar één keuring maken.
   • Periode - wanneer de volgende keuring is: een maand of één dag.
   • Keurmeester - de medewerker die keurt.
   • Certificeerder - de relatie die certificeert.
   Op keurmeester en certificeerder kunt u later in de overzichten filteren.

Een keuring invoeren bij een serienummer

Open de kaart van het serienummer: via de tab Serienrs. op de artikelkaart (dubbelklik op het nummer) of via Verhuur > Bestanden > Serienrs. Ga daar naar de tab Keuring en klik op Toevoegen; de velden zijn dezelfde als bij een artikel.

In keuring zetten en uit keuring halen

Het handigst gaat dat via het overzicht, omdat u daar meerdere artikelen tegelijk selecteert:

1. Ga naar Verhuur > Overzicht > Artikelen.
2. Selecteer een of meer artikelen.
3. Klik op Inkeuring om ze in keuring te zetten, of op Gekeurd als de keuring klaar is.

Met Gekeurd haalt WorkBase de artikelen uit keuring en schuift het de keurperiode op volgens de cyclus van het keuringtype.

Op de artikelkaart, tab Keuring, staan ook de knoppen Inkeuring zetten en Uit keuring halen. Let op: uit keuring halen via de artikelkaart schuift de keurperiode niet op.

Wat er gebeurt bij verhuur

• Valt de verhuurperiode in een keurperiode, dan krijgt u een melding, maar u kunt het artikel of serienummer wel verhuren.
• Bij verhuur zonder einddatum (termijnfacturatie) krijgt u altijd een melding.
• Is een artikel in keuring, dan krijgt u ook een melding en kiest u of u het toch verhuurt. Bij een serienummer in keuring kan dat niet.

Overzichten

• Verhuur > Overzicht > Artikelen - alle artikelen en serienummers waarbij een keuring is ingevoerd. Zet voor serienummers de kolommen Serienr. en Serienr., In keuring? aan.
• Verhuur > Overzicht > Keuring - met filter Type op (Alle) ziet u alle verhuurde artikelen die ooit gekeurd moeten worden. Met Type op Niet in keuring gebruikt u het filter Datum: dan ziet u wat op die datum gekeurd moet worden maar nog niet in keuring staat, en bij welke klant het ligt.
• Verhuur > Overzicht > Verhuur-keuring - openstaande verhuringen waarvan de verhuurperiode in een keurperiode valt. Met Datum van/t/m filtert u op de keurperiode.

Externe locaties

Onder Verhuur > Bestanden > Externe locaties kunt u locaties vastleggen waar artikelen voor langere tijd heen gaan, met bij Keuring hoelang ze daar naar verwachting blijven. Verhuurt u aan zo'n locatie (veld Locatie op de verhuurbon), dan controleert WorkBase of een artikel binnen die periode gekeurd moet worden; zo ja, dan volgt een melding en wordt de regel van de bon verwijderd. Dit is maatwerk en staat niet in elke administratie aan.

Keuringen in bulk inlezen kan via een CSV-bestand, zie Uitwisselen met een andere administratie.

Seizoensprijzen

Een ander tarief in het hoogseizoen, ook als een huur over de grens loopt

Waarvoor

Met seizoensprijzen geeft u een artikel in drukke periodes een hogere prijs per tijdseenheid dan de rest van het jaar. Denk aan caravans en campers in de zomer, of feestartikelen rond de feestdagen. De prijs die u bij het artikel op de tab Verhuurprijzen al hebt, blijft de gewone prijs: die geldt buiten de seizoenen (het laagseizoen). Voor elk seizoen legt u er een prijs naast.

Een seizoen kan uit meerdere periodes per jaar bestaan, bijvoorbeeld de meivakantie, de zomer en de herfstvakantie. Zolang er geen actief seizoen is, rekent WorkBase zoals altijd.

Seizoensprijzen gaan niet samen met de module Regressieve verhuurstaffel. Is die module actief, dan staat het onderdeel Seizoenen niet in het menu.

Stap 1: een seizoen aanmaken

1. Ga naar Verhuur > Bestanden > Seizoenen.
2. Klik op Toevoegen.
3. Vul een Code in (bijvoorbeeld HOOG) en een Omschrijving (bijvoorbeeld Hoogseizoen).
4. Laat Prioriteit op 1 staan, tenzij u meer seizoenen hebt die elkaar kunnen overlappen (zie hieronder).
5. Klik op Bewaren.

Een seizoen dat u niet meer gebruikt, zet u bij Actief op Nee. Het telt dan niet meer mee; zijn periodes en prijzen blijven bewaard.

Stap 2: de periodes vastleggen

1. Selecteer het seizoen en klik op Perioden.
2. Voeg per periode een regel toe met een omschrijving, de datum van en de datum t/m. Beide dagen tellen mee.
3. Klik op OK. Alle periodes worden in één keer bewaard.

De periodes van één seizoen mogen elkaar niet overlappen. Wilt u ze voor volgend jaar overnemen, klik dan op Genereren, kies van welk jaar u kopieert en tot en met welk jaar. Een jaartal in de omschrijving schuift mee. Controleer daarna de data: schoolvakanties vallen niet elk jaar op dezelfde dagen.

Stap 3: de prijzen per artikel

1. Open de artikelkaart en ga naar de tab Verhuurprijzen.
2. Naast de gewone prijs per tijdseenheid staat een kolom voor elk actief seizoen.
3. Vul per tijdseenheid de seizoensprijs in en klik op Bewaren.

Een lege seizoenskolom betekent: dezelfde prijs als buiten het seizoen. Een artikel zonder seizoensprijzen verhuurt dus het hele jaar door tegen één prijs.

Voor veel artikelen tegelijk gebruikt u de import Verhuurprijs CSV met de kolom Seizoen: leeg is de gewone prijs, anders de code van het seizoen. Zie Verhuurprijzen importeren.

Zo rekent WorkBase

WorkBase telt eerst het aantal tijdseenheden van de verhuurregel, met alle regels van de tijdseenheid zoals u die kent (uitgesloten dagen, retourdag, feestdagen, afronding). Daarna krijgt elke tijdseenheid het tarief van de dag waarop die eenheid begint.

Een voorbeeld: een caravan kost buiten het seizoen 79 per dag en 450 per week, in het hoogseizoen 99 per dag en 590 per week. Het hoogseizoen loopt van 1 juli t/m 31 augustus.

Een week wordt nooit in tweeën geknipt. Losse dagen na een hele week zijn een deel van een week en krijgen het tarief van hun eigen begindag: drie dagen vanaf 4 juli zijn 3/7 van de weekprijs in het hoogseizoen.

Het minimumaantal van het seizoen waarin de huur begint, bepaalt het minimum van de regel.

Valt een dag in twee seizoenen tegelijk, dan geldt het seizoen met de hoogste prioriteit. Bij een gelijke prioriteit wint de code die in het alfabet het eerst komt.

Wanneer er geen seizoensprijs geldt

• Bij een prijsafspraak (staffel) voor de klant of het artikel: dan geldt die afspraak.
• Bij horecaverhuur met dagprijs en verhuurfactor.
• Bij inhuur en vouchers.
• Als u de prijs op de regel zelf hebt aangepast: die prijs blijft staan, ook als u daarna de data of het aantal wijzigt.

Op de verhuurbon

Een caravan blijft één regel op de bon, ook als de huur over de grens van het seizoen loopt. In de kolom Seizoen ziet u hoe de regel is geprijsd: Laag, de code van het seizoen (bijvoorbeeld HOOG) of Gemengd. Bij een gemengde regel staat in de kolom eenheidsprijs gemengd; het totaal van de regel klopt. Klik op het knopje in de kolom Seizoen om de opbouw te zien: van wanneer tot wanneer, welk seizoen, hoeveel tijdseenheden, welke prijs en welk bedrag. De kolom verschijnt zodra er een actief seizoen is.

Op de factuur

Bij het factureren krijgt elk seizoen een eigen factuurregel, met de prijs van dat seizoen. Een huur van 28 juni t/m 4 juli geeft dus een regel van 3 dagen tegen de gewone prijs en een regel van 4 dagen tegen de prijs van het hoogseizoen. Bij termijnfacturatie wordt elke termijn op dezelfde manier over de seizoenen verdeeld.

Tijdseenheden

Dag, week, maand - of 45 minuten

Waarvoor

Met tijdseenheden geeft u per artikel op wat het per dag, per week of per maand kost. U kunt er ook mee onder een dag zakken, wat met een dagprijs niet kan.

Een tijdseenheid toevoegen

1. Ga naar Verhuur > Bestanden > Tijdseenheid.
2. Klik op Toevoegen.
3. Voer een Code en Omschrijving in.
4. Vul de overige velden in en klik op Bewaren.

Het veld Aantal

Bij Aantal geeft u de tijdsduur op met een standaardeenheid:

• Minuut - de kleinste eenheid. Vooral voor attracties: 45 minuten voor een bootje in de roeivijver.
• Uur - bijvoorbeeld fietsen in blokken van vier uur.
• Dag - het meest gebruikt.
• Week - voor wat langer dan een dag meegaat. Afhankelijk van uw prijsstelling ligt het omslagpunt tussen dagen en weken meestal rond de drie dagen; daarna is de weekprijs vaak goedkoper.
• Kalenderweek - een week van maandag tot en met zondag. Ongeacht de dag waarop de verhuring ingaat, rekent WorkBase vanaf de voorafgaande maandag. Artikelen met een kalenderweek hebben géén dagprijzen. Gebruikelijk voor artikelen die goedkoop zijn maar veel handelingen kosten, zoals mobiele toiletten.
• Maand - voor langere perioden, bijvoorbeeld steigers.

Minimumaantal

Bij de tijdseenheid én bij het artikel kunt u een minimumaantal tijdseenheden opgeven: altijd minimaal één dag, of minimaal twee weken. Bij mobiele toiletten op kalenderweek is een minimum van vier gebruikelijk; dat legt u per artikel vast op de tab Verhuurprijzen.

Verhuurfactor

Een verhuurfactor maakt u aan via Verhuur > Bestanden > Verhuurfactors > Toevoegen, met een Code en een Omschrijving.

Zo wordt de verhuurduur berekend

Uitsluiting, omslag, tolerantie en afronding

Vier manieren van rekenen

Op de tijdseenheid bepaalt u hoe de duur van een verhuring geteld wordt:

• Alleen de datums - het tijdstip doet er niet toe. Maandag tot en met dinsdag is altijd 2 dagen.
• Datums, met een omslagpunt - het tijdstip bepaalt of er een dag afgaat.
• De precieze duur in minuten - van maandag 12.00 tot dinsdag 13.05 is 25 uur en 5 minuten: 1 dag plus 1.05 uur extra.
• Kalenderweken - alleen het weeknummer telt, niet de weekdag.

Weekdagen uitsluiten

Is uw bedrijf op zaterdag en zondag dicht, dan wilt u die dagen meestal niet in rekening brengen. Bij Uitsluiting geeft u op welke weekdagen niet meetellen; dat mogen er nul, één of meer zijn.

Rekent u in hele dagen met zaterdag en zondag uitgesloten, dan telt een verhuring van donderdag tot en met dinsdag als vier dagen: donderdag, vrijdag, maandag, dinsdag.

In de zakelijke verhuur worden vaak zaterdag én zondag uitgesloten; bij verhuur aan particulieren meestal alleen de zondag. In de praktijk loopt de uitsluiting gelijk met uw openingstijden. Losse dagen zoals feestdagen sluit u apart uit.

Omslag

Met omslag rekent u in hele dagen, maar telt u een dag minder als de verhuring laat ingaat of vroeg terugkomt.

Zet u het omslagpunt van de verhuring op 17.00 uur en dat van de retournering op 9.00 uur, dan telt een verhuring van woensdag tot en met donderdag als twee dagen - tenzij hij na 17.00 uur ingaat of vóór 9.00 uur terug is; dan is het één dag.

Instellen: zet Retourdag? op Kijk naar de DATUM+TIJD van de verhuur/retour, Afronding op Rond af op hele dagen en Afrond-richting op Omslag.

Tolerantie

Met tolerantie rondt u af in uw eigen voordeel, maar gunt u de klant wat speling.

• Hele dagen met twee uur tolerantie: maandag 12.00 tot dinsdag 13.30 (1 dag en 1½ uur) telt als 1 dag. Tot dinsdag 14.30 (1 dag en 2½ uur) telt als 2 dagen, want de tolerantie is overschreden.
• Tijdseenheden van 2 uur met 20 minuten tolerantie: 12.15 tot 14.25 (2 uur 10) telt als één keer 2 uur; tot 14.45 (2½ uur) als twee keer.

Instellen: Retourdag? op Kijk naar de DATUM+TIJD van de verhuur/retour en Afronding op Tolerantie.

Afronden zonder tolerantie

Werkt u met de precieze duur, dan kunt u de extra tijd op hele tijdseenheden afronden:

• In het nadeel van de klant - elke extra tijd telt als een hele dag.
• In het voordeel van de klant - de extra tijd telt niet mee.
• Normaal - meer dan twaalf uur extra telt als een dag erbij.

U kunt ook niet afronden; dan werkt u met aantallen met cijfers achter de komma. Hoeveel cijfers, of welke breuken, stelt u in bij Precisie.

Losse dagen bij een weekeenheid

Rondt u bij een week-tijdseenheid af op hele dagen, dan bepaalt Verdeling hoeveel week u voor elke losse dag rekent. Bij +1/5 week telt 1 week en 1 dag als 1 1/5 week, en 1 week en 2 dagen als 1 2/5 week.

Let op het effect aan het eind van de week: met +1/5 rekent u voor 1 week en 5 dagen hetzelfde als voor 1 week en 6 dagen, namelijk twee weken. Hoe grover de verdeling, hoe eerder dat gebeurt - bij +1/2 week is dat al na twee losse dagen.

Het aantal automatisch laten vullen

Bij een verhuring vult u een begindatum, een einddatum én het aantal tijdseenheden in. Dat aantal kan WorkBase zelf bijwerken:

1. Ga naar Beheer > Instellingen.
2. Ga naar de tab Verhuur, Bonnen.
3. Kies bij groep Invoer, veld Retourdatum, duur de waarde Bij wijzigen retourdatum, wijzig duur.

U kunt dan nog steeds afwijken - bijvoorbeeld drie dagen verhuren en er één rekenen. Vul dan eerst de juiste einddatum in en pas daarna het aantal aan; andersom overschrijft het programma uw wijziging.

Met de module Regressieve verhuurstaffel

Met die module kan WorkBase de voor de klant goedkoopste combinatie van tijdseenheid en aantal bepalen. Kies bij hetzelfde veld Retourdatum, duur voor Vastliggende berekende duur of Vastliggende berekende duur, ook kleiner dan 1.

Bij de tweede variant mag de verhuurduur korter zijn dan één tijdseenheid; er wordt dan één eenheid gerekend. Duurt de verhuring drie dagen en is een week goedkoper, dan rekent WorkBase een week.

Let op: met deze instelling kunt u niet meer handmatig van het berekende aantal afwijken.

Gekoppelde artikelen

Artikelen die vanzelf meekomen op de bon, met een eigen prijs

Inleiding

Aan een artikel (het hoofdartikel) kunt u andere artikelen koppelen. Zet u het hoofdartikel op een bon, dan zet WorkBase de gekoppelde artikelen er automatisch bij. Denk aan een maaier met een kan benzine, of een machine met kabels.

Een gekoppeld artikel heeft altijd een eigen prijs. Daarin verschilt het van een deelartikel van een samengesteld artikel (tab Samengesteld): die komen standaard zonder prijs mee en worden alleen bij breuk gefactureerd - zie Samengestelde artikelen.

Een gekoppeld artikel toevoegen

1. Ga naar Bestanden > Artikelen, selecteer het hoofdartikel en klik op Wijzigen (of dubbelklik).
2. Ga naar de tab Gekoppelde artikelen.
3. Klik op Toevoegen en kies het artikel.
4. Vul bij Aantal het aantal in dat op de bon komt.
5. Zet eventueel Afhankelijk? aan (zie hieronder).
6. Klik op Bewaar.

Met Verwijderen haalt u de regel met focus weg. De volgorde wijzigt u met Ctrl+Shift+Pijl omhoog/omlaag, of door de regel aan het blauwe icoontje in de kolom Artikel te verslepen.

Afhankelijk of niet

Met de kolom Afhankelijk? geeft u aan of het gekoppelde artikel de bewegingen van het hoofdartikel volgt.

• Niet afhankelijk - het artikel komt mee op de bon, maar staat daarna op zichzelf.
• Afhankelijk - het artikel houdt zijn eigen prijs, maar gedraagt zich verder als een deelartikel: wijzigt u het aantal of de verhuurduur van het hoofdartikel, dan wijzigt dat ook bij het gekoppelde artikel. Verwijdert u het hoofdartikel van de bon, dan verdwijnt het afhankelijke artikel mee.

Voorbeeld: is de benzine afhankelijk van de maaier en verhuurt u twee maaiers, dan staan er ook twee kannen benzine op de bon.

Alle deelartikelen met prijs

Wilt u dat de deelartikelen van alle samengestelde artikelen zich gedragen als afhankelijke gekoppelde artikelen, met een eigen prijs, dan stelt u dat in één keer in:

1. Ga naar Beheer > Instellingen en kies links Verhuur, Bonnen.
2. Kies bij Deelartikelen voor Met prijs.

Brandstof

Ook brandstof loopt via de gekoppelde artikelen. Maak via Beheer > Aanpassen scherm het veld Brandstof op de artikelkaart zichtbaar, markeer het brandstofartikel en koppel het aan het verhuurartikel (een serieartikel). Het brandstofartikel komt dan mee op de verhuurbon, en bij retour vult u in de app in hoeveel er getankt is - zie Brandstof, retour en transfer.

Artikelvoorraad verhuur

Artikelvoorraad voor verhuur

Voorraad en beschikbaarheid van verhuurartikelen beheren

Inleiding

WorkBase houdt per verhuurartikel bij hoeveel exemplaren u heeft, hoeveel verhuurd zijn, hoeveel beschikbaar. Met de module Verhuurvoorraad in de tijd ziet u beschikbaarheid per periode.

Voorraad invoeren

• Open artikelkaart.
• Tab Voorraad: voer totaal aantal in.
• Optioneel: per magazijn en locatie specificeren.

Beschikbaarheid checken

Bij invoer op een verhuurbon ziet u direct hoeveel beschikbaar is in de gewenste periode. Klik op het i-icoon voor het beschikbaarheidsoverzicht.

Overzicht bezettingsgraad

Zie Verhuur > Overzicht > Bezettingsgraad. Toont welk percentage van uw voorraad verhuurd is in een periode.

Tekorten oplossen

Als u meer verhuurt dan op voorraad:

• Verschuif de verhuurperiode
• Huur bij (module Inhuur — zie Inhuur)
• Alternatieve artikelen aanbieden

Interfiliaal overboeken

Verhuurartikelen van het ene magazijn naar het andere brengen

Inleiding

Staat er materieel in het verkeerde magazijn, dan boekt u het over via Verhuur > Overig > Interfiliaal overboeken. Hoe die overboeking verloopt, hangt af van of u met vestigingen werkt.

Met één vestiging

De overboeking gaat in één stap: u voert hem in, en de artikelen staan meteen in het doelmagazijn.

Met meerdere vestigingen

Dan gaat het in twee stappen, want de andere vestiging moet de zending nog aannemen.

1. U voert de overboeking in via Verhuur > Overig > Interfiliaal overboeken. De levering wordt meteen uitgevoerd: de artikelen gaan van het bronmagazijn af.
2. De ontvangst gebeurt niet automatisch. Die maakt iemand via Verhuur > Overzicht > Levering; daar staan alle openstaande overboekingen bij elkaar.

In dat overzicht zijn twee dingen mogelijk:

• Ontvangen - de artikelen komen in het doelmagazijn te staan en de overboeking is klaar.
• Annuleren - de overboeking wordt teruggedraaid en de voorraad staat weer op het bronmagazijn.

U moet wel op de juiste vestiging zijn ingelogd: op de vestiging van het bronmagazijn om te annuleren, en op die van het doelmagazijn om te ontvangen. Ziet u de overboeking niet staan, dan is dat meestal de reden.

Zolang de ontvangst niet is gedaan, is het materieel onderweg: het staat niet meer in het bronmagazijn en nog niet in het doelmagazijn.

Breuk en retour

Artikelen die kapot of kwijt zijn bij retour vastleggen en factureren

Inleiding

Brengt een klant een artikel niet terug omdat het stuk of kwijt is, dan legt u dat bij de retour vast als breuk. Zo klopt uw verhuurvoorraad en bepaalt u meteen wat de klant ervoor betaalt.

Breuk vastleggen op de retourbon

1. Open de retour via Verhuur > Retour en kies de verhuurbon.
2. Meld alle artikelen retour die wél terugkomen.
3. Vul op de regel van het ontbrekende artikel bij Retour aantal in hoeveel er werkelijk terug zijn. Het verschil komt in de kolom Nog te retourneren: dat is de breuk.
4. Klik op het rode vierkantje in de kolom Afgehandeld.
5. Er verschijnt een venster Breuk waarin u kiest hoe u de breuk afrekent (zie hieronder).

Regels die u niet retour meldt en ook niet als breuk afhandelt, blijven openstaan en worden doorberekend tot ze retour komen.

Hoe u de breuk afrekent

In het venster Breuk maakt u twee keuzes:

• Verhuur - rekent u huur over alle artikelen, of alleen over de artikelen die terugkwamen?
• Verkoop - brengt u de breuk in rekening tegen de verkoopprijs, of niet?

Samen geeft dat vier mogelijkheden: huur over alles plus de breuk, huur over alles zonder de breuk, huur over wat terugkwam plus de breuk, of huur over wat terugkwam zonder de breuk. Omdat dit meestal een vaste beleidskeuze is, onthoudt WorkBase uw laatste keuze en stelt die de volgende keer voor.

Bij een deelartikel van een samengesteld artikel en bij termijnfacturatie vraagt WorkBase alleen naar de verkoop van de breuk.

De factuur

Klikt u daarna op Factuur, dan staat de breuk op de factuur met de verkoopprijs van het artikel. U kunt dat bedrag op de factuur nog aanpassen door erop te klikken, net als elk ander veld.

Instellingen

Onder Beheer > Instellingen, Verhuur, Bonnen vindt u onder meer:

• Knop: alles breuk - maakt op de retourbon een knop zichtbaar waarmee u alle openstaande regels in één keer als breuk afhandelt.
• Bij retour - 1 factuur maken of Zet breuk op aparte factuur.
• Fiatteren - Retour NIET fiatteren, Fiatteren bij breuk of Altijd fiatteren. Met Fiatteren bij breuk kan van een retourbon met breuk pas een factuur gemaakt worden als een bevoegde medewerker hem heeft goedgekeurd. Hoe dat werkt staat in Fiatteren en breuk.

Breuk terugvinden

In het retouroverzicht (Verhuur > Overzicht, Retourbon) en in het verhuuroverzicht kunt u de kolom en het filter Breuk? zichtbaar maken. Zo ziet u snel welke bonnen breuk hebben.

Niet kapot, wel even weg

Komt een artikel heel terug maar moet het eerst worden schoongemaakt of nagekeken, dan is dat geen breuk. Gebruik daarvoor een retourstatus: het artikel staat dan als vertraagd en is niet verhuurbaar tot u het in Verhuur > Overzicht > Retourstatus klaar meldt. Zie ook Artikelvoorraad verhuur.

Inhuur

Inhuur (onderhuur bij derden)

Artikelen inhuren bij andere partijen als uw eigen voorraad onvoldoende is

Inleiding

Met de module Inhuur kunt u artikelen bij andere partijen inhuren als uw eigen voorraad onvoldoende is, en deze doorverhuren aan uw klanten. De module houdt bij welke artikelen u heeft ingehuurd en tegen welke prijs.

Inhuurbon aanmaken

• Ga naar Verhuur > Inhuur.
• Klik Nieuw.
• Kies leverancier, voer periode en artikelen in.
• Klik OK.

Inhuur doorverhuren

• Bij een verhuurbon aan uw klant kiest u een artikel met onvoldoende voorraad.
• WorkBase stelt voor om in te huren en verwijst naar de inhuurbon.
• Koppel de inhuur aan de verhuur.

Afhandeling

Bij retour komt de klant eerst. Daarna de inhuurpartij. Zo ziet u precies welke inhuur bij welke klant hoort.

Verhuurvoorraad in de tijd

Per dag zien hoeveel u van een artikel vrij heeft

Inleiding

Het gewone voorraadoverzicht laat zien wat er nu verhuurd, gereserveerd of vrij is. Wilt u weten hoe dat er in de komende dagen of weken uitziet - bijvoorbeeld bij veel overlappende verhuringen - dan kijkt u naar de voorraad in de tijd.

Daar zijn drie manieren voor: de grafiek op de bon, het overzicht Beschikbaar, en met de module Verhuurvoorraad in de tijd een overzicht per dag.

Op de bon: F6 en F7

Selecteer in een offerte, reservering of verhuurbon een artikelregel en druk op:

• F6 - de voorraad van dit artikel in een grafiek. Artikelen met een retourstatus (bijvoorbeeld 'schoonmaken') ziet u daarin in de kleur voor vertraging.
• F7 - de lopende verhuringen van dit artikel.

Beschikbaar: zonder klant opzoeken

Belt er iemand die wil weten of iets vrij is, dan hoeft u geen relatie in te voeren:

1. Ga naar Verhuur > Beschikbaar > Artikelen.
2. Kies eventueel een magazijn, een artikelgroep of een deel van de omschrijving.
3. Geef een periode op met Datum van/t/m, of kies een vaste periode zoals Deze week of Deze maand.
4. Selecteer een artikel en klik op:
   • Grafiek - de voorraad over de periode; bij een week of maand ziet u hoeveel er per dag beschikbaar zijn.
   • Verhuringen - de verhuringen van dat artikel in de periode.
   • Serienummers - welke serienummers in die periode verhuurd en vrij zijn.

De module Verhuurvoorraad in de tijd

Met deze module verschijnt in het menu Verhuur het overzicht Tentenverhuur. Het toont per artikel een rij met een kolom per dag.

• Filters: het aantal dagen en de periode (datum van/t/m), artikel, omschrijving, artikelgroep, magazijn en samengesteld.
• Klapt u een artikel uit, dan ziet u de verhuringen die op die dagen beslag leggen, met een regel Totaal verhuurd. In de dagkolommen is te zien wat voor beslag het is: verhuur, reservering of vertraging (retourstatus). Dagen in het verleden zijn grijs.
• Een dag waarop een artikel tekortkomt - er is meer verhuurd of gereserveerd dan er is - kleurt rood. Dan moet u schuiven of bijhuren, zie Inhuur.

Samengestelde artikelen: Kritisch?

Bestaat een artikel uit deelartikelen (een tent met zijn onderdelen), dan bepaalt het vinkje Kritisch? op de tab Samengesteld van het hoofdartikel welke deelartikelen meetellen. Voor een hoofdartikel met kritische deelartikelen toont het overzicht per deelartikel de verhuringen en onderaan een regel Beschikbaar: hoeveel er van het geheel te verhuren zijn, bepaald door het krapste kritische deelartikel. Het vinkje Kritisch? heeft alleen betekenis met deze module.

Voor de huidige stand per magazijn, met de kolommen verhuurd, gereserveerd en vertraagd, zie Artikelvoorraad verhuur.

Plattegrond

Uw verhuurruimtes op een tekening, gekleurd naar hun status

Inleiding

Met de module Plattegrond ziet u in één oogopslag welke ruimtes vrij, verhuurd of gereserveerd zijn - bijvoorbeeld de units van een opslagcomplex. Elke ruimte is in WorkBase een serienummer van een verhuurartikel; op de plattegrond is dat een vlak dat de kleur van zijn status krijgt.

De tekening zelf maakt u in het aparte programma WBGraphics. In WorkBase koppelt u die tekening aan de vestiging.

De tekening maken in WBGraphics

1. Start WBGraphics.exe en maak met het eerste icoontje (lege pagina) een nieuwe plattegrond.
2. Geef de plattegrond een naam: klik bovenin op Scheme1 en vul in de Inspector rechts bij Name bijvoorbeeld Begane grond in.
3. Teken met de rechthoek (Rectangle tool) eerst de muren en daarna per ruimte een blokje.
4. Selecteer een blokje met het pijltje, klik in de Inspector bij User Data op de puntjes en voeg een regel toe in de vorm Box | 101, waarbij 101 het serienummer van de ruimte in WorkBase is. Het woord Box is verplicht; daarmee legt WorkBase de koppeling.
5. Het nummer is niet vanzelf zichtbaar op de tekening. Zet het er met het tekstgereedschap (de T) zelf in.
6. Sla op via File > Save as. Het bestand krijgt de extensie .fxd.

De kleur die u een blokje in WBGraphics geeft, doet er niet toe: WorkBase vervangt die door de statuskleur. Heeft het complex meer verdiepingen, maak dan met New Scheme een tweede tekening in hetzelfde bestand en geef die een eigen naam. U kunt ook afbeeldingen invoegen, zoals een brandblusser of een stopcontact. Sla tussendoor regelmatig op.

De tekening aan de vestiging koppelen

1. Ga naar Beheer > Vestigingen en open de vestiging.
2. Laad bij Plattegrond het .fxd-bestand in. Met Bekijk plattegrond controleert u het resultaat.

Laden en wissen van de plattegrond vragen een eigen recht.

De plattegrond gebruiken

Druk in het hoofdscherm op Ctrl+F9. U ziet de plattegrond van de vestiging waarop u bent ingelogd.

• Elke ruimte krijgt de kleur van zijn status: vrij, bezet, gereserveerd, in onderhoud, buiten gebruik, relatie geblokkeerd of opgezegd.
• Gaat u met de muis over een ruimte, dan ziet u het artikel en serienummer, en bij een verhuurde ruimte de klant met adres en telefoonnummer.
• Dubbelklik op een verhuurde ruimte om de relatiekaart van de huurder te openen.
• Met de keuzelijst Schema bovenin wisselt u van verdieping.

Kleuren instellen

Onder Beheer > Instellingen, Verhuur, Plattegrond stelt u per status de kleur in: Vrij, Bezet, Gereserveerd, In onderhoud, Buiten gebruik, Relatie geblokkeerd, Opgezegd en Onbekend. Met Default kleuren zet u ze terug naar de standaard.

Instellingen - Verhuur

Instellingen — Verhuur

Instellingen voor de module Verhuur

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor de module Verhuur. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

Zie ook:

• Voor algemene bon-instellingen: zie Instellingen - Verkoop (in het hoofdstuk Basis).

6. Verhuur

6.1 Werkwijze

Bonnen

Overig

6.2 Bonnen

Initiële waarden

Werkwijze

Verhuurbon wijzigen

Invoer

Retour

Facturatie

6.3 Termijnfacturatie

Termijnfacturatie

Factureer 1x de periode

6.4 Diversen

Verzekering

Balie

Kickback

Inhuur

Keuring

Overzichten

6.5 Planning

Verhuur invoerscherm

6.6 Plattegrond

Kleuren

6.7 Kop- en voet tekst

Koptekst

Voettekst