Layouts en rapporten

Rapportgenerator - inleiding en basis

Rapportgenerator — inleiding en basis

De basisconcepten: rapporten, banden, elementen en de rapport-editor

Inleiding

De rapportgenerator is het hart van alle afdrukken en overzichten in WorkBase. Elk afdrukscherm (facturen, offertes, pakbonnen, rapporten) gebruikt de rapportgenerator. Deze handleiding beschrijft de basisconcepten — waar een rapport uit bestaat, wat banden en elementen zijn, en hoe u met de editor werkt.

Basisbegrippen

Rapport secties: banden

Een rapport is opgebouwd uit secties, ook wel “banden” genoemd. Elke band heeft een eigen functie en wordt op een bepaald moment afgedrukt:

Rapport-elementen

Op elke band plaatst u elementen. Dit zijn de bouwstenen waarmee u bepaalt wat er afgedrukt wordt:

Rapport-editor: overzicht

De rapport-editor heeft drie hoofdelementen:

• Linkerbalk: knoppen om nieuwe elementen (banden en elementen) toe te voegen.
• Werkbalk bovenaan: snelle toegang tot eigenschappen: lettertype, grootte, uitlijning, kleur, nieuw/open/opslaan.
• Middenscherm: het rapport-ontwerp waarin u sleept, klikt en typt.

Element toevoegen

• Klik op de knop van het gewenste element in de linkerbalk.
• Klik op het rapport op de plek waar u het element wilt plaatsen.
• Het eigenschappen-venster verschijnt automatisch. Vul de eigenschappen in.
• Klik op OK om het element te plaatsen.

Element bewerken

• Selecteer het element met de linkermuisknop.
• Dubbelklik erop, druk op F5, of kies Eigenschappen uit het rechtermuisknop-menu.
• Wijzig de gewenste eigenschappen.
• Klik op OK of Annuleren.

Gebruik van muis en toetsenbord

Muis

• Selecteren: linkermuisknop op het element.
• Grootte wijzigen: sleep aan een van de zwarte vierkantjes rond een geselecteerd element.
• Verplaatsen: sleep het element met de linkermuisknop ingedrukt.
• Meerdere selecteren: Shift + klik, of Ctrl + sleep voor een kader (“rubberband”).
• Dubbelklikken: opent eigenschappen van het element.

Toetsenbord

Snel starten: de rapport-wizard

Voor een nieuw rapport is er een wizard. Kies Bestand > Nieuw (of druk de bijbehorende werkbalkknop).

De wizard vraagt:

• Wat voor soort rapport (List, Form, Cross-tab of Leeg)
• Welke dataset (tabel of query)
• Welke velden opgenomen moeten worden
• Welke banden u wilt gebruiken
• Algemene opties (kolommen, lettertype, scheidingslijnen)

Veelgestelde vragen

Waar open ik de rapport-editor?

Vanuit bijna elk afdrukscherm: klik op de informatie/beheer-knop (F7) en kies Bewerken bij de lay-out. U kunt ook via Beheer > Lay-outs een bestaande lay-out openen.

Moet ik alles zelf maken?

Nee. WorkBase levert standaard lay-outs voor alle bontypen. Die kunt u downloaden (zie Lay-outs downloaden) of kopiëren als startpunt.

Ik wil een klein detail wijzigen. Kan dat zonder wizard?

Ja. Open de bestaande lay-out, dubbelklik op het element dat u wilt wijzigen en pas de eigenschap aan. Zie Rapportgenerator - rapport bouwen voor voorbeelden.

Kan ik een rapport exporteren naar Excel of PDF?

Ja. PDF-export is standaard. Voor Excel/CSV: zie Tekst layouts (CSV en e-mail body).

Rapportgenerator - rapport bouwen

Rapportgenerator — rapport bouwen

Stap-voor-stap voorbeelden: een adressenlijst maken en verfijnen

Inleiding

Deze handleiding laat aan de hand van twee voorbeelden zien hoe u zelf een rapport bouwt. We starten simpel (een adressenlijst met de wizard) en werken toe naar een geavanceerd rapport met groepering.

Voorbeeld 1: eenvoudige adressenlijst

Doel: een eenvoudige lijst maken van relaties met naam en adres.

Stap 1 — Nieuw rapport starten

• Kies Bestand > Nieuw (of werkbalkknop).
• In de wizard kies List style (lijstrapport).
• Klik op Volgende.

Stap 2 — Dataset kiezen

• Voer pad en bestandsnaam van de tabel in, of klik Zoeken.
• De wizard laadt vervolgens de beschikbare velden.
• Klik op Volgende.

Stap 3 — Velden kiezen

Van alle velden in uw dataset selecteert u welke in het rapport moeten. Gebruik de pijltjes of sleep velden tussen de twee listboxen. Volgorde kunt u aanpassen door te slepen.

Stap 4 — Banden, opties en uiterlijk

• Kies welke banden het rapport moet hebben (titel, koptekst, voettekst).
• Stel het aantal kolommen in (1 = gewone lijst, 2+ = meerdere kolommen per pagina).
• Kies standaard lettertypen voor tekst en datavelden. Laat de wizard optioneel lijnen tussen rijen/kolommen invoegen.
• Klik Finish of Preview.

Stap 5 — Rapport bewerken

Na de wizard bent u in de editor. Pas de indeling aan:

• Kolomtitels aanpassen: dubbelklik op een label en verander bijv. “Addr1” in “Adres”.
• Grootte/positie aanpassen: sleep met de muis. Hogere detailband = meer ruimte per regel.
• Lettertype: selecteer element, gebruik de werkbalk bovenaan.
• Extra label toevoegen: klik op Label-knop in de linkerbalk, klik op rapport, typ tekst.

Stap 6 — Preview en opslaan

• Klik op Preview om te bekijken.
• Tevreden? Keer terug en sla op met Ctrl+S.
• Probeer af te drukken om te zien of het op papier er goed uitziet.

Voorbeeld 2: geavanceerde adressenlijst met groepering

Doel: dezelfde adressenlijst, maar gegroepeerd per plaats met een totaal aantal per plaats.

Stap 1 — Groepsband toevoegen

• Open het rapport uit voorbeeld 1.
• Klik in de linkerbalk op Groepsband.
• Klik in het rapport. Een nieuwe band verschijnt.
• Dubbelklik op de groepsband om eigenschappen te openen.
• Bij Expressie voer het veld in waarop u groepeert, bijv. Relaties.Plaats.
• Klik OK.

Stap 2 — Groepskop opmaken

• Voeg een Label toe in de groepsband met tekst “Plaats:”.
• Voeg een Dataveld toe dat verwijst naar hetzelfde plaats-veld.
• Maak de label/dataveld opvallend (bijv. vet, groter lettertype, achtergrondkleur).

Stap 3 — Totaal per groep toevoegen

• Voeg onder de groepsband een “Group footer” toe.
• Plaats daarin een Expressie-veld.
• Voer de formule in: COUNT of SUM(Relaties.Iets).
• Zet de reset-eigenschap op de groep, zodat het totaal per groep herstart.

Veelgestelde vragen

Waarom staat mijn dataveld niet op de juiste plek?

Elementen kunnen alleen binnen hun eigen band verplaatst worden. Als u een dataveld in de koptekst wilt, maar hij staat in de detailband, dan moet u hem knippen (Ctrl+X) en plakken (Ctrl+V) nadat u in de andere band heeft geklikt.

Mijn preview toont niets.

Controleer de dataset: heeft de tabel records? Is de juiste tabel/query gekoppeld? Via Rapport > Datasets kunt u dit controleren.

Hoe maak ik een subtotaal?

Een subtotaal hoort in een “Group footer”-band (voetregel van een groep). Voeg een Expressie-veld toe met SUM of COUNT, en stel bij reset-eigenschap in op welk niveau het totaal herstart.

Ik wil twee kolommen rapport (zoals een telefoongids).

Ga in de wizard naar Algemene opties en kies 2 of meer kolommen. Of open Rapport > Opties en wijzig het aantal kolommen.

Rapportgenerator - banden

Alle bandtypen en wat u per band kunt instellen

Inleiding

Een rapport is opgebouwd uit banden. Welke band een element staat, bepaalt wanneer het afgedrukt wordt. Deze paragraaf is een naslag: per bandtype de opties uit het eigenschappenvenster.

Banden kunt u niet verslepen - hun plaats volgt uit hun type. Een pagina-koptekst staat altijd bovenaan, hoe u ook sleept.

De standaard banden

Alle standaardbanden voegt u met dezelfde knop toe; het type kiest u daarna in het eigenschappenvenster.

• Title - eenmalig, op de eerste pagina, als titel van het rapport.
• Page header - bovenaan elke pagina.
• Column header - bij rapporten met meerdere kolommen (in te stellen via Rapport > Opties).
• Detail - de belangrijkste band: eenmaal per record uit de hoofddataset.
• Group footer - aan het einde van een groep, vóórdat de volgende begint.
• Summary - eenmalig aan het einde, nadat alle records geweest zijn.
• Page footer - onderaan elke pagina.

Wat u per band kunt instellen

• Type - het bandtype hierboven.
• Kleur - de achtergrondkleur van de band.
• Afdrukken - een reeks vinkjes die bepalen wáár de band verschijnt:
  • niet op eerste pagina - pas vanaf pagina twee;
  • niet op de laatste pagina;
  • alleen even of alleen oneven paginanummers;
  • onderaan de pagina - de band zakt naar de voet voordat hij gedrukt wordt;
  • force new page - begin een nieuwe pagina vóór deze band;
  • force new column - idem, maar een nieuwe kolom.
• Only print band if expression is true - een expressie die True of False moet opleveren. Met de knop rechts van de invoerregel opent u de expressie-expert.
• Frame - een kader of losse lijnen rond de band, met eigen kleur, stijl en breedte.

Subdetailband

Een subdetailband is een detailband onder de detailband. Drukt u een lijst met cd's af en wilt u onder elke cd de nummers zien, dan zet u de cd's op de detailband en hangt u de tracklijst aan een subdetailband.

Daarvoor moeten de tabellen wel aan elkaar geknoopt zijn met een master-detail-relatie; die maakt u in de database-setup. Zonder die relatie herhaalt de subdetail steeds de hele lijst.

• Tabel - de gegevens voor deze band.
• Master - de bovenliggende tabel. Per record daaruit wordt één subdetaillijst afgedrukt.
• Headerband en Footerband - kop en voet rond de subdetailregels.
• Bij Afdrukken staan twee extra opties: before master-detailband (de subdetail komt vóór zijn master) en print header/footer even if dataset is empty (kop en voet blijven staan als er niets te tonen is).

Groepsband

Met een groepsband deelt u de gegevens in blokken in - bijvoorbeeld adressen per plaats, met een kop boven elk blok.

Het werkt zo: vóór elk record vergelijkt de rapport-engine de uitkomst van de expressie van de groepsband met die van het vorige record. Verschilt hij, dan wordt de groepsband afgedrukt. Omdat het een expressie is, kunt u op vrijwel alles groeperen - niet alleen op een veld.

De gegevens moeten daarvoor wel op dat veld gesorteerd zijn, anders begint er telkens een nieuwe groep.

• Master - de band waar de groep bij hoort: de detailband of een subdetailband. Bij elke afdruk daarvan wordt de groep gecontroleerd.
• Expression - zie hierboven.
• Footerband - wordt aan het einde van elke groep afgedrukt. Hier zet u de subtotalen.

Childband

Een childband hangt onder een andere band en wordt altijd direct daaronder afgedrukt. Dat lijkt op het simpelweg groter maken van de bovenliggende band, maar het verschil telt:

• tussen een band en zijn child mag een pagina-overgang vallen;
• een childband kan ook afgedrukt worden als de parent dat niet wordt.

U moet een childband gebruiken als er boven uw elementen velden staan met Autostretch aan. Die velden rekken uit, en alles wat eronder op dezelfde band staat schuift niet mee - het komt erover te liggen. Zet het op een childband, dan zakt het netjes mee.

• Parent Band - de band waaraan de child hangt.
• Verder dezelfde opties bij Afdrukken, Only print if expression is true en Frame als bij de standaardbanden.

Rapportgenerator - elementen

Alle elementen die u op een band kunt zetten, en hun eigenschappen

Inleiding

Op een band plaatst u elementen. Deze paragraaf loopt ze één voor één langs. Een aantal eigenschappen komt bij bijna elk element terug; die staan hieronder eerst, zodat ze verderop niet steeds herhaald hoeven te worden.

Eigenschappen die overal terugkomen

• Font - lettertype van het element. De tekstkleur zit hier ook in, niet bij Color.
• Color - de achtergrondkleur van het element.
• Alignment - links, rechts of gecentreerd.
• Transparant - de achtergrond wordt niet afgedrukt. Zo zet u tekst over een afbeelding heen zonder dat er een wit blok overheen valt.
• Autosize width - het element wordt zo breed als de tekst nodig heeft. Staat dit uit en past de tekst niet, dan wordt hij afgesneden. Dat is de gebruikelijke oorzaak van halve woorden op een afdruk.
• Autostretch height - het element rekt in de hoogte uit tot alle regels passen; zo nodig rekt de band mee.
• Automatisch word-wrap - tekst die niet op de breedte past, loopt door naar de volgende regel.

Dataveld

Toont gegevens uit een tabel of query: getallen, tekst of meerdere regels.

• Data field - het veld dat u afdrukt.
• Format - opmaak voor numerieke velden, zie Rapportgenerator - gevorderd.
• Suppress printing of repeated values - een gelijkblijvende waarde wordt alleen bij het eerste record afgedrukt en daarna leeggelaten. Handig om een klantnaam niet bij elke regel te herhalen.
• Suppress printing if value of datafield is 0 - nulwaarden blijven leeg.
• Reprint on new page - onderdrukt u herhaalde waarden, dan zorgt dit ervoor dat de waarde bovenaan een nieuwe pagina tóch weer verschijnt. Zonder dit begint een vervolgpagina met een lege kolom.
• Reprint on new group - hetzelfde, maar bij een nieuwe groep.

Label

Vaste tekst, precies zoals u hem in het ontwerp neerzet. Eén regel - voor meer regels gebruikt u een memo.

• Tekst - wat er komt te staan.
• Rotatie - 0 tot 360 graden. 90 graden zet de tekst verticaal.

Memo

Tekst van meerdere regels. Net als bij een label geldt één kleur en één lettertype voor het geheel; wilt u opmaak binnen de tekst, neem dan een richtextveld.

Image

Een vaste afbeelding: een bitmap uit een BMP-bestand die in het rapport wordt opgenomen.

Afbeelding uit gegevensveld

Toont een plaatje dat in de database staat.

• Datafield - het veld met de afbeelding. Zit er geen bitmap in, dan wordt er niets afgedrukt. Staat er in dat veld geen plaatje maar tekst, dan zoekt de rapport-engine een bitmapbestand met die naam en laadt dat.
• Stretch picture automatically - de afbeelding wordt precies op de maat van het element getrokken. Staat dit uit, dan wordt hij afgesneden of blijft er ruimte over.
• Center picture - zonder stretch komt de afbeelding in het midden in plaats van linksboven.
• Uitlijning - lijnt de afbeelding uit op de band.

Expressie veld

Een berekend veld: rekenen, teksten samenvoegen, velden combineren.

• Expression - wordt bij elke afdruk opnieuw uitgerekend.
• Format - opmaak voor getallen en datum/tijd.
• Master - verplicht zodra u een statistische functie gebruikt (Sum, Average, Count, Min, Max). Koppel hem aan de dataset waarover gerekend moet worden; bij elk nieuw record daaruit wordt de expressie herrekend. Vergeet u dit, dan klopt de uitkomst niet.
• Reset na afdruk - zet de berekening op nul zodra het element gedrukt is. Dit gebruikt u voor een subtotaal per groep: zonder reset telt de volgende groep door op de vorige.
• Rotatie - 0 tot 360 graden.

Shape

Lijnen, cirkels en rechthoeken.

• Type - cirkel, rechthoek, horizontale of verticale lijn, of lijnen boven/onder en links/rechts.
• Brush - stijl en kleur van de vulling.
• Pen - breedte, mode en stijl (doorlopend, gestippeld, gestreept).

Systeemveld

Gegevens die het programma zelf levert.

• Tekst - wordt vóór de waarde gezet, bijvoorbeeld "Afgedrukt op:".
• Type - Datum, Tijd, Datum/Tijd, Detail count (totaal aantal records), Detail nummer (het nummer van dit record), Paginanummer, of Report titel (de titel uit Rapport > Opties).

Richtextveld

Meerdere regels met verschillende lettertypen, kleuren en opmaak. Met de knop Bewerken in het eigenschappenvenster opent u een editor.

Uitlijning, lettertype en kleur in het eigenschappenvenster gelden alleen vóór zover u ze niet in de editor zelf heeft gezet - wat daar staat wint.

Richtext uit dataveld

Hetzelfde, maar de opgemaakte tekst komt uit een veld. Kies dat veld bij Datafield.

Chart

Grafieken en diagrammen. Er zijn zoveel opties dat ze hier niet te beschrijven zijn; neem contact op met de helpdesk als u er een nodig heeft.

Rapportgenerator - gevorderd

Rapportgenerator — gevorderd

Expressies, SQL-parameters, opmaken van velden en databases

Inleiding

Deze handleiding behandelt de geavanceerde functies van de rapportgenerator: expressies voor berekeningen, SQL-parameters, en het opmaken van velden.

Databases en datasets

In de meeste gevallen gebruikt een rapport minstens één dataset als databron. Alle datasets en hun onderlinge relaties beheert u via:

• Rapport > Datasets.

In dit scherm:

• Hoofd-dataset: de dataset die het rapport doorloopt (records worden afgedrukt).
• Beschikbare datasets: extra tabellen/query’s die u in het rapport kunt gebruiken.
• Toevoegen: nieuwe tabel of query toevoegen.
• Property: instellingen van de geselecteerde dataset bekijken/wijzigen.

Query met SQL

Een query bestaat uit SQL-instructies. Voorbeeld:

Als uw query parameters heeft (zoals :Categorie), kunt u de waarden zetten via de knop Parameters. Indien de parameters uit een andere dataset komen, kies deze in de “master”-combobox.

Datavelden en display-labels

Via de knop Velden ziet u alle beschikbare velden van een dataset. U kunt:

• Velden verbergen zodat ze niet in de editor beschikbaar zijn
• Een Display Label instellen als alias (bijv. “CustNo” → “Klant”)
• Een Format invoeren om getallen op te maken (zie volgende hoofdstuk)
• Een Precision voor aantal decimalen

Opmaken van numerieke velden

Numerieke velden kunnen op veel manieren worden opgemaakt via format-strings. De belangrijkste tekens:

Voorbeelden:

Opmaken van datum en tijd

Voorbeelden:

Expressie-syntax

Expressies zijn berekeningen of string-bewerkingen. De syntax lijkt op Object Pascal en ondersteunt de volgende data-types:

Operatoren

Standaard functies (selectie)

Expressie voorbeelden

SQL-parameters gebruiken

In plaats van een query die alle records ophaalt, kunt u parameters gebruiken om te filteren op waarden die tijdens het afdrukken bekend zijn (bijv. een klantnummer, een datumbereik).

Parameter in query

De parameters zijn :RelatieID, :DatumVan en :DatumTot. Waarden hiervoor stelt u in via:

• Open de query-eigenschappen (Rapport > Datasets > query selecteren > Property).
• Klik op Parameters.
• Vul de waarden in, of koppel aan een andere dataset via “master”.
• Klik OK.

Menu-opties van de rapport-editor

View > Options

• Raster (grid) aan/uit en grootte
• Afstandseenheid (pixels, mm, inches, characters)
• Weergave van niet-afdrukbare elementen

Rapport > Opties

• Pagina-instellingen (A4, A5, landscape)
• Marges
• Aantal kolommen
• Lettertype default

Veelgestelde vragen

Hoe voeg ik een optelsom toe aan een groepsvoet?

Voeg een Expressie-veld toe aan de group footer. Gebruik Sum(Dataset.VeldNaam). Controleer dat de reset-eigenschap op de groep staat, anders tell het rapport door over alle groepen heen.

Mijn formule geeft een fout — wat nu?

Controleer: zijn de veldnamen exact gespeld (hoofdlettergevoelig)? Staan er haakjes op de juiste plek? Gebruikt u operatoren die passen bij het type (bijvoorbeeld niet + tussen tekst en getal)?

Kan ik meerdere datasets in één rapport koppelen?

Ja. Voeg ze toe via Rapport > Datasets en koppel ze aan een hoofd-dataset via het veld “master”. Zo verschijnt een sub-dataset automatisch gefilterd op het huidige record van de hoofd-dataset.

Hoe gebruik ik een logo-afbeelding?

Voeg een Image-element toe (knop in linkerbalk) en selecteer een bitmap-bestand. Voor een logo dat uit de database komt (bijv. per relatie): gebruik Afbeelding uit dataveld.

Rapportgenerator - tips en vragen

Kleine dingen die veel tijd schelen

Precies plaatsen, langs het raster heen

Elementen springen naar het onzichtbare raster. Wilt u per pixel schuiven of vergroten, houd dan de Shift-toets ingedrukt terwijl u sleept. De rastermaat zelf stelt u in via Bekijken > Opties, waar u ook kunt kiezen tussen millimeters, inches en tekens.

Eigenschappen openen

Dubbelklikken werkt, maar sneller is F5. Met Shift+F5 opent u het positiescherm van een element.

De selectiecriteria op de afdruk zetten

Wilt u onder een overzicht zien op welke waarden gefilterd is, voeg dan een expressieveld toe met de functie QueryParam:

QueryParam('CustomerQuery', 'Begindatum')

De eerste parameter is de naam van de query, de tweede die van de parameter.

Ik zie in de preview niet alle horizontale lijnen

Ze zijn er wel en ze worden ook afgedrukt. De preview verkleint het rapport om het op het scherm te laten passen, en daarbij vallen dunne horizontale lijnen weg. Zoom in of druk af om het te controleren.

Ik wil maar één record afdrukken

Laat de hoofddataset leeg in Rapport > Datasets. Zonder hoofddataset loopt het rapport niet door de records heen.

Verwijzen naar velden in een expressie

• U mag alleen de veldnaam schrijven (Naam), of de tabelnaam ervoor zetten (Customers.Naam). Laat u de tabel weg, dan pakt de rapport-engine het eerste veld met die naam dat hij in de beschikbare datasets tegenkomt - staat dezelfde veldnaam in twee tabellen, zet er dan de tabelnaam bij.
• Veldnamen met bijzondere tekens werken niet in expressies: spaties, punten, schuine strepen en dollartekens. Geef zo'n veld een display label of hernoem het in de query.
• Teksten staan tussen aanhalingstekens en mogen maximaal 255 tekens lang zijn.

De expressie visueel opbouwen

Naast elke expressie-invoerregel staat een knop ... Die opent een venster waar u de expressie met de muis samenstelt. Heeft een functie parameters, zoals Copy of Sum, dan verschijnt er een apart venster om die in te vullen.

Tekst layouts (CSV en e-mail body)

Lay-outs maken die uitgevoerd worden als platte tekst

Inleiding

Naast afdruk-rapporten (PDF) kan de rapportgenerator ook tekst-lay-outs produceren. Deze worden als platte tekst geëxporteerd. Twee veelvoorkomende toepassingen:

• CSV-export: een rapport uitvoeren naar een komma-gescheiden bestand.
• E-mail body: de body van een e-mail genereren die WorkBase verstuurt.

Hoe het werkt

De rapportgenerator doorloopt bij een tekst-lay-out de volgende stappen:

• Alle afdrukbare elementen worden vertaald naar een lijst van objecten met een x-positie en y-positie in pixels.
• De standaard hoogte en breedte van een karakter in pixels wordt bepaald (bijv. 16 px hoog, 13 px breed).
• De objecten worden afgebeeld op een karakter-matrix door positie te delen door karakterafmetingen.

Voorbeeld met karakterhoogte 16 px:

• Object op y=24 px → regel ( 24/16 = 1,5 ) wordt afgerond naar regel 2.
• Object op y=40 px → regel ( 40/16 = 2,5 ) wordt afgerond naar regel 2.
• Alles y=0-23 px → regel 1; y=24-40 px → regel 2; y=41-55 px → regel 3.

Checklist voor tekst-lay-out

1. Afstandseenheid op pixels zetten

Dit werkt het makkelijkst met pixels als eenheid.

• Rechtermuisknop op het rapport in het rapport-overzicht, kies Edit.
• In de teksteditor: zoek de regel Units =.
• Wijzig in Units = Pixels.
• Bewaar.

2. Verwijder marges

• Ga naar Rapport > Opties.
• Zet Top, Bottom, Left en Right op 0.

3. Stel een standaard font in

Gebruik een gangbaar vast-lettertype zoals Arial 10pt (hoogte 16 px, breedte 13 px) of Courier New 10pt (echt monospace).

• Klik op een object/band.
• Klik Escape tot “Report” voor de font-combobox staat.
• Kies het gewenste font.

4. Gebruik één font voor het hele rapport

5. Band-hoogten op een veelvoud van de karakterhoogte

Bij Arial 10pt (hoogte 16 px) moet elke band een veelvoud van 16 zijn: 16, 32, 48 px.

6. Object-instellingen

Toepassingen

CSV-bestand genereren

Plaats datavelden naast elkaar op één regel, gescheiden door labels met de tekst ";" of ",". Zorg dat de y-positie gelijk is voor alle velden op dezelfde regel.

E-mail body genereren

De body van een e-mail kan dynamische inhoud bevatten, bijvoorbeeld factuurnummer, klantgegevens, verwijzing naar een bijlage. Gebruik datavelden en expressies.

Veelgestelde vragen

Mijn tekst-output heeft gaten — wat kan er fout zijn?

Controleer of alle elementen op een veelvoud van de karakterhoogte staan. Een element op positie y=30 komt op een onverwachte regel als karakterhoogte 16 is.

Ik zie verschoven kolommen in een CSV-bestand.

Zet autosize width op JA zodat velden niet breder zijn dan nodig. Of gebruik vaste breedte-expressies met Copy().

Werkt tekst-output ook voor UBL?

Ja. WorkBase gebruikt tekst-lay-outs voor het genereren van UBL XML-bestanden. Zie de handleiding Verkoopfacturen digitaal versturen in het hoofdstuk Financieel.

Lay-outs downloaden

Standaard lay-outs van WorkBase downloaden en bijwerken

Inleiding

WorkBase levert standaard lay-outs voor alle afdrukschermen (facturen, offertes, pakbonnen, etc.). Via het afdrukscherm kunt u deze downloaden. Dit is handig als u:

• Nieuw bent en nog geen lay-outs heeft
• Een lay-out per ongeluk heeft verwijderd
• De nieuwste versie van een lay-out wilt ophalen

Lay-out downloaden

• Open het afdrukscherm (bijv. Afdrukken Facturen).
• Klik op de informatie-knop en kies Beheer, of druk op F7.
• U ziet alle lay-outs die in dit afdrukscherm beschikbaar zijn.
• Klik op de knop Download.
• Een overzicht verschijnt van alle downloadbare lay-outs.
• In de kolom Download? geeft u aan welke u wilt downloaden. Heeft u al de laatste versie, dan staat hier “Nee”.
• De kolom Datum is de wijzigdatum van de downloadbare lay-out. Uw datum is de datum van uw huidige lay-out.
• Klik op OK om de geselecteerde lay-outs te downloaden.

Veelgestelde vragen

Worden mijn aangepaste lay-outs overschreven bij downloaden?

Ja, als u dezelfde lay-out opnieuw downloadt worden uw aanpassingen overschreven. Hernoem eerst uw aangepaste versie (bijv. “Factuur-mijn”) om deze te behouden.

Waar staan de gedownloade lay-outs?

In de database van uw administratie, niet als losse bestanden. Ze zijn beschikbaar voor alle gebruikers in dezelfde administratie.

Waarom is downloaden niet beschikbaar?

U heeft mogelijk geen internetverbinding, of uw licentie heeft geen toegang tot standaard lay-outs. Controleer bij de WorkBase-helpdesk.

URLs en HTML in e-mails en PDF

URL's en HTML in e-mails en PDF's

Werkzame links maken in e-mailberichten en PDF-bestanden

Inleiding

In rapporten kunt u werkzame hyperlinks opnemen: naar websites, naar e-mailadressen, of als barcode. Hoe een link precies werkt verschilt tussen e-mailberichten en PDF's.

In e-mailberichten

Nadat een e-mailbericht is gegenereerd door de rapportgenerator, kijkt WorkBase of er HTML-markup in staat. Zo ja, dan wordt het bericht als HTML-e-mail verstuurd. De ontvanger ziet opgemaakte tekst en klikbare links.

Voorbeelden:

In PDF's

URLs

De PDF-generator herkent automatisch http(s)- en e-mailadressen in tekst. Deze worden omgezet naar klikbare links.

Truc: “normale tekst” als link in PDF

Als u wel een beschrijvende tekst als link wilt, gebruik dan twee labels over elkaar:

• Plaats een label met de URL (bijv. https://workbase.nl/login).
• Zet de tekstkleur van dit label op wit, zodat de URL niet zichtbaar is.
• Plaats een tweede label boven het eerste met de gewenste tekst (bijv. “Klik hier”).
• De onzichtbare URL blijft actief als klikbare link.

Barcodes

In PDF's kunt u barcodes toevoegen via het Barcode-element van de rapportgenerator (onderdeel van gevorderde elementen). Barcodes kunnen gekoppeld worden aan datavelden zoals artikelcode of factuurnummer.

Veelgestelde vragen

Mijn e-mail gaat plain-text weg — hoe krijg ik HTML?

Zorg dat uw body-lay-out HTML-markup bevat. Al één <b>...</b> tag is voldoende voor WorkBase om het als HTML-mail te verzenden.

Links in mijn PDF werken niet.

Controleer of de tekst daadwerkelijk een http(s):// of mailto: bevat. Zonder protocol-voorvoegsel herkent de PDF-generator de tekst niet als URL.

Kan ik de link-kleur aanpassen?

In e-mails wel (via inline CSS of style-tag). In PDFs worden URLs automatisch blauw en onderstreept.

E-mail onderwerp automatisch aanpassen

Het onderwerp van uitgaande e-mails per bon-type configureren

Inleiding

Als u via het afdrukscherm een e-mail verstuurt (factuur, offerte, pakbon, etc.), stelt WorkBase automatisch het onderwerp van de e-mail op. Het onderwerp kunt u per bontype instellen. De bijlage van de e-mail krijgt dezelfde naam als het onderwerp.

Onderwerp per bon-type instellen

• Ga naar Beheer > Instellingen.
• Kies links Berichten > Mail onderwerp.
• Er verschijnt een tab met per type bon een invoerveld.
• Vul het gewenste onderwerp in. Gebruik codes om bon-gegevens in te voegen (zie volgende hoofdstuk).
• Klik op Bewaar.

Beschikbare codes

In het onderwerp kunt u codes gebruiken die bij het versturen worden vervangen door waarden uit de bon:

Algemene codes

Planning-codes

Voorbeelden

Verkoopfactuur

Resultaat: “Factuur 2026-00123 - Janssen BV”

Verhuurbon

Resultaat: “Verhuurbon 123 - Project Alpha - 15-04-26”

Offerte

Resultaat: “Uw offerte: Dakreparatie (O-2026-045)”

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik welke codes werken voor welk bontype?

Zie de tabellen hierboven. Niet elke code is bij elk bontype beschikbaar. Codes zonder waarde worden leeg ingevuld.

Waar krijgt de bijlage z'n naam van?

Dezelfde tekst als het onderwerp — dus “Factuur 2026-00123 - Janssen BV.pdf”. Speciale tekens die niet in bestandsnamen mogen, worden automatisch vervangen.

Kan ik per klant een ander onderwerp gebruiken?

Niet direct via deze instelling. U kunt wel een custom-veld op de relatiekaart gebruiken en daarnaar verwijzen via het onderwerp-veld.

Waarom krijg ik dubbele of lege onderwerpen?

Controleer of de relatie en bon de verwachte velden bevatten. Een lege bon heeft geen relatienaam, dus dan blijft die code leeg.

Afzender bij mailbericht

Afzender bij een mailbericht kiezen

Meerdere afzender-e-mailadressen instellen en kiezen bij versturen

Inleiding

Als u via WorkBase direct e-mails verstuurt via SMTP, kunt u per e-mail kiezen wie de afzender is. Handig als u bijvoorbeeld facturen vanuit “administratie@” wilt versturen maar offertes vanuit een persoonlijk adres.

Meerdere afzenders configureren

• Ga naar Beheer > Instellingen > Berichten > SMTP.
• Klik op de groene plus-knop bij Afzenders.
• Voer een e-mailadres in en sla op.
• Herhaal voor meer adressen.

Persoonlijk adres per medewerker

U kunt per medewerker een eigen e-mailadres instellen, die dan als afzender beschikbaar is wanneer die medewerker is ingelogd.

• Open de medewerkerkaart via Relaties of Bestanden > Medewerkers.
• Vul het e-mailadres in op de medewerkerkaart.
• Klik op OK.

Afzender kiezen bij versturen

Zodra er meerdere afzenders beschikbaar zijn, verschijnt er in het afdrukscherm een keuzelijst — maar alleen als er meer dan één optie is.

• Open een bon (bijv. factuur) en kies Mailen.
• Bij het veld Afzender verschijnt een dropdown met beschikbare e-mailadressen.
• Kies de gewenste afzender.
• Verstuur de e-mail.

Veelgestelde vragen

Ik zie geen keuzelijst bij Afzender.

Het veld verschijnt alleen als er meer dan één afzender-adres is ingesteld. Voeg een tweede adres toe via Beheer > Instellingen > Berichten > SMTP.

Kan ik altijd hetzelfde afzender-adres gebruiken?

Stel dan maar één afzender in. Dan verschijnt geen keuzelijst en wordt dat adres automatisch gebruikt.

Werkt dit ook als ik via Outlook mail?

Nee — bij Outlook gebruikt WorkBase uw Outlook-account en is uw Outlook-adres altijd de afzender.

Overzicht van rapporten en overzichten

Welke rapporten zijn er, waar vind je ze en wat doen de knoppen/filters

Inleiding

WorkBase heeft vele ingebouwde overzichten: lijsten, rapporten en analyse-schermen. Deze handleiding bevat een overzicht van veelgebruikte overzichten, waar u ze vindt, en welke filters/knoppen er beschikbaar zijn.

Logistiek — Factureren

Omloopsnelheid (Aantal)

Locatie: Logistiek > Factureren > Omloopsnelheid (Aantal).

Toont per artikel de aantallen die per maand gefactureerd zijn over een bepaalde periode.

Filters:

• Leverancier: alleen artikelen met deze relatie als hoofdrelatie.
• Zichtbaar:
• • "Gefactureerd": alleen gefactureerde artikelen
• • "Alle van leverancier": alle artikelen van deze leverancier
• • "Alle artikelen": alle artikelen

Logistiek — Orders

Openstaande orders (Te leveren Regels)

Locatie: Logistiek > Orders > Te leveren (Regels).

Overzicht van orderregels die nog geleverd moeten worden.

Knoppen:

• Afhandelen: de levering van geselecteerde orderregels wordt afgehandeld. Backorders genereren een foutmelding.

Logistiek — Reparatiemeldingen

Reparatiemeldingen overzicht

Locatie: Logistiek > Reparatiemeldingen > Overzicht.

Alle reparatiemeldingen.

Filters:

• Gefactureerd: kijkt of FKID gevuld is of het veld FACTCODE.

Knoppen:

• Bijwerken: aangeven of een reparatiemelding wel/niet gefactureerd wordt.

Planning

Planningen (Planbord)

Locatie: Planning > Planbord.

Als een dag uit 4 blokken of minder bestaat, dan wordt de tijd niet gewijzigd als u een planning verplaatst, alleen de dag.

Andere overzichten

Voor overzichten in specifieke modules, raadpleeg de module-handleidingen:

• Verhuur-overzichten → in het hoofdstuk Verhuur
• Financieel → in het hoofdstuk Financieel
• Planning/cursus → de hoofdstukken Planning en Cursusplanning
• Apps (mobiel) → in het hoofdstuk Apps (mobiel)

Veelgestelde vragen

Kan ik een eigen overzicht maken?

Ja, via de Rapportgenerator. Zie Rapportgenerator - inleiding en basis.

Hoe print ik een overzicht?

Rechtermuisknop > Afdrukken. Of knop Afdrukken in de werkbalk van het overzicht.

Kan ik kolommen aan/uit zetten?

Rechtermuisknop op een kolomkop > Kolommen aanpassen. Hier zet u zichtbaarheid en volgorde.

Vertalingen van teksten

Artikelomschrijvingen en andere teksten in meerdere talen invoeren

Inleiding

In WorkBase kunt u artikelteksten (omschrijvingen, extra velden) in meerdere talen invoeren. Zo kunt u aan Nederlandse klanten in het Nederlands factureren en aan Duitse klanten in het Duits.

Stap 1 — Vertalingen activeren

• Ga naar Beheer > Instellingen.
• Vink aan dat u met vertalingen wilt werken (onder Diversen of Artikel, afhankelijk van uw versie).
• Klik op Bewaar.

Stap 2 — Talen toevoegen

Voordat u vertalingen invoert, moet u eerst aangeven met welke talen u werkt:

• Ga naar Bestanden > Zoektabellen.
• Kies links Taal.
• Klik op Toevoegen.
• Kies de taal uit de lijst. Als de taal niet beschikbaar is of u wilt een eigen code, klik op Anders en voer code + omschrijving in.
• Klik op OK.
• Herhaal voor elke taal die u wilt gebruiken.

Stap 3 — Teksten per taal invoeren

Op de artikelkaart verschijnt achter tekst-invoervelden een vertaal-icoontje:

• Open een artikelkaart.
• Klik op het vertaal-icoontje achter een tekst-invoerveld (bijv. Omschrijving).
• Een scherm opent waarin u per taal de vertaling invoert.
• Klik OK om op te slaan.

Alle vertalingen in één overzicht

Via het tabblad Omschrijvingen op de artikelkaart kunt u alle vertaalde velden van het artikel in één overzicht invoeren.

Vertalingen in het artikeloverzicht

Bij een kolom waarvoor vertalingen beschikbaar zijn, kunt u kiezen welke taal u wilt zien:

• Klik met rechtermuisknop op een kolom met vertalingen.
• Kies een andere taal uit het menu.
• Of kies Kolom toevoegen en selecteer de vertaalde kolom.
• Bij de vertaalde kolomnaam staat de taal tussen haakjes.

Vertalingen importeren via CSV

Voor grote aantallen artikelen kunt u vertalingen in Excel samenstellen en via CSV importeren. WorkBase herkent automatisch een kolom als taal-specifiek als u de taal tussen haakjes of achter een @-symbool zet:

• Maak het CSV-bestand aan (zie Kolommen koppelen en controleren).
• Ga naar Beheer > Import/Export.
• Kies Artikel CSV en selecteer uw bestand.
• Kies bij Nieuwe artikelen voor NIET toevoegen als u alleen bestaande artikelen wilt bijwerken.
• Klik op Controleer, dan op Importeer.

Veelgestelde vragen

In welke taal wordt de tekst op mijn factuur afgedrukt?

Dat hangt af van de taal-instelling van de relatie (op de relatiekaart). WorkBase gebruikt de taal van de relatie om de juiste vertaling te kiezen. Is er geen vertaling? Dan wordt de standaardtekst gebruikt.

Werkt dit ook voor andere velden dan artikelen?

Voornamelijk voor artikelteksten. Voor andere tekst-velden (bijv. bon-opmerkingen, tekst op factuur onderaan) gebruikt u per taal een aparte lay-out of Quicktext.

Wat als de relatie geen taal-instelling heeft?

Dan gebruikt WorkBase de standaardtaal (meestal Nederlands). Stel de taal in per relatie op de relatiekaart.

Mag ik talen later weer verwijderen?

Ja, maar dan verdwijnen ook de vertaalde teksten in die taal. Maak eerst een export als backup.