Verhuur

Handleiding · 13 onderwerpen

In dit hoofdstuk

Verhuurbon aanmaken
Bezorg- en haalbon
Verhuuroffertes
Termijn- en slotfacturatie
Verhuurprijzen instellen
Keuring bij verhuur
Gekoppelde artikelen
Artikelvoorraad verhuur
Breuk en retour
Inhuur
Verhuurvoorraad in de tijd
Plattegrond
Instellingen - Verhuur

Verhuurbon aanmaken

Verhuurbonnen maken, wijzigen en afsluiten

Inleiding

Een verhuurbon legt vast welke artikelen een klant huurt, in welke periode, tegen welke prijs. Deze handleiding beschrijft het basisproces: bon aanmaken, artikelen toevoegen, bon afsluiten.

Een verhuurbon aanmaken

Ga naar Verhuur > Nieuw.
Kies de klant (relatie).
Vul datum, leveradres en projectgegevens in.
Voeg verhuurregels toe (artikel, aantal, periode).
Klik op OK.

[Screenshot: Verhuurbon aanmaken]

Verhuurregels toevoegen

Per regel geeft u op:

Veld	Beschrijving
Artikelcode	Verhuurartikel (moet bestaan)
Aantal	Hoeveel stuks
Vanaf / Tot	Verhuurperiode (begin- en einddatum)
Prijs	Wordt automatisch overgenomen van artikel
Tijdeenheid	Dag, week, maand, etc.
Korting	% of bedrag

Artikelen bezorgen (levering)

Open de verhuurbon.
Klik op Bezorgbon om een bezorgbon te maken.
Print de bezorgbon en laat de klant tekenen bij ontvangst.

Artikelen retour (haal)

Klik op Haalbon in de verhuurbon.
Print, laat klant tekenen.
Registreer retour (eventueel met breuk).

	OPMERKING📖 Voor bezorg- en haalbonnen zie 02 - Bezorg- en haalbon. Voor de App-variant zie de map 30 - Apps (mobiel).

Verhuurbon afsluiten

Bevestig dat alle artikelen retour zijn.
Maak factuur (zie 04 - Termijn- en slotfacturatie).
De bon krijgt status Afgerond.

Veelgestelde vragen

Kan ik een verhuurbon aanpassen na levering?

Ja, zolang er nog geen factuur is gemaakt. Artikelen kunnen toegevoegd of verwijderd worden; prijzen aangepast.

Wat als de klant langer huurt?

Pas de einddatum aan en maak een vervolgfactuur voor de extra periode.

Bezorg- en haalbon

Leverings- en retourbonnen voor verhuurartikelen

Inleiding

Bezorg- en haalbonnen zijn aparte bonnen voor de fysieke levering en retour van verhuurartikelen. Ze worden gebruikt om te documenteren welke artikelen daadwerkelijk zijn geleverd en teruggenomen, inclusief handtekening van de klant.

Bezorgbon aanmaken

Open de verhuurbon.
Klik op Bezorgbon.
Een nieuwe bezorgbon wordt gegenereerd met alle verhuurregels.
Eventueel artikelen verwijderen die u nog niet meeneemt.
Afdrukken, laat klant tekenen.

Haalbon aanmaken

Open de verhuurbon.
Klik op Haalbon.
Registreer welke artikelen retour komen.
Geef aan of er breuk of schade is.
Afdrukken, laat klant tekenen.

	TIPGebruik de Bezorg-/Haalbon App om dit mobiel af te handelen met digitale handtekening en foto’s. Zie 30 - Apps.

	OPMERKING📖 Voor instellingen (nummering, lay-out) zie Instellingen - Verhuur.

Verhuuroffertes

Offertes voor verhuur aanmaken en naar bon converteren

Inleiding

Een verhuuroffertes stuurt u naar een potentiële klant met de voorgestelde artikelen, periode en prijs. Als de klant akkoord gaat, converteert u de offerte naar een verhuurbon.

Verhuuroffertes aanmaken

Ga naar Verhuur > Offerte.
Klik Nieuw.
Selecteer relatie, voer gegevens in.
Voeg verhuurregels toe met periode en prijs.
Klik op OK.
Verstuur de offerte per e-mail.

Verhuuroffertes dashboard

Voor een overzicht: Verhuur > Offertes dashboard.

Toont per offerte: status, vervaldatum, relatie, bedrag.

Offerte converteren naar verhuurbon

Open de offerte.
Klik op Maak verhuurbon.
Pas zo nodig de gegevens aan.
Klik op OK. De offerte krijgt status “Geaccepteerd”.

MultiSafepay voor verhuuroffertes

U kunt een MultiSafepay betaallink toevoegen aan een verhuuroffertes, zodat klanten direct online akkoord kunnen gaan én aanbetaling doen.

	OPMERKING📖 Zie handleiding 10 - Betaallink MultiSafepay in de map 14 - Financieel.

Termijn- en slotfacturatie

Tussentijds en definitief factureren bij verhuur

Inleiding

Bij lopende verhuur kunt u termijnfacturen maken (maandelijks, kwartaal) en aan het einde een slotfactuur. Zo heeft u continue inkomsten en hoeft u niet te wachten tot retour.

Instellingen

Zie Instellingen - Verhuur > 6.3 Termijnfacturatie voor configuratie.

Termijnfactuur maken

Ga naar Verhuur > Factureren > Termijnen.
Selecteer de periode (bijv. "Januari 2026").
WorkBase toont alle lopende verhuurbonnen.
Klik Genereer facturen.
Per bon wordt een termijnfactuur gemaakt.

Slotfactuur (einde verhuur)

Bij retour: sluit de verhuurbon af.
Open de bon en klik op Factureren.
WorkBase berekent de resterende periode en maakt een slotfactuur.
Optioneel: voeg breuk-/schadekosten toe.

Veelgestelde vragen

Wat als de klant eerder stopt dan gepland?

De einddatum aanpassen. Voor al gefactureerde perioden: maak een creditfactuur voor het teveel gefactureerde bedrag.

Hoe creëer ik een verzamelfactuur voor meerdere verhuurbonnen?

Zie handleiding 09 - Facturen verzamelen in de map 14 - Financieel.

Verhuurprijzen instellen

Dagprijzen, tijdeenheden en prijsgroepen

Inleiding

WorkBase ondersteunt twee prijsberekeningsmethoden voor verhuur:

Horeca/dagprijzen: één dagprijs per artikel
Prijs per tijdeenheid: dag/week/maand-prijzen

Dagprijs instellen

Open artikelkaart van verhuurartikel.
Vul Dagprijs en Verhuur-BTW-code in.
Klik OK.

Prijs per tijdeenheid

Open artikelkaart > tab Verhuurprijzen.
Klik Toevoegen en kies tijdeenheid (Dag, Week, Maand, etc.) en prijs.
Stel eventueel minimum aantal in.
Klik OK.

Prijzen importeren

	OPMERKING📖 Voor bulk-import zie 08 - Verhuurprijzen importeren in de map 03 - Import-Export.

Prijsgroepen (voor klantsegmenten)

U kunt per klant een andere prijsgroep gebruiken (bijv. standaard, VIP, dealer). Per prijsgroep kunt u andere prijzen vastleggen.

Ga naar Bestanden > Prijsgroepen.
Maak een prijsgroep aan (bijv. "Dealer").
Koppel artikelen en relaties aan de prijsgroep.

Keuring bij verhuur

Keuringsgegevens bij verhuurartikelen registreren

Inleiding

Voor bepaalde verhuurartikelen (ladders, steigers, klimgereedschap) is periodieke keuring verplicht. WorkBase houdt keuringsdata bij zodat u weet wanneer een artikel weer gekeurd moet worden.

Keuring registreren

Open de artikelkaart van het verhuurartikel.
Ga naar tab Keuring.
Klik Toevoegen.
Voer datum, type (keuring/certificering), inspecteur in.
Klik OK.

[Screenshot: Artikelkaart - tab Keuring]

Keuringsoverzicht

Ga naar Verhuur > Keuringen.
Filter op aflopende keuringsdatum.
Plan nieuwe keuringen in.

Waarschuwing bij verhuur

Als een artikel niet meer gekeurd is, geeft WorkBase bij verhuurbon-invoer een waarschuwing.

	OPMERKING📖 Voor keuring importeren via CSV zie 09 - Overige bestanden importeren in de map 03 - Import-Export.

Gekoppelde artikelen

Hoofd-artikel met automatisch meekomende sub-artikelen

Inleiding

Bij gekoppelde artikelen komt bij het selecteren van een hoofd-artikel automatisch één of meerdere sub-artikelen mee. Voorbeelden: container + deksel, machine + kabels, tent + grondzeil.

Koppeling aanmaken

Open de artikelkaart van het hoofd-artikel.
Ga naar tab Gekoppelde artikelen.
Klik Toevoegen.
Kies het sub-artikel en aantal per hoofd-artikel.
Klik OK.

Bij verhuurbon invoeren

Als u het hoofd-artikel op een verhuurbon zet, verschijnt automatisch ook het sub-artikel. U kunt per keer kiezen om het mee te nemen of niet.

Veelgestelde vragen

Kan ik een gekoppeld artikel verwijderen van de bon?

Ja, gewoon de regel verwijderen. Dit haalt niet het hoofd-artikel weg.

Artikelvoorraad verhuur

Artikelvoorraad voor verhuur

Voorraad en beschikbaarheid van verhuurartikelen beheren

Inleiding

WorkBase houdt per verhuurartikel bij hoeveel exemplaren u heeft, hoeveel verhuurd zijn, hoeveel beschikbaar. Met de module Verhuurvoorraad in de tijd ziet u beschikbaarheid per periode.

Voorraad invoeren

Open artikelkaart.
Tab Voorraad: voer totaal aantal in.
Optioneel: per magazijn en locatie specificeren.

Beschikbaarheid checken

Bij invoer op een verhuurbon ziet u direct hoeveel beschikbaar is in de gewenste periode. Klik op het i-icoon voor het beschikbaarheidsoverzicht.

Overzicht bezettingsgraad

Zie Verhuur > Overzicht > Bezettingsgraad. Toont welk percentage van uw voorraad verhuurd is in een periode.

Tekorten oplossen

Als u meer verhuurt dan op voorraad:

Verschuif de verhuurperiode
Huur bij (module Inhuur — zie handleiding 10)
Alternatieve artikelen aanbieden

Breuk en retour

Beschadigde of verloren artikelen bij retour registreren

Inleiding

Bij retour van verhuurartikelen kunnen sommige beschadigd of kwijt zijn (breuk). U legt dit vast zodat de klant in rekening gebracht wordt voor de schade en de voorraad klopt.

Breuk registreren

Open de verhuurbon.
Klik op Retour.
Per artikel geeft u aan:
Aantal retour
Aantal breuk
Breuk-type (licht, zwaar, kwijt)
Kosten
Klik OK.

Factureren

Breukkosten komen automatisch op de slotfactuur. Zie ook handleiding 14 - Fiatteren en breuk in 14 - Financieel — als fiatteren bij breuk actief is, moet een manager eerst goedkeuren.

	OPMERKING📖 Zie 14 - Financieel / 14 - Fiatteren en breuk voor de goedkeuringsflow.

Inhuur

Inhuur (onderhuur bij derden)

Artikelen inhuren bij andere partijen als uw eigen voorraad onvoldoende is

Inleiding

Met de module Inhuur kunt u artikelen bij andere partijen inhuren als uw eigen voorraad onvoldoende is, en deze doorverhuren aan uw klanten. De module houdt bij welke artikelen u heeft ingehuurd en tegen welke prijs.

	OPMERKINGDe module Inhuur vereist een aparte licentie.

Inhuurbon aanmaken

Ga naar Inkoop > Inhuur.
Klik Nieuw.
Kies leverancier, voer periode en artikelen in.
Klik OK.

Inhuur doorverhuren

Bij een verhuurbon aan uw klant kiest u een artikel met onvoldoende voorraad.
WorkBase stelt voor om in te huren en verwijst naar de inhuurbon.
Koppel de inhuur aan de verhuur.

Afhandeling

Bij retour komt de klant eerst. Daarna de inhuurpartij. Zo ziet u precies welke inhuur bij welke klant hoort.

Verhuurvoorraad in de tijd

Beschikbaarheid per dag, week of maand bekijken

Inleiding

Met de module Verhuurvoorraad in de tijd ziet u per artikel en per periode hoeveel exemplaren beschikbaar zijn. Essentieel bij complex verhuur met vele overlappende perioden.

Overzicht

Ga naar Verhuur > Voorraad in de tijd.
Kies artikel en periode.
WorkBase toont een grafiek/tabel met beschikbaarheid per dag.

[Screenshot: Voorraad in de tijd overzicht]

Knelpunten zien

Rode dagen = te weinig voorraad voor alle verhuringen. Plan dan opnieuw of huur bij (zie 10 - Inhuur).

Plattegrond

Plattegrond-module

Artikelen en locaties op een plattegrond visualiseren

Inleiding

De module Plattegrond laat u een fysieke ruimte (magazijn, evenement, camping) visueel weergeven en artikelen op specifieke locaties plaatsen.

Plattegrond opzetten

Ga naar Verhuur > Plattegrond.
Upload een achtergrondafbeelding (bijv. bouwtekening, luchtfoto).
Plaats markeringen op locaties waar artikelen kunnen staan.
Koppel artikelen aan markeringen.

Gebruik bij verhuur

Bij een verhuurbon kunt u de plattegrond openen en artikelen op specifieke locaties reserveren. Handig voor campings (kavelnummers), evenementen (standplaatsen).

Instellingen - Verhuur

Instellingen — Verhuur

Instellingen voor de module Verhuur

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor de module Verhuur. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

Zie ook:

Voor algemene bon-instellingen: zie Instellingen - Verkoop (in map 00 - Basis).

	OPMERKINGSommige tabs zijn alleen zichtbaar als een bepaalde module actief is. Dit wordt per tab vermeld.

6. Verhuur

	OPMERKINGDeze tab is zichtbaar met de module Verhuur

6.1 Werkwijze

Bonnen

Instelling	Beschrijving / type
Offerte	Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'.
Reservering	Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'.
Bezorgbon	Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'.
Haalbon	Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'.
Stopbon	Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'.

Overig

Instelling	Beschrijving / type
Verpakking	Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'.

6.2 Bonnen

Initiële waarden

Instelling	Beschrijving / type
Magazijn	—
Retourmagazijn	Keuzelijst met opties: 'Afhankelijk van instellingen' en 'Retourmagazijn is altijd de verhuurmagazijn'.

Werkwijze

Instelling	Beschrijving / type
Retour	Keuzelijst met opties: 'NIET factureerbaar als niet alles afgehandeld' en 'WEL factureerbaar als niet alles afgehandeld'.
Fiatteren	Keuzelijst met opties: 'Retour NIET fiatteren', 'Fiatteren bij breuk' en 'Altijd fiatteren'.
Deelartikelen	Keuzelijst met opties: 'Zonder prijs' en 'Met prijs'.
Kop- en voettekst	Keuzelijst met opties: 'Alleen bij offerte' en 'Bij offerte/reservering/verhuur'.
Transfer	Keuzelijst met opties: 'Geen actiebon' en 'Maak actiebon'.

Verhuurbon wijzigen

Instelling	Beschrijving / type
Na factuur	Keuzelijst met opties: 'GEEN regels toevoegen/verwijderen' en 'WEL regels toevoegen/verwijderen'.
Na retour	Keuzelijst met opties: 'GEEN regels toevoegen/verwijderen' en 'WEL regels toevoegen/verwijderen'.

Invoer

Instelling	Beschrijving / type
Nieuwe regels	Keuzelijst met opties: 'Nieuwe regels ONDERAAN toevoegen' en 'Nieuwe regels BOVENAAN toevoegen'.
Datums, duur	Keuzelijst met opties: 'Verhuurtijd per regel', 'Zelfde verhuurtijden voor hele bon', 'Termijnfactuur, zelfde verhuurtijden voor hele bon' en 'Termijnfactuur, verhuurtijd per regel'.
Retourdatum, duur	Keuzelijst met opties: 'Geen koppeling', 'Bij wijzigen retourdatum, wijzig duur', 'Vastliggende berekende duur' en 'Vastliggende berekende duur, ook kleiner dan 1'.
Reservering	Keuzelijst met opties: 'Alleen voorraad van bon magazijn gebruiken' en 'Voorraad van alle magazijnen gebruiken'.
Serienrs.	Keuzelijst met opties: 'Alleen bij verhuring' en 'Bij verhuring en reservering'.
Serienrs.	Keuzelijst met opties: 'Controleer alleen voorraad van serienr.' en 'Controleer voorraad van artikel en serienr.'.
Afbeelding	Keuzelijst met opties: 'GEEN afbeelding van relatie in verhuurinvoerscherm' en 'Afbeelding van relatie in verhuurinvoerscherm'.
Artikel invoer	Keuzelijst met opties: 'Onthoud filter' en 'Wis filter voor zoeken'.
Aantal 0	Keuzelijst met opties: 'Mag niet' en 'Toegestaan'.
Artikel, aantal invoer	Keuzelijst met opties: 'Handmatig' en 'Met een scanner, sla aantal over'.
Knop	alles breuk: Keuzelijst met opties: 'NIET zichtbaar' en 'Zichtbaar'.

Retour

Instelling	Beschrijving / type
Na artikel invoer	Keuzelijst met opties: 'Kies relatie' en 'Kies verhuurbon'.

Facturatie

Instelling	Beschrijving / type
Tekstregels	Keuzelijst met opties: 'GEEN tekstregels toevoegen', 'PER REGEL tekstregels toevoegen' en 'PER BON tekstregels toevoegen'.
Bij retour	Keuzelijst met opties: '1 factuur maken' en 'Zet breuk op aparte factuur'.
Retour facturatie	Keuzelijst met opties: 'Geen tekstregels overnemen' en 'Neem tekstregels over van verhuurbon'.

6.3 Termijnfacturatie

Termijnfacturatie

Instelling	Beschrijving / type
Verzamelen	Keuzelijst met opties: 'Op verhuurbon', 'Op project, relatie' en 'Op relatie'.
Nieuw scherm	Keuzelijst met opties: 'Ja' en 'Nee'.
Vast type	Keuzelijst met opties: 'Nee', 'Alle regels', 'Alleen termijnregels' en 'Alleen niet termijnregels'.
Vaste methode	Keuzelijst met opties: 'Nee', 'Factureer t/m de ''Factuur t/m'' datum' en 'Factureer 1x de periode'.
Extra informatie	Keuzelijst met opties: 'UIT' en 'AAN'.

Factureer 1x de periode

Instelling	Beschrijving / type
Periode	Keuzelijst met opties: 'Alleen begindatum vd factuurperiode voor "factuur t/m"-datum' en 'Hele factuurperiode voor "factuur t/m"-datum'.

6.4 Diversen

Verzekering

Instelling	Beschrijving / type
Artikel	—
Keuzelijst	Keuzelijst met opties: 'Over brutobedrag (exclusief kortingen)' en 'Over nettobedrag (inclusief kortingen)'.
knop 'Verschil bedrijf/niet-bedrijf'	—
Bij bedrijf	—
Bij niet-bedrijf	—

Balie

Instelling	Beschrijving / type
Betalingsconditie	—
Artikel	—
Zelfde prijs	Keuzelijst met opties: 'GEEN betaling' en 'WEL betaling'.
Terugbetaling	Keuzelijst met opties: 'GEEN terugbelating' en 'WEL terugbetaling'.

Kickback

Instelling	Beschrijving / type
Artikel	—
Percentage	—

Inhuur

Instelling	Beschrijving / type
Bij onbekend artikel	—

Keuring

Instelling	Beschrijving / type
Extra marge	—

Overzichten

Instelling	Beschrijving / type
Verhuur overzichten	Keuzelijst met opties: 'laat actieve bonnen zien, met filter', 'laat actieve bonnen zien, met kruimelpad' en 'laat alle bonnen zien'.

6.5 Planning

	OPMERKINGDeze tab is zichtbaar met de module Planning

Verhuur invoerscherm

Instelling	Beschrijving / type
Planningen wijzigen	Keuzelijst met opties: 'tot ingepland' en 'tot actiebon definitief'.

6.6 Plattegrond

	OPMERKINGDeze tab is zichtbaar met de module Plattegrond

Kleuren

Instelling	Beschrijving / type
Vrij	—
Bezet	—
Gereserveerd	—
In onderhoud	—
Buiten gebruik	—
Relatie geblokkeerd	—
Opgezegd	—
Onbekend	—
knop 'Default kleuren'	—

6.7 Kop- en voet tekst

Koptekst

Instelling	Beschrijving / type
Multiline tekstvak	Multiline tekstvak.

Voettekst

Instelling	Beschrijving / type
Multiline tekstvak	Multiline tekstvak.