Beheer en instellingen

Gebruikers en rechten

Medewerkers aanmaken en bepalen wat ze mogen

Waarom medewerkers

Door medewerkers aan te maken ziet u achteraf wie welke bon gemaakt heeft, en kunt u per persoon rechten toekennen. Ook de kolominstellingen van de overzichten worden per medewerker bewaard.

Zolang er geen enkele medewerker is, hoeft niemand in te loggen. Zodra u de eerste aanmaakt, verschijnt bij het opstarten een inlogscherm en is een gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Houd daar rekening mee: maak uzelf als eerste aan, met inloggegevens die u kent.

Een medewerker aanmaken

1. Ga naar Beheer > Medewerkers en klik op Toevoegen.
2. Geef een naam in, en eventueel meer gegevens.
3. Zet rechtsboven Status op Actief.
4. Klik op de tab Inloggen:
   • geef aan of deze medewerker de administratie mag openen;
   • zo ja, vul gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Bewaar inloggegevens;
   • u kunt hier ook instellen dat hij automatisch wordt ingelogd als hij WorkBase op een bepaalde computer start.
5. Klik op Bewaar.

Let op de status Administrator

Zet u Status op Actief, administrator, dan mag die medewerker altijd rechten wijzigen - ook als u dat via de rechten uitzet. Wilt u dus dat iemand niet aan de rechten kan komen, dan moet zijn status op Actief staan; anders heeft het instellen geen zin.

Rechten instellen

1. Ga naar Beheer > Medewerkers, selecteer de medewerker en klik op Rechten - de knop met de twee mannetjes.
2. Kies links een onderdeel; rechts zet u per regel de kolom Rechten op Ja of Nee.

Er zijn twee knoppen die Rechten heten. Die met de twee blaadjes kopieert de rechten van de ene medewerker naar de andere.

Iemand geen rechten laten wijzigen

1. Zorg dat zijn status op Actief staat, niet op Actief, administrator.
2. Ga naar zijn rechten en zoek links de rij Algemeen, Beheer, Rechten.
3. Zet daar de kolom Rechten op Nee, of zet rechts bij de rij Wijzigen de kolom Rechten op Nee.

Een alleen-lezen account

Alleen-lezen bestaat niet als losse instelling; u maakt het met rechten. Zet in het onderdeel Algemeen de kolom Rechten op Nee bij:

• Nieuw, en Nieuw (in selectiescherm)
• Kopiëren
• Verwijderen, en Verwijderen (in selectiescherm)
• Wijzigen, en Wijzigen (in selectiescherm)

Vergeet ook hier de status niet: een administrator komt overal bij.

Instellingen kopiëren naar een andere medewerker

Rechten en kolominstellingen hoeft u niet per persoon opnieuw te zetten.

1. Ga naar Beheer > Medewerkers en selecteer de medewerker wáárvan u kopieert.
2. Klik op Kopieer.
3. Kies bij Naar de medewerker die ze moet krijgen.
4. Vink bij Overnemen aan wat er mee moet.
5. Klik op OK.

Instellingen naar een bestand, en terug

Handig om een standaardprofiel te bewaren, of om instellingen naar een andere administratie over te zetten.

Opslaan: selecteer de medewerker, klik op Kopieer, kies bij Naar voor Gebruik bestand, kies met de map-knop een bestandsnaam, vink aan wat er mee moet en klik op OK.

Laden: klik op Kopieer, kies bij Van voor Gebruik bestand, kies het bestand, kies bij Naar de medewerker en klik op OK.

Herinneringen instellen

Wat u eenmalig regelt voordat u betalingsherinneringen verstuurt

Inleiding

Herinneringen in WorkBase zijn betalingsherinneringen voor openstaande verkoopfacturen. U maakt ze via Financieel > Relatie > Herinneringen; hoe dat dagelijks werkt staat in Betalingsherinneringen. Deze paragraaf gaat over wat u vooraf instelt, zodat de herinneringen bij de goede persoon en in de goede vorm aankomen.

Herinnering of aanmaning: de lay-out

WorkBase maakt geen verschil tussen een herinnering en een aanmaning. Dat onderscheid maakt u zelf, bijvoorbeeld met verschillende lay-outs. Er zijn twee afdruklocaties:

• Herinnering - één afdruk of mail per openstaande post.
• Herinnering, per relatie - één afdruk of mail per relatie, met al haar openstaande posten.

Zie Lay-outs downloaden om een lay-out op te halen en aan te passen.

Het e-mailadres voor herinneringen

Een relatie kan een apart e-mailadres voor herinneringen hebben, het veld E-mail (herinnering) bij de e-mailadressen van de relatie. WorkBase kiest het adres zo:

1. het e-mailadres op de kaart van de openstaande post, als u dat daar hebt ingevuld;
2. anders het herinnerings-e-mailadres van de relatie;
3. anders het algemene e-mailadres van de relatie.

Het e-mailadres voor digitale facturen wordt voor herinneringen niet gebruikt. Leest u relaties in met een csv-bestand, dan vult de kolom Email.E-mail (herinnering) dit adres.

Een post uitsluiten van herinneringen

Op de kaart van een openstaande post (Financieel > Relatie > Herinneringen, post selecteren en Wijzigen) legt u bij Herinnering? vast of er voor die post wel of geen herinnering gestuurd moet worden. In het overzicht kunt u daarop filteren.

De factuur-pdf bij de hand hebben

In het herinneringenoverzicht opent de knop Verkoopfactuur de pdf van de factuur. Dat werkt alleen als WorkBase bij het definitief maken een kopie-pdf bewaart:

1. Ga naar Beheer > Instellingen.
2. Kies links voor Verkoop, Bonnen.
3. Kies bij Factuur, Bij def. afdrukken voor bewaar een kopie-pdf in de database, of - met de module Document - voor bewaar een kopie-PDF in de documenten-map.

De kopie-pdf is het samengevoegde bestand, dus inclusief de pdf-documenten die bij de relatie, het project of de verhuurbon staan. Verwerkt u een factuur zonder af te drukken, te mailen of te bewaren, dan wordt er geen kopie-pdf gemaakt.

Terugbellijst

Terugbelverzoeken vastleggen voor een collega met het programma WBTerugbellijst

Inleiding

Belt er iemand voor een collega die er niet is, dan legt u met WBTerugbellijst snel een terugbelverzoek vast. De collega ziet het verzoek in zijn eigen terugbellijst en zet het op afgewerkt als hij heeft teruggebeld.

WBTerugbellijst is een apart programmaatje naast WorkBase. U heeft er een WorkBase-licentie voor nodig en het werkt vanaf WorkBase-versie 597.000. Installeren is niet meer dan het programma in de map van WorkBase zetten.

Opstarten

1. Start WBTerugbellijst. U krijgt een scherm met de administraties zoals die ook voor WorkBase zijn vastgelegd; de eerste is al geselecteerd.
2. Klik op een administratie, of klik op Selecteer. Met Annuleren sluit u het programma zonder iets te wijzigen.
3. Kies in het volgende scherm de medewerker die met het programma gaat werken. Met die naam worden de verzoeken die u invoert vastgelegd ("aangenomen door"), en dat is ook de medewerker van wie u straks de terugbellijst opent.

Een terugbelverzoek invoeren

1. Typ bij Geef telefoonnr het nummer van de beller en druk op Enter of klik op Zoek. Is het nummer in WorkBase bekend, dan vult het programma de naam zelf in.
2. Vul anders bij Naam Beller de naam in.
3. Typ bij Opmerkingen waar het over gaat.
4. Selecteer in de lijst Terugbel verzoek maken voor de collega die moet terugbellen.
5. Klik op Toevoegen aan Bellijst. De velden worden weer leeggemaakt voor het volgende verzoek.

De eigen terugbellijst

Klik op Terugbellijst. U ziet de open verzoeken voor de medewerker met wie u bent ingelogd, met de kolommen Datum gebeld, Aangenomen door, Naam, Nummer en Opmerking. Een verzoek is alleen te zien in de lijst van de medewerker voor wie het gemaakt is.

• Dubbelklik op een verzoek en bevestig om het op afgewerkt te zetten; het verdwijnt dan uit de lijst.
• Met Vernieuwen haalt u verzoeken op die collega's intussen hebben ingevoerd.

Implementatie

De stappen van een nieuwe WorkBase-installatie, van server tot back-up

Inleiding

Een implementatie van WorkBase verloopt in vaste stappen. Deze checklist laat zien wat er gebeurt en wat er van u nodig is. Niet elke stap geldt voor elk bedrijf: wie bijvoorbeeld geen app gebruikt, slaat die over.

1. Installatie van het programma

• De software en de API-service worden op een server geïnstalleerd. Zie ook Lokale installatie.
• Op de bureaubladen van de gebruikers komt een snelkoppeling.
• In de firewall worden de poorten 3050 tot en met 3052 opengezet, zowel op de server als op de werkplekken.
• In de router wordt poort 3052 doorgestuurd naar de server.
• Werkt u met de app, dan wordt die op de tablets geïnstalleerd en wordt de verbinding getest.

2. Basisgegevens vastleggen

• De relatiegegevens worden verzameld en in WorkBase ingelezen. Zie Relaties en contactpersonen importeren.
• De artikelgegevens worden verzameld en ingelezen. Zie Artikelen importeren.

3. Werkwijze inrichten

• Uw huidige werkwijze wordt beschreven en in WorkBase ingepast. Waar dat beter kan, wordt de werkwijze aangepast aan de mogelijkheden van WorkBase en aan wat u wilt bereiken.
• Er wordt vastgelegd welke gegevens nodig zijn voor die werkwijze, en op basis daarvan wordt WorkBase ingericht en worden de tabellen gevuld.
• De hoofdgebruiker of applicatiebeheerder krijgt een opleiding.
• Loopt uw huidige programma nog een tijd mee, dan wordt beschreven hoe de gegevens tussen dat programma en WorkBase gelijk worden gehouden.
• Acceptatietest: er wordt bepaald wat er overgezet moet worden, en getest of dat ook gebeurt en het gewenste resultaat geeft.
• De overige gebruikers krijgen instructie. Hun rechten stelt u in via Gebruikers en rechten.

4. Lay-outs aanpassen

Er wordt bepaald welke gegevens op de bonnen en overzichten moeten staan, en de lay-outs worden daarop aangepast. Zie Lay-outs downloaden.

5. Back-up

Tot slot wordt de back-upprocedure ingericht, zodat uw gegevens vanaf de eerste werkdag veilig zijn.

Vestigingen en Handelsnamen

Werken met meerdere vestigingen en meerdere handelsnamen

Inleiding

Heeft u meer dan één vestiging, dan houdt WorkBase die uit elkaar: elke vestiging heeft eigen bonnen, eigen magazijnen en eigen medewerkers. Werkt u onder meerdere namen, dan doet de module Handelsnamen hetzelfde voor uw facturatie.

Vestigingen aanmaken

1. Ga naar Beheer > Vestigingen.
2. Voeg elke vestiging toe met adres en contactgegevens.

Zodra er meer dan één vestiging is, verandert er iets aan hoe het programma zich gedraagt. Dat staat hieronder - het is geen instelling maar een gevolg.

Wat er verandert met meerdere vestigingen

• U ziet alleen de bonnen van de vestiging waarop u bent ingelogd. Dat houdt overzicht, maar het verklaart ook waarom een collega een bon niet kan vinden.
• Een retourbon van een verhuurbon van een andere vestiging kunt u toch maken: typ bij de retourbon het verhuurnummer in.
• Een interfiliale overboeking gaat in twee stappen in plaats van één - zie Interfiliaal overboeken in het hoofdstuk Verhuur.

Een magazijn aan een vestiging koppelen

Een magazijn hoort bij één vestiging. Dat legt u op twee manieren vast:

• Via de vestiging - open de vestiging (Beheer > Vestigingen), klik links op Magazijnen, klik op Toevoegen en kies een of meer magazijnen.
• Via het magazijn - open de magazijnkaart, klik links op Algemeen en vul bij Vestiging de juiste vestiging in.

Het veld Vestiging is niet zichtbaar zolang er maar één vestiging is.

Een magazijn voor alle vestigingen

Moet een magazijn door alle vestigingen gebruikt kunnen worden, laat het veld Vestiging op de magazijnkaart dan leeg. Zo'n algemeen magazijn hoort bij niemand en is voor iedereen beschikbaar.

Een medewerker aan een vestiging koppelen

1. Open de medewerkerkaart via Beheer > Medewerkers.
2. Klik links op Vestigingen.
3. Klik onderin op Toevoegen en kies een of meer vestigingen.

Een medewerker kan dus bij meer vestigingen horen; bij het inloggen kiest hij waar hij werkt.

Handelsnamen

Met de module Handelsnamen factureert u onder verschillende namen vanuit één administratie. Per handelsnaam legt u vast:

• eigen bedrijfsgegevens, zoals btw-nummer en KvK-nummer;
• een eigen factuurlay-out;
• een eigen logo.

Op de bon kiest u onder welke handelsnaam u factureert.

Marge-werkwijze

De winstmarge laten zien op verkoopbonnen

Inleiding

Met de module Voorraad kunt u op verkoopbonnen de winstmarge laten zien. De winstmarge is het verschil tussen de kostprijs en de verkoopprijs na korting. Dat werkt op bijvoorbeeld de verkoopfactuur, de verkoopofferte en de verkooporder.

Vooraf: het veld Kostprijs aanzetten

De marge wordt berekend met de kostprijs van het artikel. Dat veld moet dus op de artikelkaart staan:

1. Ga naar Beheer > Aanpassen scherm.
2. Selecteer links Artikel.
3. Zoek rechts de regel met het veld Kostprijs. Staat die onder de tab Niet-zichtbare velden, dubbelklik er dan op.
4. Vink in het scherm dat verschijnt de eigenschap Zichtbaar aan.

Vul daarna bij de artikelen de kostprijs in.

De marge op een bon tonen

1. Open een verkoopbon of maak een nieuwe.
2. Klik bovenin op de knop Marge.

Bij de regels verschijnen twee kolommen, en rechtsonder een extra totaal:

• Marge (kolom) - de winstmarge als percentage van de kostprijs.
• Margebedrag (kolom) - de winstmarge per artikel.
• Marge (totaal rechtsonder) - de totale marge van alle artikelen op de bon.

Klopt een kostprijs niet, klik dan in de regel en druk op Ctrl+F7. De artikelkaart gaat open en u kunt de kostprijs aanpassen.

Ziet u de knop Marge niet, controleer dan of het veld Kostprijs op de artikelkaart aanstaat en of u de rechten heeft (zie hieronder).

Rekenvoorbeeld

Bedragen in euro.

Wie de marge mag zien: rechten

Met de rechten bepaalt u per medewerker of hij de marge te zien krijgt.

1. Ga naar Beheer > Medewerkers.
2. Selecteer een medewerker en klik op Rechten.
3. Voor alleen de verkoopfactuur: klik links op Algemeen > Logistiek > Factuur en zoek rechts Marge zichtbaar.
4. Voor alle bonnen tegelijk: klik links op Algemeen en zoek rechts Marge zichtbaar (Algemeen).
5. Klik in de kolom Rechten om het recht aan of uit te zetten.

Zie ook Gebruikers en rechten.

Administraties en het databasewachtwoord

Het SYSDBA-wachtwoord van Firebird wijzigen

Waarom

WorkBase draait op een Firebird-database. Bij een standaardinstallatie van Firebird staat daar een standaardwachtwoord op. Dat is bekend bij iedereen die Firebird kent, dus het is verstandig om het te wijzigen.

Het wachtwoord wijzigen

Dit kan alleen op de server - de computer waarop de administratie staat en waarop Firebird geïnstalleerd is. Vanaf een werkplek lukt het niet.

1. Start WorkBase op de server.
2. Ga naar Beheer > Administraties.
3. Klik op Beveiliging.
4. Kies SYSDBA-wachtwoord wijzigen en klik op OK.
5. Vul in:
   • Pad naar gsec.exe - het programma waarmee Firebird het wachtwoord wijzigt. Bij een standaardinstallatie staat het in de Firebird-map onder Program Files, in de submap bin.
   • Servernaam - de computer waarop Firebird draait.
   • Huidig wachtwoord - heeft u het nooit gewijzigd, dan is dat het standaardwachtwoord van Firebird.
   • Nieuw wachtwoord - hoofdlettergevoelig.
6. Klik op Uitvoeren.

WorkBase past de inloggegevens meteen aan bij alle administraties met die servernaam, zodat die het nieuwe wachtwoord gebruiken. U hoeft dat dus niet per administratie na te lopen.

Een administratie met een eigen login

Wilt u het toch zelf regelen, bijvoorbeeld voor één administratie:

1. Ga naar Beheer > Administraties, selecteer de administratie en klik op Wijzigen.
2. Kies in de groep Verbinding bij Login voor Aangepaste login.
3. Vul bij Gebruikersnaam SYSDBA in en bij Wachtwoord het wachtwoord.
4. Laat het veld Rol leeg.
5. Klik op OK.

Wachtwoord kwijt

Er is geen herstelknop. Bent u het wachtwoord kwijt, dan moet Firebird op de server opnieuw worden geïnstalleerd: de-installeren, de bestanden in de Firebird-map verwijderen, en opnieuw installeren. Uw administraties zelf blijven staan - die staan buiten die map - maar het is werk dat u liever niet doet. Bewaar het wachtwoord dus goed, en neem contact op met de helpdesk voordat u aan zo'n herinstallatie begint.

E-mail versturen met SMTP

De gegevens voor Gmail en Office 365

Inleiding

Om vanuit WorkBase facturen, offertes en herinneringen te mailen, vult u de SMTP-gegevens van uw e-mailaccount in. Twee veelvoorkomende voorbeelden staan hieronder; bij een andere provider vraagt u de gegevens daar op.

Gmail

Office 365

Let op het verschil: Gmail gebruikt poort 465 met SSL/TLS, Office 365 poort 587 met STARTTLS. Die twee door elkaar halen is de gebruikelijke oorzaak van 'de mail gaat niet weg'.

Als versleuteld mailen niet lukt

Op oudere Windows-versies (Windows 8 en Windows Server 2008) werkt versleuteld verzenden soms niet. De oplossing is twee dll-bestanden van OpenSSL in de applicatiemap te zetten: libeay32.dll en ssleay32.dll. Neem daarvoor contact op met de helpdesk.

Lokale installatie

Het programma op de werkplek in plaats van op de server

Twee manieren van installeren

• Server-installatie - WorkBase.exe staat in een gedeelde map op de server; op elke werkplek staat een snelkoppeling daarnaartoe.
• Lokale installatie - het programma staat op de werkplek zelf. Er blijft wél een gedeelde map, met daarin bijvoorbeeld de lay-outs en het bestand met de administraties.

Waarom lokaal

• Updaten gaat makkelijker - het programma is niet door meerdere gebruikers tegelijk in gebruik, dus het bestand is niet vergrendeld.
• Het start sneller op, omdat het niet over het netwerk hoeft.
• Virusscanners zijn kritisch op programma's die vanaf een netwerkschijf starten; dat kan het opstarten flink vertragen.

Daar staat één nadeel tegenover, en dat weegt zwaar bij veel werkplekken: het programma staat op elke computer, dus bij een update moet u ze allemaal langs. Bij een server-installatie doet u dat één keer.

Omzetten via de instellingen

1. Ga naar Beheer > Instellingen.
2. Klik links op Diversen, Lokale installatie.
3. Klik op Zet over naar lokaal.
4. Geef de lokale map op en klik op OK.

De bestanden worden van de server naar de werkplek gekopieerd en er komt een snelkoppeling op het bureaublad.

Met de hand

Komt u niet bij de instellingen, dan kan het ook zo:

1. Kopieer de bestanden uit de gedeelde map naar een lokale map.
2. Maak in die lokale map een tekstbestand shared.dat met daarin één regel die naar de gedeelde map wijst, bijvoorbeeld:

shareddir=R:\WorkBase\

Zonder dat bestand weet het programma niet waar de lay-outs en de administratielijst staan.

Nummering van bonnen en gegevens

Waar de nummers vandaan komen, en hoe u ze bijstelt

Inleiding

Alles wat WorkBase aanmaakt krijgt een uniek nummer: relaties, artikelen, apparaten, projecten, bonnen en facturen. Die nummers komen allemaal uit één scherm.

Ga naar Beheer > Instellingen en kies links Database > Nummers. Dat tabblad staat bij het openen meestal al voor u klaar.

Let op: het zijn de laatst gebruikte nummers

In dit scherm staat per soort het laatst gebruikte nummer, niet het volgende. Het eerstvolgende nieuwe gegeven krijgt dat nummer plus één. Wilt u dat de volgende relatie nummer 1000 krijgt, vul dan 999 in.

Dit gebruikt u vooral bij het inrichten van een nieuwe administratie, als u de nummering wilt laten aansluiten op wat u gewend was.

Twee nummers bij een verkoopfactuur

• Intern factuur - het bonnummer van de verkoopfactuur. Dat is voor uw eigen administratie en geeft u doorgaans niet aan de klant.
• Factuur - het factuurnummer dat de klant ziet. Dat wordt pas toegekend op het moment dat u de factuur afdrukt of verwerkt.

Een factuur heeft dus even alleen een intern nummer, en pas daarna een factuurnummer.

De twee knoppen

• Maximaliseer - staat achter een regel en haalt het hoogste nummer op dat voor die soort al in de database voorkomt.
• Controleer alle nummers - doet dat in één keer voor alle regels: het programma zoekt overal het hoogste bestaande nummer op en vult dat in.

Die tweede knop is de veilige zet na een import of een conversie. Staat een teller lager dan wat er al in de database zit, dan loopt u tegen dubbele nummers aan.

Instellingen - Algemeen

Instellingen — Algemeen (systeembreed)

Database-nummering, administratiegegevens, paden, diversen en berichten

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor systeembrede instellingen. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

Zie ook:

• Voor e-mail/SMTP-instellingen specifiek voor facturen: zie Verkoopfacturen digitaal versturen in het hoofdstuk Financieel.
• Voor nummering van bonnen en tabellen: zie Basis-tabellen beheren in het hoofdstuk Basis.

1. Database

1.1 Nummers

1.2 Koppeling

Koppeling

2. Administratie gegevens

3. Paden

11. Documenten

14. Diversen

14.1 Diversen

Algemeen

Word

Agent

Afbeelding

14.2 Kaart

Google API

Bing API

Providers

14.3 Referenties

Naar bestelling, van:

Naar reparatiemelding, van:

Naar order, van:

Naar offerte, van:

Naar order, van:

Naar factuur, van:

Naar factuur (Extra referentie), van:

14.4 Ondertekenen

14.5 Testen

Instellingen

Notitie bij bon

Documenten

Controle

Sneltoetsen

14.6 Lokale installatie

Mappen

14.7 Talen

14.8 Dymo

Geen tab-manager

14.9 Telefoon

Bellen

OTS

14.10 Interface

Focused

Randen

Herstel default waarden

16. Berichten

16.1 Mailen

Mailen

Mailen

16.2 Mail onderwerp

16.3 BCC

BCC

16.4 SMTP

SMTP-gegevens

Testen

Digitale factuur