Import-Export

CSV-bestanden maken

01. CSV-bestanden maken

Algemene werkwijze voor het samenstellen van importbestanden in WorkBase

Inleiding

WorkBase kan gegevens importeren vanuit CSV-bestanden (Comma-Separated Values). Deze handleiding beschrijft de algemene werkwijze voor het maken van zo’n bestand. Specifieke kolommen per tabel (relaties, artikelen, grootboek, etc.) vindt u in de bijbehorende import-handleidingen.

Een CSV-bestand maakt u in Excel, Kladblok of als uitvoer van een ander programma. De eerste regel bevat de kolomkoppen, de volgende regels de gegevens.

Optie 1: CSV maken via Excel

• Open Excel en maak een nieuw werkblad aan.
• Plaats in de eerste rij de kolomkoppen (bijv. Naam, Adres, Postcode, Plaats).
• Vul vanaf de tweede rij de gegevens in.
• Sla het bestand op als CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken).

Optie 2: CSV maken via Kladblok

• Open Kladblok (Notepad) of een andere teksteditor.
• Typ op de eerste regel de kolomkoppen, gescheiden door een puntkomma (;).
• Typ op elke volgende regel een record, met dezelfde scheiding.
• Sla het bestand op met extensie .csv (bijv. relaties.csv).

Voorbeeld van een CSV-bestand voor relaties:

Regels voor de inhoud

• De eerste regel bevat altijd de kolomkoppen.
• Elke volgende regel bevat één record (bijvoorbeeld één relatie, één artikel).
• Lege velden zijn toegestaan, maar de positie (scheidingsteken) moet kloppen.
• Decimalen: gebruik een komma als decimaalteken bij bedragen (bijv. 12,50). Geen punten als duizendtalscheiding.
• Datums: formaat dd-mm-jjjj of d-m-jjjj (bijv. 15-03-2026).
• Ja/Nee-velden: schrijf Ja / Nee, J / N, True / False — WorkBase kijkt naar de eerste letter.

CSV-bestand inlezen in WorkBase

Zodra uw CSV-bestand klaar is:

• Sla het bestand op (bijv. C:\Import\relaties.csv).
• Ga in WorkBase naar Beheer > Import/Export.
• Selecteer het juiste tabeltype (bijv. Relatie, Artikel, Grootboek).
• Klik op het map-icoon en selecteer uw CSV-bestand.
• Klik op Controleer om de kolomkoppeling te controleren en eventueel aan te passen.
• Klik op Importeer om de gegevens in te lezen.
• Na afloop verschijnt een resultaatscherm met geslaagde records en eventuele fouten.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen komma en puntkomma?

Beide werken in WorkBase. Excel gebruikt in Nederland standaard een puntkomma. Kies één scheidingsteken en gebruik die consistent door het hele bestand.

Excel verandert mijn artikelcode ‘001001’ in het getal 1001 — hoe voorkom ik dit?

Voordat u waarden plakt in Excel, selecteer eerst de kolom en stel celeigenschappen in op Tekst. Zie ook de handleiding “Gegevens exporteren naar Excel”.

Waar vind ik de specifieke kolommen per tabel?

Zie de bijbehorende handleiding per tabeltype:

• Relaties en contactpersonen importeren
• Artikelen importeren
• Grootboekrekeningen importeren
• Boekingen importeren
• enzovoort...

Kolommen koppelen en controleren

De controlestap die bij elke import hetzelfde werkt

Inleiding

Elke CSV-import in WorkBase loopt via dezelfde stappen: bestand kiezen, Controleer, kolommen nalopen, Importeer. Wat er per importsoort verschilt zijn alleen de kolommen. Deze paragraaf beschrijft de stappen zelf, zodat ze bij de afzonderlijke imports niet steeds herhaald hoeven te worden.

Uw kolomkoppen mogen heten wat u wilt

U hoeft uw Excel-bestand niet aan te passen aan WorkBase. In de controlestap koppelt u kolommen alsnog met de hand. WorkBase probeert het eerst zelf, en herkent een kolomkop als hij overeenkomt met:

• de naam van de kolom in de database, of
• de naam van het invoerveld in het programma - ook als u die zelf heeft aangepast via Beheer > Aanpassen scherm.

Dat tweede is handig: heet een veld bij u 'Klantnummer' in plaats van 'RelatieId', dan werkt 'Klantnummer' als kolomkop gewoon.

Importeren

1. Ga naar Beheer > Import/Export.
2. Klik op Kies Tabel en kies het soort import.
3. Klik op het map-icoontje achter Bestandsnaam en selecteer het CSV-bestand.
4. Wilt u alleen bestaande gegevens bijwerken en niets nieuws aanmaken, zet dan Nieuwe ... : NIET toevoegen. Doet u dat niet, dan komt elke regel die WorkBase niet terugvindt er als nieuw record bij - inclusief uw typefouten.
5. Klik op Controleer.
6. Loop het koppelscherm na (zie hieronder) en klik op Bewaar.
7. Klik op Importeer.

Het koppelscherm

Na Controleer ziet u welke kolommen herkend zijn. Vier knoppen:

Eerst proberen op een paar regels

Een import is niet met één knop terug te draaien. Maak van een groot bestand eerst een kopie met een handvol regels, importeer die, en kijk in het programma of het resultaat klopt. Pas daarna het hele bestand.

Relaties en contactpersonen importeren

02. Relaties en contactpersonen importeren

Relaties, postadressen en contactpersonen importeren via een CSV-bestand

Inleiding

Met een CSV-import kunt u in één keer grote aantallen relaties inlezen in WorkBase. Naast de basisgegevens (naam, adres) kunt u ook contactpersonen, postadressen en maatwerk-velden meegeven.

Belangrijkste kolommen

Hieronder de meestgebruikte kolommen. Voor een volledige lijst met alle velden, zie het einde van deze handleiding.

Postadres (apart van bezoekadres)

Contactpersoon direct mee-importeren

Als u bij een relatie een contactpersoon wilt aanmaken, vult u deze kolommen in:

Maatwerk-velden

WorkBase ondersteunt eigen velden die u zelf kunt gebruiken:

• CustomEdit1 — CustomEdit10: tekstvelden, 40 tekens
• CustomDate1 — CustomDate4: datumvelden
• CustomInt1: geheel getal

Voorbeeld CSV-bestand

Importeren in WorkBase

• Ga naar Beheer > Import/Export.
• Kies bij Kies Tabel voor Relatie.csv.
• Klik op het map-icoon achter Bestandsnaam en selecteer uw CSV-bestand.
• Klik op Controleer om de kolomkoppeling te controleren.
• Klik op Importeer om de gegevens in te lezen.
• Bekijk het resultaatscherm voor geslaagde records en eventuele fouten.

Veelgestelde vragen

Welk scheidingsteken moet ik gebruiken?

Gebruik een komma (,) of puntkomma (;) tussen kolommen. Kies er één en gebruik die consistent. Het scheidingsteken mag niet in de kolomwaarden zelf voorkomen.

Mag ik aanhalingstekens gebruiken?

Nee, gebruik geen enkele (') of dubbele (") aanhalingstekens in tekstvelden. Deze zijn gereserveerd voor CSV-parsing.

Wat als de import fouten geeft?

Na de import toont WorkBase een resultaatscherm met geslaagde records en een lijst met fouten. Corrigeer het CSV-bestand en importeer opnieuw.

Worden bestaande records overschreven?

WorkBase controleert op sleutelvelden. Als een record al bestaat worden niet-lege velden in het bestand gebruikt om het bestaande record bij te werken. Reeds gevulde velden worden overschreven door nieuwe waarden.

Welke waarden staan toe voor Ja/Nee-velden?

Ja-Nee, True-False, Yes-No en J/N worden allemaal herkend. WorkBase kijkt naar de eerste letter van de waarde.

Krijgen nieuwe relaties automatisch een nummer?

Ja, als u het veld RelatieID leeg laat wijst WorkBase automatisch een nummer toe. Het startnummer kunt u instellen bij Beheer > Instellingen > Nummers.

Kan ik één relatie meerdere contactpersonen geven?

Ja — neem dezelfde relatie meerdere keren op in het CSV-bestand met telkens een andere contactpersoon. Dubbelingscontrole op Naam + Plaats voorkomt dubbele relaties.

Artikelen importeren

03. Artikelen importeren

Artikelen, artikel-leveranciersgegevens en contract-/garantievelden importeren via CSV

Inleiding

Met deze import voegt u in één keer grote aantallen artikelen toe aan WorkBase of werkt u bestaande artikelen bij. U kunt basisgegevens, verkoop- en verhuurprijzen, BTW-codes en contractvelden meegeven.

Belangrijkste kolommen

Maatwerk-velden

Artikelen hebben uitgebreide maatwerk-mogelijkheden:

• CustomEdit1 — CustomEdit9 (tekst, 40 tekens)
• CustomBool1 — CustomBool4 (Ja/Nee)
• CustomINT1 — CustomINT4 (geheel getal)
• CustomFloat1 — CustomFloat4 (gebroken getal)
• CustomDate1 — CustomDate5 (datum, formaat jjjj-mm-dd)
• CustomZoek1 (tekst, 10 tekens, moet bestaan in tabel customzoek1)

Artikelen importeren

• Ga naar Beheer > Import/Export.
• Klik op Kies Tabel en kies Artikel CSV.
• Klik op het map-icoon achter Bestandsnaam en selecteer uw CSV-bestand.
• Klik op Controleer om de kolomkoppeling te controleren.
• Klik op Importeer om de gegevens in te lezen.
• Bekijk het resultaatscherm voor geslaagde records en eventuele fouten.

Artikel-leveranciersgegevens importeren

Met de module Voorraad of de module Inhuur kunt u per artikel vastleggen welke leveranciers het leveren, met hun eigen artikelcode en inkoopprijs. Dat gaat via een apart CSV-bestand.

• Ga naar Beheer > Import/Export.
• Klik op Kies Tabel en kies Artikel-leverancier CSV.
• Klik op het map-icoontje achter Bestandsnaam en selecteer uw CSV-bestand.
• Kies bij Match op waarop een regel aan een artikel-leverancier gekoppeld wordt (zie hieronder).
• Klik op Controleer, loop de kolommen na en klik op Bewaar.
• Klik op Importeer.

Match op

Dit veld bepaalt welke gegevens in uw bestand gevuld moeten zijn, en welke artikel-leverancier er wordt bijgewerkt:

• Automatisch - de standaard. WorkBase kiest zelf een van de onderstaande, aan de hand van wat er in uw bestand staat.
• Artikelcode en Default leverancier - alleen de artikelcode hoeft gevuld te zijn; de gegevens van de default leverancier van dat artikel worden aangepast.
• Artikelcode en Leverancier - beide moeten gevuld zijn.
• Artikelcode en Leverancier art.code - de artikelcode en de artikelcode van de leverancier.
• Artikelcode en Leverancier en Leverancier art.code - alle drie.

Het resultaat ziet u bij Logistiek > Bestanden > Artikelen, tab Leveranciers.

Contract- en garantievelden importeren

Sinds versie 2.0.597.031 kunt u ook contract-/garantievelden importeren. Deze velden staan op de artikelkaart onder tab Contract/Garantie.

Voorbeeld:

Veelgestelde vragen

Welk scheidingsteken moet ik gebruiken?

Gebruik een komma (,) of puntkomma (;) tussen kolommen. Kies er één en gebruik die consistent. Het scheidingsteken mag niet in de kolomwaarden zelf voorkomen.

Mag ik aanhalingstekens gebruiken?

Nee, gebruik geen enkele (') of dubbele (") aanhalingstekens in tekstvelden. Deze zijn gereserveerd voor CSV-parsing.

Wat als de import fouten geeft?

Na de import toont WorkBase een resultaatscherm met geslaagde records en een lijst met fouten. Corrigeer het CSV-bestand en importeer opnieuw.

Worden bestaande records overschreven?

WorkBase controleert op sleutelvelden. Als een record al bestaat worden niet-lege velden in het bestand gebruikt om het bestaande record bij te werken. Reeds gevulde velden worden overschreven door nieuwe waarden.

Kan ik een bestaand artikel bijwerken?

Ja, op basis van de Artikelcode. Velden in het bestand overschrijven bestaande waarden. Leeg laten = waarde blijft ongewijzigd.

Kan ik een artikel achteraf tot verhuurartikel maken?

Nee — de velden Isverhuurartikel en Isvoorraadartikel werken alleen bij het toevoegen van nieuwe artikelen. Bestaande artikelen wijzigt u handmatig op de artikelkaart.

Artikel-afbeeldingen importeren

04. Artikel-afbeeldingen importeren

Afbeeldingen toevoegen aan artikelen via een map met foto’s

Inleiding

Naast gegevens kunt u ook afbeeldingen toevoegen aan artikelen. WorkBase kan een hele map met foto’s in één keer koppelen aan de juiste artikelen.

Afbeeldingen voorbereiden

Zet alle afbeeldingen in één map op uw computer of netwerk. Zorg dat de bestandsnaam van elke afbeelding precies gelijk is aan de artikelcode van het bijbehorende artikel.

Voorbeeld:

Afbeeldingen importeren

• Ga naar Beheer > Import/Export.
• Klik op de knop Artikel afbeelding.
• Selecteer de map waar de afbeeldingen staan.
• Kies een van de opties:
• Niet overschrijven: bestaande afbeeldingen bij artikelen blijven behouden, alleen artikelen zonder foto krijgen een afbeelding.
• Overschrijven: bestaande afbeeldingen worden vervangen door de afbeeldingen uit de map.
• Klik op Importeer om het inlezen te starten.

Veelgestelde vragen

Wat is de maximale grootte van een afbeelding?

WorkBase ondersteunt afbeeldingen tot enkele MB. Voor webshops en snelle weergave is 500 KB - 1 MB gebruikelijk.

Wat gebeurt er met afbeeldingen zonder bijbehorend artikel?

Die worden automatisch overgeslagen. Het resultaatscherm toont hoeveel afbeeldingen zijn verwerkt en hoeveel zijn overgeslagen.

Kan ik meerdere afbeeldingen per artikel koppelen?

Met deze importmethode wordt één afbeelding per artikel gekoppeld (de hoofdafbeelding). Voor meerdere afbeeldingen gebruikt u de artikelkaart handmatig.

Grootboekrekeningen importeren

05. Grootboekrekeningen importeren

Rekeningschema importeren vanuit een CSV-bestand

Inleiding

Het rekeningschema van uw administratie kunt u importeren vanuit een CSV-bestand. Dit is handig bij het opzetten van een nieuwe administratie of bij migratie vanuit een ander boekhoudpakket.

Kolommen

Voorbeeld CSV-bestand

Importeren in WorkBase

• Ga naar Beheer > Import/Export.
• Klik op Kies Tabel en selecteer Grootboek CSV.
• Klik op het map-icoon achter Bestandsnaam en selecteer het CSV-bestand.
• Klik op Controleer.
• Bekijk welke kolommen zijn herkend. Via de knop Wijzigen kunt u handmatig een kolom koppelen.
• Gebruik Omdraaien om de lijst te wisselen tussen “CSV-kolommen met gekoppelde programma-kolom” en “programma-kolommen met gekoppelde CSV-kolom”.
• Klik op Importeer om de gegevens in te lezen.
• Bekijk het resultaat bij Financieel > Bestanden > Grootboekrekeningen.

Veelgestelde vragen

Welk scheidingsteken moet ik gebruiken?

Gebruik een komma (,) of puntkomma (;) tussen kolommen. Kies er één en gebruik die consistent. Het scheidingsteken mag niet in de kolomwaarden zelf voorkomen.

Mag ik aanhalingstekens gebruiken?

Nee, gebruik geen enkele (') of dubbele (") aanhalingstekens in tekstvelden. Deze zijn gereserveerd voor CSV-parsing.

Wat als de import fouten geeft?

Na de import toont WorkBase een resultaatscherm met geslaagde records en een lijst met fouten. Corrigeer het CSV-bestand en importeer opnieuw.

Worden bestaande records overschreven?

WorkBase controleert op sleutelvelden. Als een record al bestaat worden niet-lege velden in het bestand gebruikt om het bestaande record bij te werken. Reeds gevulde velden worden overschreven door nieuwe waarden.

Welke kolommen zijn verplicht?

Code, Omschrijving, VerdichtingCode, VerdichtingOmschrijving, HoofdVerdichtingCode en HoofdVerdichtingOmschrijving.

Kan ik een standaard Nederlands rekeningschema vinden?

Ja, in de map scripts bij uw WorkBase-installatie. Deze kunt u aanpassen naar uw eigen behoefte.

Boekingen importeren

06. Boekingen importeren

Boekingen importeren vanuit een vast formaat CSV-bestand

Inleiding

Boekingen kunt u importeren vanuit een CSV-bestand. Dit is bijvoorbeeld handig voor het overnemen van beginsaldi, journaalposten uit een extern systeem of massale correctieboekingen.

Belangrijkste velden

Een boeking bestaat uit een kopregel (boekstuk) en één of meerdere subregels (boekingsregels). De belangrijkste velden:

Importeren in WorkBase

• Ga naar Beheer > Import/Export.
• Kies Boekingen.
• Selecteer uw CSV-bestand.
• Klik op Importeer.
• Controleer het resultaatscherm op fouten en verwerk de geïmporteerde boekingen vervolgens in WorkBase.

Veelgestelde vragen

Welk scheidingsteken moet ik gebruiken?

Gebruik een komma (,) of puntkomma (;) tussen kolommen. Kies er één en gebruik die consistent. Het scheidingsteken mag niet in de kolomwaarden zelf voorkomen.

Mag ik aanhalingstekens gebruiken?

Nee, gebruik geen enkele (') of dubbele (") aanhalingstekens in tekstvelden. Deze zijn gereserveerd voor CSV-parsing.

Wat als de import fouten geeft?

Na de import toont WorkBase een resultaatscherm met geslaagde records en een lijst met fouten. Corrigeer het CSV-bestand en importeer opnieuw.

Worden bestaande records overschreven?

WorkBase controleert op sleutelvelden. Als een record al bestaat worden niet-lege velden in het bestand gebruikt om het bestaande record bij te werken. Reeds gevulde velden worden overschreven door nieuwe waarden.

Waar vind ik het complete kolomoverzicht?

De volledige definitie van alle 40 kolommen (met type, lengte en formaat) is opgenomen in de oude handleiding “Importeren gegevens.docx”, hoofdstuk 7. Neem contact op met de WorkBase-helpdesk voor een actueel voorbeeldbestand.

Kan ik boekingen uit Exact Online importeren?

Voor Exact Online is er een aparte koppeling. Zie de handleiding “Koppeling met Exact Online”.

Bankmutaties CAMT053 inlezen

07. Bankmutaties (CAMT.053) inlezen

CAMT.053-bestanden van uw bank downloaden en inlezen in WorkBase

Inleiding

Bankmutaties kunt u geautomatiseerd inlezen in WorkBase via het CAMT.053-formaat. Dit is de moderne XML-standaard (ISO 20022) voor bankafschriften die door alle Nederlandse banken wordt ondersteund. Na het inlezen kunt u de mutaties verwerken alsof u ze handmatig had ingebracht.

CAMT.053-bestand downloaden: Rabobank

• Log in op de Rabobank-website.
• Kies in het hoofdmenu voor Betalen en Sparen, daarna Downloaden transacties.
• Selecteer de rekening die u wilt inlezen.
• Selecteer de periode waarvan u de transacties wilt downloaden.
• Kies bij bestandsformaat CAMT.053 (.xml).
• Klik op Download. Het bestand wordt opgeslagen als camt053.xml (of met een volgnummer als het bestand al bestaat).

CAMT.053-bestand downloaden: ING

• Log in bij ING Zakelijk internetbankieren.
• Selecteer de rekening die u wilt inlezen.
• Klik op Downloaden rechtsboven uw af- en bijschrijvingen.
• Geef aan van welke periode u de gegevens wilt downloaden.
• Kies bij Formaat voor CAMT.053.
• Klik op Downloaden. Het bestand heeft extensie .xml, bijvoorbeeld ING_CAMT053_2026-05-01_2026-05-08.xml.

CAMT.053-bestand downloaden: SNS

• Log in bij SNS Zakelijk internetbankieren.
• Kies in het linkermenu bij Downloaden voor Bij- en afschrijvingen.
• Kies de rekening en de periode.
• Kies bestandsformaat CAMT.053.
• Zet optioneel een vinkje bij Filteren van statusberichten als u alleen bij-/afschrijvingen wilt downloaden.
• Klik op Downloaden.

CAMT.053-bestand downloaden: ABN AMRO

• Log in bij ABN AMRO Zakelijk.
• Kies Downloaden > Bij- en afschrijvingen.
• Vink onder Rekeningen de gewenste rekening aan.
• Kies de periode en bestandsformaat CAMT.053.
• Klik op OK en kies Bestand opslaan.

Bestand inlezen in WorkBase

• Ga naar Financieel > Boeken > Boeken.
• Klik op het dagboek waarvoor u de mutaties wilt inlezen.
• Klik op de knop Inlezen.
• Selecteer het gedownloade CAMT.053-bestand (.xml).
• Wacht tot het voortgangsscherm aangeeft dat het inlezen klaar is.
• Klik op de nieuw verschenen knop om de ingelezen mutaties direct te bekijken.

Veelgestelde vragen

Mijn beginsaldo klopt niet — wat nu?

Controleer of u een eerder CAMT.053-bestand met dezelfde periode al heeft ingelezen. Dubbel inlezen van dezelfde periode veroorzaakt saldoverschillen. Controleer ook of het saldo in WorkBase is bijgewerkt met alle eerdere boekingen.

Worden automatische koppelingen naar relaties gemaakt?

Ja — als het IBAN van de tegenrekening in het CAMT.053-bestand overeenkomt met een relatie in WorkBase, wordt deze automatisch gekoppeld. CAMT.053 bevat standaard het volledige IBAN, wat de koppeling betrouwbaarder maakt dan bij het oudere MT940-formaat.

Kan ik meerdere bankrekeningen tegelijk inlezen?

Nee, u leest per bankrekening één CAMT.053-bestand in. Heeft u meerdere bankrekeningen, dan download u en leest u per dagboek/rekening de bijbehorende bestanden in.

Ondersteunt WorkBase nog het oude MT940-formaat?

Neem contact op met de WorkBase-helpdesk als u nog een oudere bank of systeem gebruikt dat alleen MT940 levert. Het advies is om zo snel mogelijk over te stappen naar CAMT.053, omdat dit formaat meer gegevens bevat en de automatische koppelingen betrouwbaarder maakt.

Verhuurprijzen importeren

Prijzen per tijdseenheid inlezen - en waar de dagprijs vandaan komt

Twee prijsmethodes, één import

WorkBase kent twee manieren om verhuurprijzen te rekenen: met een dagprijs en een verhuurfactor (horecaverhuur), of met een prijs per tijdseenheid. Voor het importeren maakt dat verschil:

• De dagprijs is een veld op de artikelkaart en gaat mee met de gewone artikelimport - zie Artikelen importeren, kolom Dagprijs.
• De prijzen per tijdseenheid gaan via een eigen import: Verhuurprijs CSV.

Het bestand

Per artikel zet u zoveel regels als er tijdseenheden zijn: een regel voor de dag, een voor de week, enzovoort.

Waar u het nummer van de tijdseenheid vindt

1. Ga naar Verhuur > Bestanden > Tijdseenheid.
2. Selecteer de tijdseenheid en klik op Wijzigen.
3. Het nummer staat in de titelbalk van het invoerscherm.

Ga niet uit van vaste nummers; ze volgen uit de volgorde waarin de tijdseenheden zijn aangemaakt en verschillen dus per administratie.

Importeren

1. Ga naar Beheer > Import/Export.
2. Klik op Kies Tabel en kies Verhuurprijs CSV.
3. Klik op het map-icoontje achter Bestandsnaam en selecteer uw bestand.
4. Klik op Controleer, loop de kolommen na en klik op Bewaar.
5. Klik op Importeer.

Zie Kolommen koppelen en controleren voor de controlestap.

Prijzen noteren

Gebruik een komma als decimaalteken, zonder valutateken en zonder punt voor de duizendtallen: 22,50 en niet 22.50 of € 22,50.

Overige bestanden importeren

09. Overige bestanden importeren

Apparatuur, keuring, inventarisatie, servicecontracten, KvK-gegevens en postcodetabel

Inleiding

Naast de veelgebruikte imports van relaties, artikelen en financiële gegevens, kunt u ook meer specifieke gegevens importeren. Deze handleiding behandelt de overige importtypen:

• Apparatuur
• Keuring
• Inventarisatie (voorraadtelling)
• Servicecontracten
• Kamer van Koophandel-gegevens
• Postcodetabel

Apparatuur importeren

Bij apparatuur legt u vast welke apparaten bij welke relatie horen, met seriennummer, inkoop-/verkoopdatum, contract, garantie en meer.

• Ga naar Beheer > Import/Export.
• Kies Apparatuur en selecteer uw CSV-bestand.
• Klik op Importeer.

Keuring importeren

Met deze import legt u vast welke artikelen op welke datum zijn gekeurd of gecertificeerd.

Voorbeeld:

• Ga naar Beheer > Import/Export.
• Kies Keuring.
• Selecteer uw bestand en klik op Importeer.

Inventarisatie (voorraadtelling) importeren

Gebruik deze import na een fysieke voorraadtelling om de werkelijke aantallen in te lezen. WorkBase vergelijkt dan met de systeemvoorraad en maakt verschillen zichtbaar.

Voorbeeld:

• Ga naar Beheer > Import/Export.
• Klik op Kies Tabel en kies Inventarisatie CSV, en selecteer daarna uw bestand.
• Klik op Controleer. U ziet dan welke kolommen herkend zijn, en u kunt een kolom uit het bestand zelf aan een veld koppelen. Klik op Bewaar om die koppeling te onthouden.
• Klik op Importeer. De regels komen in de inventarisatielijst te staan; er verandert nog niets aan uw voorraad.
• Ga naar Voorraad > Overig > Inventarisatie (met de module Verhuur: Verhuur > Overig > Inventarisatie), selecteer de regels en klik op Verwerken.

Servicecontracten importeren

Voor het aanmaken of bijwerken van servicecontracten.

• Ga naar Beheer > Import/Export.
• Kies Servicecontracten.
• Selecteer uw bestand en klik op Importeer.

Kamer van Koophandel-gegevens importeren

De KvK levert bedrijfsbestanden in CSV-formaat. WorkBase leest deze bestanden volgens het standaard KvK-formaat en vult de velden:

• Dossiernummer → KvKNr
• Handelsnaam → Naam
• Vestigingsadres → Adres, Postcode, Plaats
• Correspondentieadres → Postadres
• Telefoonnummer → TelefoonNr
• Contactpersoongegevens → gekoppelde contactpersoon
• Vraag bij de Kamer van Koophandel een bestand aan in het standaard CSV-formaat.
• Ga naar Beheer > Import/Export.
• Kies KvK en selecteer het KvK-bestand.
• Klik op Importeer.

Postcodetabel importeren

Voor automatische adresaanvulling op basis van postcode + huisnummer kunt u de postcode tabel op reeksniveau inlezen (afkomstig van POST, via een contract met Cendris).

• Lees eerst het basisbestand in.
• Lees vervolgens maandelijks de mutatiebestanden in.

Veelgestelde vragen

Welk scheidingsteken moet ik gebruiken?

Gebruik een komma (,) of puntkomma (;) tussen kolommen. Kies er één en gebruik die consistent. Het scheidingsteken mag niet in de kolomwaarden zelf voorkomen.

Mag ik aanhalingstekens gebruiken?

Nee, gebruik geen enkele (') of dubbele (") aanhalingstekens in tekstvelden. Deze zijn gereserveerd voor CSV-parsing.

Wat als de import fouten geeft?

Na de import toont WorkBase een resultaatscherm met geslaagde records en een lijst met fouten. Corrigeer het CSV-bestand en importeer opnieuw.

Worden bestaande records overschreven?

WorkBase controleert op sleutelvelden. Als een record al bestaat worden niet-lege velden in het bestand gebruikt om het bestaande record bij te werken. Reeds gevulde velden worden overschreven door nieuwe waarden.

Hoe weet ik welke velden beschikbaar zijn voor maatwerk?

Apparatuur heeft tot 130 CustomEdit-velden, 25 CustomBool, 15 CustomInt/Float/Date. Welke daadwerkelijk gebruikt worden hangt af van uw inrichting — bekijk de apparaatkaart of overleg met uw WorkBase-implementeerder.

Kan ik één CSV-bestand maken met meerdere tabellen?

Nee, elke import gebruikt één bestand voor één tabeltype. Voor meerdere tabellen maakt u meerdere bestanden en importeert u ze apart.

Uitwisselen met een andere administratie

Artikelen, debiteuren en crediteuren tussen twee administraties overzetten

Waarvoor

Naast importeren uit een bestand kan WorkBase rechtstreeks gegevens uitwisselen met een andere administratie. U ziet dan beide kanten naast elkaar en kiest welke kant op het moet.

Dit is ook de route waarlangs de boekhoudkoppelingen werken - zie Koppelingen voor Exact Online en SnelStart.

Artikelen

1. Ga naar Beheer > Import/Export.
2. Klik op Kies Tabel en selecteer Artikelen.
3. Links staan de artikelen uit de externe administratie, rechts die uit de administratie waarin u nu werkt.
4. Klik op Export naar om ze de andere kant op te zetten, of op Import uit om ze op te halen.

Relaties

Dezelfde route, maar dan met Crediteuren of Debiteuren bij Kies Tabel. Relaties gaan dus niet in één keer over: u kiest of het om leveranciers of om klanten gaat.

1. Ga naar Beheer > Import/Export.
2. Klik op Kies Tabel en selecteer Crediteuren of Debiteuren.
3. Klik op Export naar of Import uit.

Werkt u met een boekhoudkoppeling, kies dan Gewijzigde debiteuren of Gewijzigde crediteuren als u niet alles opnieuw wilt doorzetten maar alleen wat veranderd is.

Gegevens exporteren naar Excel

10. Gegevens exporteren naar Excel

Overzichten uit WorkBase kopiëren en correct plakken in Excel

Inleiding

In de meeste overzichten in WorkBase kunt u gegevens snel kopiëren en plakken in Excel voor verdere analyse. Deze handleiding beschrijft de werkwijze én hoe u auto-formatteer-problemen in Excel voorkomt.

Basis: kopiëren en plakken

• Open het overzicht in WorkBase (bijv. relaties, artikelen of openstaande posten).
• Druk op Ctrl + A om alle regels te selecteren.
• Druk op Ctrl + C om te kopiëren.
• Open Excel en plaats de cursor in een lege cel.
• Druk op Ctrl + V om te plakken.

Probleem: auto-opmaak in Excel

• De artikelcode 001001 wordt herkend als getal en wordt 1001 (voorloopnullen verdwijnen).
• De code 1234.5678 wordt herkend als getal 12.345.678 (punten als duizendtallen).
• Datums kunnen in verkeerde volgorde worden getoond.

Oplossing: cellen op ‘Tekst’ zetten vóór plakken

• Klik in Excel op de cel waar u wilt plakken (bijv. A1).
• Druk op Ctrl + A om alle cellen te selecteren.
• Klik met de rechtermuisknop en kies Celeigenschappen.
• Kies Tekst en klik op OK.
• Zet de cursor op de plek waar u de gegevens wilt plakken.
• Kies Plakken > Aanpassen aan doelopmaak.

Veelgestelde vragen

Werkt dit in alle overzichten?

In de meeste overzichten in WorkBase werkt Ctrl+A / Ctrl+C. Als dit niet werkt, controleer of de kolommen die u wilt exporteren zichtbaar zijn — alleen zichtbare kolommen worden gekopieerd.

Kan ik een rapport direct als Excel-bestand opslaan?

Voor uitgebreidere rapportage gebruikt u de Rapportgenerator. Zie de handleiding “Rapport Generator” voor meer informatie.

Mijn datums staan in verkeerd formaat — wat nu?

Zet cellen met datums vóór het plakken op de celeigenschap Datum met het gewenste formaat (bijv. dd-mm-jjjj). Of plak als tekst en converteer daarna in Excel.

Meer manieren om te exporteren

De export-wizard, en gegevens netjes in Excel-kolommen krijgen met een lay-out

Drie manieren

Uit vrijwel elk overzicht - relaties, artikelen, apparatuur - kunt u gegevens meenemen naar Excel of Word:

• Kopiëren en plakken - het snelst. Selecteer met Ctrl of Shift, druk op Ctrl+C, en plak met Ctrl+V in Excel of Word. Zie Gegevens exporteren naar Excel.
• De export-wizard - langzamer, maar hij kan meer.
• Een lay-out - als u de kolommen precies wilt sturen.

De export-wizard

De wizard kan iets wat kopiëren en plakken niet kan: memo-velden exporteren. Staat er tekst van meerdere regels in een veld dat u mee wilt nemen, dan is dit de weg.

1. Ga naar het overzicht.
2. Zet de filter zo dat er precies in staat wat u wilt exporteren.
3. Klik op Export...
4. Volg de wizard.

Let op het verschil met kopiëren en plakken: de wizard neemt alles wat aan uw filter voldoet mee, niet wat u in het overzicht heeft geselecteerd. Selecteren heeft hier dus geen effect - filteren wel.

Met een lay-out naar Excel

Wilt u de gegevens netjes in kolommen krijgen, dan kunt u een lay-out maken die naar Excel exporteert. Excel bepaalt de kolom en de rij aan de hand van de positie van de velden in de lay-out, en dat luistert nauw. Deze aanwijzingen zorgen dat er geen kolommen of rijen worden overgeslagen.

Zet de eenheid op pixels

De rapportgenerator rekent standaard in millimeters. Voor dit werk is pixels handiger:

1. Klik in het rapportenoverzicht met de rechtermuisknop op het rapport en kies Edit; het rapport gaat open in een teksteditor.
2. Zoek de regel Units = en maak er Units = Pixels van.
3. Bewaar het rapport.

Zet de marges op nul

Ga naar Report > Options... en zet Top, Bottom, Left en Right allemaal op 0.

Kolommen

De kolom volgt uit de linkerpositie: kolom = left position in pixels / 59,01. Zet de velden van de eerste kolom dus op 0 px, de tweede op 60, de derde op 120, enzovoort - 60 px is ongeveer 15,87 mm.

Vink bij die velden Autosize width aan en Automatic word-wrap uit.

Rijen

De rij volgt uit de bovenpositie: rij = top position in pixels / 16. Zet de hoogte van alle banden op 16 px; dat is ongeveer 4,23 mm.

Naar een andere administratie

Gaat het niet om Excel maar om een tweede WorkBase-administratie, zie dan Uitwisselen met een andere administratie.

Factuurregels importeren

Handleiding voor het importeren van factuurregels vanuit een CSV-bestand met WBFactuurCreate

Inleiding

Met het programma WBFactuurCreate kunt u factuurregels importeren vanuit een CSV-bestand. Dit is handig wanneer factuurgegevens uit een extern systeem komen, zoals werkuren, gesprekskosten van een telefooncentrale of gegevens uit andere software.

Van de geïmporteerde regels kunnen nieuwe facturen worden aangemaakt, of ze kunnen worden toegevoegd aan bestaande facturen die nog niet definitief zijn afgedrukt.

Deze handleiding beschrijft:

• De indeling van het CSV-bestand — welke kolommen en formaten worden ondersteund
• Het importproces — stap voor stap factuurregels importeren
• Opties bij het importeren — samenvoegen, tekstregels toevoegen
• Het resultaat in WorkBase — waar u de aangemaakte facturen terugvindt

Het CSV-bestand samenstellen

Het importbestand is een CSV-bestand (extensie .csv) waarbij kolommen worden gescheiden door een puntkomma (;). U kunt dit bestand maken met Excel, Kladblok of als uitvoer van een ander programma.

Ondersteunde kolomnamen

De volgende kolommen worden herkend door WBFactuurCreate:

* Er dient altijd een kolom Relatie óf Debiteur aanwezig te zijn, en altijd een artikelcode.

Indelingsvarianten

Het CSV-bestand kan op verschillende manieren worden samengesteld, afhankelijk van welke gegevens u wilt meegeven:

Alleen relatie en artikel (minimaal)

De prijs wordt overgenomen uit WorkBase en het aantal is 1.

Met prijs

De prijs wordt overgenomen uit het CSV-bestand; het aantal is 1.

Met aantal en prijs

Het totaal netto per regel wordt berekend als: aantal × prijs.

Volledig (met omschrijving)

Het CSV-bestand importeren

Voorbereiding

Plaats het CSV-bestand in de map import die zich bevindt in de map waar WBFactuurCreate staat (dit is ook de map waar WorkBase in staat).

WBFactuurCreate opstarten

• Start het programma WBFactuurCreate.
• Het programma controleert of de mappen import en order aanwezig zijn.
• Selecteer de administratie waarin u wilt importeren en klik op Selecteer.

Importopties instellen

Na het selecteren van de administratie verschijnt het importscherm met twee opties:

Import starten

• Stel de gewenste opties in.
• Klik op Start om de import te starten.
• Na afloop toont het programma een overzicht van regels die niet zijn verwerkt (bijvoorbeeld omdat er geen relatie voor kon worden gevonden).

Resultaat in WorkBase

Na het importeren vindt u de aangemaakte facturen terug bij Logistiek > Factureren > Afdrukken Facturen. De facturen kunnen op de gebruikelijke wijze worden verwerkt.

Veelgestelde vragen

Welk scheidingsteken moet ik gebruiken in het CSV-bestand?

Gebruik een puntkomma (;) als scheidingsteken tussen kolommen. Decimalen in getallen worden gescheiden door een punt (.).

Wat gebeurt er als een relatie niet wordt gevonden?

Regels waarvoor geen relatie kan worden gevonden in WorkBase worden overgeslagen. Na de import toont het programma een overzicht van deze niet-verwerkte regels.

Kan ik regels toevoegen aan een bestaande factuur?

Ja, vink de optie Samenvoegen met bestaande factuur aan. Het programma zoekt dan naar een openstaande factuur voor dezelfde relatie en voegt de regels hieraan toe.

Moet het artikel bestaan in WorkBase?

Ja, de artikelcode in het CSV-bestand moet overeenkomen met een bestaand artikel in WorkBase. Als het artikel niet wordt gevonden, wordt de regel overgeslagen.

Kan ik het CSV-bestand maken met Excel?

Ja, maak uw bestand in Excel en sla het op als CSV (scheidingsteken puntkomma). Controleer of de kolomnamen overeenkomen met de ondersteunde namen in de tabel hierboven.

Waar moet ik het CSV-bestand plaatsen?

In de map import die zich bevindt in de WorkBase-applicatiemap (dezelfde map als waar WBFactuurCreate staat).