Gebruikers en rechten
Gebruikersaccounts aanmaken, rechten toekennen
Inleiding
Elke WorkBase-gebruiker heeft een eigen account met rechten. Rechten bepalen wat een gebruiker mag zien en doen.
Gebruiker aanmaken
- Ga naar Beheer > Gebruikers (of Medewerkers).
- Klik Nieuw.
- Voer naam, e-mail, gebruikersnaam, wachtwoord in.
- Kies rol (bijv. Beheerder, Administratie, Verkoop, Werkplaats).
- Klik OK.
Rechten per gebruiker
- Open de gebruiker.
- Klik Rechten.
- Per module kunt u rechten zetten: Bekijken, Wijzigen, Verwijderen, Specifieke acties.
- Klik OK.
| LET OPPas op met beheerdersrechten. Geef alleen die gebruikers beheerrechten die ook daadwerkelijk verantwoordelijk zijn. |
|---|
Herinneringen instellen
Herinneringen bij inloggen, voor taken en planning
Inleiding
WorkBase kan gebruikers herinneren aan openstaande taken, naderende planningen, verlopen contracten.
- Ga naar Beheer > Instellingen > Diversen.
- Vink aan: "Herinneringen tonen bij inloggen".
- Stel in: hoeveel dagen vooruit.
- Klik Bewaar.
Terugbellijst
Openstaande terugbel-acties bijhouden
Inleiding
De terugbellijst toont alle klanten die u nog moet terugbellen - gebaseerd op taken van type “Bellen”. Handig voor salesteams.
- Ga naar CRM > Terugbellijst.
- Filter op medewerker, datum, prioriteit.
- Klik op klant om relatiekaart te openen.
- Na bellen: markeer taak als afgerond.
Implementatie
Implementatie (nieuwe klant)
Checklist voor nieuwe klant-implementaties
Inleiding
Bij een nieuwe WorkBase-klant doorloopt de implementatiebegeleider een standaardchecklist:
- Administratiegegevens invoeren
- Rekeningschema (importeren of kopiëren)
- BTW-codes, betalingscondities, categorieën, bronnen
- Relaties importeren (uit bestaand systeem)
- Artikelen importeren
- Apparatuur (met module Service)
- Gebruikers + rechten
- Lay-outs (downloaden + aanpassen)
- Automatisch back-up configureren
- Training gebruikers
- Opleveren
| OPMERKING📖 Zie ook Werkwijze Implementatie.docx (origineel). |
|---|
Vestigingen en Handelsnamen
Meerdere bedrijfsvestigingen en handelsnamen
Inleiding
WorkBase ondersteunt bedrijven met meerdere vestigingen of die onder meerdere handelsnamen werken. Per vestiging/handelsnaam kunt u eigen logo, factuurlay-out, gegevens gebruiken.
Vestigingen
- Ga naar Bestanden > Vestigingen.
- Voeg elke vestiging toe met adres en contactgegevens.
- Koppel medewerkers en bonnen aan de juiste vestiging.
Handelsnamen
Met de module Handelsnamen kunt u onder verschillende namen factureren:
- Per handelsnaam eigen bedrijfsgegevens (BTW-nr, KvK)
- Eigen factuur-lay-out
- Eigen logo
- Op bon kunt u kiezen onder welke handelsnaam u factureert
Marge-werkwijze
Betalingsconditie en marge-werkwijze
Marge-berekening en werkwijze marge
Inleiding
De marge (winst op een verkoop) berekent WorkBase automatisch op basis van verkoopprijs en kostprijs of inkoopprijs. Voor sommige sectoren (bijv. auto-handel) is er een specifieke marge-werkwijze.
Marge-berekening per artikel
- Verkoopprijs – Kostprijs = Marge
- Marge % = Marge / Verkoopprijs × 100%
Marge-werkwijze (auto-handel)
Bij auto-verkoop met inruil wordt BTW alleen over de marge berekend (niet over totale verkoopprijs). WorkBase ondersteunt deze marge-BTW.
- Activeer marge-BTW via instellingen.
- Bij verkoop: markeer als marge-transactie.
- BTW wordt alleen over marge berekend.
Instellingen - Algemeen
Instellingen — Algemeen (systeembreed)
Database-nummering, administratiegegevens, paden, diversen en berichten
Inleiding
Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor systeembrede instellingen. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.
Zie ook:
- Voor e-mail/SMTP-instellingen specifiek voor facturen: zie Verkoopfacturen digitaal versturen in de map 14 - Financieel.
- Voor nummering van bonnen en tabellen: zie Basis-tabellen beheren in de map 00 - Basis.
| OPMERKINGSommige tabs zijn alleen zichtbaar als een bepaalde module actief is. Dit wordt per tab vermeld. |
|---|
1. Database
1.1 Nummers
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Relatie | — |
| Intern factuur | — |
| Factuur | — |
| Offerte | — |
| Retour | — |
| Planning | — |
| Verhuur | — |
| Inhuur | — |
| Reparatiemelding | — |
| Bestelling | — |
| Ontvangst | — |
| Productieorder | — |
| Levering | — |
| Flex tabel 1 | — |
| Flex tabel 2 | — |
| Order | — |
| Project | — |
| Apparatuur | — |
| Contract | — |
| Inkoop-afroeporder | — |
| Actiebon | — |
| knop 'Controleer alle nummers' | — |
1.2 Koppeling
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Actieve koppeling | — |
| knop 'Toevoegen' | knop 'Verwijderen': knop 'Naam wijzigen': |
| knop 'Test koppeling' | — |
Koppeling
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Relatie | Keuzelijst met opties: 'Geen koppeling', 'Koppeling' en 'Koppeling, alleen voor bedrijven'. |
2. Administratie gegevens
| OPMERKINGDeze tab is zichtbaar zonder de module Handelsnaam |
|---|
3. Paden
11. Documenten
| OPMERKINGDeze tab is zichtbaar met de module Document |
|---|
14. Diversen
14.1 Diversen
Algemeen
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Telefoonnummer | Keuzelijst met opties: 'Gebruik faxnr. bij bonnen' en 'Gebruik mobielnr. bij bonnen'. |
| Velden vertalen | Selectievakje. |
| Document bij bon | Keuzelijst met opties: 'Automatisch ook aan relatie koppelen' en 'NIET automatisch aan relatie koppelen'. |
| Kaart | Keuzelijst met opties: 'Google' en 'OpenStreetMap'. |
Word
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Word versie | Keuzelijst met opties: 'Word 97, 2000' en 'Word 2002 en hoger'. |
| Automatisch naam | Selectievakje. |
| Mailmerge bron | Keuzelijst met opties: 'Automatisch', 'Via HTML-bestand', 'Via datasource', 'Via tabel' en 'Via tab-tabel'. |
Agent
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Starttijd | — |
Afbeelding
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Type | Keuzelijst met opties: 'Alle types' en 'Alleen standaard'. |
| Max. grootte | Keuzelijst met opties: '500 kB', '1 MB' en 'Geen maximum'. |
14.2 Kaart
| OPMERKINGDeze tab is zichtbaar met de module Track&Trace of Ritplanning |
|---|
Google API
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| knop 'Wijzig' | — |
| API-key | — |
| knop 'Bewaar' | — |
Bing API
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| knop 'Wijzig' | — |
| API-key | — |
| knop 'Bewaar' | — |
Providers
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Kaart | — |
| Route | — |
| Geolocate | — |
14.3 Referenties
Naar bestelling, van:
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Reparatiemelding | — |
| Order | — |
Naar reparatiemelding, van:
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Contract | — |
Naar order, van:
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Planning | — |
Naar offerte, van:
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| taak | — |
| Contract | — |
| Reparatiemelding | — |
Naar order, van:
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Offerte | — |
Naar factuur, van:
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| taak | — |
| Contract | — |
| Reparatiemelding | — |
| Verhuring | — |
| Offerte | — |
Naar factuur (Extra referentie), van:
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Verhuring | — |
| Planning | — |
14.4 Ondertekenen
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| App-key | — |
| Usertoken | — |
14.5 Testen
Instellingen
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| knop 'Wis' | — |
| Fouten | Keuzelijst met opties: 'Niet opsturen' en 'Opsturen'. |
Notitie bij bon
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Van | Keuzelijst met opties: 'Relatie', 'Artikel' en 'Relatie en artikel'. |
| Werking | Keuzelijst met opties: 'Notitie knop in hoofdletters' en 'Notitie knop NIET in hoofdletters'. |
| Keuzelijst | Keuzelijst met opties: 'GEEN melding', 'Popup bij notitie knop' en 'Scherm dat je moet wegklikken'. |
Documenten
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| knop 'Overzetten' | — |
| knop 'Bepalen' | — |
| knop 'Bepalen' | — |
| knop 'Overzetten' | — |
| knop 'Overzetten' | — |
Controle
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Extra info | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
| Verwerken bon | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
Sneltoetsen
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Copy-paste sneltoetsen | Keuzelijst met opties: 'AAN' en 'UIT'. |
14.6 Lokale installatie
Mappen
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Gedeeld | — |
| knop 'Zet over naar lokaal' | — |
14.7 Talen
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Standaard taal | Keuzelijst met opties: 'Deutsch', 'English', 'Español', 'Français' en 'Nederlands'. |
14.8 Dymo
Geen tab-manager
14.9 Telefoon
Bellen
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Gebruik 'callto | ': Selectievakje. |
OTS
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Adres | — |
| Poort | — |
| Netwerk login | Selectievakje. |
| Buitenlijn? | Selectievakje. |
| Buitenlijn | — |
14.10 Interface
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Navigator type | Keuzelijst met opties: 'Wit' en 'Zelfde als tree'. |
| Achtergrondkleur 1 | — |
| Achtergrondkleur 2 | — |
| Tekst kleur | — |
| Drop kleur | — |
Focused
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Kleur | — |
| Rand kleur | — |
| Tekst kleur | — |
Randen
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Type | Keuzelijst met opties: 'Geen', 'Horizontaal', 'Horizontaal en verticaal' en 'Verticaal'. |
| Kleur | — |
| Stijl | Keuzelijst met opties: 'Dotted' en 'Solid'. |
Herstel default waarden
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| knop 'Geel' | — |
| knop 'Licht blauw' | — |
| knop 'Zilver' | — |
| knop 'Groen' | — |
16. Berichten
16.1 Mailen
Mailen
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Previewscherm? | Keuzelijst met opties: 'Nooit laten zien', 'Indien nodig laten zien' en 'Altijd laten zien'. |
| Mailen | Keuzelijst met opties: 'Niet mailen', 'Mail met standaard extern mail-client, bv. Outlook', 'Mail direct m.b.v. de SMTP-instellingen', 'Digitale factuur met SMTP-instellingen, rest met extern mail-client' en 'Gebruiker mag kiezen waarmee gemaild wordt'. |
| Externe mail-client | Keuzelijst met opties: 'Met simple MAPI', 'Met Outlook' en 'Met mailto'. |
| knop 'Maak aparte instellingen voor remote desktop' | — |
Mailen
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Externe mail-client | Keuzelijst met opties: 'Met simple MAPI', 'Met Outlook' en 'Met mailto'. |
| Afbeeldingen | Keuzelijst met opties: 'Klein maken, comprimeren' en 'Niet aanpassen'. |
| Hoge resolutie | Keuzelijst met opties: 'Export met hoge resolutie' en 'Normale export'. |
| PDF-versie | Keuzelijst met opties: 'Normaal' en 'PDF/A, alleen lezen voor archiveren'. |
16.2 Mail onderwerp
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Factuur | — |
| Offerte | — |
| Actiebon | — |
| Reparatiemelding | — |
| Contract | — |
| Order | — |
| Planning | — |
| Deelnemer | — |
| Aanwezigheid | — |
| Taak | — |
| Gesprek | — |
| Verhuurofferte | — |
| Reservering | — |
| Verhuurbon | — |
| Levering | — |
| Ontvangst | — |
| Order | — |
| Productieorder | — |
| Bestelling | — |
| Inkoopfactuur | — |
| knop 'Alle codes' | — |
16.3 BCC
BCC
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| knop 'BCC toevoegen' | — |
16.4 SMTP
SMTP-gegevens
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Keuzelijst | Keuzelijst met opties: 'Eigen SMTP-server gebruiken' en 'Gebruik de SMTP-server van WorkBase'. |
| SMTP-server | — |
| Poort | Keuzelijst: Keuzelijst met opties: 'GEEN beveiligde verbinding', 'STARTTLS' en 'SSL/TLS'. |
| Authenticatie | Keuzelijst met opties: 'GEEN authenticatie', 'Wachtwoord' en 'Versleuteld wachtwoord'. |
| Gebruikersnaam | — |
| Wachtwoord | — |
| Afzender | Multiline tekstvak: |
| Medewerker | Keuzelijst met opties: 'Medewerker e-mailadres bij afzenderlijst' en 'Medewerker e-mailadres NIET bij afzenderlijst'. |
Testen
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| knop 'Verstuur test e-mail' | — |
Digitale factuur
| Instelling | Beschrijving / type |
|---|
| Tekstvak | — |
