Basis

Relaties - aanmaken en beheren

Relaties — aanmaken en beheren

Het basisproces: relatie aanmaken, wijzigen, verwijderen en kopiëren

Inleiding

Relaties zijn het hart van WorkBase. Een relatie kan een klant, leverancier, cursist, medewerker of elke andere partij zijn waarmee u zaken doet. Deze handleiding behandelt de basis: een relatie aanmaken, wijzigen, verwijderen en kopiëren.

Nummering instellen

Elke relatie krijgt automatisch een uniek nummer. Het startnummer stelt u vooraf in:

• Ga naar Beheer > Instellingen.
• Selecteer links Database > Nummers.
• Geef bij Relatie het gewenste nummer min één in (bijv. 999 als u bij 1000 wilt beginnen).
• Klik op Controleer alle nummers om te controleren of de nummering klopt.
• Druk op Bewaar.

Een nieuwe relatie aanmaken

• Ga naar Relaties.
• Klik op Nieuw.
• Voer gegevens in bij de relevante velden (zie hieronder voor veelgebruikte velden).
• Klik op Bewaren.

Veelgebruikte invoervelden

Een relatie heeft veel mogelijke invoervelden. Welke zichtbaar zijn hangt af van uw schermindeling (zie handleiding 20 — Tabs en schermen aanpassen). De meest gebruikte:

Een relatie wijzigen

• Ga naar Relaties.
• Selecteer de relatie en dubbelklik erop, of klik op Wijzigen.
• Maak de wijzigingen in het relatie-invoerscherm.
• Klik op Bewaar.

Een relatie kopiëren

Handig om snel een vergelijkbare relatie aan te maken:

• Ga naar Relaties.
• Selecteer een relatie en klik met de rechtermuisknop.
• Kies Kopiëren.
• Klik op Plakken. Er verschijnt een nieuwe relatie met dezelfde gegevens en een nieuw relatienummer.
• Pas de gegevens aan en bewaar de nieuwe relatie.

Een relatie verwijderen

• Ga naar Relaties.
• Selecteer een of meerdere relaties.
• Klik in de knoppenbalk op het driehoekje naast Nieuw en kies Verwijderen.
• Bevestig de waarschuwing.

Status van een relatie

Een relatie heeft altijd één van de volgende statussen:

• Actief — de relatie kan normaal gebruikt worden in bonnen en boekingen.
• Geblokkeerd — de relatie kan niet meer gekozen worden bij nieuwe bonnen; bestaande bonnen blijven behouden.

Zie handleiding 04 — Relaties blokkeren, ontdubbelen en terughalen voor details.

Veelgestelde vragen

Welke velden zijn verplicht?

Alleen Naam/Bedrijf is verplicht. Alle andere velden zijn optioneel, maar BTW-nr, KvK-nr, IBAN en e-mail zijn aan te raden voor zakelijke relaties (o.a. voor digitaal factureren).

Kan ik meerdere contactpersonen bij één relatie vastleggen?

Ja. Zie handleiding 02 — Relaties: contactpersonen.

Ik heb per ongeluk een relatie verwijderd. Kan ik die terughalen?

Een verwijderde relatie zelf is niet meer terug te halen, maar de documenten die eraan gekoppeld waren wel. Zie handleiding 04.

Hoe importeer ik grote aantallen relaties in één keer?

Gebruik de CSV-import. Zie handleiding 03 — 03 - Artikelen importeren in de map 03 - Import-Export, en specifiek 02 - Relaties en contactpersonen importeren.

Relaties - contactpersonen

Relaties — contactpersonen

Contactpersonen bij een relatie vastleggen en beheren

Inleiding

Bij elke relatie kunt u een of meerdere contactpersonen vastleggen. Dit zijn bijvoorbeeld de inkoper, de directeur of de beheerder bij uw klant of leverancier. Contactpersonen kunnen afzonderlijk e-mails ontvangen, als geadresseerde van bonnen worden ingesteld, en eigen contactgegevens hebben.

Contactpersoon toevoegen

• Ga naar Relaties en open de relatiekaart van de klant.
• Klik op de tab Contactpersonen.
• Klik op Toevoegen.
• Vul de gegevens in. Zie de velden hieronder.
• Klik op OK en daarna op Bewaar op de relatiekaart.

Velden van een contactpersoon

Contactpersoon koppelen aan een bon

Als u een verkoopfactuur, offerte of andere bon maakt voor een relatie met meerdere contactpersonen, dan kunt u kiezen aan welke contactpersoon de bon gericht is:

• Maak een nieuwe bon (bijv. verkoopfactuur) en kies de relatie.
• Kies bij Contactpersoon de gewenste persoon uit de lijst.
• De bon wordt nu op naam van deze contactpersoon afgedrukt of gemaild.

Contactpersoon wijzigen of verwijderen

• Open de relatiekaart en ga naar de tab Contactpersonen.
• Dubbelklik op de contactpersoon om te wijzigen, of selecteer en klik op Verwijderen.
• Na wijziging klikt u op OK en Bewaar.

Meerdere contactpersonen importeren

Heeft u een lijst met contactpersonen die u in één keer wilt inlezen? Zie de handleiding

02 - Relaties en contactpersonen importeren in de map 03 - Import-Export.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik de tab Contactpersonen niet?

De tab kan verborgen zijn. Rechtermuisknop op de tabs en kies Standaard tabs. Of zie handleiding 20 — Tabs en schermen aanpassen.

Kan één contactpersoon bij meerdere relaties staan?

Nee, een contactpersoon hoort bij één relatie. Werkt een persoon voor meerdere bedrijven? Dan maakt u meerdere contactpersoonrecords aan (één per relatie).

Hoe stuur ik een mailing aan alleen de contactpersonen met een bepaalde functie?

Via Relaties > Zoeken kunt u filteren op kenmerken van contactpersonen. Zie handleiding 03 — Relaties: filteren, zoeken en exporteren.

Relaties - filteren, zoeken en exporteren

Relaties — filteren, zoeken en exporteren

Snel de juiste relaties vinden en lijsten exporteren

Inleiding

WorkBase biedt drie manieren om relaties snel te vinden: de snelzoekfilter, het zoekscherm met meerdere criteria, en zoeken op postcode + huisnummer. Daarnaast kunt u relatielijsten exporteren naar Excel.

Snelzoekfilter

Boven het relatieoverzicht vindt u een filterbalk waarmee u snel kunt zoeken op naam, plaats, telefoonnummer of andere zichtbare kolommen.

• Ga naar Relaties.
• Typ in de filterbalk boven een kolom een deel van de waarde (bijv. "jan" in de kolom Naam).
• De lijst wordt direct beperkt tot relaties die aan het filter voldoen.

Zoeken op postcode en huisnummer

• Ga naar het relatieoverzicht.
• Klik op de kolom Postcode om hierop te sorteren.
• Typ in de filterbalk de postcode + spatie + huisnummer (bijv. "1012GH 25").
• Als het adres een toevoeging heeft, typt u die er achteraan (bijv. "1012GH 25A").

Uitgebreid zoeken op meerdere criteria

Voor complexere zoekopdrachten gebruikt u het zoekscherm:

• Klik rechtsboven op Zoeken.
• Kies in het zoekscherm op welke velden u wilt zoeken (bijv. Categorie = "Klant" EN Plaats = "Rotterdam").
• Voeg extra voorwaarden toe met de knop Toevoegen.
• Klik op Zoeken om het resultaat te tonen.
• Sla de zoekopdracht op als filter als u die vaker wilt gebruiken.

Zoekopdracht opslaan als filter

Zoekopdrachten die u vaak gebruikt kunt u opslaan:

• Maak een zoekopdracht in het zoekscherm.
• Klik op Opslaan als filter en geef een naam (bijv. "Klanten Rotterdam").
• Het filter verschijnt daarna in de lijst met opgeslagen filters en is in één klik weer op te roepen.

Relaties exporteren

U kunt de (gefilterde) relatielijst exporteren naar Excel voor analyse of mailings:

Er zijn twee methoden:

• Kopiëren en plakken — selecteer met Ctrl+A, kopieer met Ctrl+C en plak in Excel. Zie handleiding "Gegevens exporteren naar Excel" in de map 03 - Import-Export.
• Exporteren-knop — rechtsboven in het relatieoverzicht. Kies Excel of CSV als formaat.

Veelgestelde vragen

Kan ik zoeken op gegevens die niet in een kolom staan?

Ja, via het Zoekscherm kunt u op vrijwel alle velden zoeken, ook op velden die niet in het overzicht staan.

Werkt de filter hoofdlettergevoelig?

Nee. Hoofdletters en kleine letters worden als gelijk behandeld.

Kan ik het resultaat sorteren op meerdere kolommen?

Ja. Klik op een kolom om te sorteren. Houd Shift ingedrukt en klik op een tweede kolom om op twee kolommen te sorteren.

Relaties - blokkeren, ontdubbelen en terughalen

Relaties — blokkeren, ontdubbelen en terughalen

Inactieve relaties beheren, dubbele relaties samenvoegen en documenten terughalen

Inleiding

Soms wilt u een relatie niet verwijderen, maar wel uit de dagelijkse werklijsten halen. Of u ontdekt dat dezelfde relatie twee keer is aangemaakt. Deze handleiding beschrijft:

• Relatie blokkeren — inactief maken, blijft zichtbaar in historie
• Relaties ontdubbelen — twee relaties samenvoegen tot één
• Verwijderde relaties terughalen — documenten van verwijderde relaties koppelen aan een andere relatie

Een relatie blokkeren

Een geblokkeerde relatie kan niet meer in nieuwe bonnen gekozen worden, maar blijft wel zichtbaar in bestaande bonnen en boekingen.

• Open de relatiekaart.
• Vink het veld Blokkeren aan.
• Als deze relatie subrelaties heeft of openstaande contracten (module Contract), verschijnt een bevestigingsscherm.
• Kies of u subrelaties ook wilt blokkeren en of u openstaande contracten wilt beëindigen.
• Klik op OK en daarna op Bewaar.

Relaties ontdubbelen (samenvoegen)

Als u per ongeluk dezelfde relatie twee keer heeft aangemaakt, kunt u ze samenvoegen. WorkBase controleert op Naam, BSN, IBAN, e-mail, debiteur-/crediteurnummer en telefoonnummer.

• Open de relatiekaart van de relatie die u wilt behouden (of juist wilt samenvoegen).
• Klik op de knop Ontdubbel.
• WorkBase zoekt naar mogelijke dubbelen. Als er dubbele relaties zijn, verschijnt een scherm met de gevonden matches.
• Selecteer de relatie waarmee u wilt samenvoegen en klik op Volgende.
• Geef per afwijkend veld aan welke waarde u wilt behouden door het veld groen te maken. Maak ook het relatienummer dat u wilt behouden groen — het andere nummer wordt verwijderd.
• Klik op Volgende en daarna op Samenvoegen.

Wat gebeurt er met de gegevens?

• Adressen, contactpersonen, afbeeldingen — samengevoegd
• Bonnen (facturen, orders, offertes) — samengevoegd
• Notitie- en custommemo-velden — samengevoegd
• Overige velden — alleen de waarden die u groen markeerde
• Documenten zonder module Document — NIET samengevoegd (u moet deze handmatig terughalen, zie hieronder)
• Documenten met module Document — wel samengevoegd

Documenten van verwijderde relaties terughalen

Als u een relatie verwijdert (of voor versie 3.0.597.014 een relatie ontdubbelt), blijven de fysieke documenten op de server staan maar zijn niet meer vanuit WorkBase te openen. U kunt deze documenten overzetten naar een andere relatie:

• Maak eerst (optioneel) een nieuwe relatie aan, bijv. "Verwijderde relatie documenten". U kunt ook een bestaande relatie kiezen.
• Ga naar Beheer > Instellingen.
• Kies links Diversen > Diversen 2.
• Klik rechts bij Documenten > Verwijderde relaties op de knop Overzetten.
• Geef de bestemmingsrelatie op en bevestig.

WorkBase verplaatst nu alle documenten van verwijderde (of oude ontdubbelde) relaties naar de opgegeven bestemming. Na afloop verschijnt een samenvatting.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen blokkeren en verwijderen?

Blokkeren: relatie blijft bestaan, maar kan niet meer in nieuwe bonnen gebruikt worden. Historie blijft. Verwijderen: relatie wordt definitief uit de database gehaald. Alleen mogelijk als er geen bonnen of boekingen aan gekoppeld zijn.

Kan ik het blokkeren ongedaan maken?

Ja, door het vinkje Blokkeren weer uit te zetten en te bewaren. De relatie is dan weer actief.

Hoe vind ik geblokkeerde relaties terug?

In het relatieoverzicht kunt u filteren op de kolom Status = Geblokkeerd.

Ik zie meer dan één dubbele relatie — moet ik ze één voor één samenvoegen?

Ja. Per ontdubbel-actie voegt u telkens één paar relaties samen. Begin met de oudste of meest complete relatie als "behoud"-relatie.

Relaties - notities en gesprekken

Relaties — notities en gesprekken

Aantekeningen, notities en gespreksverslagen bij een relatie vastleggen

Inleiding

U kunt bij elke relatie notities en gespreksverslagen vastleggen. Notities zijn korte vrije tekst die verschijnt bij het openen van een bon. Gesprekken zijn gedateerde aantekeningen met een verantwoordelijke medewerker — handig om de communicatiehistorie met een klant bij te houden.

Notitie bij een relatie invoeren

• Open de relatiekaart.
• Klik op de knop Notitie.
• Typ uw notitie in het invoerveld.
• Klik op OK en daarna op Bewaar op de relatiekaart.

Meldingen bij notitie instellen

U kunt instellen hoe WorkBase u waarschuwt wanneer u een bon maakt voor een relatie met een notitie:

• Ga naar Beheer > Instellingen.
• Kies links Diversen > Diversen 2.
• Kies één (of meerdere) van de opties:

Gesprekken en taken

Naast notities kunt u ook per relatie gespreksverslagen vastleggen. Deze worden met datum en medewerker opgeslagen, zodat u altijd kunt terugzoeken wat er met deze klant besproken is.

• Open de relatiekaart.
• Klik op de tab Gesprekken (of Taken, afhankelijk van uw inrichting).
• Klik op Toevoegen.
• Vul de gegevens in (datum, onderwerp, inhoud, verantwoordelijke medewerker).
• Klik op OK.

Veelgestelde vragen

Kan ik een notitie aanpassen?

Ja, klik opnieuw op de knop Notitie om de bestaande tekst te wijzigen of te verwijderen.

Worden notities meegenomen bij ontdubbelen?

Ja. Bij het ontdubbelen van twee relaties worden de notitie- en custommemo-velden samengevoegd (niet één overschrijft de ander).

Wie kan notities bij relaties zien?

Iedere gebruiker met toegang tot de relatiekaart kan de notitie zien. Wilt u gevoelige informatie afschermen? Gebruik dan rechten-instellingen bij Beheer > Gebruikers.

Kan ik een notitie op een bepaalde datum laten verschijnen?

Voor datumgestuurde acties gebruikt u Taken met een deadline (zie handleiding 41). Notities zijn alleen statische tekst.

Artikelen - aanmaken en beheren

Artikelen — aanmaken en beheren

Het basisproces: artikel aanmaken, wijzigen en beheren

Inleiding

Artikelen zijn de producten, diensten of verhuurobjecten die u verkoopt, verhuurt of inkoopt. Een artikel kan een fysiek product zijn (een fiets, een onderdeel), een dienst (een uurtarief), of een verhuurobject (een container, een machine). Deze handleiding behandelt de basis.

Een nieuw artikel aanmaken

• Ga naar Bestanden > Artikelen.
• Klik op Toevoegen.
• Vul de gegevens in bij de relevante velden (zie hieronder voor veelgebruikte velden).
• Klik op OK om het artikel te bewaren.

Veelgebruikte velden

Een artikel wijzigen

• Ga naar Bestanden > Artikelen.
• Dubbelklik op het artikel.
• Maak uw wijzigingen.
• Klik op OK.

Artikel kopiëren

• Selecteer een artikel in het overzicht.
• Klik met de rechtermuisknop en kies Kopiëren.
• Voer een nieuwe artikelcode in en pas andere velden aan.
• Klik op OK.

Artikel verwijderen

• Ga naar Bestanden > Artikelen.
• Selecteer een artikel.
• Klik met de rechtermuisknop en kies Verwijderen.

Artikeloverzicht aanpassen

In het artikeloverzicht kunt u kolommen zichtbaar of verborgen maken:

• Rechtermuisknop op de kolomtitels > Kolommen aanpassen
• Sleep kolommen om de volgorde te wijzigen
• Klik op een kolomkop om te sorteren

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik "Is verhuurartikel" niet aanpassen?

Dit veld kan alleen bij het aanmaken van een artikel worden ingesteld. Voor bestaande artikelen is dit niet te wijzigen — daarvoor moet u het artikel kopiëren en als nieuw type opnieuw aanmaken.

Hoe importeer ik grote aantallen artikelen?

Zie handleiding 03 — Artikelen importeren in de map 03 - Import-Export.

Kan ik per artikel meerdere leveranciers vastleggen?

Ja, via de tab Leveranciers op de artikelkaart. Zie handleiding 12 - Voorraad en leveranciers in de map 13 - Voorraad, Onderdelen en Handel.

Artikelen - dienst-artikelen en opties

Artikelen — dienst-artikelen en opties

Speciale artikeltypes: diensten (certificaten, diploma’s) en gekoppelde opties

Inleiding

Naast gewone verkoop- en verhuurartikelen kent WorkBase speciale artikeltypes. Deze handleiding beschrijft:

• Dienst-artikelen — bijvoorbeeld een certificaat, diploma of bekwaamheid; geen voorraad of verhuur
• Opties — kenmerken die u aan relaties kunt koppelen (bijv. "Kerstkaart", "Nieuwsbrief")

Dienst-artikelen aanmaken

Een dienst-artikel is een artikel dat een vaardigheid, certificering of bekwaamheid representeert. Bij een medewerker legt u vast welke diensten hij of zij kan uitvoeren. Bij het plannen van een contract of reparatiemelding controleert WorkBase of de juiste medewerker is gekoppeld.

Stap 1 — Veld "Dienst?" zichtbaar maken

• Ga naar Beheer > Aanpassen scherm.
• Kies links Artikel.
• Zoek onder Niet-zichtbare velden de regel "Dienst?".
• Dubbelklik op deze regel, vink Zichtbaar aan en klik op OK.
• Klik op Bewaar.

Stap 2 — Dienst-artikel aanmaken

• Ga naar Bestanden > Artikelen.
• Klik op Toevoegen.
• Voer de artikelcode en omschrijving in.
• Vink Dienst? aan.
• Klik op OK.

Stap 3 — Dienst koppelen aan een medewerker

• Open de medewerkerkaart (Relaties > zoek de medewerker).
• Ga naar de tab Diensten.
• Klik op Toevoegen en kies het dienst-artikel.
• Vul eventueel een geldigheidsdatum in (bijv. voor certificaten met een vervaldatum).
• Klik op OK en Bewaar.

Opties aanmaken en koppelen aan relaties

Opties zijn ja/nee-kenmerken die u aan relaties kunt koppelen. Handig voor bijvoorbeeld Kerstkaart, Nieuwsbrief, VIP-klant of Lid van vereniging. U kunt onbeperkt opties aanmaken.

Optie aanmaken

• Ga naar Bestanden > Opties.
• Klik op Toevoegen.
• Geef een omschrijving (bijv. "Kerstkaart").
• Klik op OK.

Optie aan een relatie koppelen

• Open de relatiekaart.
• Klik op de tab Opties.
• Selecteer in de linkerkolom (beschikbare opties) de gewenste optie.
• Klik op de → knop om de optie naar rechterkolom (gekoppelde opties) te verplaatsen.
• Klik op Bewaar.

Opties van meerdere relaties tegelijk wijzigen

• Selecteer meerdere relaties in het relatieoverzicht (Ctrl-klik of Shift-klik).
• Klik met rechtermuisknop en kies Opties.
• In het scherm ziet u drie kolommen: links = verwijderen, midden = beschikbaar, rechts = toevoegen.
• Verplaats opties met de pijltjes-knoppen.
• Klik op OK.

Zoeken op opties

• Klik in het relatieoverzicht op Zoeken.
• Selecteer Relatie > Opties als zoekcriterium.
• Kies de gewenste optie(s).
• Klik op Zoeken.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een optie en een ja/nee-veld?

Een ja/nee-veld (bijv. "VIP-klant") is een vast veld op de relatiekaart. Opties zijn flexibeler: u kunt er onbeperkt nieuwe aanmaken zonder de schermindeling aan te passen, en opties kunnen ook gerelateerd zijn aan andere stamgegevens.

Kan een dienst-artikel verlopen?

Bij de koppeling van een dienst aan een medewerker kunt u een einddatum invullen. Na die datum is de medewerker niet meer gekwalificeerd.

Krijg ik een waarschuwing als een certificaat bijna verloopt?

Via de module Service kunt u automatische herinneringen instellen voor aflopende certificaten. Zie de handleidingen in de map 11 - Service.

Artikelen - afmetingen en maatwerk-velden

Artikelen — afmetingen en maatwerk-velden

Lengte, breedte en hoogte invoeren en maatwerk-velden gebruiken

Inleiding

Bij artikelen kunt u fysieke afmetingen vastleggen (lengte, breedte, hoogte) en maatwerk-velden gebruiken voor gegevens die WorkBase niet standaard kent. Deze handleiding beschrijft beide.

Afmetingen invoeren

Lengte, breedte en hoogte worden in meters ingevoerd. WorkBase berekent op basis hiervan automatisch oppervlakte (m²) en volume (m³), zichtbaar in verkoopresultaten.

Stap 1 — Velden zichtbaar maken

• Ga naar Beheer > Aanpassen scherm.
• Kies links Artikel.
• Onder Niet-zichtbare velden zoekt u Lengte, Breedte en Hoogte.
• Dubbelklik op elk veld, vink Zichtbaar aan en klik op OK.
• Klik op Bewaar.

Stap 2 — Afmetingen invoeren op artikelkaart

• Open een artikelkaart.
• Vul lengte, breedte en hoogte in meters in (bijv. 0,2 voor 20 cm).
• Klik op OK.

Verkoopresultaten met afmetingen bekijken

• Ga naar Logistiek > Factureren > Verkoopresultaten.
• Kies de gewenste periode en filteropties.
• Zet de kolommen "Oppervlak" en "Volume" zichtbaar via rechtermuisknop > Kolommen aanpassen.
• De omzet wordt berekend per m² en m³ voor artikelen met afmetingen.

Maatwerk-velden (Custom-velden)

WorkBase heeft standaard vele invoervelden, maar u kunt daarbovenop eigen velden gebruiken voor gegevens die uniek zijn voor uw organisatie. Deze "custom"-velden zijn beschikbaar voor relaties, artikelen, apparaten en andere stamgegevens.

Welke custom-velden zijn er?

Custom-veld gebruiken

• Ga naar Beheer > Aanpassen scherm.
• Kies de stamgegevenssoort (Artikel, Relatie, etc.).
• Zoek onder Niet-zichtbare velden naar CustomEdit1, CustomBool1, etc.
• Dubbelklik om zichtbaar te maken.
• Optioneel: geef het veld een eigen label via Labelnaam (bijv. "Dealercode" in plaats van "CustomEdit1").
• Klik op Bewaar.

Veelgestelde vragen

Kan ik afmetingen ook importeren vanuit CSV?

Ja, via de artikel-import. Zie handleiding 03 - Artikelen importeren in de map 03 - Import-Export.

Kunnen custom-velden op bonnen/facturen getoond worden?

Ja, maar dit vereist aanpassing van de bon-layouts. Zie de handleidingen in de map 02 - Layouts en rapporten.

Wat gebeurt er met custom-velden bij ontdubbelen van relaties?

Custom-velden worden standaard overschreven door het groen-gemarkeerde record. CustomMemo-velden worden samengevoegd.

Tabs en schermen aanpassen

Invoerschermen inrichten: tabs verplaatsen, verbergen en velden tonen

Inleiding

Bij de verschillende invoerschermen (relatie, artikel, bonnen, etc.) zijn de invoervelden verdeeld over tabs. U kunt per ingelogde gebruiker en per administratie:

• De volgorde van tabs wijzigen
• Tabs verbergen die u niet gebruikt
• Velden op een tab zichtbaar of verborgen maken
• Velden een eigen label geven
• De tabs bovenaan in plaats van aan de linkerkant tonen

Volgorde van tabs wijzigen

• Open een invoerscherm (bijv. een relatiekaart).
• Klik met de rechtermuisknop op de tabs.
• Kies Tabs toevoegen uit het menu.
• In het scherm dat verschijnt, zijn de zichtbare tabs aan de rechterkant en de verborgen tabs aan de linkerkant.
• Gebruik de ↑ en ↓ knoppen om een tab omhoog of omlaag te verplaatsen.
• Klik op OK om op te slaan.

Tab verbergen

• Klik met de rechtermuisknop op de tab die u wilt verbergen.
• Kies Tab verwijderen.
• De tab wordt direct verborgen.

Verborgen tab weer zichtbaar maken

• Klik met de rechtermuisknop op de tabs.
• Kies Tabs toevoegen.
• Selecteer in de linkerkolom (verborgen tabs) de gewenste tab.
• Klik op de → knop om de tab naar rechterkolom (zichtbaar) te verplaatsen. Met ⇒ verplaatst u alle tabs in één keer.
• Klik op OK.

Volgorde herstellen naar standaard

• Klik met de rechtermuisknop op de tabs.
• Kies Standaard tabs.
• Alle tabs zijn weer zichtbaar in de oorspronkelijke volgorde.

Tabs bovenaan tonen

Standaard staan de tabs links. U kunt ze ook bovenaan tonen voor meer werkruimte horizontaal:

• Klik met de rechtermuisknop op de tabs.
• Kies Tabs bovenin. Op dezelfde manier kunt u ze weer naar links verplaatsen.

Velden zichtbaar maken (Aanpassen scherm)

Naast tabs kunt u ook individuele invoervelden zichtbaar of verborgen maken. Dit gaat via een aparte functie:

• Ga naar Beheer > Aanpassen scherm.
• Kies links de stamgegevenssoort (Artikel, Relatie, Bon, etc.).
• Onder Niet-zichtbare velden zoekt u het gewenste veld.
• Dubbelklik op het veld, vink Zichtbaar aan (en optioneel: geef een eigen label) en klik op OK.
• Klik op Bewaar.

Veelgestelde vragen

Worden mijn tab-aanpassingen gedeeld met andere gebruikers?

Nee, tab-aanpassingen zijn per gebruiker en per administratie. Collega's houden hun eigen indeling.

Kan ik de standaard-indeling voor alle nieuwe gebruikers aanpassen?

Dit is mogelijk via de beheerdersrol. Neem contact op met de WorkBase-helpdesk voor assistentie.

Een veld is verborgen maar kan ik nog via Aanpassen scherm zichtbaar maken?

Ja, alle velden zijn via Beheer > Aanpassen scherm terug zichtbaar te maken, ook als ze via tab-configuratie onzichtbaar zijn.

Factuur maken (verkoopfactuur)

Een verkoopfactuur handmatig aanmaken en verwerken in WorkBase

Inleiding

Een verkoopfactuur kunt u op verschillende manieren maken: handmatig, vanuit een offerte, vanuit een order, of automatisch vanuit een verhuurbon of projectregistratie. Deze handleiding behandelt het handmatig aanmaken — het basisproces dat u leert kennen voordat u automatische flows gebruikt.

Vereisten

• De relatie bestaat in WorkBase
• De artikelen die u wilt factureren bestaan in WorkBase
• Btw-codes zijn correct ingesteld
• Factuurnummering is ingesteld (Beheer > Instellingen > Database > Nummers)

Een factuur handmatig aanmaken

• Ga naar Logistiek > Factureren > Factuur of via het snelmenu.
• Klik op Nieuw.
• Kies de relatie (klant) uit de lijst.
• Controleer: datum, factuurnummer, betalingsconditie en contactpersoon worden automatisch gevuld.
• Voeg factuurregels toe met de knop Toevoegen (zie hieronder).
• Klik op OK om de factuur op te slaan.

Factuurregels toevoegen

Elke factuur bestaat uit één of meerdere regels. Een regel kan een artikel zijn, een tekst-regel, een korting of een totaalregel.

• Klik op Toevoegen in het factuurscherm.
• Kies een artikel via de artikelcode of zoeken op omschrijving.
• Vul het aantal in. De eenheid en verkoopprijs worden automatisch overgenomen vanuit de artikelkaart.
• Optioneel: pas de omschrijving, korting of btw-code aan.
• Klik op OK om de regel op te slaan.
• Herhaal voor extra regels.

Speciale regelsoorten

Factuur verwerken (definitief maken)

Een factuur staat standaard in concept-status. Zolang de factuur niet definitief is, kunt u hem nog wijzigen. Bij verwerken wordt de factuur definitief en krijgt het definitieve factuurnummer.

• Ga naar Logistiek > Factureren > Afdrukken facturen.
• Selecteer de factuur (of meerdere facturen).
• Klik op Verwerken.
• Kies of u wilt afdrukken of mailen (of beide).
• Klik op OK.

Factuur mailen

Als de klant een e-mailadres heeft en digitale facturatie actief is, wordt de factuur automatisch gemaild bij verwerking.

Veelgestelde vragen

Kan ik een factuur wijzigen nadat ik hem heb verwerkt?

Niet inhoudelijk. Wel kunt u een creditfactuur maken (tegenboeking) en een nieuwe factuur opstellen. Zie de handleidingen in de map 14 - Financieel.

Hoe maak ik een creditfactuur?

In het factuurscherm kiest u bij Nieuw voor type "Creditfactuur". Vul dan de artikelen in met positieve bedragen; WorkBase zet ze automatisch negatief. Of kies rechtermuisknop op een bestaande factuur > Creditfactuur maken.

Waar zet ik teksten boven en onder de factuurregels?

Via de knoppen Tekst boven en Tekst onder op het factuurscherm. Deze teksten verschijnen op de afgedrukte factuur buiten de regelstrook.

Welke factuurlay-out wordt gebruikt?

De standaard verkoopfactuur-lay-out uit Beheer > Instellingen > Verkoop > Bonnen > Factuur. Voor maatwerk-lay-outs zie handleidingen in de map 02 - Layouts en rapporten.

Factuur blokkeren en beheren

Facturen tijdelijk blokkeren, nul-facturen beheren en facturen niet per ongeluk versturen

Inleiding

Soms wilt u voorkomen dat een factuur al naar de klant gaat, bijvoorbeeld omdat er nog een controle moet plaatsvinden of omdat de inhoud nog niet definitief is. Daarvoor kunt u een factuur blokkeren. Daarnaast beschrijft deze handleiding hoe u omgaat met nul-facturen (facturen met een totaalbedrag van € 0).

Factuur blokkeren inschakelen

Standaard kunt u facturen niet blokkeren. Zet deze mogelijkheid eerst aan in de instellingen:

• Ga naar Beheer > Instellingen.
• Kies links Verkoop > Bonnen.
• Onder Factuur > Fiatteren kiest u "Factuur kan geblokkeerd worden".
• Klik op Bewaar.

Een factuur blokkeren

• Open de factuur die u wilt blokkeren.
• Vink het veld Geblokkeerd aan (of via rechtermuisknop op de factuur in het overzicht).
• Voer optioneel een blokkeringsreden in.
• Klik op OK.

Blokkering opheffen

• Open de factuur.
• Haal het vinkje Geblokkeerd weg.
• Klik op OK.

Nul-factuur beheren

Een nul-factuur is een factuur met een totaalbedrag van € 0,00. Standaard wordt een nul-factuur door WorkBase verwijderd bij het verwerken. In sommige situaties wilt u een nul-factuur juist normaal verwerken (bijv. voor administratieve registratie, of om aan te tonen dat er geen kosten in rekening zijn gebracht).

Standaardgedrag instellen

• Ga naar Beheer > Instellingen.
• Kies Verkoop > Bonnen > Factuur.
• Kies bij Nul-factuur voor "Normaal verwerken" (in plaats van "Verwijderen").
• Klik op Bewaar.

Voor bepaalde gebruikers blokkeren

Voor bedrijven die altijd een nul-factuur willen bewaren: zet via de rechten vast dat gebruikers de werkwijze íín de factuur niet mogen aanpassen:

• Ga naar Beheer > Gebruikers (of Rechten).
• Kies de gebruiker of rol.
• Onder Rechten > Factuur > Nul-factuur werkwijze, zet op "Niet wijzigbaar".
• Klik op Bewaar.

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere facturen tegelijk blokkeren?

Ja. Selecteer de facturen in het overzicht, klik met rechtermuisknop en kies Blokkeren.

Wie kan een blokkering opheffen?

Elke gebruiker die de factuur mag wijzigen. Wilt u dit beperken, stel dan via Beheer > Gebruikers specifieke rechten in.

Wordt een geblokkeerde factuur meegenomen in openstaande posten?

Nee, want een geblokkeerde factuur is nog niet definitief geboekt. Pas na verwerking (definitief afdrukken) komt de factuur in de openstaande posten.

Waarom zou ik een nul-factuur willen verwerken?

Bijvoorbeeld bij garantieaanspraken waarbij geen kosten in rekening worden gebracht, maar u wel een document wilt hebben als bewijs van de werkzaamheden.

Documenten beheren

Documenten en afbeeldingen bewaren bij relaties, artikelen en apparaten

Inleiding

In WorkBase kunt u documenten en afbeeldingen bewaren bij uw stamgegevens en bonnen. Er zijn twee opties:

• Zonder module Document — basismogelijkheden: bij relaties, artikelen, apparaten en planningen
• Met module Document — uitgebreide mogelijkheden: bij meer stamgegevens en bonnen, met extra gegevens en functies

Documenten zonder de module Document

Ook zonder de aparte module kunt u al documenten koppelen aan relaties, artikelen, apparaten (module Service) en planningen (module Planning). De documenten worden opgeslagen in mappen op uw server.

Mappen instellen

• Kies op uw server of netwerkshare aparte mappen voor elke stamgegevenssoort:
• X:\documenten\relaties (voor relaties)
• X:\documenten\artikelen (voor artikelen)
• X:\documenten\apparaten (voor apparaten)
• X:\documenten\planningen (voor planningen)

• Ga naar Beheer > Instellingen > links Paden.
• Vul per stamgegevenssoort de map in bij Relatie, Artikel, Apparatuur of Planning.
• Klik op Bewaar.

Document toevoegen aan een relatie/artikel

• Open de relatiekaart (of artikelkaart).
• Ga naar de tab Documenten.
• Klik op Toevoegen.
• Selecteer het bestand op uw computer.
• WorkBase kopieert het bestand naar de juiste map op de server.

Documenten met de module Document

Met de aparte module krijgt u uitgebreidere mogelijkheden:

• Documenten koppelen aan meer stamgegevens én aan bonnen (verhuurbon, factuur, offerte)
• Extra gegevens per document opslaan (beschrijving, auteur, status, trefwoorden)
• Automatisch documenten meesturen bij bonnen (bijv. algemene voorwaarden bij elke verhuurbon)
• PDF-documenten samenvoegen tot één PDF
• Documenten worden samengevoegd bij ontdubbelen van relaties

Document koppelen aan een bon

• Open een bon (bijv. verhuurbon of factuur).
• Ga naar de tab Documenten.
• Klik op Toevoegen en kies het bestand.
• Vink Meesturen aan als dit document automatisch bij e-mails moet worden gevoegd.
• Klik op OK.

Documenten mailen

Bonnen met bijgevoegde documenten kunt u in één keer mailen inclusief alle bijlagen. Bij meerdere PDF's kunt u WorkBase instellen om deze samen te voegen tot één PDF (vereist een samenvoeg-programma).

Documenten van verwijderde relaties

Als een relatie verwijderd of oud-ontdubbeld is, blijven de documenten nog in de mappen op uw server staan. U kunt deze terughalen — zie handleiding 04 - Relaties blokkeren, ontdubbelen en terughalen.

Veelgestelde vragen

Waar worden de documenten fysiek opgeslagen?

Zonder de module Document: in de door u ingestelde mappen op de server. Met de module: in een aparte documentdatabase (zie de handleidingen in de map 50 - Technisch en API).

Kan ik documenten tonen in de webshop-klantportaal?

Ja, met de module Document en de webportaal-koppeling kunnen klanten hun documenten (facturen, offertes, etc.) online inzien.

Mijn collega ziet de documenten niet — wat kan er fout zijn?

Controleer of alle gebruikers dezelfde mapnaam hebben (via netwerk-share). Als gebruiker A X:\documenten\ gebruikt en gebruiker B \\server\docs\, dan kunnen ze elkaars documenten niet zien.

Taken en agenda

Taken aanmaken, toewijzen en afronden in WorkBase

Inleiding

Met taken houdt u bij wat er moet gebeuren en wie het moet doen. Taken kunnen worden gekoppeld aan een relatie, een project, een cursist of een servicemelding. Per taak legt u een deadline en een verantwoordelijke medewerker vast.

Een taak aanmaken

• Open de relatiekaart (of ander stamgegeven) waarbij u een taak wilt toevoegen.
• Klik op de tab Taken (of Gesprekken).
• Klik op Toevoegen.
• Vul de gegevens in (zie hieronder).
• Klik op OK.

Velden van een taak

Uw takenlijst bekijken

• Open de takenlijst via het hoofdmenu of via CRM > Taken.
• Filter op uw eigen naam/afdeling om alleen uw taken te zien.
• Sorteer op datum om de eerstvolgende taken bovenaan te krijgen.
• Dubbelklik een taak om hem te openen en te bewerken.

Een taak afhandelen

• Open de taak.
• Vink Afgehandeld aan.
• Datum afgehandeld wordt automatisch gevuld.
• Optioneel: voeg een tekst toe in de Inhoud over hoe de taak is uitgevoerd.
• Klik op OK.

Taken en cursussen

Bij sommige acties maakt WorkBase automatisch een taak aan. Bijvoorbeeld bij toevoegen of verwijderen van een cursist aan een cursus (module Planning/Cursusplanning) kan er automatisch een taak aangemaakt worden voor de docent of administratie. Dit is instelbaar via Beheer > Instellingen > Planning.

Herinneringen

WorkBase kan automatische herinneringen sturen voor taken die bijna deadline hebben. Dit zet u aan via:

• Ga naar Beheer > Instellingen > Diversen.
• Vink aan Herinneringen tonen bij inloggen.
• Stel in hoeveel dagen van tevoren (bijv. 1 dag).
• Klik op Bewaar.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een taak en een gesprek?

Een gesprek is een afgeronde aantekening van wat u met iemand besproken heeft (backward-looking). Een taak is iets wat nog moet gebeuren (forward-looking, met deadline).

Kan ik taken delen met collega's?

Taken hebben één verantwoordelijke medewerker. Wilt u een team verantwoordelijk maken? Gebruik dan een afdelingscode in plaats van een persoon, of maak voor elke medewerker een aparte taak.

Kan ik een taak automatisch laten maken bij een bepaalde actie?

Ja, via de module Automation kunt u workflows instellen die taken aanmaken bij specifieke gebeurtenissen. Zie de handleidingen in de map 50 - Technisch en API.

Hoe vind ik taken van verwijderde relaties terug?

Taken van verwijderde relaties zijn vaak ook verwijderd. Is de relatie alleen geblokkeerd? Dan blijven de taken zichtbaar.

Quicktext gebruiken

Standaardteksten en sjablonen voor snel typen van e-mails, notities en bonnen

Inleiding

Quicktext zijn herbruikbare standaardteksten die u op veel plaatsen in WorkBase kunt invoegen: in e-mails, notities, bonnen, opmerkingen en meer. Dit scheelt veel typwerk en zorgt voor consistente communicatie.

Typische voorbeelden:

• E-mail-ondertekening
• Standaardtekst bij verhuurbon ("Gelieve apparaat bij retour gereinigd in te leveren")
• Veelgebruikte opmerkingen ("Spoedorder, graag met voorrang behandelen")
• Openings- en afsluittekst voor offertes

Quicktext aanmaken

• Ga naar Bestanden > Quicktext.
• Klik op Toevoegen.
• Vul de velden in (zie hieronder).
• Klik op OK.

Velden van een quicktext

Quicktext invoegen

Quicktext kunt u op meerdere manieren oproepen:

Via knop "Quicktext"

• Klik in een tekstveld (e-mail, notitie, opmerking).
• Klik op de knop Quicktext (vaak in de werkbalk).
• Kies de gewenste tekst uit de lijst.
• De tekst wordt op de cursorpositie ingevoegd.

Via sneltoets / code

• Type in een tekstveld de code van een quicktext (bijv. "sig").
• Druk op de quicktext-sneltoets (vaak Ctrl+Space of F5, check in uw versie).
• De code wordt vervangen door de bijbehorende tekst.

Variabelen in quicktext

U kunt in een quicktext variabelen opnemen die bij invoegen automatisch worden vervangen. Bijvoorbeeld de naam van de relatie, het factuurnummer of de huidige datum.

Voorbeeld: Een e-mail-quicktext met tekst:

"Beste {ContactNaam},\n\nBijgaand vindt u factuur {Factuurnr}. Mocht u vragen hebben, neem dan contact op.\n\nMet vriendelijke groet,\n{Medewerker}"

...wordt bij invoegen automatisch aangepast naar de juiste namen en nummers.

Quicktext beheren

U beheert quicktext op dezelfde plek:

• Ga naar Bestanden > Quicktext.
• Dubbelklik om te wijzigen, of rechtermuisknop > Verwijderen.
• Bij veel teksten: sorteer op Soort om snel de juiste categorie te vinden.
• Exporteer uw quicktexten naar een CSV om ze te backuppen of delen met andere administraties.

Veelgestelde vragen

Worden quicktext tussen gebruikers gedeeld?

Ja, quicktexten zijn administratiebreed beschikbaar voor alle gebruikers in die administratie. Maakt u een nieuwe quicktext? Dan is hij direct zichtbaar voor iedereen.

Kan ik quicktext exporteren om ze in een andere administratie te gebruiken?

Ja, via de export-functie in het quicktext-overzicht. Importeer ze daarna in de andere administratie.

Mijn variabele wordt niet vervangen — wat nu?

Controleer of de variabele exact juist is gespeld (hoofdlettergevoelig), met accolades. Is de context waar u de quicktext gebruikt juist? "{Factuurnr}" werkt alleen in een factuurcontext.

Kan ik quicktext gebruiken in bon-lay-outs?

Voor bon-lay-outs is er een aparte variabelen-syntax via de Rapportgenerator. Zie de handleidingen in de map 02 - Layouts en rapporten.

Basis-tabellen beheren

Landen, BTW-codes, betalingscondities, eenheden, categorieën en andere keuzetabellen

Inleiding

Op veel plekken in WorkBase (relatiekaart, artikelkaart, bonnen) vult u een code in die moet voorkomen in een tabel. Bijvoorbeeld een landcode, BTW-code, betalingsconditie of eenheid. In deze handleiding leert u hoe u deze basistabellen aanmaakt en beheert.

Belangrijkste basistabellen

Tabel openen

De meeste tabellen zijn toegankelijk via:

• Bestanden > [Tabelnaam] (bijv. Artikelgroepen, Categorieën)
• Beheer > Tabellen (systeembrede tabellen)
• Financieel > Bestanden (financiële tabellen)

Waarde toevoegen aan een tabel

• Open de betreffende tabel.
• Klik op Toevoegen.
• Vul de Code (kort, uniek) en Omschrijving (leesbaar) in.
• Vul eventuele extra velden in (bij BTW: percentage en grootboekrekening; bij betalingsconditie: dagen en korting).
• Klik op OK.

Waarde wijzigen of verwijderen

• Open de tabel.
• Dubbelklik om te wijzigen, of selecteer en kies Verwijderen.
• Klik op OK.

Voorbeelden

BTW-code toevoegen (bij tariefwijziging)

• Ga naar Financieel > Bestanden > BTW-codes.
• Voeg een nieuwe code toe (bijv. "1N" voor nieuw hoog tarief).
• Vul percentage, grootboekrekening, omschrijving.
• Zet een ingangsdatum (vanaf wanneer deze code geldt).
• Klik op OK.

Betalingsconditie toevoegen

• Ga naar Bestanden > Betalingscondities.
• Klik op Toevoegen.
• Code: "14". Omschrijving: "Betaling binnen 14 dagen". Dagen: 14. Korting: 0%.
• Klik op OK.

Eenheid toevoegen

• Ga naar Bestanden > Eenheden.
• Klik op Toevoegen. Code: "UUR". Omschrijving: "Uur".
• Klik op OK.

Tabellen importeren

Grotere tabellen (bijv. een volledig rekeningschema, postcodetabel, KvK-import) kunt u importeren vanuit een CSV-bestand. Zie de handleidingen in de map 03 - Import-Export.

Veelgestelde vragen

Kan ik codes van bestaande waarden wijzigen?

Ja, maar wees voorzichtig — alle verwijzingen naar die code worden automatisch bijgewerkt. Test het eerst op een test-administratie.

Moet ik alle landen vooraf invoeren?

Nee, WorkBase komt met een standaard-lijst van landen. U kunt ze aanpassen of uitbreiden.

Hoe importeer ik een KvK-bestand?

Zie handleiding 09 - Overige bestanden importeren in de map 03 - Import-Export.

Wat is het verschil tussen Categorie, Branche, Bron en Soort?

Allemaal indelingstabellen voor relaties, maar met verschillende bedoelingen: - Categorie: type klant (B2B, B2C, VIP, ...) - Branche: sector (Horeca, Bouw, Retail, ...) - Bron: hoe heeft de relatie u gevonden (Website, beurs, mond-op-mond) - Soort: eigen indeling, vrij te gebruiken U kunt ook kiezen er slechts een deel van te gebruiken.

Instellingen - Verkoop en facturen

Instellingen — Verkoop en facturen

Instellingen voor verkoopbonnen, facturen en betaalproviders

Inleiding

Dit document beschrijft de instellingen die relevant zijn voor verkoopfacturen, offertes en bonnen. U vindt deze in WorkBase via Beheer > Instellingen.

Zie ook:

• Voor financiële kant van facturen (boekingen, BTW, rekeningen): zie Instellingen - Financieel in de map 14 - Financieel.
• Voor digitaal versturen (UBL, SMTP): zie Verkoopfacturen digitaal versturen.

9. Verkoop

9.1 Algemeen

Initiële waarden

Valuta

Nieuwe relatie

Offerte

9.2 Bonnen

9.2.1 Offerte

Nieuwe status na actie

9.2.2 Order

Order

Nieuwe status na actie

9.2.3 Levering

Levering

Lay-outs

9.2.4 Factuur

Factuur

9.3 Kop- en voet tekst

Koptekst

Voettekst

9.4 Betaalprovider

Gegevens